Belege digital archivieren bedeutet, Belege GoBD-konform elektronisch zu erfassen, revisionssicher abzulegen und über die gesetzlich vorgeschriebene Frist von 6, 8 oder 10 Jahren aufzubewahren. „Keine Buchung ohne Beleg“ — kaum eine Aussage verkörpert eines der zentralen Prinzipien der GoBD besser als dieser alte Buchhaltungsgrundsatz: Jedem Geschäftsvorfall muss ein sachlich korrekter Beleg zugrunde liegen. Du erfährst in diesem Artikel, was ein Beleg ist, wer ihn archivieren muss, welche Fristen seit der Reform 2025 gelten und wie du dabei technisch, rechtlich und in der Cloud auf der sicheren Seite bleibst.
Belege archivieren – Definition und Belegarten
Bevor du Belege digital archivierst, lohnt sich ein Blick auf die Grundlagen: Was genau zählt als Beleg, welche Belegarten gibt es, und wie lange musst du sie eigentlich aufbewahren? Die folgenden Abschnitte klären das der Reihe nach.
Was ist ein Beleg?
Ein Beleg ist ein schriftlicher Nachweis für einen Geschäftsvorfall in einem Unternehmen. Er enthält alle wichtigen Informationen. In der Buchführung dient ein Beleg als Beweis für den Zusammenhang zwischen einem realen Vorgang und der erforderlichen Aufzeichnung beziehungsweise Buchung und schafft die Basis für die Richtigkeit buchhalterischer Aufzeichnungen. Als Buchungsbeleg muss dieser Beleg laut § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre lang archiviert werden – vor der Reform durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) waren es zehn Jahre.
Welche Belegarten gibt es?
Die Bezeichnung Beleg ist ein Oberbegriff für verschiedene Dokumentarten. Dazu gehören:
- Rechnungen
- Verträge
- Barquittungen
- Lieferscheine
- Auftragsbestätigungen
- Zahlungsbelege
- Anträge
- AU-Belege
💡Kurz gesagt: Ein Beleg ist der schriftliche Nachweis eines Geschäftsvorfalls. Als Buchungsbeleg gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren — andere Belegarten wie reine Handelsbriefe bleiben bei sechs Jahren.
Eine kompakte Zusammenfassung der acht wichtigsten Fragen zu den aktuellen Aufbewahrungsfristen bietet zusätzlich das Video:
Quittungen archivieren
Als Teil von Buchungsbelegen sind Quittungen gesetzlich zu archivieren. Die Aufbewahrungsfrist für Quittungen beträgt seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre (vorher zehn Jahre), siehe Aufbewahrungsfristen für Unternehmen.
Lieferscheine archivieren
Beim Archivieren von Lieferscheinen kommt es grundsätzlich auf die jeweilige Kategorie an. Ist der Lieferschein als solcher gekennzeichnet und liegt er lediglich der Bestellung bei, fällt er unter die Kategorie Handelsbrief. In diesem Fall sind Lieferscheine unverändert für 6 Jahre aufzubewahren. Als Rechnung fällt der Lieferschein unter die Kategorie Buchungsbeleg und ist seit 2025 für 8 Jahre zu archivieren.
Wer ist zur Belegarchivierung verpflichtet?
Nach § 257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann zur geordneten Aufbewahrung von Handelsbüchern, Belegen und Geschäftsbriefen verpflichtet. Mehr zur Herleitung dieser Pflicht erklärt der Artikel Papierkram mit Plan: Wie § 257 HGB für Transparenz in der Buchhaltung sorgt.
Steuerrechtlich ergänzt § 147 AO diese Pflicht für alle, die nach Steuer- oder Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet sind. Das betrifft in der Praxis nahezu jedes Unternehmen, unabhängig von der Rechtsform. Wie lange aufbewahrt werden muss, hängt dabei von der Art der Unterlage ab: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre und Handels- sowie Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Belege digital archivieren – darauf kommt es an
Die Archivierung von Papierdokumenten beschreibt den Aufbewahrungsvorgang und den Erhalt eines Dokumentes im Archiv, ganz im Sinne von Records Management. Nach der Buchung des Belegs ist dieser als Buchungsbeleg noch mindestens acht Jahre aufzubewahren. Daher müssen Unternehmen alle Belege, nach den Vorgaben der GoBD, in einem Archiv hinterlegen. Dies darf heute in Papierform oder elektronisch erfolgen.
Was ist digitales Archivieren?
Digitale Archivierung bezeichnet die Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form. Ein DMS wie d.velop documents archiviert Belege dafür GoBD-konform und revisionssicher – die zugrunde liegende Speicherkomponente wird regelmäßig nach dem Prüfungsstandard IDW PS880 des Instituts der Deutschen Wirtschaftsprüfer geprüft. Bei der Auswahl der Software ist auf die Revisionssicherheit zu achten, um beispielsweise Rechnungen digital archivieren zu können.
Warum Belege digital aufbewahren und archivieren?
Die Belegsicherung oder Belegarchivierung ist für Unternehmen von besonderer Bedeutung, um die Beweiskraft ihrer Buchhaltung sicherzustellen. Die Aufzeichnungen von steuerpflichtigen Unternehmen werden gemäß § 158 der Abgabenordnung (AO) der Besteuerung zugrunde gelegt.
Was passiert bei fehlerhafter Archivierung von Belegen?
Solange kein Anlass gegeben ist, die sachliche Richtigkeit digital archivierter Belege zu beanstanden, gehen Finanzämter und deren Prüfer grundsätzlich von der Korrektheit der Buchführung aus. Sollten jedoch nachweisbare Fehler, wie beispielsweise fehlende Belege, auftreten, wird das betroffene Unternehmen geeignet zur Besteuerung herangezogen.
💡 Kurz gesagt: Lückenlose, korrekt archivierte Belege sind deine Beweisgrundlage gegenüber dem Finanzamt. Fehlende oder fehlerhafte Belege können zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlage führen.
Wie kann ich Belege digital archivieren?
Für Belege gelten je nach Dokumentart Aufbewahrungsfristen von 6, 8 oder 10 Jahren. Für die meisten Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen gilt seit dem 1. Januar 2025 die auf acht Jahre verkürzte Frist (Details siehe Aufbewahrungsfristen für Unternehmen). In den GoBD heißt es zur Belegsicherung konkret, dass Belege „möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern“ sind – diese Formulierung stammt aus der ursprünglichen GoBD-Fassung von 2014; die GoBD wurden seither mehrfach angepasst, zuletzt durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024 und ergänzend vom 14. Juli 2025. Bei Papierbelegen kann die Sicherung bei den meisten Dokumentarten durch das Einscannen erfolgen, direkt im Anschluss findet die Archivierung der Papierdokumente statt. Bei elektronischen Belegen hingegen kann die Aufbewahrung, z. B. durch Übertragung in ein revisionssicheres Archiv, gleich komplett automatisiert erfolgen.
Digitales Belegmanagement
Digitales Belegmanagement ist die elektronische Archivierung und Verwaltung von Belegen. Ein DMS ordnet eingehende Belege dabei automatisch in die passende digitale Akte ein und macht sie unternehmensweit durchsuchbar – das senkt die Suchzeit gegenüber einer manuellen Papierablage auf wenige Sekunden.
Wie das GoBD-konforme Zusammenspiel aus digitaler Rechnungsverarbeitung und DMS in der Praxis aussieht, zeigt folgendes Video vom YouTube-Kanal von d.velop:
Was kostet die digitale Archivierung von Belegen?
Die Kosten hängen stark vom Betriebsmodell ab. Bei einer Cloud-/SaaS-Lösung entfallen hohe Investitionskosten für eigene Server, das finanzielle Risiko bleibt gering und die Skalierung mit dem Unternehmen ist flexibel möglich; im Gegenzug mietest du die Software und bist auf einen laufenden Vertrag angewiesen. Beim Betrieb On-Premises trägst du selbst die Kosten für Hardware, Wartung und Updates, behältst dafür aber die volle Kontrolle über deine Infrastruktur. Konkrete Preise hängen von Belegvolumen, Nutzerzahl und gewünschtem Funktionsumfang ab.
Ist die Cloud-Archivierung von Belegen DSGVO-konform?
Ja, sofern die Cloud-Lösung DSGVO- und GoBD-Anforderungen gleichzeitig erfüllt: lückenlose Protokollierung, klare Zugriffsrechte und Schutz vor nachträglicher Veränderung. Wie das in der Praxis aussieht, beschreibt Tim Wohlert, Account Executive bei d.velop, im d.velop-Blog:
Ein Cloud DMS ist längst kein Nice-to-have mehr – es ist die technische Basis dafür, dass Informationen überall dort verfügbar sind, wo gearbeitet wird: im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Tim Wohlert
Account Executive Private Economy
d.velop AG
Wichtig für die DSGVO-Bewertung ist zusätzlich der Serverstandort: Cloud-Anbieter mit Rechenzentren im europäischen Rechtsraum erleichtern die Einhaltung der DSGVO gegenüber Anbietern mit Datenverarbeitung außerhalb der EU.
Löschen verboten? Belege digitalisieren
Die Vorteile, Belege zu digitalisieren, liegen auf der Hand. Schließlich sind sie in der physischen Verwaltung und Aufbewahrung teuer. Trotzdem stellen sich bei der elektronischen Ablage von Belegen viele Unternehmen die Frage, ob sie Papierbelege überhaupt digital archivieren dürfen. Dabei gelten für Archivierungen von Papierdokumenten und für Papiervorgänge grundsätzlich die gleichen Voraussetzungen wie für elektronische Belege.
Digitale Belege archivieren durch ersetzendes Scannen
Ziel des ersetzenden Scannens ist es, Papierdokumente so zu erfassen, dass diese anschließend elektronisch weiterverarbeitet, aufbewahrt und das papiergebundene Original anschließend vernichtet werden kann. Eine ausführliche Betrachtung des Themas, inklusive Definition, rechtlichem Rahmen und Tipps für die Umsetzung enthält unser Artikel Ersetzendes Scannen.
Voraussetzung für die digitale Archivierung von Belegen
Bei digitalen Belegen, die bereits in elektronischer Form im Unternehmen eingehen, überspringt ein DMS den Scanvorgang und ermöglicht die Ablage direkt aus dem Importdialog. Finanzbehörden akzeptieren digitale Belege in elektronischer Form seit Jahren. Darüber hinaus wird in einigen Bereichen die elektronische Ablage nicht nur empfohlen, sondern ist sogar gesetzlich vorgeschrieben. Trotzdem gibt es auch hier einige Besonderheiten, die beachtet werden müssen. Denn: „Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.“
Welche Rolle spielt die E-Rechnungspflicht bei der Belegarchivierung?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr empfangen und rechtssicher archivieren können — die Pflicht zur Ausstellung wird bis 2028 stufenweise eingeführt (mit Übergangsfristen bis Ende 2027 für Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz). Als elektronische Rechnung zählt dabei nur ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der EU-Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD — eine reine PDF-Datei erfüllt die Definition nicht. Details zur Timeline und den Übergangsregelungen liefert der Artikel Elektronische Rechnung Pflicht seit dem 01.01.2025: Alle Infos & Timeline. Für die Belegarchivierung bedeutet das: Eingangsrechnungen müssen nicht mehr nur aufbewahrt, sondern direkt maschinenlesbar und GoBD-konform ins digitale Archiv übernommen werden.
Die vier Bausteine der revisionssicheren Archivierung
Die GoBD definieren die Anforderungen an eine revisionssichere Dokumentenarchivierung. Belege müssen — egal ob ursprünglich in Papierform oder digital — nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, ordnungsgemäß und unveränderbar aufbewahrt werden. Auf dem Weg dorthin helfen vier Bausteine:
- eine passende DMS-Software als technische Basis
- ein revisionssicherer Speicher, der die Unveränderbarkeit sicherstellt — bei On-Premises im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud durch den Anbieter
- eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Dokumente erfasst, gespeichert und geschützt werden
- und, zur Absicherung gegenüber der Finanzbehörde, ein Testat eines Wirtschaftsprüfers
Unternehmen wie Dürr, Zentis oder das Universitätsklinikum des Saarlandes setzen laut d.velop bereits auf das DMS von d.velop, um Dokumente und Belege genau nach diesem Prinzip zu archivieren. Wie das im Detail aussehen kann, zeigt das Webinar „Wie der Dürr-Konzern Dokumentenmanagement über Systemgrenzen hinweg löst“ — unter anderem zur Integration einer zentralen Datenarchivierung in SAP, Salesforce und Outlook.
Durchblick im Compliance-Dschungel: Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001, Revisionssicherheit & Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen
Fazit
Belege digital archivieren heißt: revisionssicher und vollständig ablegen – und dabei die seit 2025 geltenden, verkürzten Aufbewahrungsfristen im Blick behalten. Für die meisten Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen reichen seit 2025 acht statt zehn Jahre. Für Handels- und Geschäftsbriefe bleibt es bei sechs Jahren. Wer digital statt in Papierform archiviert, spart nicht nur Platz und Zeit, sondern schafft sich mit einem GoBD-konformen DMS auch die Beweiskraft, die im Fall einer Betriebsprüfung zählt. Die Aufbewahrungsfristen ändern sich weiter mit der Gesetzgebung — in einem smarten DMS kann die Anpassung je nach Konfiguration der Löschfristen im Handumdrehen erledigt werden.
Fragen zum digitalen Archivieren von Belegen
Es gibt einige Gründe, warum Belege digital archiviert werden sollten. Man spart Platz, Zeit und Geld im Vergleich zur Aufbewahrung von Papierbelegen. Außerdem sind digitale Belege einfacher zu durchsuchen und zu organisieren und digitale Belege können besser vor Verlust oder Beschädigung geschützt werden, da sie an mehreren Standorten gespeichert werden können.
Im Grunde genommen können alle Arten von Belegen digital archiviert werden, die normalerweise in Papierform oder auch als Datei (E-Rechnung) vorliegen. Dazu gehören Rechnungen, Verträge, Barquittungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege, Anträge und AU-Belege.
Die Digitalisierung von Belegen bezieht sich darauf, Papierdokumente in digitale Formate umzuwandeln, um sie elektronisch zu speichern und zu verarbeiten.
Für Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Aufbewahrungsfrist von 8 statt vormals 10 Jahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, eingeführt durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV). Sonstige Unterlagen bleiben bei 6 Jahren, bestimmte Jahresabschluss-Unterlagen weiterhin bei 10 Jahren. Weitere Infos dazu im Blogartikel zu den Aufbewahrungsfristen.
Ja, sofern die bisherige Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für bestimmte Finanzinstitute (Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen, Wertpapierinstitute) gilt die Neuregelung erst ab dem 1. Januar 2026.
Am Anfang steht eine Bedarfsanalyse: Welche Belegarten und welches Volumen sollen archiviert werden? Danach zählen vor allem Revisionssicherheit, Integrationsmöglichkeiten zu bestehenden Systemen (z. B. ERP, DATEV), Benutzerfreundlichkeit und Suchfunktionen zu den wichtigsten Auswahlkriterien.