Wie das E-Rechnungsgesetz (nicht nur) die öffentliche Verwaltung auf den Kopf stellt

Deutschlands Behörden müssen sich auf den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen einstellen. Dafür sorgt das E-Rechnungsgesetz (Bundesgesetzblatt). Im November 2018 tritt es nun in Kraft. Aber was steckt hinter dem Gesetz und wirkt sich das Gesetz ausschließlich auf die öffentliche Verwaltung aus?

Was ist das E-Rechnungsgesetz?

Mit dem E-Rechnungsgesetz werden die Vorgaben der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt. Hauptziel der umzusetzenden Richtlinie ist die Einführung eines technologieneutralen, inhaltlichen E-Invoicing-Standards für alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes, für Sektorenauftraggeber sowie für Konzessionsgeber. Der Standard soll mit nationalen und internationalen Standards kompatibel sein.

Wann tritt das E-Rechnungsgesetz in Kraft?

Das Gesetz tritt grundsätzlich am 27. November 2018 in Kraft. Dabei macht Deutschland jedoch von der in der Rechnungsrichtlinie den Mitgliedsstaaten eingeräumten Möglichkeit Gebrauch, die Umsetzungsfrist für subzentrale öffentliche Auftraggeber sowie für Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber um ein Jahr zu verlängern. (Vgl. § 11 – ERechV)

Rechnungssteller1) werden ab dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet. Für alle weiteren öffentlichen Auftraggeber (Länder, Kommunen) ist zu erwarten, dass die Frist für die Umsetzung der EU-Richtlinie vollständig ausgereizt wird. Entsprechende Gesetze und Verordnungen werden dementsprechend spätestens zum 18.04.2020 (laut Amtsblatt der EU) rechtskräftig. 2)

Das E-Rechnungsgesetz: Ein Meilenstein in der E-Government Strategie

Die Bundesregierung hat sich die flächendeckende Digitalisierung der Verwaltung schon vor einigen Jahren zum Ziel erklärt. Genanntes Ziel wurde im Koalitionsvertrag sowie mit dem Handlungsfeld „Innovativer Staat“ der Digitalen Agenda 2014 – 2017 verankert. Mittels des E-Government-Gesetzes hat die Bundesregierung einen rechtlichen Rahmen für die Ausgestaltung des E-Government im Bund definiert. Das erklärte übergreifende Zielbild sieht durchgängige, elektronisch vernetzte und zudem medienbruchfreie Prozessketten zwischen allen Verfahrensbeteiligten vor. Das Programm „Digitale Verwaltung 2020“ umfasst Maßnahmen zur Unterstützung des Handlungsfeldes „Innovativer Staat“ der Digitalen Agenda und des E-Government-Gesetzes. 3)

Auch das E-Rechnungsgesetz stellt in diesem Kontext einen wichtigen Meilenstein dar. Dies betonte Dr. Ole Schröder, Parlamentarischer Staatssekretär im Bundesministerium des Innern.

„Das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes ist ein weiterer Meilenstein in der E-Government-Strategie der Bundesregierung. Die elektronische Rechnungslegung trägt zu einer enormen Entbürokratisierung, Kosteneinsparung und schnelleren Abwicklung der Zahlungen bei.” 4)

Immense Einsparpotenziale für die öffentliche Verwaltung und private Unternehmen werden erwartet

Wie dem Zitat von Dr. Ole Schröder bereits zu entnehmen ist, bringt die digitale Rechnungsstellung und -verarbeitung diverse Vorteile für die öffentliche Verwaltung mit sich. Wie die Einspar- und Optimierungspotenziale im Idealfall aussehen, wurde in einer empirischen Erhebung der Goethe-Universität Frankfurt auf der kommunalen, der Landes- sowie der Bundesebene der öffentlichen Verwaltung untersucht. Dazu wurden Prozesse der papierbasierten Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung analysiert und im Anschluss mit elektronisch unterstützten Alternativen verglichen. Die zentralen Ergebnisse lauten wie folgt:

  • Einsparpotenzial für die öffentliche Hand von rund 2-5 Milliarden Euro bei einem jährlichen Rechnungsaufkommen von knapp 200 Millionen Rechnungen.
  • Eine Umstellung auf die E-Rechnung kann die Bearbeitungsdauer einer Rechnung um über 50% verkürzen.
  • Aus ökologischer Sicht – bedeutend vor allem vor dem Hintergrund der von der Bundesregierung in Zusammenarbeit mit der Europäischen Kommission geforderten nachhaltigen Entwicklung für Deutschland im Rahmen der Nachhaltigkeitsstrategie „Perspektiven für Deutschland“ – lässt sich zusätzlich eine Reduktion des durch den Rechnungsbearbeitungsprozess verursachten CO²-Ausstoßes, des sogenannten CO²-Fußabdruckes, um bis zu 50% erreichen.

Warum nicht nur die öffentliche Verwaltung betroffen ist

Was sich zunächst nur wie eine bürokratische Neuerung für die öffentliche Verwaltung anhört, betrifft auch viele kleine, mittelständische und große Unternehmen. Denn Lieferanten öffentlicher Auftraggeber haben bald keine Wahl mehr. Die E-Rechnungs-Verordnung verpflichtet ab dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund. Eine Ausnahme dieser Pflicht: es handelt sich bei dem Auftrag um einen sog. Direktauftrag (bis zu einem Auftragswert von 1.000 € ohne Umsatzsteuer). Dementsprechend gilt für öffentliche Aufträge mit Beteiligung des Bundes, dass ab einem Auftragswert von 1.000 € eine elektronische Rechnung verpflichtend gesendet und empfangen und verarbeitet werden muss. (Vgl. § 3 ERechV)

Dadurch ist rund jedes zweite Unternehmen in Deutschland betroffen, denn ca. 50 Prozent der Unternehmen haben eine Geschäftsbeziehung mit mindestens einer öffentlichen Institution. Dies liegt auch daran, dass die Verpflichtung nicht nur die Ministerien betrifft, sondern auch Krankenhäuser, Kitas, Sparkassen, Stadtwerke und ähnliche Einrichtungen.

Die enthaltene Format-Vorschrift im Gesetz sorgt für zusätzlichen Druck: Aktuell werden immer noch gut 80 Prozent der elektronischen Rechnungen als PDF verschickt. Künftig sind PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichend, sondern nur ein strukturierter Datensatz wird als elektronische Rechnung offiziell anerkannt. 5)

Strukturierte Daten werden für elektronische Rechnungen Pflicht

Zentrales Element des E-Rechnungsgesetzes ist die Definition der elektronischen Rechnung. Folgende Definition findet sich in §2 der ERechV: „elektronische Rechnung“ eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ Der Aussteller einer elektronischen Rechnung muss dementsprechend darauf gefasst sein, dass seine gestellten Rechnungen nur dann von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert werden, wenn sie sämtliche relevante Daten zumindest auch in strukturierter Form enthalten.

Das bedeutet im Umkehrschluss: Reine Bilddateien, reine PDF-Dateien ohne strukturierte Daten oder eingescannte Papierrechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen, da sie nicht den Vorgaben der EU-Richtlinie entsprechen. Dennoch können diese Formate verwendet werden. Und zwar als Bestandteil sogenannter hybrider Formate. Hybride Formate sind dann erlaubt, wenn wenigstens ein Part der Rechnung den genannten Vorgaben entspricht. Es bleibt festzuhalten: Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten oder aus strukturierten Daten mit Bilddateien bestehen, sind zukünftig erlaubt. 6)

Prinzipiell soll das deutsche Standardformat XRechnung genutzt werden, das auf der europäischen CEN 16931 basiert. „Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.“ (§ 4 ERechV) Ein anderes Datenaustauschformat stellt das hybride Format ZUGFeRD 2.0 – auf internationaler Ebene Factur X genannt – dar.

Bleibt die Frage nach dem Wie? Wie stelle ich auf E-Invoicing um.

Hierzu hat der VeR (Verband elektronischer Rechnungen) einen klaren Rat:

„Um erfolgreich auf E-Invoicing umzustellen, bedarf es neben der Auswahl von technischen Komponenten auch unternehmensinternen Anpassungen. Zu den technischen Komponenten gehören neben einem elektronischen Rechnungseingang zusätzlich der digitale Rechnungsworkflow sowie ein revisionssicheres elektronisches Archiv. Das übliche Projektvorgehen bei der Umstellung auf E-Invoicing setzt sich aus folgenden Phasen zusammen:

  • Analyse der IST-Prozesse
  • Identifizierung von Optimierungspotenzialen
  • Ableitung von SOLL-Prozessen
  • Anbieterauswahl

Das Changemanagement erfolgt projektbegleitend, um zu gewährleisten, dass die neuen Komponenten letztlich durch alle Mitarbeiter akzeptiert und genutzt werden. Idealerweise werden bei dieser Umsetzung auch Potenziale in der Optimierung des Zusammenspiels zwischen Einkauf und Rechnungswesen gehoben.“

Die d.velop unterstützt Sie gern auf dem Weg zum E-Invoicing. Dabei stellt der digitale Rechnungseingang mit revisionssicherem elektronischem Archiv unser Steckenpferd dar. Mit unserem Partner codia Software GmbH bieten wir umfangreiche Expertise in der öffentlichen Verwaltung. Darüber hinaus verfügen wir über 25 Jahre Erfahrung in der Privatwirtschaft.

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Der Experte in der Verwaltung ist codia Software GmbH, ein Tochterunternehmen der d.velop. Codia ist in den kommunalen Anwendungsbereichen DMS, elektronische Archivierung, Vorgangsbearbeitung und eGovernment spezialisiert. Seit mehr als 15 Jahren ist codia Software GmbH mit inzwischen mehr als 300 direkten und indirekten Kunden im Bereich der öffentlichen Verwaltungen sowie Hochschulen zu einem Spezialisten für den gesamten ECM-Bereich herangewachsen.

 


Quellen: