Digitale Rechnungsverarbeitung
Rechnungen digital verarbeiten
Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Eingangsrechnungen bedeutet nicht nur enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Aufgrund langer Liege- und Bearbeitungszeiten verpassen Unternehmen und Organisationen wertvolle Skontofristen. Und nicht nur das: Auch eine ausreichende Transparenz, z.B. bei welchem Sachbearbeiter sich die Rechnung gerade befindet, fehlt.
Keine digitale Rechnungsverarbeitung im Einsatz?
Das kostet Unternehmen Zeit, Geld und Nerven:
- 14 Tage kann die Kontrolle/Freigabe einer Papierrechnung dauern.
- 11 Euro kostet die Verarbeitung einer Papierrechnung.
- 0.5 % aller Papierrechnungen gehen verloren.
Die wichtigsten Funktionen der
digitalen Rechnungsverarbeitung im Überblick
Vereinfachen und automatisieren Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess – vom Rechnungseingang über den Rechnungsworkflow bis hin zur revisionssicheren Archivierung.
Rechnungseingang: Import über flexible Eingangskanäle
Papierbelege werden einem Scanner zugeführt, als PDF-Datei digitalisiert und importiert. Geht eine Rechnung in digitaler Form per Mail z.B. als X-Rechnung oder im ZUGFeRD-Format ein, wird sie voll automatisiert in die Software überführt.
Rechnungserkennung: Auslesen und Extraktion der Daten
Alle relevanten Informationen wie Kopf-, Fuß- und Positionsdaten werden automatisch von der Rechnung abgelesen und stehen jederzeit und von überall aus zur Verfügung. Manuelles Abtippen und Übertragen von Daten gehört damit der Vergangenheit an.
Datenüberprüfung: Sichtkontrolle mit Unterstützung durch KI
Nach der Erkennung stehen die ausgelesenen Daten zur Kontrolle und ggf. Bearbeitung bereit. Anwender:innen werden dabei durch eine Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt, welche permanent selbstständig aus den Eingaben lernt. So wird die Software mit der Zeit immer intelligenter und Erkennungsquoten stetig erhöht.
Digitale Rechnungsverarbeitung Whitepaper
Digitale Rechnungsverarbeitung: Tipps und Stolperfallen in der Projektierung
Sie wollen tiefergehende Informationen zur digitalen Rechnungsverarbeitung? Erfahren Sie in diesem Whitepaper, was die Vorteile, eventuelle Hemmnisse und notwendigen Rahmenbedingungen sind, um die digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen.
Inhalte des Whitepapers
- Der digitale Rechnungsverarbeitungsprozess im Überblick
- Typische Stolperfallen in der Projektierung
- Ihr Start in die automatisierte Rechnungsverarbeitung
Rechnungsworkflow: Prüfen, Freigeben & Buchen
Sowohl der digitale Freigabe-Workflow als auch die Bedingungen für die einzelnen (Prüf-) Schritte lassen sich gemäß Ihren Anforderungen individualisieren. Gestalten Sie Freigabeprozesse nach Ihren Regeln.
Schnittstellen: Nahtlose Integration in Bestandssysteme
Die digitale Rechnungsverarbeitung integriert sich nahtlos in Ihre Bestandssysteme (ERP-, Fibu & WaWi) und ist direkt mit Ihrem Bestellwesen und den buchhalterischen Abläufen verbunden.
Revisionssichere Archivierung: Alle Rechnungen stets im Blick
Die gebuchten Rechnungen werden revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt und sind zu jeder Zeit und von jedem Ort auffindbar. Der Zugriff wird dabei über individuelle Berechtigungsstrukturen gesteuert.
Nahtlose Integration der
digitalen Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung von d.velop ist direkt mit Ihrer Buchhaltung (ERP-, Fibu- oder WaWi) verbunden und damit voll in Ihr Bestellwesen und Ihre buchhalterischen Abläufe integriert. Sie digitalisiert und automatisiert sowohl das Auslesen als auch die Verarbeitung aller Eingangsrechnungen. Sie sorgt so für eine denkbar einfache, schnelle und transparente Abwicklung sämtlicher Rechnungsprozesse: von der sachlichen Rechnungsprüfung über die Freigabe bis hin zur Abschlusskontierung. Und das alles nach den Vorgaben der GoBD.
Falls Sie beispielsweise mit SAP, Microsoft Dynamics NAV/AX oder Microsoft SharePoint arbeiten, bietet d.velop auch dafür die optimale Lösung zur Verarbeitung Ihrer Rechnungen. Auch weitere ERP-Systeme wie zum Beispiel ab-data, CIP, Finanz+, H&H newsystem kommunal können angebunden werden.
Begeisterte User der digitalen Rechnungsverarbeitung
Organisation
1930 gegründet, entwickelte sich das Unternehmen GREIWING zu einem international gefragten Spezialisten für die sogenannte Silologistik. Das betrifft alle Güter, die in einem Silo gelagert werden und die, wie zum Beispiel Kunststoffe, Baustoffe, Granulate oder auch Lebensmittel, rieselfähig sind.
„Der Umzug in die Cloud setzt natürlich Arbeitszeit frei“, so Oberfeld, „und durch die digitale Rechnungsverarbeitung sieht man, wenn hier oder da Belege nicht freigegeben werden. Das erkennt die Finanzbuchhaltung und kann reagieren. So sind unsere Skontoerlöse deutlich nach oben gegangen.“
Projektmanagement
Die Klinikum Westmünsterland GmbH ist ein Konzern aus dem Gesundheitssektor. Die Zentrale befindet sich in Ahaus im Kreis Borken. Die GmbH betreibt unter anderem 6 Krankenhäuser mit 1.485 Planbetten und 55.000 stationären Patienten:innen pro Jahr. Hinzu kommen 6 Senioren- und Pflegezentren mit durchschnittlich 80 Bewohnern:innen, 4 Tagespflege-Einrichtungen und die Tochtergesellschaft „Gesundheitszentrum Westmünsterland GmbH“, die physio- und ergotherapeutische Leistungen erbringt.
„Neben der Digitalisierung der Patientenakte, die wir ja schon vorantreiben, war die digitale Rechnungsverarbeitung ein ganz wichtiger Prozess, um den logistischen Aufwand zu verringern.“
IT
Die Stiftung Liebenau mit ihrem Hauptsitz in baden-württembergischen Meckenbeuren am Bodensee ist eine kirchliche Stiftung privaten Rechts mit 40 Tochtergesellschaften, Beteiligungen und selbstständigen Stiftungen. Sie wurde 1870 gegründet und hat heute etwa 8000 Mitarbeitende an rund 370 Standorten in 115 Kommunen in Deutschland, Österreich, Italien, Bulgarien, der Slowakei und der Schweiz.
„Wir hatten sehr kurze Laufzeiten, also vom Projektstart bis zur Einführung vergingen vier Monate, da war der erste Eingangsrechnungs-Workflow produktivgesetzt.“
Digitale Rechnungsverarbeitung Webinar
5 Vorteile einer KI-basierten und automatisierten Rechnungsverarbeitung
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- Die automatisierte Rechnungsverarbeitung im Überblick
- Anbindung an bestehende (Dritt)- Systeme
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Digitale Rechnungsverarbeitung
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- 5 Buchhaltungs-User
- Beliebig viele Freigabe-User
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Sie haben Fragen?
Sie sind sich unsicher, welches Preispaket das passende für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation ist? Oder Sie haben noch tiefergehende Fragen?
Kein Problem! Wir beraten Sie gerne persönlich und individuell.
Füllen Sie ganz einfach das Formular aus und schildern Sie uns kurz Ihr Anliegen. Wir melden uns dann umgehend bei Ihnen.
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digitalen Rechnungsworkflow
Häufige Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung
Mit einer digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Durch eine schnellere Abwicklung reduzieren Sie die Vorgangskosten. Eine ortsunabhängige Rechnungsprüfung beschleunigt den Vorgang. Zudem können Sie die Prozessübergabe an Ihren Steuerberater auch vollständig digitalisieren. Durch die zentrale Verfügbarkeit von Belegen in unserem Archiv gewinnen Sie über die verschiedenen Abteilungen hinweg an Transparenz. Die schnelle und einfache sowie rechtskonforme Archivierung der Rechnungen gewährleistet einen durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche.
Rechnungen kommen über verschiedene Eingangskanäle in ein Unternehmen. Sollten sie noch nicht in digitaler Form vorliegen, werden sie zunächst digitalisiert. Anschließend erfolgt eine Datenextraktion – die eigentliche Rechnungserkennung. Die Rechnungsinformationen werden unter Berücksichtigung der Stammdaten ausgelesen. Es folgt der digitale Prüfungs- und Freigabeworkflow und anschließend die Übergabe an das FiBu- oder ERP System, wo die Rechnung schlussendlich gebucht wird. Zudem erfolgt eine revisionssichere Ablage im Archiv.
Grundsätzlich bieten wir einen Standard-Freigabeworkflow an, der aus den Schritten Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe und Buchhaltung besteht. Der Workflow inkl. Schrittabfolge sowie die Bedingungen, unter welchen eine Rechnung in den nächsten Prüfungsschritt gelangt, lassen sich individuell anpassen. Zudem können auch die Freigabelimits individuell angepasst werden. Es können mehrere Freigabeschritte mit individuellen Limits erstellt oder eine Matrix für die automatische Bearbeiter-Findung eingerichtet werden.
Dies funktioniert mittels OCR. „OCR“ ist eine Abkürzung für „Optical Character Recognition“ und bedeutet ins Deutsche übersetzt „optische Zeichenerkennung“. Beim Rechnungen digitalisieren erfasst die OCR-Texterkennung alle Zeichen auf der vorliegenden Rechnung. Anhand von Regeln und Mustern werden das Rechnungsdatum, der Betrag, die Umsatzsteuer-ID und weitere relevante Eigenschaften aus den Zeichen extrahiert. Im Zusammenspiel mit einer künstlichen Intelligenz und unter Zuhilfenahme der Stammdaten können auf Basis dieser Eigenschaften weitere Daten ermittelt oder plausibilisiert werden.
Zu den Schnittstellen, die im Standard onPrem verfügbar sind, gehören:
Dynamics 365 F&O
Dynamics 365 Business Central
Oracle NetSuite
Asseco APplus
Sage 100
Des Weiteren bieten wir im d.velop Store d.velop invoices for Datev Unternehmen Online sowie d.velop invoices for Datev Rechnungswesen als eigenständige Produkte an.
Die Papierrechnungen können vernichtet werden, wenn der digitale Prozess als GoBD-konform eingestuft wird. Das ist bei unserem System grundsätzlich zu erwarten, muss allerdings nochmal durch einen Wirtschaftsprüfer bestätigt werden. Dazu muss eine Verfahrensanweisung erstellt werden, die eine technische Dokumentation und weitere Erläuterungen zum Rechnungsverarbeitungsprozess enthält, welche als Grundlage zur Bewertung des Wirtschaftsprüfers dient.
Unsere Anwendung hat eine Softwarebescheinigung nach IDW PS880 erhalten. Damit ist bestätigt, dass, bei korrekter Verwendung, Dokumente revisionssicher online abgelegt werden können. Weitere Informationen zum Thema Sicherheit finden Sie auf unserer Webseite. Sie können entscheiden, welche Dokumente oder Ordner Sie revisionssicher und somit GoBD-konform archivieren möchten.
Digitale Rechnungsverarbeitung live erleben –
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