ZUGFeRD
Definition und Information

Der “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” (ZUGFeRD) soll als standardisiertes Rechnungsformat den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Privatpersonen vereinfachen. 

Definition von ZUGFeRD

ZUGFeRD ist die Abkürzung für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” und bezeichnet ein seit dem 25. Juni 2014 existierendes standardisiertes Format für elektronische Rechnungen. Das Format ermöglicht die strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten in einem PDF-Beleg sowie das automatisierte Auslesen und Verarbeiten der Rechnungen.
Bei dem Format handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat, das aus einer visuellen Darstellung im PDF/A-3 Standard und einer maschinenlesbar codierten XML Datei besteht. Erklärtes Ziel hinter der Einführung des ZUGFeRD-Standards: Der Austausch elektronischer Rechnungen bzw. die digitale Rechnungsverarbeitung zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Privatpersonen soll durch die Etablierung eines standardisierten Rechnungsformats vereinfacht und gefördert werden.

Das ZUGFeRD-Rechnungsformat umfasst drei verschiedene Profile. Diese bestimmen die Mindestanforderungen an den Umfang der in der XML-Datei der elektronischen Rechnung zu übermittelnden Daten:

ZUGFeRD Basic

Das Basic-Profil stellt die erforderlichen Daten für die Buchung und die Einleitung des Zahlungsverkehrs einfacher Rechnungen in strukturierter Forum zur Verfügung. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Kopf- und Fußdaten sowie reduzierte Positionsdaten. Für darüber hinaus erforderliche Informationen ist es ausreichend, diese in Freitextform abzubilden. ZUGFeRD Basic ist für die automatische elektronische Archivierung ausreichend, ebenso für die meisten Anwendungsfälle der automatisierten Belegverteilung (Workflow).

ZUGFeRD Comfort

Das Comfort-Profil erhöht die Menge der strukturiert zu übermittelnden Daten. Ziel ist es, für eine überwiegende Zahl versendeter Rechnungen eine automatisierte, systemgestützte Rechnungsprüfung auf Empfängerseite zu ermöglichen. Daher werden die hierfür benötigten Informationen entweder in strukturierter Form oder als qualifizierter Text übermittelt.

ZUGFeRD Extended

Alle im ZUGFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten werden in strukturierter Form bzw. als qualifiziertes Textfeld abgebildet. Die Auswahl der tatsächlich verwendeten Datenfelder hängt von dem jeweiligen Geschäftsprozess ab. Daten, die für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung nicht relevant jedoch üblich sind, können als Freitext übertragen werden (z.B. Hinweis auf eine Werbeaktion).

Update: Aus ZUGFeRD 1.0 wird ZUGFeRD 2.0 – international “Factur-X” genannt

Drei Jahre nach Erscheinen von ZUGFeRD 1.0 wurde ZUGFeRD 2.0 (international Factur X genannt) verabschiedet. Auslöser für die Anpassung war die im Juni 2017 vom CEN (Europäisches Kommitee für Normung) veröffentlichte europäische Norm EN 16931 für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung. Um den Anforderungen der Norm zu entsprechen, galt es ZUGFeRD 1.0 anzupassen. Dies geschah im Rahmen der deutsch-französischen Agenda. ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931) wurde entwickelt und entspricht vollständig der europäischen Norm 16931. Es kann damit von allen europäischen Verwaltungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden.

Auch in ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X gibt es wieder abgestufte Profile:

  • ZUGFeRD 2.0 – Teil 1: Profil EN 16931
  • ZUGFeRD 2.0 – Teil 2: Profil Extended
  • ZUGFeRD 2.0 – Teil 3: Profil Basic
  • ZUGFeRD 2.0 – Teil 4: Profil Buchungshilfe

Das ZUGFeRD 1.0-Profil “Comfort” wurde in der Version 2.0 in EN 16931 umbenannt. Es entspricht vollständig der europäischen Norm (Profil EN 16931). Die ZUGFeRD-Profile Basic, EN 16931, Extended und Buchungshilfe wurden mit dem französischen Forum harmonisiert.

Aktuell ist die Version ZUGFeRD 2.1.1. veröffentlicht. Diese kann hier kostenfrei heruntergeladen werden.

Das Konzept hinter ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das aus einer visuellen Darstellung im PDF/A-3 Standard und einer maschinenlesbar codierten XML Datei besteht. Bei einer Rechnung im ZUGFeRD-Format werden dementsprechend zusätzlich zu den normalen PDF-Daten alle Nutzdaten der Rechnung in einem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert. Dieser Bereich ist bei der normalen Anzeige nicht sichtbar. Der Standard ist so definiert, dass z.B. die Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Durch diese Standardisierung können die Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeitet werden.

Die Rechnung liegt also in zwei Formaten innerhalb einer Datei vor, weicht optisch aber nicht von einer herkömmlichen PDF-Rechnung ab. Hier liegt der Clou von ZUGFeRD: Durch das hybride Format kann die Rechnung vom Empfänger sowohl manuell erfasst, als auch direkt in seinem System automatisch weiterverarbeitet werden. Damit entstehen zwei “Nutzungsgruppen” von Rechnungsempfängern.

  1. Adressaten, die keine elektronische Rechnungsverarbeitung verwenden und die XML-Datei nicht maschinell und automatisiert verarbeiten, können wie bisher die PDF-Rechnung nutzen, während sie den XML-Teil der Rechnung nicht beachten. Die Rechnung lässt sich ganz einfach mit jedem PDF-Anzeigeprogramm originalgetreu betrachten und auf Wunsch ausdrucken.
  2. Empfänger mit elektronischer Rechnungsverarbeitung wiederum lesen die Rechnungsinformationen direkt aus dem standardisierten ZUGFeRD XML-Format aus und übernehmen diese in ihr System.
Das ZUGFeRD Format im Überblick

Infografiken rund um das ZUGFeRD Format

Whitepaper:
Digitale Eingangsrechnungs­verarbeitung zur Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen

Um elektronische Rechnungen gemäß dem Standard weiterzuverarbeiten, wird entsprechende Software benötigt.

Viele Anbieter unterstützen bereits ZUGFeRD und bieten passende Lösungen an. So auch die d.velop AG. Im Whitepaper erfahren Sie alles rund um die Einführung einer digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Bezüglich der elektronischen Rechnungsformate stellen sich Unternehmen häufig die gleichen Fragen. Wir haben die wichtigsten für Sie gesammelt und beantwortet.

Der formale Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD ist, dass XRechnung ein reiner XML-Datensatz ist, den man nur mit einem speziellen Viewer betrachten kann. Bei ZUGFeRD 2.0 wird der Viewer in Form des PDF schon direkt
mitgeliefert.

Aktuell ist die Version 2.1.1 von ZUGFeRD veröffentlicht. Diese kann kostenfrei hier heruntergeladen werden.

ZUGFeRD-Rechnungen sind PDF-Dateien. Soweit es der Absender nicht mitteilt oder auf dem Rechnungsbild anzeigt, erkennt man die ZUGFeRD-Rechnung nicht unbedingt. Einige PDF-Anzeigeprogramme stellen Anlagen oder Einbettungen mit einer Büroklammer dar, so dass man beim Anklicken des Symbols den XML-Datensatz anzeigen kann.

Nein. Allerdings gilt für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung ab 2020 der Standard der XRechnung. Mit dem ZUGFeRD 2.0 EN16931 ist dieser Standard ebenfalls abgedeckt. Mehr dazu erfahren Sie im E-Rechnungsgesetz.

Vereinfacht ausgedrückt lässt sich sagen, dass ZUGFeRD die Lücke zwischen EDI-Verfahren und Papier schließt. Es stellt einen Mittelweg zwischen dem einfachen Austausch von Rechnungen als Bilddatei (z.B. PDF) und dem rein aus strukturierten Daten bestehenden und relativ aufwändigen EDI-Verfahren dar. Im Gegensatz zum EDI-Verfahren muss bei ZUGFeRD zwischen den Vertragspartnern im Vorfeld des Rechnungsaustausches keine Vereinbarung getroffen werden.

Letztendlich gibt es mit XRechnung und ZUGFeRD 2.0 bereits zwei EN 16931 konforme Rechnungsstandards. Grundsätzlich soll die XRechnung der zentrale Standard für die öffentliche Verwaltung in Deutschland werden. Jedoch entfällt bei der XRechnung der Vorteil der Ansicht als PDF, da es sich ausschließlich um einen strukturierten Datensatz handelt. Es bleibt daher abzuwarten, auf welchen Standard Unternehmen der Privatwirtschaft setzen werden.

Am ehesten erfolgt dies mit dem ERP-System, welches die Rechnung erzeugt. Hierbei werden die Rechnungsdaten mit dem Rechnungsbild in einer PDF/A-3-Datei erzeugt. Eine Liste von ZUGFeRD-kompatibler Software findet man hier:
www.ferd-net.de/zugferd/anbieter/index.html

Aus unserem Blog

Auf dem d.velop Blog behandeln wir regelmäßig Themen und Trends rund um die elektronische Rechnungsverarbeitung – von rechtlichen Anforderungen über Tipps bei der Einführung bis hin zum konkreten Einsatz der Software bei unseren Kunden.

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