GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen: das solltest du wissen!

Seit 2011 wird die digitale Verarbeitung von Rechnungen in allen gängigen Formaten (PDF, XML oder ZUGFeRD) als gleichwertig zur Verarbeitung von Papierrechnungen anerkannt. Diese Gleichstellung wurde durch das Steuervereinfachungsgesetz ermöglicht. Zusätzlich tritt ab dem 01.01.2025 in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen in Kraft. Trotz zahlreicher technologischer Fortschritte bei der Rechnungsstellung gibt es wichtige Aspekte, die bei der Aufbewahrung von Rechnungen berücksichtigt werden müssen. Dies wird spätestens dann jedem klar, wenn das Finanzamt eine Prüfung durchführt.

Genau an diesem Punkt möchten wir dir helfen, den Überblick zu behalten. Wie sehen die rechtlichen Grundlagen hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen aus? Wie lange müssen Rechnungen laut den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufbewahrt werden und nach welcher Zeit verjähren diese? Gibt es Unterschiede zwischen der Aufbewahrung von Papierrechnungen und digitalen Rechnungsarchiven? Und wie lässt sich die Aufbewahrung von Rechnungen am effizientesten gestalten?

Grundsätze zur Aufbewahrung von Rechnungen

Die rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen sind klar definiert. Gemäß den GoBD müssen Rechnungen genauso behandelt werden wie alle anderen buchhalterischen Dokumente auch. Diese Grundsätze, wurden 2014 vom Bundesfinanzministerium (BMF) erlassen und beruhen auf der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Insbesondere § 14b UStG enthält detaillierte Regelungen zur korrekten Aufbewahrung von Rechnungen.

§ 14b UstG regelt die Aufbewahrung von Rechnungen

In § 14b Abs. 1 UStG ist die Aufbewahrung von Rechnungen geregelt. Konkret heißt es: „Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, […] aufzubewahren.“

Wann beginnt und wann endet die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen?

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beginnt mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Zum Beispiel beginnt die Frist für eine Rechnung, die am 27.09.2017 ausgestellt wurde, am 31.12.2017 und endet am 31.12.2027.

Ende der Aufbewahrungspflicht – Rechnungen vernichten oder weiter aufbewahren?

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sollten Unternehmen & Organisationen prüfen, ob das Originaldokument weiterhin aus Beweisgründen, beispielsweise in einem Rechtsstreit oder zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs, relevant sein könnte. Wenn dies der Fall ist, sollte die Rechnung weiterhin aufbewahrt werden. Andernfalls kann das Original nach den oben genannten zehn Jahren vernichtet werden.

Wann ist eine Rechnung verjährt?

Für Ansprüche beträgt die Verjährungsfrist in der Regel drei Jahre. Diese Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Neben der Entstehung des Anspruchs ist auch das Wissen des Inhabers über diesen Anspruch Voraussetzung für den Beginn der Verjährungsfrist. Für die Verjährung von Rechnungen bedeutet dies, dass die Verjährungsfrist des enthaltenen Anspruchs unabhängig vom Rechnungsdatum ist.

Voraussetzung für eine GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen

Im Hinblick auf die kommende E-Rechnungspflicht müssen elektronische Rechnungen gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für mindestens zehn Jahre digital archiviert werden. Dabei stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie diese digitalen Rechnungen korrekt aufbewahrt und archiviert werden sollen. Für die ordnungsgemäße Aufbewahrung definiert die GoBD folgende Kriterien:

• Manipulationssicherheit: Die archivierten Rechnungen müssen vor Manipulationen geschützt werden. Änderungen an der Hard- oder Software dürfen die Integrität der Rechnungen nicht beeinträchtigen.
• Unveränderbarkeit: Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht verändert werden können. Sollten Änderungen erforderlich sein, müssen diese nachvollziehbar und sichtbar gemacht werden.
• Lesbarkeit: Rechnungen müssen in einem lesbaren Format archiviert werden.

Unterschiede bei der Aufbewahrung von Papierrechnungen vs. elektronischen Rechnungen

Obwohl die Tage von Papierrechnungen inzwischen gezählt und diese mit digitalen Rechnungen mittlerweile gleichgestellt sind, gibt es dennoch einige wichtige Details zu beachten. Unternehmen sollten besonders auf folgende Punkte achten, wenn sie digitale Rechnungen archivieren möchten:

• Zustimmung zum Rechnungsversand: Mit der kommenden Pflicht bzgl. der E-Rechnung müssen alle Unternehmen in der Lage sein, ab dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Bis Ende 2026 greift aber noch eine Übergangsregelung, die besagt, dass alle Unternehmen für Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen oder bei Zustimmung des Rechnungsempfängers auch elektronische Rechnungen, die nicht zu den anerkannten Formaten gehören, ausstellen dürfen. Es ist jedoch ratsam, den geplanten elektronischen Rechnungsversand offen und transparent mit dem Empfänger zu kommunizieren, auch wenn ein grundsätzliches Einvernehmen zwischen Rechnungssteller und Empfänger ausreicht.
• Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahren und Medienbrüche vermeiden: Elektronische Rechnungen sind stets elektronisch zu verarbeiten, ohne dass sie während des Verarbeitungsprozesses auch nur einmal ausgedruckt werden müssen. Das bedeutet, dass Rechnungen in der Form aufbewahrt werden müssen, in der sie im Unternehmen eingetroffen sind (Original). Ein Ausdruck der Rechnung und die damit verbundenen Medienbrüche sind daher strikt zu unterlassen. Es ist jedoch erlaubt, Papierrechnungen zu digitalisieren und durch eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung revisionssicher und digital in einem Dokumentenmanagement-System zu archivieren.
• Aufbewahrungsort von Rechnungen: Unternehmen sind nicht verpflichtet, elektronisch gespeicherte Rechnungen und deren Aufbewahrung im Inland vorzunehmen. Es ist durchaus zulässig, die Rechnungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufzubewahren, sofern die Informationen jederzeit online zugänglich sind und das Finanzamt zusätzlich darüber informiert wurde.

Worauf es beim elektronischen Rechnungsversand per E-Mail ankommt

Im Kontext der Aufbewahrung von Rechnungen stellt sich oft die Frage nach der Bedeutung des Transportmittels, speziell bei der Nutzung von E-Mails. Der Gesetzgeber hat klare Regeln zur E-Mail-Archivierung festgelegt: Sollte die E-Mail ausschließlich als Transportmittel dienen und keine zusätzlichen buchhalterischen Informationen im E-Mail-Text enthalten sein, die über den Rechnungsanhang hinausgehen, ist die E-Mail selbst nicht archivierungspflichtig. Dies entspricht dem Prinzip eines Briefumschlags bei einer Papierrechnung. Seit 2011 ist für die rechtliche Zulässigkeit keine qualifizierte elektronische Signatur mehr erforderlich. Dazu sei jedoch gesagt, dass im Hinblick auf die kommende E-Rechnungspflicht eine Rechnung im PDF-Format, die per E-Mail verschickt wird, zukünftig nicht mehr zulässig ist und auch nicht als E-Rechnung gilt. Zu den Rechnungen in digitaler Form zählen die E-Rechnungsstandards wie beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD.

Tipps für die GoBD konforme Aufbewahrung von Rechnungen

Die Anforderungen an die rechtssichere Aufbewahrung von Rechnungen gemäß den GoBD in Verbindung mit der kommenden E-Rechnungspflicht sind anspruchsvoll. Daher ist es ratsam, dass Unternehmen und Organisationen alle Vorgaben mit den betroffenen Geschäftsprozessen, bestehenden Verfahrensanweisungen für Mitarbeiter:innen und den Funktionen der eingesetzten IT-Systeme abstimmen.

Die E-Rechnung wird Pflicht!

In diesem Jahr wurde im Rahmen das Wachstumschancengesetz in Deutschland nun die schrittweise Implementierung eines verpflichtenden E-Rechnungssystems ab dem 01.01.2025 beschlossen.

Von da an sind Unternehmen aller Größen und Branchen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und rechtssicher archivieren zu können. Aufgrund erwarteter Herausforderungen werden jedoch für den Zeitraum von 2025 bis 2028 Übergangsregelungen eingeführt. Dabei wird insbesondere zwischen dem Ausstellen und dem Empfang von Rechnungen unterschieden.

Elektronische Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen – Die Basis mit einem DMS

Die Verwendung von Dateibanken zur elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten, speziell von Rechnungen, ist unzureichend. Das einfache Ablegen auf einem Dateimanager erfüllt oft nicht die Anforderungen der GoBD. Wesentliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten wie ordnungsgemäße Aufbewahrung, Unveränderbarkeit, Datensicherheit und maschinelle Auswertbarkeit von Rechnungen können nur durch den Einsatz einer fachgerechten Dokumentenmanagement-Software, im Idealfall einer digitalen Rechnungsverarbeitung – um gleich den gesamten Rechnungsworkflow zu optimieren.