Was ist ein Dokumentenmanagement System?

Dokumentenmanagement bedeutet zunächst nichts weiter als den Umgang mit Dokumenten im Unternehmen. Darunter fallen die Methoden, Anweisungen und Prozesse für die Verwaltung, Lenkung, Ablage und Vernichtung von Dokumenten.

Für uns bedeutet Dokumentenmanagement, die Verwaltung von Dokumenten und Informationen intelligent zu beschleunigen, zu vereinfachen und zu optimieren. Um dies zu gewährleisten, setzen unsere Kunden auf d.velop Software in Form eines Dokumentenmanagement Systems (DMS). Ein solches DMS-System sollte zwei zentrale Anforderungen im Unternehmen auf dem Weg in ein papierloses Büro erfüllen:

Intelligenter Dokumenteneingang und revisionssichere Archivierung

Dokumentenprozesse vom Input zum Output

Gingen Dokumente früher per Post im Unternehmen ein, wurden dann in verschiedenen Abteilungen verteilt und in Aktenordnern abgelegt, so läuft dieser Prozess mit einem Dokumentenmanagement System automatisiert und digitalisiert ab – vom Scannen bis zum Archivieren. Schluss mit händischer Aktenablage, Schriftgutverwaltung und unstrukturierten Dateiordner.

Zentraler Zugriff auf alle Informationen und Dokumente in einem System

Alle für den Anwender relevanten Informationen finden sich im DMS-System und können dort bearbeitet werden. Dies ist durch eine nahtlose Integration von Drittsystemen, wie beispielsweise SAP, Microsoft SharePoint, Microsoft Office 365 oder Salesforce möglich.

So findet beispielweise ein Sachbearbeiter in seinem Dokumentenmanagement-System in nur wenigen Klicks Informationen zu Kunden, Rechnungen, Angeboten und Verträgen.

d.velop Dokumentenmanagement aus der Cloud
„Mit Herz gemacht!“

  • Strukturierte Ablage im Kundenkontext
  • Ständige Verfügbarkeit aller Dokumente
  • Suche über Schlagwörter, Metadaten und Volltext
  • Schneller Zugriff auf alte Dokumente
  • Partnerschaft auf Augenhöhe
  • Volle Kostenkontrolle in der Cloud

Digitales Dokumentenmanagement

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems im Überblick

Intelligente Ablage

Trennen Sie neue Dokumente nach dem Scan-Vorgang KI-basiert und ordnen Sie diese automatisch dem richtigen Kontext zu. In Standard Aktenplänen auf Basis von Kategorien und Metadaten strukturieren Sie diese innerhalb des Geschäftskontextes für den direkten Zugriff Ihrer Anwender.

Schnelle Suche

Egal ob am Desktop oder Mobil. Egal ob On- oder Offline. Mit d.velop Software finden Sie über Schlagwörter, Metadaten, Volltext und Facettierung garantiert jedes Dokument. Über die Enterprise Search Funktionalitäten finden Sie unternehmensweit alle Informationen.

Übergreifende Kollaboration

Einmal abgelegt bearbeiten Sie Dokumente direkt an dem Ort, an dem sie gespeichert sind. Überarbeiten Sie dank Versionierung immer die aktuelle Version eines Dokuments, hinterlassen Sie Notizen und teilen Sie Dokumente auf Wunsch sogar extern.

Zentraler Informationsort

Durch zahlreiche standardisierte Datenschnittstellen und die Möglichkeit über die d.velop REST API weitere Repositories an das DMS anzubinden, wird es zur zentralen Drehscheibe für Dokumente und Inhalte unterschiedlichster Dateiformate aus CRM-, ERP- und Warenwirtschaftssystemen.

Gesetzeskonforme Archivierung

d.velop Dokumentenmanagement-Software schafft mit umfangreichen Funktionen in den Bereichen Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit,
Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit – die Basis für eine revisionssichere Aufbewahrung.

Digitale Geschäftsprozesse

Digitale Dokumente schaffen die Grundlage für digitale Prozesse. Erstellen Sie mit d.velop eigene Workflows, um Ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen. Vom einfachen Urlaubsantrag, über die Reisekostenabrechnung bis hin zum Rechnungsworkflow ist alles denkbar.

Erweitern Sie Ihre DMS-Software mit d.velop Cloud Apps auf Knopfdruck

In einem rasant wachsenden, agilen Markt verändern sich Ihre Anforderungen stetig. Stillstand bedeutet Rückschritt. Über unsere Plattform haben Sie die Möglichkeit Menschen, Daten und Prozesse über Apps digital miteinander zu verbinden. Buchen Sie über unseren Store ganz einfach weitere Lösungen oder veredeln Sie Ihr System über eigene Entwicklungsressourcen. Dank moderner d.velop Cloud-Technologien profitieren Sie von einfacher Bereitstellung, offenen Standards und intuitiven Oberflächen.

Unsere beliebtesten Cloud Apps:

  • d.velop sign – einfach digital unterschreiben
  • westphalia DataLab HR – Personalbedarf intelligent planen
  • inbound scan – Dokumente im Posteingang digitalisieren
  • enterprise search – unternehmensweit suchen und finden

ZUM STORE

Live-Webinar | 17.09.2019 | 10:00 – 10:45 Uhr

6 zentrale Funktionen, die in keinem Dokumentenmanagement-System fehlen sollten

Erfahren Sie in 45 Minuten, welche Bereiche das Thema Dokumentenmanagement abdeckt, wie ein durchgängig digitaler Prozess vom Dokumenteneingang bis zur Archivierung aussieht und welche sechs Funktionen in keinem DMS-Programm fehlen sollten. Anhand eingängiger Kunden- und Branchenszenarien zeigt Ihnen unser DMS-Experte Marcel Brünen, wie Sie den Umgang mit Dokumenten und Informationen intelligent beschleunigen, vereinfachen und optimieren.

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