5 Gründe für eine automatische Kontierung von Rechnungen

Veröffentlicht 20.05.2021
Geschätzte Lesezeit 5 Min.

Corinna Hölzel Product Marketing Managerin d.velop

Frau mit weißer Bluse und Brille frustriert

Künstliche Intelligenz polarisiert. Während viele in ihr die Zukunft sehen, stehen ihr andere noch mit Skepsis gegenüber. Das liegt vor allem an der Angst, dass die fortschreitende Digitalisierung die Arbeit übernimmt und den Menschen ersetzbar macht. Dabei kann eine KI den Wissensmitarbeiter:innen nicht ersetzen, die lästigen Aufgaben abnehmen hingegen schon. In dem Zusammenhang betrachten wir die automatische Kontierung etwas genauer.

Was bedeutet Kontierung? Definition, Ablauf und Bedeutung im Überblick

Bevor wir zu den 5 wichtigsten Gründen für eine automatische Kontierung von Rechnungen kommen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Definition und Bedeutung der Kontierung.

Definition Kontierung

Die Kontierung bezeichnet eine Methode der Buchführung, bei der Geschäftsvorfälle mittels Buchungssatz ordnungsgemäß verbucht werden können. Anhand von Belegen wird entschieden, welcher Geschäftsvorfall auf welches Sachkonto gebucht wird. Die Kontierung erfolgt auf Basis der GoBD.

Beleg kontieren – Wie funktioniert die Kontierung nach Kontenplan?

Ob Eingangsrechnung, Lieferschein oder Gutschrift – das Kontieren von Belegen ist fester Bestandteil unternehmerischen Handelns. Der eigentlichen Kontierung geht die sogenannte Vorkontierung voraus. Diese findet in der Regel manuell mittels Kontierungsstempel statt, der sich aus individuell gestalteten Feldern zur Eintragung relevanter Information für die Kontierung zusammensetzt. Grundsätzlich funktioniert die (manuelle) Kontierung wie folgt:

  1. Vorbereiten: Manuelle Erfassung mittels Eingangs- und Datumsstempel
  2. Sortieren: Manuelle Sortierung nach Buchungskreisen für Sammelbuchungen
  3. Prüfen: Manuelle Prüfung, ob Belege ordnungsgemäß ausgestellt wurden
  4. Kontieren: Tatsächliche Kontierung in der Buchhaltung
  5. Archivieren: Revisionssichere Archivierung unter Einhaltung der Aufbewahrungsfrist

Automatische Kontierung mittels Software

Die manuelle Kontierung beinhaltet neben hohem Zeitaufwand auch die Gefahr von Fehlern. Bei der automatischen Kontierung können durch den Einsatz einer Software-Lösung zahlreiche manuelle Schritte eliminiert werden und so Mitarbeitende der Buchhaltung entlastet werden. Die folgenden 5 Gründe unterstreichen, warum sich die Umstellung auf eine automatische Kontierung von Rechnungen für jedes Unternehmen lohnt.

Grund 1: Mitarbeiter:innen entlasten durch die automatisierte Kontierung

Zu den lästigsten Aufgaben bei der Rechnungsverarbeitung gehören die sachliche und inhaltliche Prüfung sowie die Kontierung der Belege. Genau bei diesen Arbeitsschritten geht viel Zeit verloren.

Inhaltliche Prüfung

Schon hier kann eine Software unterstützen. Das System übernimmt die Prüfung der Rechnung nach rechtlichen Vorschriften und macht für Mitarbeiter:innen Abweichungen kenntlich. Die manuelle Überprüfung dauert dann nur noch wenige Sekunden.

Automatische Kontierung von Rechnungen

Sachliche Prüfung

Durch eine Anbindung an dein ERP-System kann die Software die Rechnung mit dem dazugehörigen Lieferschein abgleichen. Abweichungen sind für den Mitarbeitenden direkt ersichtlich. Auch hier nimmt die manuelle Überprüfung durch den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin nur noch wenig Zeit in Anspruch.

Vorkontierung und Kontierung

Basierend auf den Inhalten der Rechnung und den Daten des Kreditors erstellt die KI eigenständig einen Vorschlag zur Kontierung. Der zuständige Mitarbeiter oder die zuständige Mitarbeiterin kann den Vorschlag dann annehmen oder entsprechend bearbeiten. Da die KI selbstlernend ist, minimiert sich der Bearbeitungsaufwand mit der Zeit auf ein Minimum. Die Entlastung sorgt für deutlich beschleunigte Workflows und außerdem für mehr Zufriedenheit in der Belegschaft.

Definition Vorkontierung

Die Vorkontierung ist eine vorbereitende Tätigkeit zur Verbuchung von Geschäftsvorgängen. Durch die Vorkontierung wird festgelegt, auf welchen Buchhaltungskonten intern und extern Belege erfasst und gebucht werden.

Grund 2: Fehlerquote minimieren durch automatisches Kontieren von Belegen

Fehler in der Buchführung können schnell teuer werden, dennoch kommen sie vor. Monotone Arbeitsabläufe und lästige Routinearbeiten fördern die Fehleranfälligkeit von Prozessen. Die KI-basierten Kontierungsvorschläge für Belege sorgen dagegen unmittelbar für eine Minimierung der Fehlerquote in deiner Buchhaltung.

Automatische Dublettenprüfung

Ein weiterer typischer Fehler bei der manuellen Eingangsrechnungsverarbeitung ist beispielsweise das doppelte Vorliegen von Rechnungen im System – sogenannte Dubletten. Durch eine automatisierte Dublettenprüfung lassen sich Dubletten per Mausklick anzeigen und so potenziell doppelte Zahlungen durch Rechnungskopien verhindern.

Grund 3: Dank automatischer Kontierung zur stetigen Prozessoptimierung

Der Einsatz einer intelligenten, selbstlernenden KI hält deine Kontierung und Buchführung stets auf dem neuesten Stand. Durch smarte Kontierungsvorlagen lassen sich wiederkehrende Geschäftsvorfälle den entsprechenden Buchungen vollautomatisch zuordnen.
Das Besondere von d.velop invoices: Die KI-basierte Rechnungslösung bietet statt eines übergreifenden Trainingsmodells, je Kreditor ein eigenes dynamisches Modell. Dadurch ist die KI deutlich flexibler und anpassungsfähiger. Schon mit wenigen Trainingsdokumenten kann die KI passende Vorschläge für Sachkonto und Kostenstelle liefern. Mit der Zeit verbessert sich die KI so weit, dass kaum noch Anpassungen nötig sind.

5 Vorteile einer KI-basierten und automatisierten Rechnungsverarbeitung

Grund 4: Für Klein und Groß: skalierbare Software

Ob großes Unternehmen oder Mittelstand – von einer KI-basierten Kontierung profitiert jede Unternehmensform. Schon bei wenigen Rechnungen pro Tag zeigt sich eine Arbeitserleichterung und Reduzierung der Fehlerquote.

Skalierbare Rechnungsverarbeitung

Am Beispiel von Schalke 04 zeigt sich, dass die KI-basierte Kontierung keine Grenzen hat. Der 160.000 Mitglieder starke Verein arbeitet mit rund 7.500 Belegen pro Quartal, ca. 500 Sachkonten, 100 Kostenstellen und über 1.200 Kreditoren. Der Einsatz der automatisierten Kontierung innerhalb der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop wird bei den Mitarbeiter:innnen sehr geschätzt.

Grund 5: Sie profitieren von einer Produktivitätssteigerung dank optimaler Systemintegration

Du kannst die KI-basierte Kontierung von Rechnungen als wesentlichen Bestandteil deiner individuellen Digitalisierungsstrategie in Richtung papierloses Büro betrachten. Die Kontierungsvorschläge werden automatisch vom Rechnungsleser erstellt und das jeweilige Sachkonto sowie die Kostenstelle werden anschließend vollautomatisiert in dein ERP-System übertragen. Derartige Schnittstellen sorgen für einen reibungslosen Workflow und unterstützen langjährige Mitarbeiter:innen wie auch Neuangestellte bei ihrer täglichen Arbeitsroutine.
Bei der Vielzahl an möglichen Posten, die beim Buchungssatz angesprochen werden können, kann oftmals schnell der Überblick verloren gehen. Automatisches Kontieren und Buchen lässt die Produktivität im Rahmen deiner buchhalterischen Prozesse signifikant steigen.

Wie du ganz einfach und automatisch Eingangsrechnungen kontieren und digital in der Cloud erfassen, erfährst du im Webinar zum Thema KI-basierte Rechnungsverarbeitung.