Digitalisierung – ein einschlägiger Begriff, der im Zeitalter des 21. Jahrhunderts eine tragende Rolle für Unternehmen und das unternehmerische Handeln spielt. Dessen Tragweite und Umfang wird deutlich, wenn man diesen Begriff über Google sucht. Am 12.04.2022 ergab Digitalisierung als einzelnes Wort 139 Millionen Suchergebnisse – Tendenz steigend. Im 20. Jahrhundert bedeutete Digitalisierung unter anderem der schrittweise Umstieg von der klassischen Schreibmaschine auf die ersten Computer. Aber auch das Drucken von Dokumenten zum Archivieren war Teil des ersten digitalen Wandels. Die analog erzogene Generation musste anfangen, umzudenken: vom klassischen Archivieren zur Cloud Archivierung und zum Cloud Archiv.
Cloud Archivierung als Teil der Digitalisierung
Digitalisierung ist ein Pfad, dem man als Unternehmen folgen muss, um nicht auf der Strecke zu bleiben und im Wettbewerb sang- und klanglos unterzugehen.
„Wer in exponentiellen Zeiten seine Leistung nur schrittweise verbessert, fällt exponentiell zurück“.
Curt Carlson
CEO Standford Research Institute
2018 gaben noch 58 Prozent von befragten deutschen Unternehmen verschiedener Branchen an, Nachzügler im Bereich der Digitalisierung zu sein [1]. Dies spiegelt sich auch im Jahr 2021 wider. Dort gaben rund 64 Prozent der befragten Unternehmen an, keinen Chief Digital Officer zu haben [2]. Dementsprechend niemanden, der oder die sich einzig und allein um Digitalisierung jeglicher unternehmerischen Themenstellungen kümmert. Digitalisierung wird an vielen Stellen nicht so verfolgt, wie es der Zeitgeist des 21. Jahrhunderts voraussetzt.
Besonders die Cloud spielt heute eine wichtige Rolle in der Digitalisierung und geht mit dieser Hand in Hand. Digitale Archive sollten die langen Regale und Lagerräume ersetzen und das analoge Lagern von Unternehmensdokumenten so schrittweise ablösen. Das ist doch zukunftssicher genug, oder? Und wie passt das Cloud Archiv da rein?
Herausforderungen von digitalen Archiven und die Lösung Cloud Archiv
Cloud und digitales Archiv: Zwei Begriffe, die in einem Zusammenhang stehen. Bevor man diesen Zusammenhang aber herstellen kann, muss zunächst geklärt werden, welche Herausforderungen das digitale Archiv mit sich bringt.
Digitales Archiv – klingt toll. Raus aus dem analogen Zeitalter und rein in die Möglichkeit des Suchens und Findens per Mausklick, von überall und zu jedem Zeitpunkt. Das ist auch toll, aber hier endet der exponentielle Digitalisierungspfad bei weitem nicht. Digitales Archivieren besteht als Möglichkeit bereits seit mehreren Jahren und hat sich in seinen Ausprägungen konstant entwickelt.
Aus diesem Grund ist diese digitale Möglichkeit der Speicherung und Ablage von Dokumenten oftmals nicht mehr auf dem aktuellen Stand der Technik. Je älter das digitale Archiv, desto mehr Aufwand ist die Pflege des Systems. Hoher Pflegeaufwand unter immer schwierigeren Umständen durch Systemalterungen, bedeutet eine immer größere Ressourcenbindung. Anfängliche kleine Herausforderungen mit den Systemen, werden stetig zu größeren Problemen, die immer größere Zeit- und Personalaufwände bedeuten. Auch die Angst vor einem Datenverlust steigt an. Zusammenfassend sind also folgende Herausforderungen von digitalen Archiven herauszustellen:
- Aktualität des digitalen Archivs nicht gewährleistet (Systemalterung)
- Hoher Zeit- und Personalaufwand
- Gefahr des Datenverlustes
Digitale Prozesse sind nicht einmalig zu betrachten, sondern kontinuierlich entlang der Änderungen auf dem Markt und im Wettbewerb. Hier kommt schließlich die Cloud Archivierung ins Spiel.
Was genau ist denn die Cloud Archivierung?
Was heißt Cloud Archivierung oder Cloud Computing eigentlich genau? Der Begriff „Cloud Computing“ ist zumindest sehr vielschichtig. „Cloud Computing ist ein Modell, welches zu jeder Zeit und von jedem Ort einen komfortablen und bedarfsgerechten Netzwerkzugriff auf einen geteilten Pool von konfigurierbaren Rechnerressourcen (z. B. Netze, Speicher, Server, Anwendungen und Dienste) erlaubt, die mit geringem Verwaltungsaufwand und ohne Interaktion mit dem Service-Provider schnell bereitgestellt werden können.“ [3]
Die allgemeinen Eigenschaften, Bereitstellungsformen, aber auch Servicemodelle des Cloud Computings lassen sich im Blogartikel „Cloud Computing nutzen: 5 Wettbewerbsvorteile durch eine Migration in die Cloud“ detailliert nachlesen. Auch die Wettbewerbsvorteile durch einen Umstieg in die Cloud Archivierung lassen sich hier finden:
Diese Vorteile gehen die Herausforderungen und Problemstellungen an, die vermehrt bei herkömmlichen digitalen Archiven auftreten. Besonders die Aspekte der Ressourceneinsparung und Datensicherheit werden in einer cloudbasierten Lösung großgeschrieben. Wie kann der Begriff Cloud Archivierung abschließend definiert werden?
Definition Cloud Archivierung
Bei der Cloud Archivierung handelt es sich um die internetbasierte Speicherung von Daten und Dokumenten. Die Bereitstellung von Speicherplatz ermöglicht die langfristige sowie rechts- und revisionssichere Aufbewahrung von Datenmaterial.
Das Cloud Archiv ist mehr als nur ein Archiv
Wie sieht so eine Cloud Archivierung genau aus? Kann sie auch mehr als Dokumentenspeicherung und -bereitstellung, unabhängig von Zeit und Ort? Die d.velop AG bietet als ECM-Hersteller gebündelt verschiedene Lösungen für die Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten an. Eine dieser Lösungen ist eine Komponente des Enterprise-Content-Managements (ECM): d.velop documents. Ist es mehr als nur eine Möglichkeit der digitalen Dokumentenarchivierung? Hier lautet die Antwort ganz klar: Ja!
d.velop documents ermöglicht auf der einen Seite Revisionssicherheit bei der Aufbewahrung und Verwaltung der Unternehmensdokumente, steigert auf der anderen Seite auch die Produktivität eines Unternehmens. Und warum? Weil die Dokumente im Dokumentenmanagement-System zentral und schnell zugänglich gemacht werden.
Individualität bei der Cloud Archivierung
Über den klassischen Ansatz eines digitalen Archivs hinaus, bietet das d.velop documents individuelle Möglichkeiten der Funktionserweiterung an, die auf die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens angepasst werden können. Intelligente Automatisierungen optimieren die unternehmenseigenen Workflows und Prozesse. Digitale Signaturen oder eine Eingangsrechnungsverarbeitung sind dabei nur wenige zu nennende Beispiele der möglichen Systemerweiterungen.
Du arbeitest mit Anwendungen wie SAP, Microsoft Dynamics oder Teams? Kein Problem. Mittels d.velop documents for Microsoft 365 lassen sich die bestehenden Anwendungen in das DMS integrieren.
Mit anderen Worten: Egal ob d.velop documents oder d.velop documents for Microsoft 365, bei dem cloudbasierten DMS der d.velop AG handelt sich um eine Software, welche anders als die herkömmlichen digitalen Archive, Informationen und Dokumente schneller, vereinfacht und optimiert verwaltet. Prozesse und Workflows, die in einem Unternehmen bereits vordefiniert sind, können übernommen oder neue automatisierte Workflows erstellt werden. Hohe interne Ressourcenaufwände zur Systempflege sind dadurch nicht mehr notwendig. Diese Aspekte machen diese Cloudlösung nicht nur zu einer Cloud Archivierung, sondern zu einer individuellen Lösung, die auf die digitalen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassbar ist und die Optimierung des unternehmerischen Arbeitens ermöglicht.
Aus Alt mach Neu – Wie Sie Ihr digitales Archiv in der Cloud auf ein neues Level bringen