Dokumente archivieren mit d.velop
Dokumente archivieren mit System
Dokumentenarchivierung einfach erklärt
Die d.velop Archivierungssoftware ist ein unverzichtbarer Bestandteil unseres Dokumentenmanagement-Systems. Sie ermöglicht eine intuitive und flexible Einrichtung, die sich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpasst. Durch ein maßgeschneidertes Rechtekonzept wird der Datenschutz maximiert und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen gewährleistet.
Archivierte Dokumente können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist rechtskonform vernichtet werden, um Datenmüll zu vermeiden. Die Speicherung der Daten erfolgt entweder auf Ihrer bestehenden Hardware oder sicher in der Cloud.
Der Archivierungsprozess im Überblick
Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, Dokumente in SharePoint, Belege aus Ihrer Buchhaltung oder E-Mails – welches Dokument auch immer!
Im zentralen Dokumentenmanagement-System (DMS) von d.velop findet alles seinen Platz: digital, langzeit- und revisionssicher. Somit natürlich gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.
Digital archiviert, lassen sich die gespeicherten Dokumente jederzeit spontan recherchieren. Natürlich nur von berechtigten Nutzern. Und dann selbstverständlich bearbeiten, prüfen und verteilen – auch wenn Sie unterwegs sind.
Vorteile der Dokumentenarchivierung mit DMS
Warum sollte ich mit einem DMS Dokumente archivieren?
Gesetzliche Anforderungen
Setzen Sie auf Sicherheit! Durch die rechtssichere und revisionssichere Speicherung Ihrer Dokumente auf Ihren eigenen Storage-Systemen oder in zertifizierten Rechenzentren. Entsprechend dem damit verbundenen Schutz vor Veränderung schaffen Sie die Basis für Compliance-konformes Arbeiten. Selbstverständlich werden dabei Aufbewahrungsfristen und Fälligkeiten gemäß der GoBD berücksichtigt.
Zentrale Verfügbarkeit
Alle Dokumente werden zentral in digitalen Akten archiviert – auch über Standortgrenzen hinweg. So stehen alle Informationen jederzeit und immer aktuell zur Verfügung. Obendrein können Sie in jedem Dokument durch die revisionssichere Archivierung noch nach Jahrzehnten blättern. Denn die Dokumente werden zusätzlich als TIFF oder PDF/A gespeichert.
Prozesse gestalten
Über die Software archivierte Dokumente sind die Grundlage für transparente Geschäftsprozesse. Denn nur mit der stetigen und zentralen Verfügbarkeit von Informationen lassen sich effiziente elektronische Arbeitsabläufe gestalten. Womit sich die Bearbeitungszeiten und Bearbeitungskosten von Vorgängen deutlich reduzieren.
Dokumentenarchivierung: Alles, was Sie wissen müssen
Archivierungssoftware Datenspeicherung
Was benötigen Sie für die Dokumentenarchivierung?
Sie haben die Wahl. Speichern Sie Ihre geschäftlichen Informationen entweder On-Premises, Hybrid oder komplett in der Cloud. Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, sind Ihre Daten bei uns in sicheren Händen.
API & Integrationen | Archivierungssoftware
Verbinden Sie Ihre Systeme mit unserem Archiv
Daten und Dokumente entstehen in vielen Software-Anwendungen im Unternehmen. Damit Dokumente im digitalen Dokumentenmanagement abgelegt werden können, wird zu den erzeugenden Software-Anwendungen eine Verbindung hergestellt.
Nahtlos integriert, greifen Sie dann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im digitalen Archiv zu. Anwender nutzen so ihr gewohntes Programm und arbeiten ganz automatisch mit einem zentralen Archiv und einem übersichtlichen Dokumentenmanagement.
Dokumentenarchivierung Compliance Whitepaper
Durchblick im Compliance-Dschungel: Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001 und Co zu mehr Sicherheit im Unternehmen
Es gibt mehrere Gesetze und Regeln, die im unternehmerischen Kontext einzuhalten sind, damit man „Compliance-gerecht“ arbeitet. Im Whitepaper erhalten Sie einen Überblick:
- Was ist Compliance?
- Wichtige Gesetze und Verordnungen: GoBD, DSGVO und ISO 27001
- Software-gestützte Compliance
- In 9 Schritten zu Ihrer Compliance
Ressourcen zum Thema Dokumente archivieren
Dokumentenarchivierung umfassend erklärt
Auf dem d.velop blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best Practices über How-tos bis zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
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In Stein gemeißelt?! – Langzeitarchivierung im digitalen Zeitalter
Langzeitarchivierung im digitalen Zeitalter: Erfahren Sie alles rund um die Langzeitarchivierung und wie Sie erfolgreich durchstarten.
FAQ Archivierungssoftware
Häufige Fragen zur Dokumentenarchivierung
Archivierungssoftware ist eine spezielle Art von Software, die zur sicheren Speicherung, Organisation, Verwaltung und Langzeitaufbewahrung digitaler Daten eingesetzt wird. Sie ermöglicht es, Datenbestände, wie Dokumente, E-Mails, Multimedia-Dateien oder Datenbanken, strukturiert zu archivieren, sodass sie auch über längere Zeiträume zugänglich und abrufbar bleiben. Dabei sorgt Archivierungssoftware für eine revisionssichere Speicherung, das heißt, die Integrität, Authentizität und Unveränderbarkeit der archivierten Daten werden gewährleistet, um rechtliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Sie unterstützt außerdem Funktionen wie Datenkomprimierung, Verschlüsselung, Versionierung und Indexierung, um die Effizienz und Sicherheit der Datenverwaltung zu erhöhen.
Der Begriff Dokumentenarchivierung beschreibt die langfristige und revisionssichere Aufbewahrung, Verwaltung und Strukturierung von digitalen Dokumenten. Die Archivierung kann unabhängig des Formats erfolgen. Textdokumente können etwa, wie auch technische Zeichnungen und Bilder archiviert werden.
Durch die rechtssichere und revisionssichere Archivierung von Dokumenten gemäß der GoBD wird die gesetzlich vorgeschriebene Datensicherheit gewährleistet. Zudem steigt die Effizienz elektronischer Arbeitsabläufe durch eine zentrale Verfügbarkeit der Dokumente und geringere Bearbeitungszeiten und Bearbeitungskosten.
Die Archivierungssoftware weist dem digitalen Dokument einen Indexwert zu. Nach der Indexierung wird das Dokument in einen Aktenplan eingeordnet und archiviert, wodurch ein späterer Zugriff auf das Dokument ermöglicht wird. Dieser Vorgang kann automatisiert werden.
Bei der Suche nach der richtigen Software sollte zuerst eine Bedarfsanalyse durchgeführt werden, um den eigenen Bedarf einschätzen zu können. Zudem sollten bei der Entscheidung verschiedene Funktionen wie Revisionssicherheit, Integrationsmöglichkeiten, Benutzerfreundlichkeit und Suchmöglichkeiten berücksichtigt werden.
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