Wer kennt es nicht? Rechnungen bleiben liegen, weil Freigebende nicht festgelegt sind. Oder Informationen zu neuen Produkten werden ohne Absprache veröffentlicht, da kein Freigabeprozess definiert wurde. Allein diese beiden Szenarien zeigen auf, wie wichtig Freigabeprozesse für Unternehmen und Organisationen sind. Grund genug für uns, das Thema einmal genauer zu beleuchten und die drei häufigsten Fragen zu beantworten:
- Warum sind Freigabeprozesse in Unternehmen und Organisationen so wichtig?
- Wo werden Freigabeprozesse in der Praxis überall eingesetzt?
- Welche Tipps gibt es für die erfolgreiche Einführung und Umsetzung?
Definition Freigabeprozess
In einem Freigabeprozess werden klassischerweise alle Schritte und Aktionen festgelegt, die für die Überprüfung von Inhalten durch berechtigte Personen notwendig sind. Ziel ist eine abgestimmte Freigabe, bevor betreffende Inhalte intern oder extern veröffentlicht werden. Je nach Fachbereich kann es sich dabei zum Beispiel um Bild- und Video-Dateien, Textdokumente wie Rechnungen und Verträge oder auch Entwicklungsstände von Produkten handeln. Der Umfang und die Dauer eines Freigabeprozesses variieren dabei je nach Anzahl der beteiligten Personen und Fachbereiche.
Warum sind Freigabeprozesse so wichtig?
Klar festgelegte Freigabe- und Genehmigungsprozesse spielen eine entscheidende Rolle für die effektive Zusammenarbeit sowie Abstimmung in Unternehmen und Organisationen. Sie bieten allen Beteiligten einen Rahmen zur Orientierung und schaffen Struktur. Auf diese Weise tragen sie schließlich auch zur Verbesserung und Sicherstellung der Produktivität bei. Denn durch die Vermeidung von Verzögerungen und Fehlern, die durch mangelnde Kommunikation oder unautorisierte Zugriffe entstehen, können Arbeitsabläufe optimiert und in vielen Fällen sogar Geschäftsergebnisse verbessert werden.
Besonders wichtig sind korrekte Freigaben außerdem immer dann, wenn strenge Deadlines vorliegen oder Themen wie Datenschutz und Compliance auf dem Spiel stehen. Freigabeprozesse helfen dabei sicherzustellen, dass ausschließlich berechtigte Personen Zugriff auf sensible Unternehmensinhalte haben und der Informationsfluss jederzeit nachvollzogen werden kann. So wird das Risiko von Datenlecks sowie weiteren Sicherheitsproblemen verringert und gleichzeitig sichergestellt, dass Compliance Vorschriften eingehalten werden. Möglichen Strafen, die anfallen können, wenn gesetzliche Vorschriften für den Umgang mit sensiblen Daten nicht eingehalten werden, kann so proaktiv entgegengewirkt werden.
Wo werden Freigabeprozesse überall eingesetzt?
Freigabeprozesse finden sich mittlerweile in fast jedem Fachbereich von Unternehmen und Organisationen aus jeder Branche. Sie kommen überall dort zum Einsatz, wo Inhalte jeglicher Art vor ihrer Nutzung freigegeben und genehmigt werden müssen.
Dabei gibt es verschiedene Arten von Freigabeprozessen. Eine häufig verwendete Form von Freigabeprozessen ist der sogenannte „Gate-Review-Prozess“. Bei diesem wird das Dokument an verschiedenen Stellen im Freigabeprozess überprüft, bevor es letztendlich genehmigt wird. Andere Freigabeprozesse können außerdem auf einem hierarchischen Modell basieren, bei dem das Dokument von verschiedenen Ebenen genehmigt werden muss, oder auf einem „Peer-Review-Modell“, bei dem die Inhalte von Gleichgestellten geprüft werden.
Einige geläufige Beispiele für Freigabeprozesse in verschiedenen Fachbereichen sind:
- Produktentwicklung: Alpha- und Beta Freigabe, Freigabe zur Markteinführung
- Marketing: Blogartikel, Produktpräsentationen, (Image)- Videos
- Finanzbuchhaltung: Zahlungen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Digitaler Freigabeprozess einer Rechnung
Die (digitale) Freigabe von Eingangsrechnungen ist hierbei ein Beispiel für einen klassischen Gate-Review-Prozess. Rechnungen kommen über die verschiedensten Kanäle in Unternehmen und Organisationen an und durchlaufen dann standardmäßig oftmals die Schritte Verteilung, sachliche Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe und Buchhaltung inkl. Kontierung.
Geschäftsprozesse und wie man diese implementiert – auch ohne IT-Skills.
Wie können Freigabeprozesse erfolgreich umgesetzt werden?
Um Freigabeprozesse erfolgreich einzuführen und im Anschluss auch im Alltag umzusetzen, gilt es einige Punkte zu beachten. Die Einführung eines neuen Freigabeprozesses kann in folgende Schritte aufgeteilt werden:
1. Planung und Design
Zunächst sollten die wichtigsten Rahmenbedingungen eines Freigabeprozesses festgelegt werden. Dazu gehört zum Beispiel der Kommunikationskanal, über den die relevanten Inhalte später zur Freigabe übermittelt werden. Weiterhin sollten die konkreten Freigabeschritte zu Beginn klar definiert und die verantwortlichen Personen je Prozessschritt benannt werden. Es empfiehlt sich, den Prozess zu skizzieren und diesen für alle Beteiligten jederzeit einsehbar zu machen.
2. Implementierung und Test
Ist die Planung des neuen Freigabeprozesses abgeschlossen, ist es Zeit für die (technische) Implementierung. Je nach Anwendungsfall können verschieden Softwarelösungen für die Realisierung eines digitalen Freigabeprozesses genutzt werden. Insbesondere der Einsatz automatisierter Workflows bietet sich an. Weiterhin ist es wichtig, einen neu geschaffenen Freigabeprozess mit allen relevanten Stakeholdern ausgiebig zu testen.
Abbildung eines Genehmigungsprozesses im d.velop process studio
3. Überwachung und Optimierung
Nach der erfolgreichen Einführung eines Freigabeprozesses sollte dieser regelmäßig überwacht und optimiert werden. Die (äußeren) Rahmenbedingungen in Unternehmen und Organisationen ändern sich ständig. Aus diesem Grund ist es wichtig, in regelmäßigen Abständen zu prüfen, ob an bestehenden Freigabeprozessen Änderungen vorgenommen werden müssen, um weiterhin eine hohe Produktivität gewährleisten und rechtliche Rahmenbedingungen einhalten zu können.
Fazit
Es bleibt festzuhalten: Freigabeprozesse können Zeit und Ressourcen in Unternehmen sparen, wenn sie effizient aufgesetzt sind. Dabei ist es wichtig, ein klares Konzept auszuarbeiten, automatisierte Workflows einzusetzen und regelmäßig Kontrollen durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Prozesse reibungslos funktionieren.