Dokumentenarchivierung mit d.velop
Dokumentenarchivierung
Digital. Einfach. Sicher.
Der Archivierungsprozess einfach erklärt
Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, Dokumente in SharePoint, Belege aus Ihrer Buchhaltung oder E-Mails – welches Dokument auch immer!
Im zentralen Dokumentenmanagement-System von d.velop inklusive Archivierungssoftware findet alles seinen Platz: digital, langzeit- und revisionssicher. Somit natürlich gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.
Digital archiviert, lassen sich die gespeicherten Dokumente jederzeit spontan recherchieren. Natürlich nur von berechtigten Nutzern. Und dann selbstverständlich bearbeiten, prüfen und verteilen. Mit mobilem ECM sogar wenn Sie unterwegs sind.
Warum überhaupt eine
Archivierungssoftware nutzen?
Digitale Akten Compliance Whitepaper
Durchblick im Compliance-Dschungel: Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001 und Co zu mehr Sicherheit im Unternehmen
Es gibt mehrere Gesetze und Regeln, die im unternehmerischen Kontext einzuhalten sind, damit man „compliance-gerecht“ arbeitet. Im Whitepaper erhalten Sie einen Überblick:
- Was ist Compliance?
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Dokumentenarchivierung als zentraler Bestandteil eines Dokumentenmanagement-Systems.
Die Dokumentenarchivierung von d.velop ist ein fester Bestandteil unseres Dokumentenmanagement-Systems. Durch intuitive, individuell anpassbare Oberflächen richten Sie die Archivierungssoftware schnell, einfach und transparent ein.
Mit einer digitalen Dokumentenarchivierung schaffen Sie die Basis dafür, alle geltenden Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Dank individuellem Rechtekonzept für den Archivzugriff erhöhen Sie den Datenschutz. Und Sie haben damit nach der digitalen Archivierung, optional und je nach Aufbewahrungsfrist, die Möglichkeit zur rechtskonformen Vernichtung von Originalbelegen. Das reduziert den “Datenmüll”.
Zur Datenspeicherung nutzen Sie Ihre entweder bereits vorhandene Storage-Hardware oder speichern Ihre Daten über den d.velop cloud storage in der Cloud.
API & Integrationen
Verbinden Sie Ihre Systeme mit unserem Archiv
Daten und Dokumente entstehen in vielen Softwares im Unternehmen. Damit Dokumente im digitalen Dokumentenmanagement abgelegt werden können, wird zu den erzeugenden Softwares eine Verbindung hergestellt.
Nahtlos integriert, greifen Sie dann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im digitalen Archiv zu. Anwender nutzen so ihr gewohntes Programm und arbeiten ganz automatisch mit einem zentralen Archiv und einem übersichtlichen Dokumentenmanagement.
Suchen & Finden
Durchsuchen Sie Ihr digitales Archiv im Handumdrehen
d.velop documents unterstützt Sie in Ihren Recherchen im digitalen Archiv auf vielfältige Art und Weise. Jedes Dokument und jede Akte sind mit einer Vielzahl von Schlagworten versehen. Diese Schlagworte nennt man auch Metadaten. Deswegen können Sie gezielt nach Informationen, wie z.B. einer Rechnungsnummer suchen. Neben dieser gezielten Suche können Sie in d.velop-Systemen mittels Volltexterkennung auch à la “Google” suchen.
Alle Elemente lassen sich als Favoriten speichern. Ein erneutes Recherchieren der Information wird damit überflüssig. Die Rechercheparameter lassen sich als Suchvorlage abspeichern. So kann die Recherche zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausgeführt werden.
Was benötigen Sie für die Dokumentenarchivierung?
Sie haben die Wahl. Speichern Sie Ihre geschäftlichen Informationen entweder On-Premises, Hybrid oder komplett in der Cloud. Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, sind Ihre Daten bei uns in sicheren Händen.
On-Premises
Sie möchten Ihre Dokumente gerne in Ihren eigenen Systemen archivieren? Dann sind Content Adressed Storage (CAS)-Systeme als Langzeitarchivsystem das Mittel der Wahl. CAS-Systeme sind Festplattensysteme, die durch ihren Aufbau dafür sorgen, dass ein Überschreiben von Dokumenten nicht möglich ist. Für die viele Storage-Systeme sind Verbindungen mit d.velop-Software bereits realisiert.
Hybrid
Wenn Sie Ihr Dokumentenmanagement-System On-Premises betreiben, haben Sie die Möglichkeit den d.velop cloud storage als zusätzliches Backup für Ihr weiterhin bestehendes lokales Storage-System (hybride Variante) oder als komplette Auslagerung Ihres Storagesystems zu nutzen (Cloud-only-Variante). So adaptieren Sie Cloud-Technologien in Ihrem eigenen Tempo.
Cloud
Wenn Sie sich entscheiden, unser Dokumentenmanagement-System aus der Cloud zu beziehen, können Sie ab sofort auf eigene Storagesysteme in Ihrem Rechenzentrum verzichten und Ihre geschäftskritischen Daten sicher, performant und revisionskonform archivieren. So entfallen die für Sie in der Beschaffung, in der Wartung und im Betrieb sehr kostspieligen Sekundärspeicher-Systeme vollständig.
Erfahren Sie auf dem d.velop blog mehr rund um das Thema Dokumentenarchivierung
Auf dem d.velop Blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices, über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den Digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
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Revisionssicherheit – was beduetet das und wie archiviere ich revisionssicher?
„Wer verspricht, mit einer DMS-Lösung Revisionssicherheit für das gesamte Unternehmen auf Knopfdruck zu bieten, der lügt.“ Bereits vor einigen Wochen haben wir mit den fünf größten Mythen rund um das Thema DMS aufgeräumt. Erklärt, wie Unternehmen Revisionssicherheit erreichen können, haben wir damals aber noch nicht.
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GoBD 2019. Neufassung der GoBD mit Schreiben des BMF veröffentlicht
Nach nur einem Jahr nach Veröffentlichung wurden am 28. November 2019 die GoBD grundlegend überarbeitet und auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) veröffentlicht. Die jetzige Novellierung der GoBD entspricht sowohl der Unternehmensrealität, als auch den IT-technischen Gegebenheiten.
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In Stein gemeißelt?! – Langzeitarchivierung im digitalen Zeitalter
Die Langzeitarchivierung beschreibt den Prozess einer langfristigen Erfassung von Daten und Informationen, deren Aufbewahrung und der Bereitstellung der dauerhaften Verfügbarkeit. Gesetze sind es, die uns dazu verpflichten, eine Langzeitarchivierung bestimmter Informationen und Dokumente im Geschäftsumfeld vorzunehmen.
Häufige Fragen zur Dokumentenarchivierung
Der Begriff Dokumentenarchivierung beschreibt die langfristige und revisionssichere Aufbewahrung, Verwaltung und Strukturierung von digitalen Dokumenten. Die Archivierung kann unabhängig des Formats erfolgen. Beispielsweise können Textdokumente, wie auch technische Zeichnungen und Bilder archiviert werden.
Durch die rechtssichere und revisionssichere Archivierung von Dokumenten gemäß der GoBD wird die gesetzlich vorgeschriebene Datensicherheit gewährleistet. Außerdem steigt die Effizienz elektronischer Arbeitsabläufe durch eine zentrale Verfügbarkeit der Dokumente und geringerer Bearbeitungszeiten und Bearbeitungskosten.
Die Archivierungssoftware weist dem digitalen Dokument einen Indexwert zu. Nach der Indexierung wird das Dokument in einen Aktenplan eingeordnet und archiviert, wodurch ein späterer Zugriff auf das Dokument ermöglicht wird. Dieser Vorgang kann automatisiert werden.
Bei der Suche nach der richtigen Software sollte zuerst eine Bedarfsanalyse durchgeführt werden, um den eigenen Bedarf einschätzen zu können. Außerdem sollten bei der Entscheidung verschiedene Funktionen wie Revisionssicherheit, Integrationsmöglichkeiten, Benutzerfreundlichkeit und Suchmöglichkeiten berücksichtigt werden.