Ein digitaler Rechnungsworkflow hat viele Vorteile für Unternehmen. Dass dies nicht einfach nur so daher gesagt ist, haben wir dir in unserem Blogartikel 5 Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung bewiesen. Hat man die Vorteile erst erkannt, ergeben sich neue Fragen. Wie aufwendig ist die Einführung einer Eingangsrechnungsverarbeitung? Wie läuft ein solches Projekt ab und wie lange dauert es? Wer ist der richtige Partner für mich? Bei Betrachtung der Projektierung des digitalen Rechnungsworkflow finden sich Antworten auf diese Fragen. Wir haben die verschiedenen Phasen der Projektierung einmal zusammengefasst, um Licht ins Dunkle zu bringen.
Definition Rechnungsworkflow
Ein Rechnungsworkflow beschreibt typische Tätigkeiten bei der Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen. Dazu zählen auch die Rechnungsprüfung, Kontierung und Archivierung der Rechnungen.
Die sechs Phasen auf dem Weg zum Rechnungsworkflow
1. Präsentations- und Analysephase – Begeisterung wecken!
Startschuss des Projekts stellt die Präsentations- und Analysephase dar. Es findet ein erster Präsentationstermin statt. Ein entscheidendes Kriterium für den Erfolg eines solchen Treffens stellt die Zusammensetzung der beteiligten Mitarbeiter:innen dar. Neben der Geschäftsführung sollten unbedingt Personen aus den beteiligten Fachbereichen anwesend sein. Dazu zählen beispielsweise die IT und Buchhaltung. Diese kennen den Rechnungsprozess im Unternehmen meist am besten. Sie sind informiert über alle Schritte des Prozesses und wissen, an welchen Stellen es zu Problemen kommt. Viel entscheidender ist jedoch, dass diese Personen später mit der Software arbeiten werden. Daher gilt es, sie frühzeitig in das Projekt einzubinden und zu begeistern. Ist ein Mitarbeitender erst begeistert, promotet er die Lösung ganz automatisch an weitere. Ein absolut entscheidender Faktor im Change Management. Denn laut einer Studie von Kotter scheitern Veränderungen in 70 Prozent der Fälle aus den folgenden zwei Gründen: Widerstand bei den Mitarbeiter:innen und Rückfall in alte Muster. Mit dem richtigen Start in das Projekt wird dies von Anfang an vermieden und die Weichen für weitere Digitalisierungsprozesse gestellt.
5 Vorteile einer KI-basierten und automatisierten Rechnungsverarbeitung
Kommen wir nach einem kurzen Ausflug ins Change Management zurück zum Projektablauf. Im Termin wird der Rechnungsworkflow ein erstes Mal exemplarisch durchlaufen. Das Leistungsspektrum der Lösung wird veranschaulicht. Vorteile und Entlastungen für das Unternehmen, aber auch für die einzelnen Anwender:innen, werden in Anwendungsszenarien aufgedeckt. Es werden weiter erste fachliche Fragen gestellt, wie:
- Wie viele Rechnungen gehen im Jahr in Ihrem Unternehmen ein?
- Wie ist das Verhältnis zwischen Kosten- und Bestellrechnungen?
- Treffen Rechnungen heute zentral am Hauptstandort oder dezentral in den Niederlassungen ein?
- Wie ist der Rechnungsfreigabeprozess heute abgebildet?
- Wie hoch ist der gewünschte Automatisierungsgrad?
Zu diesem Zeitpunkt zeigen sich bereits erste Besonderheiten und Spezifika im Unternehmen. Solch individuelle Anforderungen werden festgehalten und im weiteren Verlauf berücksichtigt.
Auf Basis der erhaltenen Informationen wird in diesem Termin schließlich mithilfe eines ROI-Kalkulators berechnet, wie schnell sich das Projekt im Unternehmen rentiert. Die Ergebnisse des ROI-Kalkulators überzeugen häufig auch die letzten Skeptiker:innen.
Tipp: Binde zukünftige Anwender:innen möglichst früh in das Projekt ein, um diese für die Veränderung zu begeistern und als Promoter für das Projekt zu gewinnen.
2. Verhandlungs- und Konkretisierungsphase – Gut geplant ist die halbe Miete!
Auf Basis der Informationen aus dem Erstgespräch werden Lizenz- und Dienstleistungskosten für eine initiale Budgetplanung berechnet. Passen die monetären Vorstellungen grundsätzlich überein und hat der Interessent die Entscheidung getroffen, dass er das Projekt umsetzen möchte, so findet in der Folge ein Workshop statt. In diesem findet eine Konkretisierung der Zeiträume statt. Der Projektablauf wird genauesten besprochen und Meilensteine gesetzt.
Neben der zeitlichen Planung hängt der Erfolg eines Innovationsprojekts immer von der Zusammenarbeit des Teams ab. Ein enger Austausch zwischen Softwarelieferant und dem Projektteam innerhalb des Unternehmens sowie eine klare Definition von Zuständigkeiten sind notwendig. Idealerweise stattest du die Projektverantwortlichen mit der erforderlichen Entscheidungskompetenz aus, um ein agiles Arbeiten zu ermöglichen.
Tipp: Plane auch für ein digitales Projekt sowohl ein Kick-Off Meeting als auch regelmäßige Milestone-Meetings mit einem persönlichen Austausch ein. Und feier einzelne Erfolge!
3. Workshop- und Konzeptionsphase – Wer fragt, der führt!
Der erste Meilenstein besteht aus einem Initialworkshop. Diesen leiten ausgewählte Spezialisten:innen. Ein:e Experte:in in Sachen Dokumentenmanagement, ein:e Spezialist:in im Bereich Capturing und ein:e Spezialist:in aus dem jeweiligen ERP Bereich sind darin involviert. Mittels einer solchen Konstellation kann sichergestellt werden, dass die Zusammenarbeit aller beteiligten Systeme des Rechnungsverarbeitungs- und Freigabeprozesses bestmöglich aufeinander abgestimmt ist.
Im Workshop wird Input für eine anschließende Konzepterstellung gesammelt. Dazu arbeitet das Team mit ausgereiften Fragebögen. Diese ermöglichen es, den aktuellen Rechnungsworkflow abzubilden und Optimierungspotenziale auszumachen. Denn wie hat Thorsten Dirks es einst so treffend ausgedrückt: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.“ Digitalisierung bedeutet nicht nur eine digitale Abbildung des Prozesses, sondern eine Optimierung.
Tipp: Lasse dir ausreichend Zeit bei der Beantwortung der Fragen. Falls du die Antwort nicht selbst kennst, hake bei zuständigen Personen nach. Ihr Wissen ist ihr Kapital und dient als Grundlage der Potenzialanalyse! Im Idealfall erfasst du bereits im Vorfeld den aktuellen Wissensstand aller Beteiligten über den Rechnungsprozess.
4. Umsetzungsphase – Der Wandel zum digitalen Rechnungsworkflow beginnt!
Die Rahmenbedingungen sind geklärt, die Mitarbeiter:innen sind motiviert, das Konzept steht – dann kann es losgehen! Die Umsetzungsphase steht an. Diese teilt sich in verschiedene Unterpunkte.
- Einrichtung und Konfiguration, Erstimplementierung in die Testumgebung
- Abstimmung der Teilsysteme. Darunter fällt das Capturing (Scannen & Erfassen), das Invoice Cockpit (zentrale Monitoring und Steuerungsinstanz) und der Workflow.
- Test durch den Kunden in sicherer Testumgebung
- nach Abnahme durch den Kunden Übertrag auf das Live-System
- rolierende Tests
- Go-live Support (Detailanpassungen im Bedarfsfall)
Tipp: Etabliere ein kontinuierliches Monitoring der eigenen Abläufe. Am besten vor, während und nach der Implementierung eines digitalen Rechnungsworkflow.
5. Dokumentations- und Schulungsphase – Man hat nie ausgelernt!
Wie wichtig es ist, die zukünftigen Anwender:innen der Software für diese zu begeistern, haben wir bereits in Phase 1 umfassend verdeutlicht. Um absolut sicherzustellen, dass die Software gerne und auch zielführend verwendet wird, finden Schulungen statt. So ist sichergestellt, dass bei Rückfragen interne Kollegen:innen kurzfristig zur Verfügung stehen. In diesen wird mit der Software gearbeitet und Beispielszenarien werden durchgespielt. Geführt wird die Schulungen von den Projektconsultants, die jederzeit für Fragen zur Verfügung stehen. Die Schulungen unterteilen sich in Key-User und Administratoren Schulung, um auf die verschiedenen Anforderungen der unterschiedlichen Nutzer:innen eingehen zu können. Sie finden meist an zwei aufeinanderfolgenden Tagen statt.
In vielen Fällen ist es auf Kundenseite zudem gewünscht, nach dem Train-the-Trainer-Prinzip zu schulen. Ausgewählte Key-User werden geschult, die dann intern als Multiplikatoren für weitere Anwenderschulungen gelten. So ist sichergestellt, dass bei Rückfragen interne Kollegen:innen kurzfristig zur Verfügung stehen.
Tipp: Stelle Fragen! Die Schulungen sollen wertvoll sein und bestmöglich auf den Arbeitsalltag vorbereiten. Offene Fragen sollten daher schnell geklärt werden, so lernt es sich am besten.
6. Support Phase – Partnerschaft bedeutet Verantwortung!
Es ist vollbracht. Der digitale Rechnungsworkflow ist implementiert. Getreu unseres Mottos: „Partner im digitalen Wandel“ bleiben wir natürlich dennoch an deiner Seite. Das d.velop Support-Team steht jederzeit zu deiner Verfügung.
Tipp: Nutze das d.velop Service Portal, um stets informiert zu bleiben. Dieses ist speziell für unsere Kunden und Partner ausgelegt und informiert dich stetig über Neuheiten der Software, aktuelle Schulungen und vieles mehr.
Sechs Stufen sind ein langer Weg bis zum Ziel? Du liegst richtig, wenn du daran zweifelst. Erfahre im Webinar, wie die Einführung eines automatisierten Rechnungsworkflows konkret abläuft.