Digitale Rechnungsverarbeitung

Damit können Sie rechnen!

Vereinfachen Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess – ganz einfach mit der digitalen Rechnungsverarbeitung.

  • GoBD-konforme Archivierung
  • Sicherung von Skonti
  • Alle Rechnungen jederzeit im Blick
Ansicht einer digitale Rechnungsverarbeitung
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  • Logo eismann

Rechnungen digital verarbeiten

Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Eingangsrechnungen bedeutet nicht nur enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Aufgrund langer Liege- und Bearbeitungszeiten verpassen Unternehmen und Organisationen wertvolle Skontofristen. Und nicht nur das: Auch eine ausreichende Transparenz, z.B. bei welchem Sachbearbeiter sich die Rechnung gerade befindet, fehlt.

Digitale Rechnungsverarbeitung mit d.velop smart invoice

Vereinfachen Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess – ganz einfach mit der digitalen Rechnungsverarbeitung. Diese digitalisiert und optimiert den gesamten Rechnungsworkflow:

  • Rechnungseingang per Post oder digital
  • KI-basierte Rechnungserkennung und Extraktion der Daten (OCR)
  • Bearbeitung und Sichtkontrolle
  • Prüfen, Buchen, Freigeben
  • revisionssichere Archivierung
Digitale Eingangsrechnungs­verarbeitung – Tipps und Stolperfallen bei der Projektierung

Whitepaper: Digitale Rechnungs­verarbeitung

Sie wollen tiefergehende Informationen zur digitalen Rechnungsverarbeitung? Erfahren Sie in diesem Whitepaper, was die Vorteile, eventuelle Hemmnisse und notwendigen Rahmenbedingungen sind, um die digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Inhalte des Whitepapers

  • Der digitale Rechnungsverarbeitungsprozess im Überblick
  • Typische Stolperfallen in der Projektierung
  • Ihr Start in die automatisierte Rechnungsverarbeitung

Vorteile, Funktionen und Einsatzszenarien

Digitale Rechnungsverarbeitung im Einsatz

14 Tage

kann die Kontrolle/Freigabe einer Papierrechnung dauern.

11 €

kostet die Verarbeitung einer Papierrechnung.

0.5 %

aller Papierrechnungen gehen verloren.

Nahtlose Integration der digitalen Rechnungsverarbeitung in Ihr Bestellwesen und buchhalterischen Abläufe

Die digitale Rechnungsverarbeitung von d.velop ist direkt mit Ihrer Buchhaltung (ERP-, Fibu- oder WaWi) verbunden und damit voll in Ihr Bestellwesen und Ihre buchhalterischen Abläufe integriert. Sie digitalisiert und automatisiert sowohl das Auslesen als auch die Verarbeitung aller Eingangsrechnungen. Sie sorgt so für eine denkbar einfache, schnelle und transparente Abwicklung sämtlicher Rechnungsprozesse: von der sachlichen Rechnungsprüfung über die Freigabe bis hin zur Abschlusskontierung. Und das alles nach den Vorgaben der GoBD.

Falls Sie beispielsweise mit SAP, Microsoft Dynamics NAV/AX oder Microsoft SharePoint arbeiten, bietet d.velop auch dafür die optimale Lösung zur Verarbeitung Ihrer Rechnungen. Auch weitere ERP-Systeme wie zum Beispiel ab-data, CIP, Finanz+, H&H newsystem kommunal können angebunden werden.

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Häufig gestellte Fragen – hier die Antworten!

Welche Mehrwerte bietet eine digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Mit einer digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Durch eine schnellere Abwicklung reduzieren Sie die Vorgangskosten. Eine ortsunabhängige Rechnungsprüfung beschleunigt den Vorgang. Zudem können Sie die Prozessübergabe an Ihren Steuerberater auch vollständig digitalisieren. Durch die zentrale Verfügbarkeit von Belegen in unserem Archiv gewinnen Sie über die verschiedenen Abteilungen hinweg an Transparenz. Die schnelle und einfache sowie rechtskonforme Archivierung der Rechnungen gewährleistet einen durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche.

Wie sieht der Standard-Freigabeprozess einer Rechnung aus?

Rechnungen kommen über verschiedene Eingangskanäle in ein Unternehmen. Sollten sie noch nicht in digitaler Form vorliegen, werden sie zunächst digitalisiert. Anschließend erfolgt eine Datenextraktion – die eigentliche Rechnungserkennung. Die Rechnungsinformationen werden unter Berücksichtigung der Stammdaten ausgelesen. Es folgt der digitale Prüfungs- und Freigabeworkflow und anschließend die Übergabe an das FiBu- oder ERP System, wo die Rechnung schlussendlich gebucht wird. Zudem erfolgt eine revisionssichere Ablage im Archiv.

In welchem Maß lässt sich der Freigabe- und Prüfungsworkflow individualisieren?

Grundsätzlich bieten wir einen Standard-Freigabeworkflow an, der aus den Schritten Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe und Buchhaltung besteht. Der Workflow inkl. Schrittabfolge sowie die Bedingungen, unter welchen eine Rechnung in den nächsten Prüfungsschritt gelangt, lassen sich individuell anpassen. Zudem können auch die Freigabelimits individuell angepasst werden. Es können mehrere Freigabeschritte mit individuellen Limits erstellt oder eine Matrix für die automatische Bearbeiter-Findung eingerichtet werden.

Wie funktioniert das Auslesen der Informationen auf der Rechnung?

Dies funktioniert mittels OCR. „OCR“ ist eine Abkürzung für „Optical Character Recognition“ und bedeutet ins Deutsche übersetzt „optische Zeichenerkennung“. Beim Rechnungen digitalisieren erfasst die OCR-Texterkennung alle Zeichen auf der vorliegenden Rechnung. Anhand von Regeln und Mustern werden das Rechnungsdatum, der Betrag, die Umsatzsteuer-ID und weitere relevante Eigenschaften aus den Zeichen extrahiert. Im Zusammenspiel mit einer künstlichen Intelligenz und unter Zuhilfenahme der Stammdaten können auf Basis dieser Eigenschaften weitere Daten ermittelt oder plausibilisiert werden.

Welche Schnittstellen gibt es im Standard?

Zu den Schnittstellen, die im Standard onPrem verfügbar sind, gehören:
Dynamics 365 F&O
Dynamics 365 Business Central
Oracle NetSuite
Asseco APplus
Sage 100
Des Weiteren bieten wir im d.velop Store d.velop invoices for Datev Unternehmen Online sowie d.velop invoices for Datev Rechnungswesen als eigenständige Produkte an.

Muss ich meine Papierbelege noch aufbewahren, wenn sie im digitalen Archiv liegen?

Die Papierrechnungen können vernichtet werden, wenn der digitale Prozess als GoBD-konform eingestuft wird. Das ist bei unserem System grundsätzlich zu erwarten, muss allerdings nochmal durch einen Wirtschaftsprüfer bestätigt werden. Dazu muss eine Verfahrensanweisung erstellt werden, die eine technische Dokumentation und weitere Erläuterungen zum Rechnungsverarbeitungsprozess enthält, welche als Grundlage zur Bewertung des Wirtschaftsprüfers dient.
Unsere Anwendung hat eine Softwarebescheinigung nach IDW PS880 erhalten. Damit ist bestätigt, dass, bei korrekter Verwendung, Dokumente revisionssicher online abgelegt werden können. Weitere Informationen zum Thema Sicherheit finden Sie auf unserer Webseite. Sie können entscheiden, welche Dokumente oder Ordner Sie revisionssicher und somit GoBD-konform archivieren möchten.

Neugierig?

Gerne besprechen wir mit Ihnen, wie die digitale Rechnungsverarbeitung in Ihrem Haus aussehen kann. Vereinbaren Sie ganz einfach einen Termin für ein Gespräch oder eine Live-Demo in unserem Online-Kalender.