Auf diese Dinge sollten Sie bei der GoBD-konformen Aufbewahrung von Rechnungen achten

Schon seit 2011 wird die elektronische Rechnung völlig unabhängig vom Format (PDF, XML oder auch ZUGFeRD) der Papierrechnung gleichgestellt. Möglich gemacht hat dies das so genannte Steuervereinfachungsgesetz. Unternehmen können seitdem ohne großen zusätzlichen Aufwand und rechtliche Bedenken auf verschiedene Varianten der Rechnungslegung zurückgreifen. Die Digitalisierung hinterlässt ihre Spuren. Trotz der vielen technologischen Fortschritte im Bereich der Rechnungsstellung gibt es einige Dinge, die es mit Blick auf die Aufbewahrung von Rechnungen zu beachten gilt. Spätestens wenn das Finanzamt anklopft wird dies auch dem Letzten bewusst.

Genau hier wollen wir helfen den Überblick zu bewahren. Was sind überhaupt die rechtlichen Grundlagen für die Aufbewahrung von Rechnungen? Wie lange müssen Rechnungen laut GoBD aufbewahrt werden? Gibt es Unterschiede zwischen Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen und wie bewahre ich Rechnungen eigentlich am besten auf?

§ 14b UStG Aufbewahrung von Rechnungen

Eine Rechnung wird wie jedes weitere buchhalterische Dokument behandelt. Die Grundlagen für die Verarbeitung und Aufbewahrung von Rechnungen ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die 2014 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassen wurden. Den Grundsätzen liegen die Abgabenordnung (AO), das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Umsatzsteuergesetz (UStG) maßgeblich zu Grunde.

In § 14b Abs. 1 UStG ist die Aufbewahrung von Rechnungen geregelt. Konkret heißt es:

Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, […] aufzubewahren.“

So sehen die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen aus

Die Aufbewahrungspflicht von ausgestellten und empfangenen Rechnungen liegt bei zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt dabei mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung auch ausgestellt worden ist. Wenn eine Rechnung beispielsweise am 27.09.2017 ausgestellt wird, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2017 und endet schließlich am 31.12.2027. Wichtig: sollte das Geschäftsjahr eines Unternehmens nicht am 31.12. des jeweiligen Jahres enden, so muss die Rechnung bis zum Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt werden. Um auf der kompletten sicheren Seite zu sein, empfiehlt sich daher ein Aufbewahrungszeitraum von 144 Monaten.

Nach dem Ablauf des gesamten Aufbewahrungszeitraums sollten sich Unternehmen grundsätzlich die Frage stellen, ob das Original aus Beweisgründen in einem Rechtsstreit oder auch zur Geltendmachung des Vorsteuerabzuges weiterhin eine Beweiskraft besitzen könnte. Falls dies nicht der Fall ist, kann das Original vernichtet werden.

Papierrechnung vs. elektronische Rechnung – gibt es noch Unterschiede?

Wie eingangs beschrieben werden Papierrechnungen der elektronischen Rechnung gleichgestellt. Wie so oft liegt der Teufel allerdings im Detail. Auf diese Dinge sollten Unternehmen achten, wenn sie Rechnungen digital aufbewahren wollen:

Einwilligung zum elektronischen Versand

Wenn Unternehmen Rechnungen elektronisch zustellen und aufbewahren wollen, darf dies nur mit Einwilligung des Empfängers geschehen. In welcher Form dies geschehen sollte ist nicht gesetzlich geregelt. Die Zustimmung kann dementsprechend auch stillschweigend geschehen. Obwohl es grundsätzlich ausreicht, dass Einvernehmen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger herrscht, ist es empfehlenswert den zukünftigen, elektronischen Rechnungsversand aktiv und transparent zu kommunizieren.

Medienbrüche vermeiden

Elektronische Rechnungen müssen immer elektronisch verarbeitet werden, ohne diese zwischendurch zur Bearbeitung auszudrucken. Sie müssen so aufbewahrt werden, wie sie im Unternehmen eingetroffen sind (Original). Medienbrüche durch den Ausdruck der Rechnung sind daher zwingend zu vermeiden. Gleichzeitig ist es jedoch erlaubt, analoge Rechnungen zu digitalisieren und mit Hilfe einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung zu verarbeiten und digital, revisionssicher zu archivieren.

Ort der Aufbewahrung

Unternehmen sind bei der elektronischen Aufbewahrung nicht dazu verpflichtet die Rechnungen im Inland aufzubewahren. Sofern ein Online-Zugriff auf die Informationen jederzeit möglich ist und das Finanzamt informiert wurde, ist auch die Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet zulässig.

Elektronischer Rechnungsversand per E-Mail – darauf gilt es zu achten

Eine häufig gestellte Frage im Gesamtkontext der Aufbewahrung von Rechnungen ist die Frage nach der Relevanz des Transportmittels – insbesondere im Fall der E-Mail. Hier gibt es jedoch eine klare Regelung des Gesetzgebers: wenn die E-Mail ausschließlich als Transportmittel genutzt wird und sich im Text der E-Mail keine buchhalterischen Inhalte befinden, die über den Inhalt der Rechnung im Anhang hinausgehen, so ist die E-Mail an sich nicht aufbewahrungspflichtig. Der Vergleich zum Briefumschlag bei der Papierrechnung bietet sich an. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist seit 2011 für die offizielle Zulässigkeit nicht mehr erforderlich.

So gelingt die Aufbewahrung von Rechnungen mit einer DMS-Software

Die Anforderungen an die GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen sind hoch – ganz egal ob nun in Papierform oder elektronisch. Darum sollten Unternehmen alle Anforderungen mit betroffenen Geschäftsprozessen, bestehenden Verfahrensanweisungen für Angestellte und den Funktionalitäten von eingesetzten IT-Systemen abgleichen.

Bereits im Mai haben wir in einem Blogartikel erläutert, warum sich Dateiverzeichnisse (wie z.B. Windows) nicht zur elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten eignen. Was sich damals auf alle Dokumentenarten bezog, gilt insbesondere für Rechnungen. Die Ablage von Rechnungen auf dem Dateimanager genügt in vielen Bereichen nicht den Anforderungen der GoBD. Zentrale Elemente der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht, wie die Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit von Rechnungen sind nur mit einer professionellen Dokumentenmanagement-Software zu erreichen.

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Thomas Buddendick

Inbound Marketing Manager, d.velop AG