Der klassische Kontierungsstempel oder auch Buchungsstempel gehört immer mehr der Vergangenheit an. Er ist ein wichtiger Bestandteil zur vorbereitenden Buchhaltung und soll dafür sorgen, den weiteren Prozess beispielsweise bei einer Buchung so reibungslos wie möglich und effizient zu gestalten. Doch wird der Kontierungsstempel in der heutigen Zeit überhaupt noch gebraucht oder gibt es sinnvolle Alternativen, um nicht den ganzen Tag das Stempelkissen leer zu drücken? Kleiner Spoiler: In Zeiten des digitalen Dokumentenmanagements sollte auch beim Thema Kontierungsstempel auf eine digitale Lösung gesetzt werden.
Was ist ein Kontierungsstempel?
Der Kontierungsstempel ist ein Werkzeug der Buchhaltung und enthält mehrere Felder für buchhalterisch relevante Informationen, die auf einen Beleg gestempelt werden. Buchhalterische relevante Daten sind beispielsweise:
- Buchungsdatum
- Belegnummer
- Kostenstelle
- Bemerkung
- Feld für Namenskürzel zur Freigabe
Speziell das Datum, die Kostenstelle und die Belegnummer sind wichtige Angaben, die bei der Vorkontierung in der Buchhaltung nicht fehlen dürfen. Die verschiedenen Felder des Kontierungsstempels unterscheiden sich je nach Geschäftsprozess, wodurch viele Unternehmen sich individuelle Kontierungsstempel bestellen müssen, um die rechtlich wichtige und buchhalterischen Informationen per Druck zu vermerken.
Der analoge Vorkontierungsprozess – mühsam, langsam & fehleranfällig
Der klassische Prozess zur Vorkontierung eines Beleges lässt sich grob in fünf Schritte unterteilen:
- Eine Rechnung geht in der Buchhaltung ein und wird durch ein:e Mitarbeiter:in zur Bearbeitung entgegengenommen.
- Dann geht es in die sachliche Prüfung. Hier wird überprüft, ob die Rechnung alle verpflichtenden und richtigen Angaben enthält.
- Als Nächstes wird die Rechnung dementsprechend sortiert und erhält eine Belegnummer, um sie beim Durchlauf verschiedener Abteilungen zur Kenntnisnahme und Freigabe eindeutig identifizieren zu können.
- Dann wird mittels des Kontierungsstempels und der manuellen Eintragung der Buchungssatz hinzugefügt.
- Im letzten Schritt kann der/die zuständige Mitarbeiter:in, sofern eine Freigabeberechtigung vorliegt, die Überweisung tätigen und den Beleg archivieren.
Dieser Prozess mit dem Kontierungsstempel soll somit allen Beteiligten, die buchhalterisch mit dem Beleg umgehen, alle nötigen Informationen bereitstellen, um Unklarheiten und Fehler zu reduzieren.
Die Lösung liegt auf der Hand: Eine digitale Rechnungsverarbeitung
Dieser gesamte Prozess der analogen Vorkontierung kann durch die digitale Rechnungsverarbeitung vollständig digitalisiert und automatisiert werden. Die cloudbasierte Lösung von d.velop lässt sich individuell auf jede Unternehmensgröße anpassen und ist mit relativ niedrigem Aufwand schnell implementiert.
Dank der digitalen Rechnungsverarbeitung laufen sämtliche Schritte, wie auch beispielsweise die Erfassung einer Rechnung komplett automatisch ab. Der Nutzen ist deutlich spürbar und neben dem Wegfall eines Kontierungsstempels gibt es weitere Vorteile wie:
- Ressourcen und die Umwelt werden geschont
- Geringere Druckkosten
- Einsparungen durch die Einhaltung von Skonti und Zahlungsfristen
- Geringerer Zeit- und Personalaufwand
- Komplett digitaler Durchlauf Ihrer Rechnungen
d.velop hilft, dass der Kontierungsstempel verschwindet und nicht vermisst wird
Die Digitalisierung ist ein essenzieller Prozess und ein wichtiges Thema, das alle Unternehmen betrifft. Diese Entwicklung wird zeigen, wer bzgl. Marktfähigkeit und Kontrolle über Ressourcen und Assets sich dauerhaft im Markt etablieren kann. Die digitale Rechnungsverarbeitung ist ein Digitalisierungstreiber und meist der erste Schritt für die digitale Transformation im Unternehmen. Ziel sollte es sein, ein modernes, intuitives, einfaches, flexibles und schnelles Arbeiten zu ermöglichen.
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