GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen – darauf ist zu achten

Schon seit 2011 wird die digitale Rechnungsverarbeitung völlig unabhängig vom Format (PDF, XML oder ZUGFeRD) der Papierrechnung gleichgestellt. Möglich gemacht hat dies das sogenannte Steuervereinfachungsgesetz. Unternehmen können seitdem ohne großen zusätzlichen Aufwand und rechtliche Bedenken auf verschiedene Varianten der Rechnungslegung zurückgreifen. Die Digitalisierung hinterlässt ihre Spuren. Trotz der vielen technologischen Fortschritte im Bereich der Rechnungsstellung gibt es einige Dinge, die es mit Blick auf die Aufbewahrung von Rechnungen zu beachten gilt. Spätestens, wenn das Finanzamt anklopft, wird dies auch dem/der Letzten bewusst.

Genau hier wollen wir helfen, den Überblick zu bewahren. Was sind überhaupt die rechtlichen Grundlagen für die Aufbewahrung von Rechnungen? Wie lange musst Du laut GoBD Rechnungen aufbewahren und wann verjähren Rechnungen? Gibt es bei der Aufbewahrung von Rechnungen Unterschiede zwischen der Papierrechnung und dem digitalen Rechnungsarchiv und wie funktioniert die Aufbewahrung von Rechnungen eigentlich am besten?

Rechtliche Grundlagen für die Aufbewahrung von Rechnungen

Eine Rechnung ist wie jedes weitere buchhalterische Dokument zu behandeln. Die Grundlagen für die Verarbeitung und Aufbewahrung von Rechnungen ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die 2014 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassen wurden. Den Grundsätzen liegen die Abgabenordnung (AO), das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Umsatzsteuergesetz (UStG) maßgeblich zugrunde. Wie Sie Rechnungen aufbewahren sollten, ist insbesondere § 14b UStG zu entnehmen.

Aufbewahrung von Rechnungen nach § 14b UstG

In § 14b Abs. 1 UStG ist die Aufbewahrung von Rechnungen geregelt. Konkret heißt es: „Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, […] aufzubewahren.“

Beginn und Ende der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt dabei mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung auch ausgestellt worden ist. Wenn eine Rechnung beispielsweise am 27.09.2017 ausgestellt wird, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2017 und endet schließlich am 31.12.2027.

Aufbewahrungspflicht von Rechnungen endet – Rechnungen aufbewahren oder vernichten?

Nach Ablauf des gesamten Zeitraums der Aufbewahrung von Rechnungen sollten sich Unternehmen grundsätzlich die Frage stellen, ob das Original aus Beweisgründen in einem Rechtsstreit oder auch zur Geltendmachung des Vorsteuerabzuges weiterhin eine Beweiskraft besitzen könnte. Falls ja, solltest Du die jeweiligen Rechnungen aufbewahren. Falls dies nicht der Fall ist, kann das Original vernichtet werden.

Wann „verjähren“ Rechnungen?

Die Verjährungsfrist von Ansprüchen beträgt grundsätzlich drei Jahre. Die Verjährungsfrist von Ansprüchen beginnt dabei stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der entsprechende Anspruch entstanden ist. Voraussetzungen für den Beginn einer Verjährungsfrist sind neben der Entstehung des Anspruches auch das Wissen des Inhabers über diesen Anspruch. Das bedeutet für die Verjährung von Rechnungen, dass die Verjährungsfrist des darin enthaltenen Anspruches nicht vom Datum der Rechnung abhängt.

Anforderungen an die GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen

Zehn Jahre lang sind die elektronischen Rechnungen gemäß der Aufbewahrungspflicht digital zu archivieren. Doch wie genau müssen Unternehmen Rechnungen digital aufbewahren und archivieren? Die GoBD gibt die Prüfpunkte zur richtigen Aufbewahrung von Rechnungen vor:

Lesbar

Zur korrekten Aufbewahrung von Rechnungen muss das Format der archivierten Rechnung so gewählt sein, dass es lesbar ist. Dazu zählen auch XML-Dateien, sofern ein entsprechendes Anzeigeprogramm vorliegt.

Unveränderbar

Die Aufbewahrung von Rechnungen ist elektronisch so durchzuführen, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Sollte eine Änderung vonnöten sein, müssen diese erkennbar sein.

Sicher vor Manipulationen

Die Sicherheit der Daten spielt bei der Aufbewahrung von Rechnungen ebenfalls eine Rolle. So sind die archivierten Rechnungen vor Manipulationen zu schützen. Eine Änderung der Hard- oder Software darf keinen Einfluss auf die Rechnungen haben.

Aufbewahrung der Papierrechnung vs. elektronische Rechnung – gibt es noch Unterschiede?

Wie eingangs beschrieben, werden Papierrechnungen der digitalen Rechnungsarchivierung gleichgestellt. Wie so oft liegt der Teufel allerdings im Detail. Auf diese Dinge sollten Unternehmen achten, wenn sie digitale Rechnungen aufbewahren wollen:

Einwilligung zum elektronischen Versand

Die elektronische Zustellung von Rechnungen darf nur mit Einwilligung des/der Empfänger:in geschehen. Ob die Zustimmung zur Zustellung papierbasiert oder digital geschehen sollte, ist nicht gesetzlich geregelt. Die Zustimmung zum elektronischen Versand von Rechnungen kann dementsprechend auch stillschweigend geschehen. Obwohl es grundsätzlich ausreicht, dass Einvernehmen zwischen Rechnungssteller:in und Rechnungsempfänger:in herrscht, ist es empfehlenswert, den zukünftigen, elektronischen Rechnungsversand aktiv und transparent zu kommunizieren.

Rechnungen aufbewahren und Medienbrüche vermeiden

Oft stellt sich die Frage, ob Unternehmen Rechnungen nur digital aufbewahren müssen. Grundsätzlich gilt: Elektronische Rechnungen müssen immer elektronisch verarbeitet werden, ohne diese zwischendurch zur Bearbeitung auszudrucken. Sie müssen also Rechnungen so aufbewahren, wie sie im Unternehmen eingetroffen sind (Original). Medienbrüche durch den Ausdruck der Rechnung sind daher zwingend zu vermeiden. Gleichzeitig ist es jedoch erlaubt, zur Aufbewahrung Papierrechnungen zu digitalisieren und mithilfe einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung zu verarbeiten und digital, revisionssicher zu archivieren.

Ort der Aufbewahrung von Rechnungen

Unternehmen sind bei der elektronischen Aufbewahrung von Rechnungen nicht dazu verpflichtet, die Rechnungen im Inland aufzubewahren. Sofern ein Online-Zugriff auf die Informationen jederzeit möglich ist und das Finanzamt informiert wurde, ist auch die Aufbewahrung von Rechnungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet zulässig.

Elektronischer Rechnungsversand per E-Mail – darauf gilt es zu achten

Eine häufig gestellte Frage im Gesamtkontext der Aufbewahrung von Rechnungen ist die Frage nach der Relevanz des Transportmittels – insbesondere im Fall der E-Mail. Hier gibt es jedoch eine klare Regelung des Gesetzgebers zum Thema E-Mail-Archivierung: Wenn die E-Mail ausschließlich als Transportmittel genutzt wird und sich im Text der E-Mail keine buchhalterischen Inhalte befinden, die über den Inhalt der Rechnung im Anhang hinausgehen, so ist die E-Mail an sich nicht aufbewahrungspflichtig. Der Vergleich zum Briefumschlag bei der Papierrechnung bietet sich an. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist seit 2011 für die offizielle Zulässigkeit nicht mehr erforderlich.

So gelingt die Rechnungsaufbewahrung mit einer DMS-Software

Die Anforderungen an die GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen sind hoch – ganz egal, ob die Aufbewahrung papierbasiert oder elektronisch stattfindet. Darum sollten Unternehmen alle Anforderungen mit betroffenen Geschäftsprozessen, bestehenden Verfahrensanweisungen für Angestellte und den Funktionalitäten von eingesetzten IT-Systemen abgleichen.

Rechnungen digital aufbewahren und archivieren – DMS als Basis für die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen

Dateiverzeichnisse eigenen sich nicht zur elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten, das gilt insbesondere auch für Rechnungen. Wenn Du Deine Rechnungen aufbewahrst, genügt die Ablage von Rechnungen auf dem Dateimanager in vielen Bereichen nicht den Anforderungen der GoBD. Zentrale Elemente der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht, wie die Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit von Rechnungen sind nur mit einer professionellen Dokumentenmanagement-Software zu erreichen.

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