Ohne Staub, Dämmerlicht und endlose Regalreihen gibt es keine echten Archive? In Film und Fernsehen ist das wohl so – in der Realität aber haben digitale Archive längst Einzug gehalten. Am Schreibtisch ist die Stimmung vielleicht nicht so geheimnisvoll und altehrwürdig, allerdings bringt ein digitales Archiv echte Vorteile mit sich. Software, die Unterlagen langfristig speichert und zugänglich macht, muss aber auch gewissen Ansprüchen genügen. Werfen wir einmal einen Blick darauf.
Was ist eigentlich ein digitales Archiv?
Ein digitales Archiv ist eine Bezeichnung für die langfristige digitale Speicherung von Dokumenten, Bildern und weiteren digital vorliegenden Daten. Das Archiv kann lokal angesiedelt sein, z.B. auf physisch in einem Büro stehenden Computern und Festplatten, oder auch in „der Cloud“ verortet sein. Dabei lässt sich weiterhin unterscheiden, ob die Daten „offen“ in einer Ordnerstruktur auf einer Festplatte gesichert sind, oder ob z.B. eine Software genutzt wird, die das digitale Archiv beheimatet und verwaltet.
Was muss ein digitales Archiv können?
An ein Archiv wird zunächst der Anspruch gestellt, dass Daten oder Unterlagen langfristig (d.h. häufig 10 Jahre) so gelagert oder gespeichert werden, und dass sie zum einen wieder auffindbar sind, zum anderen aber auch lesbar und unverändert. Sicherheit in der physischen Unversehrtheit der Unterlagen ist also ebenso ein Aspekt, wie auch der Schutz vor Zugriff durch unberechtigte Personen. Ganz einfach gesagt, muss ein digitales Archiv also Unterlagen
- vor dem Zugriff durch Unberechtigte schützen,
- so speichern, dass sie wieder auffindbar sind,
- gewährleisten, dass sie unbeschadet sind,
- sicherstellen, dass sie lesbar bleiben,
- rechtliche Grundlagen wie die GoBD erfüllen.
Was waren nochmal die GoBD?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sind eine Verwaltungsanweisung. Die GoBD beinhalten ein paar Prinzipien, die bei der Aufbewahrung verschiedener Unterlagen zu beachten sind. Kennen sollte man den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und der Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Wahrheit, Klarheit und der vollständigen Aufzeichnung, die Richtigkeit, Zeitgerechtheit von Buchungen und Aufzeichnungen, die Einzelaufzeichnungspflicht, sowie Ordnung und Unveränderbarkeit.
Welche Unterlagen darf ich digital archivieren?
Die Frage andersherum zu beantworten, ist tatsächlich einfacher. Es gibt nur weniger Unterlagen, die man zwingend in Papierform aufbewahren muss. Das heißt, man kann viel digitalisieren und muss die Originale – bei korrekter Archivierung und Erfassung – nicht mehr aufheben. Dass Unterlagen im Original verwahrt werden müssen, heißt übrigens nicht, dass man sie nicht digitalisieren darf. Man kann diese Dokumente in sein digitales Archiv aufnehmen, man muss nur zusätzlich die Papierform sachgerecht aufheben. Sachgerecht heißt, vor Elementarschäden wie Feuer und Wasser geschützt, sowie ein Schutz vor dem Verblassen der Schrift und so geordnet, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit die Dokumente prüfen könnte. Folgende Unterlagen werden auch weiterhin ein Regal brauchen:
- Urkunden
- Notarverträge
- Zollunterlagen
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Eingangsrechnungen aus denen Vorsteuer geltend gemacht wird
- Ausfuhrbelege, bei denen das Original einen Dienststempel erhalten hat
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Warum ist eine Software für ein digitales Archiv empfehlenswert?
Ein digitales Archiv ist standortübergreifend und rund um die Uhr verfügbar. Dezentrales Arbeiten wird so zum Kinderspiel, denn künftig müssen keine Unterlagen oder Anträge mehr umständlich aus dem Archiv empor geholt werden. Die Wartezeiten, bis man Antworten auf seine Fragen findet, verkürzen sich dadurch. Weiterhin ist das gesamte Archiv – bei der Nutzung einer entsprechenden Software – mit wenigen Klicks durchsuchbar. Statt Dokumente aufwendig mit Verfassern, Daten oder Titeln zu beschreiben, reicht ein Schlagwort, oder z.B. die Dokumentenart und der Absender, um Unterlagen zügig zur Hand zu haben. Manche Softwareanbieter können per Zertifikat, z.B. dem IDW PS 880, nachweisen, dass ihre Software geeignet ist, GoBD-konform zu arbeiten. Das kann ein Pluspunkt sein, wenn die Software hier Unterstützung liefert und es lohnt sich, die Augen danach offenzuhalten. Wenn das Archiv einmal komplett digitalisiert ist, wird zudem Platz frei. Entweder spart man sich die Mietkosten für ein externes Archiv, oder aber man macht eigene Räume frei, die für andere Funktionen genutzt werden können.
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Worauf sollte man bei der Auswahl einer Archiv-Software achten?
Um es den eigenen Mitarbeitern:innen leicht zu machen, ist eine Anbindung des Archivsystems an die gängigen Alltagsprogramme sinnvoll. Je nahtloser sich das System einfügt, desto besser! Wenn erst manuell ein weiteres Programm geöffnet werden muss, ist das umständlich. Eine tiefe Integration in die meist genutzten Tools macht das Ablegen und Archivieren zu einer Selbstverständlichkeit. Und dann ist auch damit Schluss, Freitagmittag alle Papierakten der Woche zu sichten, prüfen, auszuchecken und alte Unterlagen ins Archiv zu geben. Wenn die Software ergänzend noch erkennt, um welche Art von Dokument oder Datei es sich handelt und intelligent die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist erfasst, wird es umso leichter. Mit einer Erinnerungsfunktion kann man „abgelaufene Unterlagen“ dann sichten und entscheiden, ob sie weiterhin verwahrt werden sollen, oder ob sie vernichtet werden dürfen und Speicherplatz für neues freigeben. Zuletzt kann noch Archiv-Software punkten, die mittels Berechtigungskonzepten den Zugriff auf sensible Daten verwaltet und so schützt.
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Häufige Fragen zum digitalen Archiv
Ein digitales Archiv (oder Datenarchiv) ist eine Sammlung von digitalen Dateien, die in einer organisierten Struktur aufbewahrt werden, um langfristige Zugänglichkeit und Erhaltung zu gewährleisten.
Ein digitales Archiv muss Daten oder Unterlagen langfristig (d.h. häufig 10 Jahre) so lagern oder speichern können, dass sie nicht nur wieder auffindbar, sondern auch lesbar und unverändert. Weiterhin sielen physische Unversehrtheit der Unterlagen sowie der Schutz vor Zugriff durch unberechtigte Personen eine wichtige Rolle.
Ein digitales Archiv bietet mehrere Vorteile, darunter die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von Dateien zu speichern, einfachen Zugang zu den Dateien von überall auf der Welt, schnelle Suche nach spezifischen Inhalten und reduzierte Kosten im Vergleich zu einem physischen Archiv.
Digitale Archive können eine Vielzahl von Dateiformaten wie Textdokumente, Bilder, Videos, Audioaufnahmen und Softwareanwendungen speichern.