Best Practice Digitalisierung: In 6 Schritten den Fokus für Ihre Digitalisierung finden

Blogartikel zum Thema Digitalisierungsfokus
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Sie haben bereits erste erfolgreiche Projekte mit der d.velop umgesetzt und fragen sich, welches Thema Sie als nächstes auf Ihre Roadmap nehmen sollen?
Oder aber, Sie stehen (noch) ganz am Anfang und fragen sich, womit soll ich starten?
Sie wollen Impulse, wissen aber gleichzeitig um die Individualität Ihrer Prozesse und Business-Anforderungen?

Auf diese Fragen gibt es nicht die eine Antwort. Es ist auch nicht die 42. Denn es kommt darauf an. Jede Organisation ist anders. Und doch will jeder von den Erfahrungen der anderen profitieren.

Digitalisierung heißt auch: Von den Erfahrungen anderer lernen.

Bei über 10.000 Kunden und entsprechend vielen Digitalisierungsprojekten, kommen wir auf über 25.000 Kundenprojekterfahrungen im Bereich ECM. Aber welche der über 25.000 Erfahrungen ist für Sie ein passender Impuls und eine mögliche Best Practice? Wie finden Sie das heraus?

Mit dem Gegenstromverfahren die Herausforderung lösen

Wir empfehlen Ihnen im Gegenstromverfahren vorzugehen. In diesem Verfahren nähert man sich dem gewünschten Ziel abwechselnd von 2 Seiten und geht dabei vom “Groben” ins “Feine”, bis man sein Ziel erreicht hat. Auf diese Weise lassen sich unübersichtliche Herausforderungen schnell und effizient lösen. Wie sieht das im Einzelnen aus?

Mit diesen 6 Schritten den Fokus der Digitalisierung setzen und passende Best Practices finden

Schritt 1: Klarheit über generelle Mehrwerte und Möglichkeiten eines ECMs

Im ersten Schritt ist es wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, für welche Mehrwerte ein ECM (Enterprise Content Management) generell steht. Was sind die Vorteile von einem ECM?
Wir verraten es Ihnen natürlich gerne:

  1.  Zentrale Dokumentenablage zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit
  2. Doppelablagen vermeiden, immer mit dem aktuellen Dokument arbeiten
  3. Nachvollziehbarkeit, Versionierung und Revisionssicherheit
  4. Dokumente schnell finden
  5. Medienbrüche vermeiden durch die Integration der Dokumentenanzeige in die jeweils führenden Systeme der einzelnen Abteilungen
  6. Einfache, teils automatische Dokumentenablage aus unterschiedlichen Quellen (Post, Email, Dokumentenoutput aus diversen ERP oder sonstigen IT-Systemen)
  7. Automatisierung und Beschleunigung von strukturierten Dokumentenprozessen, Bsp. Rechnungseingangsverarbeitung oder auch semistrukturierten Prozessen, Bsp. Auftragsverarbeitung
  8. Unterstützung von „ad hoc“ Prozessen, die bei der Arbeit mit Dokumenten „ad hoc“ und situativ entstehen

Sofern Sie schon erste Projekte umgesetzt haben, reflektieren Sie:

✔ Von welchen Vorteilen profitieren Sie jetzt?
✔ Was empfinden Ihre Anwender als besonders großen Vorteil?
✔ Welche Prozessvorteile haben Sie erwirkt?

Ein Beispiel von einem unserer Kunden:

Digitalisierung Best Practice
User Feedback nach einem erfolgreichen ECM-Projekt

Schritt 2: Reflexion der eigenen Unternehmensanforderungen

Nun sind Sie gefragt! Überlegen Sie, in welchen Bereichen Ihres Unternehmens Sie Herausforderungen in diesem Bereich haben bzw. wo diese besonders groß sind.
In welchen Bereichen würden Sie am stärksten von den Vorteilen profitieren? Wo „drückt der Schuh“ am meisten?

Reflektieren Sie Ihre Prozesse und Anforderungen. Nehmen Sie am besten Ihre Fachbereiche hinzu bei den Fragestellungen. Was ist deren größte Herausforderung?
Nehmen Sie zudem den übergreifenden Blick auf die Prozesse ein. Welcher Prozess ist für Sie besonders wichtig? Wo wissen oder vermuten Sie den größten Verbesserungshebel?

Schritt 3: Reflexion der Erfolgsfaktoren von Digitalisierungsinitiativen und Ihrem Status Quo

Neben dem Bedarf und den Anforderungen spielt eine weitere Dimension eine Rolle: Ihre Erfahrung mit Digitalisierungsprojekten, die Veränderungsfreudigkeit Ihrer Mitarbeiter sowie Abhängigkeiten zu anderen strategischen Initiativen. Beziehen Sie hier auch Risikofaktoren ein und starten Sie mit den Themen, die ein gutes Kosten-/Nutzen-Verhältnis haben.

Stellen Sie sich zur Ermittlung der „Kosten“-Dimensionen die folgenden Fragen:

  1. Wie gut sind Ihre Erfahrungen in Digitalisierungsprojekten?
  2. Welche Ihrer Mitarbeiter sind besonders veränderungsfreudig?
  3. In welchen Prozessen/ Abteilungen bestehen wenig gegenseitige Abhängigkeiten?

Schritt 4: Fokus setzen

Sie haben es fast geschafft. Vereinen Sie Ihre Erkenntnisse aus Schritt 2 und Schritt 3 in einer Kosten-Nutzen-Matrix und identifizieren Sie die 2-3 Projekte mit dem besten Kosten-/Nutzen-Verhältnis. Starten Sie mit diesen Themen. Das ist ein guter Fokus.

Grafik stellt Kosten und Nutzen der Digitalisierung dar
Abbildung 2 – Starten Sie mit den Themen, die ein gutes Kosten-/ Nutzen-Verhältnis haben

Schritt 5: Zielgerichtet Best Practices einbeziehen

Sie haben Ihren Fokus gefunden. Jetzt können Sie gezielt und gemeinsam mit Ihrem Ansprechpartner bei der d.velop nach Best Practices Ausschau halten:

– Wie haben andere Kunden dieses Problem gelöst?
– Welche Erfahrungen und Best Practices können Sie nutzen?
– Wo haben Sie besondere Anforderungen?
– Wo müssen spezifische Rahmenbedingungen beachtet werden?
– Welche davon sind fix und nicht änderbar, welche davon sind änderbar oder sollten sogar in Frage gestellt werden, um die Best Practices zu nutzen?

Wir unterstützen Sie mit den passenden Erfolgsgeschichten und Projekterfahrungen. Aber auch darin, mit den richtigen Fragen individuelle Anpassungsbedarfe zu identifizieren.
Nehmen wir es gemeinsam in Angriff 💪

Schritt 6: Loslegen und erfolgreiche Digitalisierungsprojekte umsetzen

Sie haben es geschafft! Sie haben den für Ihr Unternehmen passenden Fokus gelegt, Ihren individuellen digitalen Reifegrad, Risiken sowie Ihre spezifischen Anforderungen und Rahmenbedingungen berücksichtigt und profitieren gleichzeitig von den Erfahrungen der anderen. Und das zielgerichtet und in kurzer Zeit.
Sehr gut. Weiter so!

Unterstützung in Anspruch nehmen, wenn man Sie braucht

Sie haben Angst vor langen Analysen und hohen Kosten? Keine Sorge. Wir gehen zielgerichtet und pragmatisch vor und versichern Ihnen, dass wir gemeinsam in kurzer Zeit einen klaren Fokus für Ihre Digitalisierungsbestrebungen erarbeiten. Entsprechend können Sie uns in jedem dieser Schritte hin zu holen und sich unterstützen lassen. d.velop versteht sich als Ihr Partner im digitalen Wandel.

Für eine erste Orientierung und Standortbestimmung nutzen Sie unseren kostenlosen Digitalisierungscheck. Oder vereinbaren Sie hier direkt persönlich und unverbindlich ein Gespräch mit uns. Wir freuen uns!

Team der d.velop DigitalisierungsberaterSie sind in Ihrer Organisation Verantwortlicher, Projektleiter oder Prozessmanager im ECM-System (Enterprise Content Management) und wollen wissen, wie Sie den Nutzungsgrad Ihrer ECM-Plattform erhöhen können, welche Projekte Sie als Nächstes auf Ihre ECM-Roadmap nehmen sollten und wie Sie Ihre Anwender begeistern?

Erfahren Sie im Webinar “In 3 Schritten den Nutzungsgrad Ihrer ECM-Plattform erhöhen”, wie Ihnen genau das gelingt, in kürzester Zeit und basierend auf Best Practices, aus 28 Jahren d.velop ECM Erfahrung. Profitieren Sie von den Erfahrungen anderer Organisationen und führe Sie diese individuell mit Ihren Anforderungen zusammen. Wie das aussehen kann? Zeigen wir Ihnen ganz konkret anhand von 3 Beispielen.
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