Dokumentenarchivierung
mit d.velop

Alle Dokumente sicher digital archiviert und zentral gespeichert.

Dokumentenarchivierung: Digital. Einfach. Sicher.

Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, Dokumente in SharePoint, Belege aus Ihrer Buchhaltung oder E-Mails – welches Dokument auch immer!

Im zentralen Dokumentenmanagement-System von d.velop inklusive elektronischem Archiv findet alles seinen Platz: digital, langzeit- und revisionssicher. Somit natürlich gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.

Auf diese Art und Weise archiviert, lassen sich die gespeicherten Dokumente jederzeit spontan recherchieren. Natürlich nur von berechtigten Nutzern. Und dann selbstverständlich bearbeiten, prüfen und verteilen. Mit mobilem ECM sogar wenn Sie unterwegs sind.

Warum sollte ich Dokumente eigentlich digital archivieren?

Gesetzliche Anforderungen

Setzen Sie auf Sicherheit! Durch die rechtssichere Speicherung Ihrer Dokumente auf Ihren eigenen Storage-Systemen oder in zertifizierten Rechenzentren. Entsprechend dem damit verbundenen Schutz vor Veränderung, schaffen Sie die Basis für compliance-konformes Arbeiten. Selbstverständlich werden dabei Aufbewahrungsfristen und Fälligkeiten gemäß der GoBD berücksichtigt.

Zentrale Verfügbarkeit

Alle Dokumente werden zentral archiviert und dabei in digitale Akten eingeordnet. Auch über Standortgrenzen hinweg. So stehen alle Informationen jederzeit und immer aktuell zur Verfügung. Obendrein können Sie in jedem Dokument noch nach Jahrzehnten blättern. Denn die Dokumente werden zusätzlich als TIFF oder PDF/A gespeichert.

Prozesse gestalten

Digital archivierte Dokumente sind die Grundlage für transparente Geschäftsprozesse. Denn nur mit der stetigen und zentralen Verfügbarkeit von Informationen lassen sich effiziente elektronische Arbeitsabläufe gestalten. Womit sich die Bearbeitungszeiten und Bearbeitungskosten von Vorgängen deutlich reduzieren.

Dokumentenarchivierung als zentraler Bestandteil eines Dokumentenmanagement-Systems.

Die Dokumentenarchivierung von d.velop ist ein fester Bestandteil unseres Dokumentenmanagement-Systems. Durch intuitive, individuell anpassbare Oberflächen richten Sie das elektronische Archiv schnell, einfach und transparent ein.

Mit einer digitalen Dokumentenarchivierung schaffen Sie Basis dafür, alle geltenden Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Dank individuellem Rechtekonzept für den Archivzugriff erhöhen Sie den Datenschutz. Und Sie haben damit nach der digitalen Archivierung, optional und je nach Aufbewahrungsfrist, die Möglichkeit zur rechtskonformen Vernichtung von Originalbelegen. Das reduziert den “Datenmüll”.

Zur Datenspeicherung nutzen Sie Ihre entweder bereits vorhandene Storage-Hardware oder speichern Ihre Daten über den d.velop cloud storage in der Cloud.

API & Integrationen

Verbinden Sie Ihre Systeme mit unserem Archiv

Daten und Dokumente entstehen in vielen Systemen im Unternehmen. Damit Dokumente im digitalen Dokumentenmanagement abgelegt werden können, wird zu den erzeugenden Systemen eine Verbindung hergestellt.

Nahtlos integriert, greifen Sie dann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im Archiv zu. Anwender nutzen so ihr gewohntes Programm und arbeiten ganz automatisch mit einem zentralen, digitalen Archiv und einem übersichtlichen Dokumentenmanagement.

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Suchen & Finden

Durchsuchen Sie Ihr Archiv im Handumdrehen

d.velop documents unterstützt Sie in Ihren Recherchen im digitalen Archiv auf vielfältige Art und Weise. Jedes Dokument und jede Akte ist mit einer Vielzahl von Schlagworten versehen. Diese Schlagworte nennt man auch Metadaten. Deswegen können Sie gezielt nach Informationen wie z.B. einer Rechnungsnummer suchen. Neben dieser gezielten Suche können Sie in d.velop-Systemen mittels Volltexterkennung auch à la “Google” suchen.

Alle Elemente lassen sich als Favoriten speichern. Ein erneutes Recherchieren der Information wird damit überflüssig. Die Rechercheparameter lassen sich als Suchvorlage abspeichern. So kann die Recherche zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausgeführt werden.

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Was benötigen Sie für die Dokumentenarchivierung?

Sie haben die Wahl. Speichern Sie Ihre geschäftlichen Informationen entweder On-Premises, Hybrid oder komplett in der Cloud. Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, sind Ihre Daten bei uns in sicheren Händen.

On-Premises

Sie möchten Ihre Dokumente gerne auf Ihren eigenen Systemen archivieren? Dann sind Content Adressed Storage (CAS)-Systeme als Langzeitarchivsystem das Mittel der Wahl. CAS-Systeme sind Festplattensysteme, die durch ihren Aufbau dafür sorgen, dass ein Überschreiben von Dokumenten nicht möglich ist. Für die folgenden Storagesysteme sind Verbindungen mit d.velop-Software bereits realisiert.

Hybrid

Wenn Sie Ihr Dokumentenmanagement On-Premises betreiben, haben Sie die Möglichkeit den d.velop cloud storage als zusätzliches Backup für Ihr weiterhin bestehendes lokales Storagesystem (hybride Variante) oder als komplette Auslagerung Ihres Storagesystems zu nutzen (Cloud-only-Variante). Durch diese Option haben Sie die Möglichkeit, Cloud-Technologien in Ihrem eigenen Tempo zu adaptieren.

Cloud

Wenn Sie sich entscheiden, unser Dokumentenmanagement-System aus der Cloud zu beziehen, können Sie ab sofort auf eigene Storagesysteme in Ihrem Rechenzentrum verzichten und Ihre geschäftskritischen Daten sicher, performant und revisionskonform archivieren. So entfallen die für Sie in der Beschaffung, in der Wartung und im Betrieb sehr kostspieligen Sekundärspeicher-Systeme vollständig.

Erfahren Sie auf dem d.velop Blog mehr rund um das Thema Dokumentenarchivierung

Auf dem d.velop Blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices, über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den Digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.

Am besten gleich starten
und Ihre ersten Dokumente mit d.velop documents archivieren.