Die automatisierte Rechnungsverarbeitung für E-Rechnungen

Erfahren Sie Schritt für Schritt im Video, wie Sie mit d.velop ZUGFeRD Rechnungen automatisiert und gesetzeskonform verarbeiten.

Welche unterschiedlichen ZUGFeRD-Profile gibt es?

ZUGFeRD bietet sechs Varianten, auch Profile genannt, die sich im Grad der enthaltenen strukturierten Informationen unterscheiden: Minimum, Basic WL, Basic, EN16931 (Comfort), Extended und XRechnung. Die Profile EN16931, Extended und XRechnung erfüllen dabei die Vorgaben der EN 16931, der EU-Norm für E-Rechnungen.

ZUGFeRD Minimum

Das Profil Minimum ist lediglich eine Buchungshilfe. Es enthält ausschließlich Angaben zu Käufer und Verkäufer, den Gesamtrechnungsbetrag und den Gesamtumsatzsteuerbetrag, aber keine Informationen zu den Rechnungspositionen. In Deutschland ist es umsatzsteuerlich nicht als ordnungsgemäße Rechnung anerkannt.

ZUGFeRD Basic WL

Auch das Profil Basic WL stellt in Deutschland keine ordnungsgemäße Rechnung gemäß § 14 UStG dar. Es enthält zwar auf Dokumentebene alle Informationen, die zur Buchung einer Rechnung benötigt werden, aber keine Informationen zu den Rechnungspositionen.

ZUGFeRD Basic

Das ZUGFeRD-Profil Basic enthält alle Angaben, die eine E-Rechnung enthalten muss, damit sie dem § 14 UStG entspricht. E-Rechnungen, die mit diesem Profil erstellt werden sind jedoch nur für sehr einfache Geschäftsprozesse geeignet. Aus diesem Grund wird das Profil in Deutschland nicht sehr häufig verwendet.

ZUGFeRD EN 16931 (ehemals Comfort)

Dieses Profil enthält alle rechtlich vorgeschriebenen Rechnungsinhalte nach § 14 UStG und entspricht vollständig der europäischen Norm EN 16931. Es kann auch für komplexere Geschäftsprozesse genutzt werden, da z.B. Angaben wie Positionsnummern hinzugefügt werden können.

ZUGFeRD Extended

Das ZUGFeRD Profil Extended ist eine umfassende Erweiterung des EN 16931 Profils und bietet zusätzliche Möglichkeiten um z.B. spezifische geschäftliche Anforderungen abzubilden. Beispiele hierfür sind Positionsdetails, gesonderte Lieferbedingungen oder individuelle Zahlungsbedingungen und Rabatte.

ZUGFeRD XRechnung

Das ZUGFeRD Profil XRechnung wurde 2022 eingeführt. Im Gegensatz zu den anderen Profilen enthält es keine PDF-Datei, sondern nur eine strukturierte XML-Datei. Es wird von der KoSIT weiterentwickelt sowie gepflegt und basiert auf der CIUS XRechnung. Damit ist es zur Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen geeignet (B2G).

Ist ZUGFeRD sinnvoll für mein Unternehmen?

Im Zuge der fortlaufenden Digitalisierung und der E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor ist die Umstellung auf die digitale Rechnungsverarbeitung sinnvoll und notwendig. Folgende Fragen könnten eine Entscheidungshilfe für Sie sein:

1. Haben Sie noch kein anderes elektronisches Rechnungsformat im Einsatz, mit dem Sie die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor erfüllen?
2. Arbeiten Sie mit öffentlichen Auftraggebern zusammen?
3. Möchten Sie Zeit und Geld sparen?
4. Gehören Privatkunden zu Ihren Rechnungsempfängern, Sie möchten allerdings Ihre digital erstellten Rechnungen intern automatisch weiterverarbeiten?
5. Möchten Sie zukünftig umweltfreundlicher arbeiten und ein papierloses Büro einführen?

Haben Sie mindestens zwei dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet, lohnt sich die Nutzung des ZUGFeRD Formats für Sie mit Sicherheit.

So sieht der Workflow für den Sender/Ersteller aus

Das Verarbeiten einer ZUGFeRD-Rechnung lässt sich optimal mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System erledigen. Mit einem DMS ist die Durchführung schnell und unkompliziert.

Und so funktioniert’s:

1. Rechnungserstellung im ERP-System, in der Buchhaltungssoftware oder in einem speziellen E-Invoicing-Tool.
2. Automatischer Export der ZUGFeRD-Rechnung und Archivierung im DMS.
3. Versand der ZUGFeRD-Rechnung als PDF mit angehängter XML-Datei an den Kunden

So sieht der Workflow für den Empfänger aus

Für den Empfänger ändert sich der Rechnungsworkflow kaum bis gar nicht. Die ZUGFeRD-Rechnung lässt sich einfach und schnell elektronisch weiterverarbeiten.

So funktioniert der Empfang der ZUGFeRD-Rechnung:

1. Rechnungseingang per E-Mail, Portal oder Ähnlichem
2. Automatische Extraktion der Daten aus der XML
3. Automatisierte Prüfung und anschließende Freigaben mit Hilfe der digitalen Rechnungsverarbeitung
4. Buchung und Begleichung der Rechnung in der Buchhaltung
5. Revisionssichere Archivierung im DMS

Der Nutzen für Sender und Empfänger

Wenn Sie ZUGFeRD verwenden, werden Sie schnell merken, dass die damit verbundene Digitalisierung Ihres Rechnungsein- und -ausgangs viele Vorteile mitbringt. So profitieren Sie als Sender und Empfänger von den Vorteilen einer eRechnung:

Sender	Empfänger
Der Versand Ihrer Rechnung per E-Mail spart Papier und Porto. Zudem fallen Arbeitsschritte weg, die Ihnen Zeitvorteile bescheren.	Sparen Sie auch hier wertvolle Zeit beim Erhalt der Eingangsrechnung. Kein Kopieren, Platz im Aktenschrank und einfaches Finden Ihrer Rechnungen.
Die elektronische Archivierung spart Papier, das wiederum Platz im Aktenschrank schafft. Auch hier entfallen Arbeitsschritte, wie die manuelle Ablage und erleichtern das Finden Ihrer Rechnungen.	Beschleunigen Sie den Genehmigungs- und Freigabeprozess dank der elektronischen Weiterleitung. Auch die Einhaltung von Skontofristen ist vereinfacht und Dokumentenverlust gehört der Vergangenheit an.
Steigern Sie Ihre Liquidität und beschleunigen Sie die Begleichung Ihrer Rechnungen dank der erleichterten Bezahlung.	Reduzieren Sie den Bearbeitungsaufwand und sparen Sie durch den automatischen Abgleich Ihrer Eingangsrechnung Arbeitszeit.
Erfüllen Sie den Wunsch Ihrer Kunden, Rechnungen im geeigneten Format für die elektronische Weiterverarbeitung zu erhalten.	Die automatische Übernahme von Daten in das FiBu- und Zahlungssystem vermeidet Fehleingaben, beschleunigt die Verbuchung und spart somit Arbeitszeit.

Unterstützt meine digitale Rechnungsverarbeitungslösung ZUGFeRD?

Für die Erstellung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist per se keine spezielle Software notwendig. Auf der eigenen Seite von FeRD erhalten Interessierte das elektronische Rechnungsformat kostenlos zum Download. Allerdings lohnt sich die Integration in ein bereits in Nutzung befindliches Rechnungsprogramm, so erhält man den vollen Umfang der Funktionen und Nutzer:innen müssen sich nicht um Aktualisierungen oder Updates des Formats kümmern.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Was XRechnung und ZUGFeRD verbindet, ist die Tatsache, dass beide Formate elektronische Rechnungen sind. Trotzdem unterscheiden sich die beiden E-Rechungsformate voneinander.

Das hybride Rechnungsformat für alle Fälle

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl vom Menschen als auch von Maschinen lesbar ist. Es besteht aus einer PDF-Datei, in der sich auch eine XML-Datei befindet. Der Sinn dahinter ist, dass beim Versand immer beide Dateitypen verschickt werden. ZUGFeRD empfiehlt sich bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen, aber vor allem auch beim Rechnungsversand an Privatkunden.

XRechnung – wichtig für öffentliche Aufträge

XRechnung hingegen ist ausschließlich ein XML-basiertes Rechnungsformat, das vom Menschen auf den ersten Blick nicht gelesen werden kann. Sie ist das gängige Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern und wird über eine zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) an Bund, Land oder Kommune übermittelt.

Wie kam es eigentlich zu ZUGFeRD: So ist das Dateiformat entstanden

Das Ziel des Rechnungsformats ZUGFeRD

Das Ziel von ZUGFeRD ist, einen schnellen, komfortablen und einfachen elektronischen Austausch von Rechnungen zu gewährleisten – zwischen Unternehmen, aber auch der öffentlichen Verwaltung. Indem ein einheitliches Format verwendet wird, soll eine Formatabsprache zwischen den Rechnungsparteien überflüssig werden.

Profitieren sollen vor allem Großunternehmen und Unternehmen aus dem Mittelstand. Eine enorme Arbeitserleichterung sollen mit dem neuen Rechnungsformat allerdings auch Kleinunternehmer sowie Start-ups erfahren.

Erleichterung verschafft ZUGFeRD vor allem Rechnungserstellern, die eine große Anzahl an Rechnungen im Jahr versenden oder stetig wechselnde Geschäftspartner haben. Sinn macht es zudem, wenn der Geschäftspartner strukturierte Rechnungsdaten für die elektronische Weiterverarbeitung verlangt.

Das E-Rechnungsgesetz

Das E-Rechnungsgesetz ist 2018 in Kraft getreten und beinhaltet rechtliche Vorgaben, die den Empfang und die Verarbeitung digitaler Rechnungen in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern regeln. Die Grundlage dafür war die europäische Richtlinie 2014/55/EU von April 2014. Hauptziel des umzusetzenden Gesetzes ist die Einführung eines technologieneutralen, einheitlichen E-Invoicing-Standards für alle öffentlichen Auftraggeber und der sichere sowie unkomplizierte Austausch von Rechnungen.

Seit November 2020 verpflichtend

Das E-Rechnungsgesetz ist gegenüber öffentlichen Auftraggebern seit November 2020 verpflichtend. Zunächst mussten alle Bundesministerien und die Verfassungsorgane die Umstellung durchführen. Später folgten die übrigen öffentlichen Auftraggeber des Bundes. Bis zuletzt auch alle Unternehmen, die den Bund beliefern, nachziehen mussten.

Pflicht für die Zusammenarbeit mit Behörden

Viele Unternehmen verwenden bereits erfolgreich die elektronische Rechnungserstellung mit ZUGFeRD. Spätestens seit dem 27. November 2020 mussten KMUs, Start-ups, Großunternehmen und Selbstständige, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, auf die digitale Rechnungserstellung umsteigen.

Die zentrale Rechnungseingangsplattform

Um den Austausch so unkompliziert wie möglich zu gewährleisten, stellt jedes Bundesland und der Staat selbst eine zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) zur Verfügung. Auf der ZRE des Bundes wird Auftragnehmern die Möglichkeit geboten, E-Rechnungen per Webformular zu erstellen, bereits erstellte E-Rechnungen einzureichen oder den Bearbeitungsstand der eingereichten Rechnungen einzusehen.

Keine einheitliche zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE)

Hinzu kommt, dass jedes Bundesland individuell entscheiden kann, ob es ein eigenes ZRE anbietet. So wickeln Unternehmen in NRW den kompletten Verlauf vom Finden eines öffentlichen Auftrags über die Vergabe bis hin zur Begleichung der Rechnung durch das Bundesland über das ZRE NRW ab.

GoBD und ZUGFeRD bilden eine Einheit

GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Grundsätzlich geben die GoBD Kriterien und Richtlinien an, die Unternehmer beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen.

• GoBD-konforme Arbeitsweise
• Einsatz von Software gemäß den GoBD
• Revisionssichere Archivierung
• Vollständige Verfahrensdokumentation

Und hier kommt ZUGFeRD ins Spiel. Das Rechnungsformat ermöglicht den strukturierten Datenaustausch zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger unter Einhaltung aller Kriterien und Richtlinien seitens der GoBD. Es bietet ein hohes Maß an Verlässlichkeit und garantiert Sicherheit.