Dokumentenarchivierung mit d.velop
Unternehmen und Organisationen setzen auf das DMS von d.velop.
Dokumente archivieren mit System
Dokumentenarchivierung einfach erklärt
Die Dokumentenarchivierung beschreibt den Prozess, bei dem Dokumente systematisch und sicher gespeichert werden, um sie langfristig aufzubewahren und bei Bedarf wiederzufinden. Damit rechtskonformes Aufbewahren und ein schneller Zugriff gewährleistet sind, setzen Unternehmen in der Regel auf eine interne Archivierungssoftware zur Dokumentenarchivierung. Eine solche Archivierungssoftware ist unverzichtbarer Bestandteil des Dokumentenmanagement-Systems von d.velop.
Der Archivierungsprozess im Überblick
Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, Dokumente in SharePoint, Belege aus Ihrer Buchhaltung oder E-Mails – welches Dokument auch immer!
Im zentralen Dokumentenmanagement-System (DMS) mit KI-Funktionalitäten von d.velop findet alles seinen Platz: digital, langzeit- und revisionssicher. Somit natürlich gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.
Digital archiviert, lassen sich die gespeicherten Dokumente jederzeit spontan recherchieren. Natürlich nur von berechtigten Nutzern. Und dann selbstverständlich bearbeiten, prüfen und verteilen – auch wenn Sie unterwegs sind.
Dokumentenmanagement-System Webinar
Zentrale Funktionen eines Dokumentenmanagement Systems
Wie kann ein Dokumentenmanagement-System im Berufsalltag helfen? Was bedeutet eigentlich Intelligent Document Processing und welche Vorteile bietet die d.velop platform für eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie? Antworten auf diese Fragen erhalten Sie in unserem Webinar.
- Herausforderungen im Dokumentenmanagement
- Die Grundfunktionalitäten von d.velop documents
- Live-Einblicke in die Lösung inkl. KI-Funktionalitäten
- Die d.velop platform für ganzheitliche Digitalisierung
Vorteile der Dokumentenarchivierung mit DMS
Warum sollte ich mit einem DMS Dokumente archivieren?
Das d.velop DMS ermöglicht eine intuitive und flexible Einrichtung, die sich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpasst. Ein maßgeschneidertes Rechtekonzept maximiert den Datenschutz und gewährleistet die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.
Gesetzliche Anforderungen
Setzen Sie auf Sicherheit! Durch die rechtssichere und revisionssichere Speicherung Ihrer Dokumente auf Ihren eigenen Storage-Systemen oder in zertifizierten Rechenzentren. Entsprechend dem damit verbundenen Schutz vor Veränderung schaffen Sie die Basis für Compliance-konformes Arbeiten. Selbstverständlich werden dabei Aufbewahrungsfristen und Fälligkeiten gemäß der GoBD berücksichtigt.
Zentrale Verfügbarkeit
Alle Dokumente werden zentral in digitalen Akten archiviert – auch über Standortgrenzen hinweg. So stehen alle Informationen jederzeit und immer aktuell zur Verfügung. Obendrein können Sie in jedem Dokument durch die revisionssichere Archivierung noch nach Jahrzehnten blättern. Denn die Dokumente werden zusätzlich als TIFF oder PDF/A gespeichert.
Prozesse gestalten
Über die Software archivierte Dokumente sind die Grundlage für transparente Geschäftsprozesse. Denn nur mit der stetigen und zentralen Verfügbarkeit von Informationen lassen sich effiziente elektronische Arbeitsabläufe gestalten. Womit sich die Bearbeitungszeiten und Bearbeitungskosten von Vorgängen deutlich reduzieren.
Dokumentenarchivierung: Alles, was Sie wissen müssen
API & Integrationen | Archivierungssoftware
Verbinden Sie Ihre Systeme mit d.velop
Daten und Dokumente entstehen in vielen Software-Anwendungen im Unternehmen. Damit Dokumente im digitalen Dokumentenmanagement abgelegt werden können, wird zu den erzeugenden Software-Anwendungen eine Verbindung hergestellt.
Nahtlos integriert, greifen Sie dann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im digitalen Archiv zu. Anwender nutzen so ihr gewohntes Programm und arbeiten ganz automatisch mit einem zentralen Archiv und einem übersichtlichen Dokumentenmanagement. Falls Sie Ihre Schnittstelle individualisieren oder eigene Fachanwendungen verbinden möchten, können Sie dies dank unserer REST-API selbstständig oder mit unserer Hilfe tun.
DMS Whitepaper
Digitales Dokumentenmanagement einfach erklärt
Was sollte ein Dokumentenmanagement-System alles können? Welche Vorteile bringt die Einführung? Und wie sieht KI im Dokumentenmanagement aus? Freuen Sie sich auf 35 Seiten voller Know-how – mit konkreten Tipps, ausfüllbaren Checklisten, Antwortfeldern und einer Kurzpräsentation zum Download, um auch Ihre Mitarbeiter:innen vom DMS zu überzeugen.
Inhalte des Whitepapers
- Digitales Dokumentenmanagement verstehen
- Die 7 wichtigsten Funktionen im Überblick
- Exkurs: KI im Dokumentenmanagement
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung eines DMS
- Upgrades: Prozessdigitalisierung & Rechnungsverarbeitung
d.velop platform
Nutzen Sie das volle Potenzial von d.velop.
DMS, ECM, EIM oder einfach: Vernetztes Wissen
Produktiv, intelligent, sicher: Ihre d.velop Werkzeuge.
Informationen digitalisieren, strukturieren, aufbewahren, zugänglich machen: Unsere Lösungen der d.velop platform richten sich immer nach Ihren Bedürfnissen und stellen Wissen nahtlos bereit – ob für Mitarbeitende, Kunden oder Partner. Das reduziert nicht nur Prozesskosten und Zeitaufwand, sondern entlastet auch das Team und schafft damit neuen Raum für innovative Ideen.
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Dokumentenarchivierung umfassend erklärt
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„Wer verspricht, mit einer DMS-Lösung Revisionssicherheit für das gesamte Unternehmen auf Knopfdruck zu bieten, der lügt.“ Im Artikel erfahren Sie, wie Sie Revisionssicherheit tatsächlich erreichen können.
Durchblick im Compliance-Dschungel
Im Unternehmensalltag müssen zahlreiche Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Unser Whitepaper gibt Ihnen einen kompakten Überblick über die wichtigsten Regelwerke.
Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente im Fokus
Aufbewahrungsfristen für Unternehmen: Erfahre, wie Sie Ihre Dokumente ordnungsgemäß archivieren und wie Löschfristen aussehen.
Wie IDP Ihre Dokumentenverarbeitung transformiert
Erhalten Sie einen spannenden Einblick in die Funktionen und Mehrwerte von Intelligent Document Processing für eine zukunftssichere Dokumentenverarbeitung.
FAQ Archivierungssoftware
Häufige Fragen zur Dokumentenarchivierung
Archivierungssoftware ist eine spezielle Art von Software, die zur sicheren Speicherung, Organisation, Verwaltung und Langzeitaufbewahrung digitaler Daten eingesetzt wird. Sie ermöglicht es, Datenbestände, wie Dokumente, E-Mails, Multimedia-Dateien oder Datenbanken, strukturiert zu archivieren, sodass sie auch über längere Zeiträume zugänglich und abrufbar bleiben. Dabei sorgt Archivierungssoftware für eine revisionssichere Speicherung, das heißt, die Integrität, Authentizität und Unveränderbarkeit der archivierten Daten werden gewährleistet, um rechtliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Sie unterstützt außerdem Funktionen wie Datenkomprimierung, Verschlüsselung, Versionierung und Indexierung, um die Effizienz und Sicherheit der Datenverwaltung zu erhöhen.
Der Begriff Dokumentenarchivierung beschreibt die langfristige und revisionssichere Aufbewahrung, Verwaltung und Strukturierung von digitalen Dokumenten. Die Archivierung kann unabhängig des Formats erfolgen. Textdokumente können etwa, wie auch technische Zeichnungen und Bilder archiviert werden.
Durch die rechtssichere und revisionssichere Archivierung von Dokumenten gemäß der GoBD wird die gesetzlich vorgeschriebene Datensicherheit gewährleistet. Zudem steigt die Effizienz elektronischer Arbeitsabläufe durch eine zentrale Verfügbarkeit der Dokumente und geringere Bearbeitungszeiten und Bearbeitungskosten.
Die Archivierungssoftware weist dem digitalen Dokument einen Indexwert zu. Nach der Indexierung wird das Dokument in einen Aktenplan eingeordnet und archiviert, wodurch ein späterer Zugriff auf das Dokument ermöglicht wird. Dieser Vorgang kann automatisiert werden.
Bei der Suche nach der richtigen Software sollte zuerst eine Bedarfsanalyse durchgeführt werden, um den eigenen Bedarf einschätzen zu können. Zudem sollten bei der Entscheidung verschiedene Funktionen wie Revisionssicherheit, Integrationsmöglichkeiten, Benutzerfreundlichkeit und Suchmöglichkeiten berücksichtigt werden.
Sie haben die Wahl. Speichern Sie Ihre geschäftlichen Informationen entweder On-Premises, Hybrid oder komplett in der Cloud. Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, sind Ihre Daten bei uns in sicheren Händen.
Für eine nahtlose Verbindung zwischen CAS-Systemen und d.velop-Software sorgt eine d.velop eigene Komponente – der d.ecs storage manager. Der d.ecs storage manager wird regelmäßig nach dem Prüfungsstandard 880 des Instituts der Deutschen Wirtschaftsprüfer (IDW PS880) zertifiziert.
Sie möchten Ihre Dokumente gerne in Ihren eigenen Systemen archivieren? Dann sind Content Adressed Storage (CAS)-Systeme als Langzeitarchivsystem das Mittel der Wahl. CAS-Systeme sind Festplattensysteme, die durch ihren Aufbau dafür sorgen, dass ein Überschreiben von Dokumenten nicht möglich ist. Für die nachfolgend gelisteten Storagesysteme sind standardisierte Verbindungen mit d.velop-Software bereits realisiert.
– Dell / EMC² Centera Governance- und Compliance-Edition
– Dell / EMC² Cellera
– Dell / EMC² Data Domain
– NetApp FAS mit SnapLock-Technologie
– Tivoli Storage Manager inkl. IBM DR-Lösungen
– GRAU DATA Filelock
– Fast LTA Silent Cubes
– iTernity iCAS
– Governikus LZA
– Hitachi HCP
– NAS-Systeme
Sie haben ein Storagesystem im Einsatz, das Sie nicht in der Liste gefunden haben. Dann nehmen Sie gerne Kontakt auf.
DMS Software Demo
d.velop documents live erleben
Sie möchten unser DMS d.velop documents live erleben? Dann einfach Formular ausfüllen und Software Demo anfordern.