Referenzstory Dürr-Konzern

Dürr-Konzern steigert Prozesseffizienz durch eine nahtlose DMS-Integration.

• Zentrale, cloudbasierte Plattform für das Dokumentenmanagement
• Integration in Primärsysteme – SAP, Salesforce und Outlook
• Aktuell: Anbindung des Microsoft Dynamics F&O

Ein zentraler „Single Point of Truth“ im Dürr-Konzern

Der Dürr-Konzern ist ein weltweit führender Maschinen- und Anlagenbauer mit rund 18.000 Mitarbeitenden in 32 Ländern und mit seiner globalen Ausrichtung in drei Divisionen organisiert: Automotive, Industrial Automation sowie Woodworking. Woodworking wird dabei durch die HOMAG Group abgedeckt. Sie ist weltweit führender Anbieter von integrierten Lösungen für die Produktion in der holzbearbeitenden Industrie und dem Handwerk.

Der Weg zur zukunftsfähigen Dokumentenplattform

Ziel war es, eine revisionssichere, integrierte und skalierbare Plattform zu schaffen, die über alle Divisionen hinweg funktioniert. Vor der Einführung eines zentralen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sah sich der Dürr-Konzern dabei mit einem breiten Spektrum an Weiterentwicklungsmöglichkeiten konfrontiert:

• Dezentrale Ablagestrukturen führten zu redundanten Dokumenten und ineffizienten Prozessen. Jede Abteilung organisierte ihre Dokumente individuell, was zu einem hohen Suchaufwand und fehlender Übersicht führte.
• Medienbrüche zwischen verschiedenen Systemen wie SAP, Salesforce und Outlook erschwerten die durchgängige Arbeit mit Dokumenten.
• Mangelnde Transparenz über Dokumentenzugriffe und -verfügbarkeit führte zu Abhängigkeiten („Wer kennt wen, der weiß, wo das Dokument liegt?“).
• Fehlende Berechtigungskonzepte verhinderten bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Projektleitende hatten oft exklusiven Zugriff, während angrenzende Bereiche wie Controlling oder Rechnungsverarbeitung ausgeschlossen waren.
• Change-Management-Herausforderungen begleiteten die Einführung des neuen Systems. Die Umstellung von klassischen Ordnerstrukturen auf metadatenbasierte Ablagen erforderte ein Umdenken bei den Mitarbeitenden.
• Technische Komplexität bei der Migration bestehender Systeme und der Integration in die Cloud stellte hohe Anforderungen an IT und Projektteams.
• Interne Kommunikation und Akzeptanzprobleme verlangten ein starkes internes Marketing und die frühzeitige Einbindung der Fachbereiche.

Cloud und Plattform statt Insellösungen

Julia Petschi, IT Project Manager (Dürr Group Services GmbH) beschreibt den zentralen Wendepunkt: Der Konzern entschied sich, dass alte d.velop On-Premises-System durch die Cloud abzulösen. Dabei wurde nicht nur das alte Archivsystem aus der HOMAG übernommen, sondern die Gelegenheit genutzt, Prozesse komplett neu zu denken: „Wir wollten nicht nur HOMAG in die Cloud heben, sondern eine übergreifende Cloud-Lösung für den gesamten Konzern etablieren – mit revisionssicherer Archivierung.“ so Julia Petschi.

Mit der Einführung von Dürr Documents wurde eine zentrale, cloudbasierte Plattform für das Dokumentenmanagement etabliert. Die Lösung bietet eine metadatenbasierte Ablagestruktur, die eine schnelle und zielgerichtete Suche nach Dokumenten ermöglicht. Die revisionssichere Archivierung sorgt für rechtliche Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Durch die Aktenlogik werden Dokumente strukturiert und kontextbezogen abgelegt, was die Übersichtlichkeit erhöht. Die Plattform fungiert als zentrale Drehscheibe für alle dokumentenbezogenen Prozesse und schafft eine einheitliche Struktur über alle Unternehmensbereiche hinweg. Verena Dengler, Key Userin aus dem Bereich Projektmanagement bei der HOMAG GmbH, betont: „Der größte Vorteil eines zentralen Dokumentenmanagement-Systems ist, dass alle Zugriff auf alle Dokumente haben, unabhängig von Standort und Bereich“.

Metadaten statt Ordnerdenken

Verena Dengler erklärt diesen Paradigmenwechsel anschaulich: „Dokumente liegen auf einer grünen Wiese. Verschiedene Blümchen, das eine ist rot, das andere ist grün, das andere ist gelb. Das sind die Metadaten und anhand dieser Daten kann ich nachher mein Dokument wieder finden.“

Esra Altas, IT Project Manager (Dürr Group Services GmbH) betont, dass die Einführung nicht nur ein IT-Projekt, sondern ein großer kultureller Change war. Die Plattform ermöglicht es jetzt bereichsübergreifend, Berechtigungen flexibel zu steuern – statt geschlossener Ablagen können angrenzende Bereiche wie das Controlling oder das Rechnungswesen auf die Daten zugreifen.

Director IT Enterprise Architecture Peter Frölich unterstreicht aus Architektursicht, dass Redundanzen jetzt vermieden und Know-how auf einer Plattform gebündelt wird. Statt mehrere DMS-Insellösungen zu betreiben, reicht nun eine zentrale DMS-Plattform.

Integration in SAP, Salesforce und Outlook

Zudem hebt Peter Frölich die technische Stärke der Integrationen hervor: Dokumente müssen nicht mehr zwischen Systemen repliziert werden – durch Verlinkungen stehen sie dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden.

1. SAP-Integration

Die SAP-Integration ist einer der wichtigsten Bausteine. Dokumente wie Rechnungen oder Bestellungen werden automatisch revisionssicher archiviert. Dadurch entfällt das manuelle Ablegen in Ordnerstrukturen, Dokumente sind jederzeit nachvollziehbar wiederzufinden und es entfällt die Gefahr einer Mehrfachablage.

2. Salesforce-Integration

Dokumente aus Salesforce wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Service-Belege und E-Mails werden automatisch in Dürr Documents gespeichert und in der passenden Akte verknüpft. Salesforce bleibt somit „clean“, da keine Dateianhänge im CRM mehr nötig sind.

3. Outlook-Integration

E-Mails können mit einem Klick ins Dokumentenmanagement übertragen werden. Dies hat den Vorteil, dass E-Mails nicht mehr in Postfächern verschwinden und die Kundenkommunikation nachvollziehbar archiviert wird. Somit ist eine Basis für Service- und Projektkommunikation gelegt.

Carve-Out als Anforderung

Ein Carve-out findet immer dann statt, wenn ein Unternehmen (oder ein Teil davon) verkauft oder ausgegliedert wird. Da Dürr Documents als eine zentrale Plattform genutzt wird, auf die mehrere Teilgesellschaften bzw. Teilkonzerne zugreifen, müssen im Falle eines Carve-outs daher alle dokumentenbezogenen Daten des betroffenen Unternehmensbereichs aus dem System herausgelöst werden. Dieses Teilprojekt erfolgte beim Dürr-Konzern durch die Ausgliederung der Division Clean Technology System Environmental. Dabei ist sicherzustellen, dass dieser Prozess reibungslos erfolgt, sowohl hinsichtlich der vollständigen Entfernung der Dokumente als auch der Anpassung der Zugriffsrechte. Gleichzeitig muss gewährleistet bleiben, dass die verbleibenden Nutzerinnen und Nutzer das System weiterhin ohne Einschränkungen nutzen können.

Benutzerfreundlichkeit erhöht Akzeptanz

Die Umsetzung erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen dem Dürr-Konzern und d.velop. Bestehende Lösungen bei der HOMAG GmbH wurden weiterentwickelt und in ein konzernweites System überführt. Die Projektarbeit war geprägt von einem partnerschaftlichen Umgang auf Augenhöhe. Trainings fanden sowohl remote als auch vor Ort statt. Herausforderungen wie Migration und Integration wurden gemeinsam gemeistert. Die Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche erleichterte zudem die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Julia Petschi beschreibt die Zusammenarbeit als „stets lösungsorientiert und partnerschaftlich“. Peter Frölich hebt hervor: „Die Plattformlösung reduziert Redundanzen und schafft Klarheit im Konzern.“

Dürr hat mit Dürr Documents eine konzernweite, zukunftssichere und integrierte Plattform geschaffen, die…

• Medienbrüche eliminiert
• Ablagen automatisiert
• Dokumente einmalig speichert & mehrfach nutzt
• Transparenz über Divisionen und Länder schafft
• die Grundlage für KI & digitale Signatur legt

Zusammengefasst: Ein zentraler „Single Point of Truth“ für sämtliche Dokumente im Konzern.

Zukünftige Projekte

Für die Zukunft ist das System für weite Teile des Konzerns Rollout-fähig. Themen wie die digitale Signatur, Dokumenten-Sharing mit Externen und KI-gestützte Funktionen könnten in Zukunft relevant werden.

Konkret ist hierbei die derzeitige Anbindung des Microsoft Dynamics F&O bei dem Automatisierungsspezialisten BBS Automation, einem Tochterunternehmen des Dürr-Konzern, zu nennen. Ebenso gehört hierzu die Migration eines Fremdarchives.

Die Plattform soll kontinuierlich weiterentwickelt werden, um eine einheitliche und effiziente Dokumentenlandschaft zu schaffen.

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