Digitale Gehaltsabrechnung
Unternehmen und Organisationen setzen auf die digitale Gehaltsabrechnung von d.velop.
Digitale Gehaltsabrechnung
EU-DSGVO-konforme Zustellung von digitalen Gehaltsabrechnungen
Setzen Sie auf schlanke, nachhaltige und sichere Prozesse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Mit dem digitalen Briefkasten d.velop postbox stellen Sie Ihren Mitarbeitenden alle HR-Dokumente, wie Lohn- und Gehaltszettel, digital und sicher zu. Dokumente in der d.velop postbox werden ausschließlich in Deutschland gespeichert: Made in Germany – Safe in Germany. Entdecken Sie die vielfältigen Funktionen.
HR-Dokumente einfach digital zustellen
Stellen Sie Mitarbeitenden-Dokumente in einer definierten Ordnerstruktur in der d.velop postbox per Klick digital und sicher an Ihre Belegschaft zu. Zusätzliche Sicherheit gewähren Sie durch die 2-Faktor-Authentifizierung.
Lohnabrechungssoftware direkt anbinden
Sie profitieren von einer einfachen Anbindung der d.velop postbox an Ihre bestehende Drittsysteme (bspw. SAP, Sage, Dynamics, DATEV, LOGA, d.velop documents). Durch die Kompatibilität der d.velop postbox mit bestehenden Systemen sparen Sie teure Entwicklungskosten und ermöglichen eine schnelle Projektumsetzung.
Hybride Zustellung – digital & postalisch
Die Gehaltsabrechnungen werden in Ihrem Lohnabrechnungssystem erstellt und als eine Datei – z.B. PDF, XML oder Druckerstrom – an die d.velop Software gesendet. An diesem Punkt haben Sie die Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen entweder digital oder postalisch an Ihre Mitarbeitenden zu schicken.
digitale gehaltsabrechnung Webinar
Gehaltsdokumente direkt aus Ihrem HR-System heraus versenden
Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen Unternehmen schnell und sicher mit einem HR-System wie SAP, DATEV, P&I LOGA, Lexware, Lexoffice, Sage, usw. Wenn es aber im letzten Schritt um den Versand der Gehaltsdokumente geht, rudern viele Unternehmen zurück und stellen Ihren Mitarbeitenden die Abrechnungen per Post zu, teilen sie händisch aus oder versenden diese per E-Mail. Das muss nicht sein – mit der digitalen Zustellung über d.velop postbox stellen Sie Ihren Mitarbeitenden alle HR-Dokumente, wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, digital und sicher direkt aus Ihrem HR-System zu.
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Dokumente mit Dritten teilen
Ob HR-Bescheinigungen für das Finanzamt, Versicherer oder Banken – Ihre Mitarbeitenden können ausgewählte Dokumente oder Ordner mit Ihren Kontakten teilen oder für dritte Personen veröffentlichen.
Zentrale Ablage in der Cloud
Mitarbeiter:innen empfangen schützenswerte Personaldokumente und betriebsbezogene Unterlagen in ihrem persönlichen digitalen Briefkasten – der d.velop postbox App – über ihr privates Smartphone. So haben sie ihre Gehaltsabrechnungen immer griffbereit an einem Ort.
Pushnachrichten bei neuen HR-Dokumenten
Über jede neue Zustellung werden Mitarbeitende per Pushbenachrichtigung auf dem Smartphone und/oder per E-Mail informiert. So verpasst Ihre Belegschaft nie den Eingang ihrer Gehaltsabrechnung.
ROI Rechner
Einsparpotenziale für die Personalverwaltung
Die Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Papier ist ein kostspieliger Prozess. Der Druck, die Konfektionierung und der Versand sind nicht nur aufwendig, sondern auch teuer.
Mit d.velop postbox stellen Sie Gehalts- und Lohnabrechnungen ganz einfach digital zu und sparen so Zeit und Kosten. Doch wie hoch kann die Ersparnis konkret für Ihr Unternehmen sein?
Finden Sie es ganz einfach in nur 3 Schritten mit unserem ROI-Rechner heraus.
Vorteile digitale Gehaltsabrechnung
Darum sollten Sie zur digitalen Zustellung von Gehaltsdokumenten wechseln
Kosten sparen und mehr Zeit für Miteinander schaffen
- Effizienzsteigerung dank automatisierter, papierloser Prozesse.
- Kosteneinsparung, da Ausgaben für Druck, Porto, Kuvertierung und Versand entfallen.
- Zeitersparnis für Kolleg:innen in der Personalverwaltung, die sich wieder mehr personalrelevanten Fragen und Personalprojekten widmen können.
- Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung und darüber hinaus. (Transport- und Ablageverschlüsselung sowie deutsches Rechenzentrum).
- Hybride Post – Zustellung der Gehaltsabrechnungen digital und, wenn gewünscht, postalisch an „nicht digitale“ Empfänger:innen.
Keine Stammdatenpflege – Sie arbeiten wie gewohnt in Ihrem Lohnabrechnungsprogramm.
Gehaltsabrechnungen im digitalen Briefkasten
- Zeitersparnis, da kein Abheften von Papierdokumenten mehr notwendig ist.
- HR-Dokumente an einem Ort und immer griffbereit auf dem Smartphone mit der d.velop postbox App.
- Einmalige Registrierung bei lebenslanger, kostenfreier Nutzung des digitalen Briefkastens.
- 2 GB Speicherplatz inklusive für weitere persönliche Dokumente
- Briefkommunikation digitalisieren und Dokumente von verschiedenen Versendern wie Banken, Versicherungen, Ämtern und Behörden erhalten.
- Dokumente an Dritte teilen und sich somit bidirektional austauschen.
- Nachhaltige Büroarbeit und damit eine Verringerung des CO2-Fußabdrucks sowie weniger Papiermüll.
Mit der Einführung der Digitalpost geben wir Millionen unserer Kunden die Möglichkeit, diese immer und überall empfangen zu können – schnell und zuverlässig. Zusätzlich leisten wir damit einen großen Beitrag für die Umwelt.
Man denkt immer bei der Einführung neuer Software an einen langen Projektzeitraum, aber ich muss sagen, ich war sehr begeistert, wie einfach und schnell die Umsetzung ablief.
Es wurden Tausende von Briefen erzeugt, die gedruckt, kuvertiert und entweder im Haus verteilt, oder per Post an die jeweiligen Heimadressen geschickt werden mussten. Diese Prozesse wollten wir einfach optimieren und verschlanken.
Bei jeder Zustellung erhalten wir einen Zustellungsnachweis. Durch die zugehörige Sendungs-ID haben Sie die Sicherheit, dass das Dokument ordnungsgemäß zugestellt wurde. Zur technischen Umsetzung gibt es eigentlich nicht allzu viel zu sagen. Das verlief absolut problemlos.
Digitale Zustellung im Video erklärt
Ganzheitliche Digitalisierung im Unternehmen
Profitieren Sie von der d.velop platform
Nutzen Sie weitere hilfreiche Produkte der d.velop platform. Setzen Sie auf ganzheitliche Digitalisierung. So gehören manuelle Abläufe, die Mitarbeitenden wertvolle Zeit kosten, der Vergangenheit an – unternehmensweit.
News & Ressourcen
Digitale Gehaltsabrechnung und Zustellung umfassend erklärt.
Sie möchten mehr über den Einsatz der digitalen Gehaltsabrechnung erfahren? Hier finden Sie News und tiefgehende Informationen.
So erhalten Betriebsrentner:innen Dokumente digital
Entdecken Sie, wie die digitale Zustellung Betriebsrentner:innen wichtige Dokumente digital und zuverlässig übermittelt.
Leitfaden: Digitale Zustellung von HR-Dokumenten
In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum es jetzt an der Zeit ist, Prozesse wie die Zustellung von HR-Dokumenten zu digitalisieren und wie dies mit d.velop postbox effizient, schnell und sicher gelingt.
Von digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnungen profitieren
Erfahren Sie, wie Sie Personalprozesse optimieren können, um zeitraubende administrative Aufgaben zu reduzieren und Kreativität zu fördern.
Whitepaper: Das digitale Postfach
Im Whitepaper erfahren Sie mehr über die digitale und sichere Zustellung von Dokumenten in ein digitales Postfach. Ziel ist es, Ihnen kurz und bündig die wesentlichen Informationen für Einsteiger:innen an die Hand zu geben
FAQ digitale Gehaltsabrechnung
Fragen und Antworten zur digitalen Gehaltsabrechnung
Die Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnung sind vielseitig:
Kosten einsparen: Durch den Wegfall von Druck- und Portoausgaben sparen Sie erhebliche Kosten.
Zeit gewinnen: Zusätzlich gewinnen Sie wertvolle Zeit und entlasten Ihre Mitarbeitenden durch effiziente Prozesse , sodass mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Arbeitsalltag bleibt.
Höchste Sicherheitsstandards einhalten: Die digitale Zustellung der Gehaltsdokumente erfolgt verschlüsselt und DSGVO-konform.
Nachhaltige Prozesse etablieren: Nicht zuletzt dankt Ihnen die Umwelt für die Umstellung auf die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung, da Sie Ihre Umweltbelastungen durch nachhaltige Prozesse reduzieren.
Vorteil für Ihre Mitarbeitenden: Durch hybride Zustellungsmöglichkeiten können Ihre Mitarbeitenden weiterhin entscheiden, ob sie die Gehaltsabrechnung digital oder postalisch erhalten möchten.
Ja! Laut Gesetzestext ist Mitarbeitenden „bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen“ (§ 108 GewO). Da die digitale Gehaltsabrechnung genauso der Textform entspricht wie die Lohnabrechnung in Papierform, ist die digitale Zustellung rechtsgültig. Detaillierte Infos erfahren Sie im Blogartikel: Ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform – gibt es das?.
Ja, gängige Systeme wie beispielsweise SAP, SAGE oder Microsoft Dynamics können problemlos an die d.velop postbox angebunden werden. Für Sie ändert sich daher kaum etwas: Die Erstellung Ihrer HR-Dokumente erfolgt wie gewohnt in Ihrem System. Daraufhin stellen Sie die Gehaltsabrechnung digital an d.velop zu – wir sind dann für die sichere und verschlüsselte Verteilung an Ihre Mitarbeitenden zuständig.
Für die digitale Zustellung von Gehaltsdokumenten sind lediglich 2 Schritte notwendig: Die Erstellung der Gehaltsabrechnung im gängigen System und die anschließende Zustellung an den Softwareanbieter d.velop. Wir übernehmen dann die DSGVO-konforme Verteilung an die Mitarbeitenden – wie gewünscht auf digitalem oder postalischem Weg. Im Vergleich zur digitalen Zustellung sind bei der Zustellung auf dem Postweg insgesamt 6 Schritte notwendig: Die Dokumente werden erstellt, auf einen Drucker geschickt, sortiert, kuvertiert und frankiert, bevor sie dann auf dem Postweg verteilt werden.
Die Umstellung auf die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen geht einfach und schnell. Sie müssen keine umfangreiche Installationen durchführen und benötigen außer der d.velop postbox sowie dem virtuellen Druckertreiber keine weitere Software.
Durch hybride Zustellungsmöglichkeiten können Ihre Mitarbeitenden weiterhin entscheiden, ob sie die Gehaltsabrechnung digital oder postalisch erhalten möchten. Nachdem wir die HR-Dokumente von Ihnen auf digitalem Weg erhalten haben, kümmern wir uns um die digitale und/oder postalische Zustellung. Die digitale Zustellung der Dokumente erfolgt sofort, während wir bei der Zustellung per Post Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung übernehmen.
Durch die digitale Zustellung fallen Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto sowie Arbeitsaufwände weg. Schauen wir uns nur die Druckkosten an, können bei 500 Mitarbeitenden und durchschnittlich 6.000 gedruckten Seiten pro Jahr insgesamt 5.260€ Druckkosten jährlich eingespart werden. Bezieht man alle Kosten mit ein, so lassen sich durch die Einführung der digitalen Zustellung etwa 50 % der Kosten einsparen. Kalkulieren Sie jetzt Ihr persönliches Einsparpotential mit unserem ROI-Rechner.
Selbstverständlich können Sie in der d.velop postbox Ihr Corporate Design einbinden, um Ihren Empfänger:innen eine gebrandete Postbox nach Ihren individuellen Vorgaben zur Verfügung zu stellen.
Software Demo
Digitale Gehaltsabrechnung live erleben.
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