Wie das E-Rechnungsgesetz (nicht nur) die öffentliche Verwaltung auf den Kopf stellt

 

Deutschlands Behörden müssen sich auf den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen einstellen. Dafür sorgt das E-Rechnungsgesetz (Bundesgesetzblatt). Im November 2018 ist es in Kraft getreten. Aber was steckt hinter dem Gesetz und wirkt sich das Gesetz ausschließlich auf die öffentliche Verwaltung aus?

Was ist das E-Rechnungsgesetz?

Das E-Rechnungsgesetz ist die rechtliche Grundlage für die Handhabung der Rechnungsstellung an staatliche Institutionen. Diese fordern ab dem 27.11.2020 Rechnungen in digitaler Form – mit Ausnahmen versteht sich.

Mit dem E-Rechnungsgesetz werden die Vorgaben der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt. Hauptziel der umzusetzenden Richtlinie ist die Einführung eines technologieneutralen, inhaltlichen E-Invoicing-Standards für alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes, für Sektorenauftraggeber sowie für Konzessionsgeber. Der Standard soll mit nationalen und internationalen Standards kompatibel sein.

Wann ist das E-Rechnungsgesetz in Kraft getreten?

Das Gesetz ist am 27. November 2018 in Kraft getreten. Dabei macht Deutschland jedoch von der in der Rechnungsrichtlinie den Mitgliedsstaaten eingeräumten Möglichkeit Gebrauch, die Umsetzungsfrist für subzentrale öffentliche Auftraggeber sowie für Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber um ein Jahr zu verlängern. (Vgl. § 11 – ERechV)

Ab November 2020 ist die E-Rechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern Pflicht

Rechnungssteller1) werden ab dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet. Für alle weiteren öffentlichen Auftraggeber (Länder, Kommunen) ist zu erwarten, dass die Frist für die Umsetzung der EU-Richtlinie vollständig ausgereizt wird. Entsprechende Gesetze und Verordnungen werden dementsprechend spätestens zum 18.04.2020 (laut Amtsblatt der EU) rechtskräftig. 2)

Das E-Rechnungsgesetz: Ein Meilenstein in der E-Government Strategie

Die Bundesregierung hat sich die flächendeckende Digitalisierung der Verwaltung schon vor einigen Jahren zum Ziel erklärt. Genanntes Ziel wurde im Koalitionsvertrag sowie mit dem Handlungsfeld „Innovativer Staat“ der Digitalen Agenda 2014 – 2017 verankert. Mittels des E-Government-Gesetzes hat die Bundesregierung einen rechtlichen Rahmen für die Ausgestaltung des E-Government im Bund definiert. Das erklärte übergreifende Zielbild sieht durchgängige, elektronisch vernetzte und zudem medienbruchfreie Prozessketten zwischen allen Verfahrensbeteiligten vor. Das Programm „Digitale Verwaltung 2020“ umfasst Maßnahmen zur Unterstützung des Handlungsfeldes „Innovativer Staat“ der Digitalen Agenda und des E-Government-Gesetzes. 3)

E-Rechnungsgesetz als Meilenstein der Digitalisierung

Auch das E-Rechnungsgesetz stellt in diesem Kontext einen wichtigen Meilenstein dar. Dies betonte Dr. Ole Schröder, Parlamentarischer Staatssekretär im Bundesministerium des Innern.

„Das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes ist ein weiterer Meilenstein in der E-Government-Strategie der Bundesregierung. Die elektronische Rechnungslegung trägt zu einer enormen Entbürokratisierung, Kosteneinsparung und schnelleren Abwicklung der Zahlungen bei.” 4)

Immense Einsparpotenziale für die öffentliche Verwaltung und private Unternehmen werden erwartet

Wie dem Zitat von Dr. Ole Schröder bereits zu entnehmen ist, bringt die digitale Rechnungsstellung und -verarbeitung diverse Vorteile für die öffentliche Verwaltung mit sich. Wie die Einspar- und Optimierungspotenziale im Idealfall aussehen, wurde in einer empirischen Erhebung der Goethe-Universität Frankfurt auf der kommunalen, der Landes- sowie der Bundesebene der öffentlichen Verwaltung untersucht. Dazu wurden Prozesse der papierbasierten Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung analysiert und im Anschluss mit elektronisch unterstützten Alternativen verglichen. Die zentralen Ergebnisse lauten wie folgt:

Finanzielle Entlastung

Einsparpotenzial für die öffentliche Hand von rund 2-5 Milliarden Euro bei einem jährlichen Rechnungsaufkommen von knapp 200 Millionen Rechnungen.

Optimiertes Zeitmanagement

Eine Umstellung auf die E-Rechnung kann die Bearbeitungsdauer einer Rechnung um über 50% verkürzen.

Nachhaltiger Staat

Aus ökologischer Sicht – bedeutend vor allem vor dem Hintergrund der von der Bundesregierung in Zusammenarbeit mit der Europäischen Kommission geforderten nachhaltigen Entwicklung für Deutschland im Rahmen der Nachhaltigkeitsstrategie „Perspektiven für Deutschland“ – lässt sich zusätzlich eine Reduktion des durch den Rechnungsbearbeitungsprozess verursachten CO²-Ausstoßes, des sogenannten CO²-Fußabdruckes, um bis zu 50% erreichen.

Warum nicht nur die öffentliche Verwaltung betroffen ist

Was sich zunächst nur wie eine bürokratische Neuerung für die öffentliche Verwaltung anhört, betrifft auch viele kleine, mittelständische und große Unternehmen. Denn Lieferanten öffentlicher Auftraggeber haben bald keine Wahl mehr. Die E-Rechnungs-Verordnung verpflichtet ab dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund.

Die drei Ausnahmen der E-Rechnungs-Pflicht an staatliche Institutionen

Wie bereits erwähnt geht es doch nicht ganz papierlos. Insgesamt drei Ausnahmen stehen der vollständig papierfreien Rechnungsstellung im Weg:

  1. Handelt es sich bei dem Auftrag um einen sog. Direktauftrag (bis zu einem Auftragswert von 1.000 € ohne Umsatzsteuer), darf die Rechnung auf Papier gestellt werden. Dementsprechend gilt für öffentliche Aufträge mit Beteiligung des Bundes, dass ab einem Auftragswert von 1.000 € eine elektronische Rechnung verpflichtend gesendet und empfangen und verarbeitet werden muss. (Vgl. § 3 ERechV)
  2. Sicherheitsrelevante Aufträge mit geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten müssen nicht digital gestellt werden, auch hier darf auf Papierform zurückgegriffen werden.
  3. Sofern die Rechnung ausschließlich Angelegenheiten des Auswärtigen Amts betrifft, werden Rechnungen in Papierform akzeptiert.

50 Prozent der deutschen Unternehmen sind betroffen

Dadurch ist rund jedes zweite Unternehmen in Deutschland betroffen, denn ca. 50 Prozent der Unternehmen haben eine Geschäftsbeziehung mit mindestens einer öffentlichen Institution. Dies liegt auch daran, dass die Verpflichtung nicht nur die Ministerien betrifft, sondern auch Krankenhäuser, Kitas, Sparkassen, Stadtwerke und ähnliche Einrichtungen.

XRechnung statt PDF

Die enthaltene Format-Vorschrift im Gesetz sorgt für zusätzlichen Druck: Aktuell werden immer noch gut 80 Prozent der elektronischen Rechnungen als PDF verschickt. Künftig sind PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichend, sondern nur ein strukturierter Datensatz wird als elektronische Rechnung offiziell anerkannt. 5)

Strukturierte Daten werden für elektronische Rechnungen Pflicht

Zentrales Element des E-Rechnungsgesetzes ist die Definition der elektronischen Rechnung. Folgende Definition findet sich in §2 der ERechV: „elektronische Rechnung“ eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ Der Aussteller einer elektronischen Rechnung muss dementsprechend darauf gefasst sein, dass seine gestellten Rechnungen nur dann von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert werden, wenn sie sämtliche relevante Daten zumindest auch in strukturierter Form enthalten.

Reine Bildformate werden nicht anerkannt

Das bedeutet im Umkehrschluss: Reine Bilddateien, reine PDF-Dateien ohne strukturierte Daten oder eingescannte Papierrechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen, da sie nicht den Vorgaben der EU-Richtlinie entsprechen. Dennoch können diese Formate verwendet werden. Und zwar als Bestandteil sogenannter hybrider Formate. Hybride Formate sind dann erlaubt, wenn wenigstens ein Part der Rechnung den genannten Vorgaben entspricht. Es bleibt festzuhalten: Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten oder aus strukturierten Daten mit Bilddateien bestehen, sind zukünftig erlaubt. 6)

XRechnung oder hybride Form ZUGFeRD

Prinzipiell soll das deutsche Standardformat XRechnung genutzt werden, das auf der europäischen CEN 16931 basiert. „Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.“ (§ 4 ERechV) Ein anderes Datenaustauschformat stellt das hybride Format ZUGFeRD 2.0 – auf internationaler Ebene Factur X genannt – dar.

Bleibt die Frage nach dem Wie: Wie stelle ich auf E-Invoicing um?

Hierzu hat der VeR (Verband elektronischer Rechnungen) einen klaren Rat:

Es bedarf einer unternehmensinternen technische Anpassungen, wenn Unternehmen erfolgreich auf die E-Rechnung umsteigen wollen. Dazu gehört eine elektronische Verarbeitung des Rechnungseingang, ein revisionssicheres digitales Archiv sowie ein klarer digitaler Workflow. VeR fasst die Umstellung auf folgende vier Phasen zusammen

  • Analyse der IST-Prozesse
  • Identifizierung von Optimierungspotenzialen
  • Ableitung von SOLL-Prozessen
  • Anbieterauswahl

Außerdem empfiehlt die VeR, das Changemanagement projektbegleitend durchzuführen. Damit die neuen Komponenten durch die Mitarbeiter akzeptiert werden.

Ihr Partner für die Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes in Deutschland: d.velop

Die d.velop unterstützt Sie gern auf dem Weg zum E-Invoicing. Dabei stellt der digitale Rechnungseingang mit revisionssicherem elektronischem Archiv unser Steckenpferd dar. Mit unserem Partner codia Software GmbH bieten wir umfangreiche Expertise in der öffentlichen Verwaltung. Darüber hinaus verfügen wir über 25 Jahre Erfahrung in der Privatwirtschaft.

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Quellen: