Digitale Gehaltsabrechnung
Lohn- und Gehaltsabrechnungen digital zustellen!

Mit d.velop postbox stellen Sie Gehalts- und Lohnabrechnungen ganz einfach digital zu und sparen so Zeit und Kosten.

  • Kosten sparen
  • Mitarbeitende entlasten
  • Höchste Sicherheitsstandards
Thomas Bodmer, Mitglied des Vorstands der DAK-Gesundheit

11.458 Mitarbeitende der DAK-Gesundheit erhalten ihre Gehaltsabrechnungen digital

Wir freuen uns, unseren Mitarbeitern künftig eine nachhaltige und einfache digitale Kommunikation bieten zu können. Das erhöht die Transparenz und das gegenseitige Vertrauen, was in der schnelllebigen digitalen Welt elementar wichtig ist.

Thomas Bodmer
Vorstand
DAK-Gesundheit

Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnung

Die Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Papier ist ein kostspieliger Prozess. Der Druck, die Konfektionierung und der Versand sind nicht nur aufwändig, sondern auch teuer.

Mit d.velop postbox stellen Sie Gehalts- und Lohnabrechnungen ganz einfach digital zu und sparen so Zeit und Kosten.

Finden Sie mithilfe des digitalen Rechners in nur 3 Schritten heraus, wie hoch Ihr Einsparpotenzial (Return on Invest) ist.

  • Effizienzsteigerung dank automatisierter papierloser Prozesse.
  • Kosteneinsparung, da Ausgaben für Druck, Porto, Kuvertierung und Versand entfallen. Kostenersparnis berechnen.
  • Zeitersparnis auf Seiten der Mitarbeiter:innen, da kein Abheften von Papierdokumenten mehr notwendig ist. Die Dokumente lassen sich (per App oder am PC) einfach und schnell mit dem Steuerberater oder der Bank teilen.
  • Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung und darüber hinaus. (Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung, deutsches Rechenzentrum sowie Sphärentrennung)
  • Hohe Wiedererkennung durch Möglichkeit des individuellen Brandings der d.velop postbox im Look & Feel Ihres Unternehmens.
  • Hybride Post – Zustellung der Gehaltsabrechnungen digital und, wenn gewünscht, postalisch an „nicht digitale“ Empfänger:innen.

Kostenloses Whitepaper:
Einführung der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Digitalisieren Sie mit der elektronischen Gehaltsabrechnung Ihre Dokumentenzustellung. Lernen Sie neben den vielen Vorteilen auch den rechtlichen Rahmen sowie Details rund um die Einführung unserer Software in Ihrer Organisation kennen. 

So einfach funktioniert die Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung!

1. Dokumente erzeugen

Sie erstellen wie gewohnt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen
in Ihrem HR-System. Die Dokumente werden anschließend an d.velop postbox übertragen.

2. Dokumente verarbeiten

Anhand von eindeutigen Erkennungsmerkmalen, wie bspw. Personalnummer, werden die Abrechnungen verarbeitet und automatisch zugestellt.

3. Dokumente zustellen

Die digitale Zustellung erfolgt sofort (inkl. Nachweis der erfolgreichen Zustellung). Für die Empfänger:innen sind die Dokumente unmittelbar per App oder Web abrufbar. Auf Wunsch übernimmt d.velop den postalischen Versand an „nicht digitale“ Empfänger:innen.

Digitale Gehaltsabrechnungen im Einsatz


Zentralklinik Bad Berka

Die Gehaltsabrechnungen von Mitarbeiter:innen der Zentralklinik Bad Berka landen ab sofort digital in ihrem persönlichem Online-Postfach. Dank der digitalen Zustellung ist die Gehaltsabrechnung für jede:n Mitarbeiter:in der ZBB jetzt überall und zu jeder Zeit bequem abrufbar.
Ab sofort werden jährlich 24.000 Blatt Papier und damit jede Menge CO² und Kosten eingespart.

SIGNAL IDUNA

Von Menschen für Menschen! Mit echten Werten Zukunft schaffen. Dieser Satz ist in der Geschichte der SIGNAL IDUNA fest verankert. Kein Wunder also, dass die SIGNAL IDUNA bei der Prozessdigitalisierung auch die eigenen Mitarbeiter:innen stets im Blick hat. 

Mittlerweile werden in der gesamten Gruppe digitale Abrechnungen versendet.

Carl Schlenk AG

Als metallverarbeitender Hersteller ist die Carl Schlenk AG ein wichtiger Baustein in der Lieferkette verschiedenster Industrien und setzt auf unterschiedlichste digitale Unternehmensprozesse. Einer dieser Prozesse: Der hybride Postdienst von d.velop für circa 700 Mitarbeiter:innen mit Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen direkt aus SAP ERP.

Fragen und Antworten zur digitalen Post

Welche Vorteile ergeben sich durch die Nutzung der digitalen Gehaltsabrechnung?

Die Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnung sind vielseitig:
Kosten einsparen: Durch den Wegfall von Druck- und Portoausgaben sparen Sie erhebliche Kosten.
Zeit gewinnen: Zusätzlich gewinnen Sie wertvolle Zeit und entlasten Ihre Mitarbeitenden durch effiziente Prozesse , sodass mehr  Zeit für die  wichtigen Dinge im Arbeitsalltag bleibt.
Höchste Sicherheitsstandards einhalten: Die digitale Zustellung der Gehaltsdokumente erfolgt verschlüsselt und DSGVO-konform.
Nachhaltige Prozesse etablieren: Nicht zuletzt dankt Ihnen die Umwelt für die Umstellung auf die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung, da Sie Ihre Umweltbelastungen durch nachhaltige Prozesse reduzieren.
Vorteil für Ihre Mitarbeitenden: Durch hybride Zustellungsmöglichkeiten können Ihre Mitarbeitenden weiterhin entscheiden, ob sie die Gehaltsabrechnung digital oder postalisch erhalten möchten.

Ist die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen rechtsgültig?

Ja! Laut Gesetzestext ist Mitarbeitenden  „bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen“ (§ 108 GewO). Da die digitale Gehaltsabrechnung genau so der Textform entspricht wie die Lohnabrechnung in Papierform, ist die digitale Zustellung rechtsgültig. Detaillierte Infos erfahren Sie im Blogartikel: Ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform – gibt es das?.

Können Lösungen zur digitalen Zustellung an weitere Systeme angebunden werden?

Ja, gängige Systeme wie beispielsweise SAP, SAGE oder Microsoft Dynamics können problemlos an die d.velop postbox angebunden werden. Für Sie ändert sich daher kaum etwas: Die Erstellung Ihrer HR-Dokumente erfolgt wie gewohnt in Ihrem System. Daraufhin stellen Sie die Gehaltsabrechnung digital an d.velop zu – wir sind dann für die rechtssichere und verschlüsselte Verteilung an Ihre Mitarbeitenden zuständig.

Wie sieht der Prozess der digitalen Zustellung von Gehaltsdokumenten aus?

Für die digitale Zustellung von Gehaltsdokumenten sind lediglich 2 Schritte notwendig: Die Erstellung der Gehaltsabrechnung im gängigen System und die anschließende Zustellung an den Softwareanbieter d.velop. Wir übernehmen dann die DSGVO-konforme Verteilung an die Mitarbeitenden – wie gewünscht auf digitalem oder postalischem Weg. Im Vergleich zur digitalen Zustellung sind bei der Zustellung auf dem Postweg insgesamt 6 Schritte notwendig: Die Dokumente werden erstellt, auf einen Drucker geschickt, sortiert, kuvertiert und frankiert, bevor sie dann auf dem Postweg verteilt werden.

Wie aufwendig ist die Umstellung auf die digitale Gehaltsabrechnung?

Die Umstellung auf die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen geht einfach und schnell. Sie müssen keine umfangreiche Installationen durchführen und benötigen außer der d.velop postbox sowie dem virtuellen Druckertreiber keine weitere Software.

Was geschieht mit Mitarbeitenden, die ihre Gehaltsabrechnung weiterhin auf postalischem Weg erhalten möchten?

Durch hybride Zustellungsmöglichkeiten können Ihre Mitarbeitenden weiterhin entscheiden, ob sie die Gehaltsabrechnung digital oder postalisch erhalten möchten. Nachdem wir die HR-Dokumente von Ihnen auf digitalem Weg erhalten haben, kümmern wir uns um die digitale und/oder postalische Zustellung. Die digitale Zustellung der Dokumente erfolgt sofort, während wir bei der Zustellung per Post Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung übernehmen.  

Welche Kosten lassen sich durch digitale Gehaltsabrechnung sparen?

Durch die digitale Zustellung fallen Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto sowie Arbeitsaufwände weg. Schauen wir uns nur die Druckkosten an, können bei 500 Mitarbeitenden und durchschnittlich 6.000 gedruckten Seiten pro Jahr insgesamt 5.260€ Druckkosten jährlich eingespart werden. Bezieht man alle Kosten mit ein, so lassen sich durch die Einführung der digitalen Zustellung etwa 50 % der Kosten einsparen. Kalkulieren Sie jetzt Ihr persönliches Einsparpotential mit unserem ROI-Rechner.

Lässt sich die Software für digitale Gehaltsabrechnung personalisieren?

Selbstverständlich können Sie in der Postbox Ihr Corporate Design einbinden, um Ihren Empfänger:innen eine gebrandete Postbox nach Ihren individuellen Vorgaben zur Verfügung zu stellen. So gewinnt die digitale Gehaltsabrechnung noch schneller Akzeptanz und Vertrauen. Mehr dazu erfahren Sie hier.

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Alle Webinare und Whitepaper rund um die digitale Gehaltsabrechnung

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