Deutschlands Behörden müssen sich auf den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen einstellen. Dafür sorgt das E-Rechnungsgesetz (Bundesgesetzblatt). Im November 2018 ist es in Kraft getreten. Aber was steckt hinter dem E-Rechnungsgesetz und wirkt sich das Gesetz ausschließlich auf die öffentliche Verwaltung aus?
Was ist das E-Rechnungsgesetz?
Das E-Rechnungsgesetz ist die rechtliche Grundlage für die Handhabung der Rechnungsstellung an staatliche Institutionen. Diese fordern ab dem 27.11.2020 Rechnungen in digitaler Form – mit Ausnahmen versteht sich.
Mit dem E-Rechnungsgesetz werden die Vorgaben der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt. Hauptziel der umzusetzenden Richtlinie ist die Einführung eines technologieneutralen, inhaltlichen E-Invoicing-Standards für alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes, für Sektorenauftraggeber sowie für Konzessionsgeber. Der Standard soll mit nationalen und internationalen Standards kompatibel sein.
Wann ist das E-Rechnungsgesetz in Kraft getreten?
Das Gesetz ist am 27. November 2018 in Kraft getreten. Dabei macht Deutschland jedoch von der in der Rechnungsrichtlinie den Mitgliedsstaaten eingeräumten Möglichkeit Gebrauch, die Umsetzungsfrist für subzentrale öffentliche Auftraggeber sowie für Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber um ein Jahr zu verlängern. (Vgl. § 11 – ERechV)
Ab November 2020 ist gegenüber öffentlichen Auftraggebern die E-Rechnung Pflicht
Für Rechnungssteller¹ ist ab dem 27.11.2020 gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes die Rechnungsstellung mittels elektronischer Rechnungen Pflicht. Für alle weiteren öffentlichen Auftraggeber (Länder, Kommunen) ist zu erwarten, dass die Frist für die Umsetzung der EU-Richtlinie vollständig ausgereizt wird. Entsprechende Gesetze und Verordnungen bezüglich der E-Rechnung Pflicht werden dementsprechend spätestens zum 18.04.2020 (laut Amtsblatt der EU) rechtskräftig.²
Das E-Rechnungsgesetz: Ein Meilenstein in der E-Government Strategie
Die Bundesregierung hat sich die flächendeckende Digitalisierung der Verwaltung schon vor einigen Jahren zum Ziel erklärt. Genanntes Ziel wurde im Koalitionsvertrag sowie mit dem Handlungsfeld „Innovativer Staat“ der Digitalen Agenda 2014 – 2017 verankert. Mittels des E-Government-Gesetzes hat die Bundesregierung einen rechtlichen Rahmen für die Ausgestaltung des E-Government im Bund definiert. Das erklärte übergreifende Zielbild sieht durchgängige, elektronisch vernetzte und zudem medienbruchfreie Prozessketten zwischen allen Verfahrensbeteiligten vor. Das Programm „Digitale Verwaltung 2020“ umfasst Maßnahmen zur Unterstützung des Handlungsfeldes „Innovativer Staat“ der Digitalen Agenda und des E-Government-Gesetzes. 3)
E-Rechnungsgesetz als Meilenstein der Digitalisierung
Auch das E-Rechnungsgesetz stellt in diesem Kontext einen wichtigen Meilenstein dar. Dies betonte Dr. Ole Schröder, Parlamentarischer Staatssekretär im Bundesministerium des Innern.
„Das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes ist ein weiterer Meilenstein in der E-Government-Strategie der Bundesregierung. Die elektronische Rechnungslegung trägt zu einer enormen Entbürokratisierung, Kosteneinsparung und schnelleren Abwicklung der Zahlungen bei.“⁴
Immense Einsparpotenziale für öffentliche Verwaltung und private Unternehmen durch E-Rechnung Pflicht erwartet
Wie dem Zitat von Dr. Ole Schröder bereits zu entnehmen ist, bringt die digitale Rechnungsstellung und -verarbeitung diverse Vorteile für die öffentliche Verwaltung mit sich. Wie die Einspar- und Optimierungspotenziale der E-Rechnung Pflicht im Idealfall aussehen, wurde in einer empirischen Erhebung der Goethe-Universität Frankfurt auf der kommunalen, der Landes- sowie der Bundesebene der öffentlichen Verwaltung untersucht. Dazu wurden Prozesse der papierbasierten Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung analysiert und im Anschluss mit elektronisch unterstützten Alternativen verglichen. Die zentralen Ergebnisse lauten wie folgt:
Finanzielle Entlastung
Einsparpotenzial für die öffentliche Hand von rund 2-5 Milliarden Euro bei einem jährlichen Rechnungsaufkommen von knapp 200 Millionen Rechnungen.
Optimiertes Zeitmanagement
Werden elektronische Rechnungen Pflicht, kann sich die Bearbeitungsdauer einer Rechnung um über 50 % verkürzen.
Nachhaltiger Staat
Aus ökologischer Sicht – bedeutend vor allem vor dem Hintergrund der von der Bundesregierung in Zusammenarbeit mit der Europäischen Kommission geforderten nachhaltigen Entwicklung für Deutschland im Rahmen der Nachhaltigkeitsstrategie „Perspektiven für Deutschland“ – lässt sich durch eine E-Rechnung Pflicht zusätzlich eine Reduktion des durch den Rechnungsbearbeitungsprozess verursachten CO₂-Ausstoßes, des sogenannten CO₂-Fußabdruckes, um bis zu 50 % erreichen.
Warum nicht nur die öffentliche Verwaltung vom E-Rechnungsgesetz betroffen ist
Was sich zunächst nur wie eine bürokratische Neuerung für die öffentliche Verwaltung anhört, betrifft auch viele kleine, mittelständische und große Unternehmen. Sind elektronische Rechnungen Pflicht, haben Lieferanten öffentlicher Auftraggeber bald keine Wahl mehr. Die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) verpflichtet ab dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund.
Die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V)
Die E-Rechnungsverordnung legt grundsätzlich fest, wie das E-Rechnungsgesetz in Deutschland umgesetzt werden soll. Die E-Rechnungsverordnung ist somit notwendig, um die als europäische Norm festgelegten Vorgaben auf rechtliche Grundlage zu heben.
Die E-Rechnungsverordnung enthält insbesondere Regelungen über die Verbindlichkeit der elektronischen Form und die zu erfüllenden Voraussetzungen der E-Rechnung in Deutschland. Außerdem enthält die E-Rech-V Regelungen über das zu verwendende Rechnungsdatenmodell und die Überermittlungsart einer E-Rechnung in Deutschland. Auch die Art und Weise der elektronischen Verarbeitung sowie Ausnahmeregelungen sind in der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) enthalten.
Die drei Ausnahmen der E-Rechnungs-Pflicht an staatliche Institutionen
Wie bereits erwähnt geht es doch nicht vollständig papierlos. Die E-Rech-V enthält insgesamt drei Ausnahmen, die der vollständig papierlosen Rechnungsstellung im Weg stehen:
- Handelt es sich bei dem Auftrag um einen sog. Direktauftrag (bis zu einem Auftragswert von 1.000 € ohne Umsatzsteuer), darf die Rechnung auf Papier gestellt werden. Dementsprechend gilt für öffentliche Aufträge mit Beteiligung des Bundes, dass ab einem Auftragswert von 1.000 € eine E-Rechnung in Deutschland verpflichtend gesendet und empfangen und verarbeitet werden muss. (Vgl. § 3 ERechV)
- Sicherheitsrelevante Aufträge mit geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten müssen nicht digital gestellt werden, auch hier darf laut E-Rechnungsverordnung auf Papierform zurückgegriffen werden.
- Sofern die Rechnung ausschließlich Angelegenheiten des Auswärtigen Amts betrifft, werden gemäß E-Rechnungsverordnung Rechnungen in Papierform akzeptiert.
Hälfte aller deutschen Unternehmen sind vom E-Rechnungsgesetz betroffen
Durch das E-Rechnungsgesetz ist rund jedes zweite Unternehmen in Deutschland betroffen, denn ca. 50 Prozent der Unternehmen haben eine Geschäftsbeziehung mit mindestens einer öffentlichen Institution. Somit werden für die Hälfte aller deutschen Unternehmen elektronische Rechnungen Pflicht. Dies liegt auch daran, dass die Verpflichtung nicht nur die Ministerien betrifft, sondern auch Krankenhäuser, Kitas, Sparkassen, Stadtwerke und ähnliche Einrichtungen.
XRechnung statt PDF
Die enthaltene Format-Vorschrift im E-Rechnungsgesetz sorgt für zusätzlichen Druck: Aktuell werden immer noch gut 80 Prozent der elektronischen Rechnungen als PDF verschickt. Künftig sind PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichend, sondern nur ein strukturierter Datensatz wird als E-Rechnung in Deutschland offiziell anerkannt. ⁵
Strukturierte Daten werden für elektronische Rechnungen Pflicht
Zentrales Element des E-Rechnungsgesetzes ist die Definition der elektronischen Rechnung. Folgende Definition findet sich in §2 der ERechV:
Definition E-Rechnung
„[Die] elektronische Rechnung [ist] eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“
Der Aussteller einer elektronischen Rechnung muss dementsprechend darauf gefasst sein, dass seine gestellten Rechnungen nur dann von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert werden, wenn sie sämtliche relevanten Daten zumindest auch in strukturierter Form enthalten.
Reine Bildformate werden nicht als elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung 2020 anerkannt
Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung 2020 umfasst nur noch digitale Rechnungen mit strukturierten Daten. Das bedeutet im Umkehrschluss: Reine Bilddateien, reine PDF-Dateien ohne strukturierte Daten oder eingescannte Papierrechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen, da sie nicht den Vorgaben der EU-Richtlinie entsprechen. Dennoch können diese Formate verwendet werden. Und zwar als Bestandteil sogenannter hybrider Formate. Hybride Formate sind dann erlaubt, wenn wenigstens ein Part der Rechnung den genannten Vorgaben entspricht. Es bleibt festzuhalten: Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten oder aus strukturierten Daten mit Bilddateien bestehen, sind zukünftig erlaubt. 6)
XRechnung oder hybride Form ZUGFeRD
Prinzipiell soll das deutsche Standardformat XRechnung genutzt werden, das auf der europäischen CEN 16931 basiert. „Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.“ (§ 4 ERechV) Ein anderes Datenaustauschformat stellt das hybride Format ZUGFeRD 2.0 – auf internationaler Ebene Factur X genannt – dar.
Bleibt die Frage nach dem Wie: Wie stelle ich auf E-Invoicing um?
Hierzu hat der VeR (Verband elektronischer Rechnungen) einen klaren Rat:
Es bedarf einer unternehmensinternen technischen Anpassung, wenn E-Rechnungen Pflicht werden und Unternehmen erfolgreich auf die E-Rechnung umsteigen wollen. Dazu gehört eine elektronische Verarbeitung des Rechnungseingangs, ein revisionssicheres digitales Archiv sowie ein klarer digitaler Workflow. VeR fasst die Umstellung auf folgende vier Phasen zusammen
- Analyse der IST-Prozesse
- Identifizierung von Optimierungspotenzialen
- Ableitung von SOLL-Prozessen
- Anbieterauswahl
Außerdem empfiehlt die VeR, das Changemanagement projektbegleitend durchzuführen. Damit die neuen Komponenten durch die Mitarbeiter akzeptiert werden.
Ihr Partner für die Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes in Deutschland: d.velop
Die d.velop unterstützt Sie gern auf dem Weg zum E-Invoicing. Dabei stellt der digitale Rechnungseingang mit revisionssicherem elektronischem Archiv unser Steckenpferd dar. Mit unserer Tochter der d.velop public sector GmbH bieten wir umfangreiche Expertise in der öffentlichen Verwaltung. Darüber hinaus verfügen wir über 30 Jahre Erfahrung in der Privatwirtschaft.
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Digitale Rechnungsverarbeitung | Tipps & Stolperfallen