Elektronische Rechnung: Alles, was du wissen musst, im Überblick

Veröffentlicht 29.03.2024

Corinna Hölzel Product Marketing Managerin d.velop

Beitragsbild elektronische Rechnung

Wegweisend und innovativ in das Rechnungsmanagement von morgen. Die Einführung von elektronischen Rechnungen hat in Deutschland vor einigen Jahren für großes Aufsehen gesorgt. Heutzutage ist die elektronische Rechnung bereits in vielen Unternehmen und Organisationen zum Standard geworden. Gehört sie bei dir im Unternehmen auch bereits zum Standard und bist du wirklich umfassend über die elektronische Rechnung informiert? Dieser Artikel bietet dir eine umfassende Übersicht über elektronische Rechnungen und beantwortet die zentralen Fragen zu diesem Thema.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Laut des am 22.03.2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz lautet die Definition für eine elektronische Rechnung wie folgt: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und elektronisch verarbeitet werden kann. Die elektronische Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen.

Welches Ziel verfolgt die elektronische Rechnungsstellung?

Die Einführung von elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich ein Beitrag zur Digitalisierung der Arbeitswelt. Konkret ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung die Automatisierung von analogen Rechnungsprozessen. Die drei vorrangigen Ziele dabei sind:

  • Verbesserung der Effizienz in Finanzbuchhaltungsprozessen
  • Reduzierung der Fehleranfälligkeit bei der Verarbeitung von Rechnungen
  • Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Bereich der Rechnungsstellung

Welche Kriterien müssen für elektronische Rechnungen erfüllt werden?

Die Bestimmungen bezüglich elektronischer Rechnungen sind im Umsatzsteuergesetz festgelegt. Gemäß diesen Vorschriften muss eine elektronische Rechnung (1) die Echtheit der Rechnungsherkunft, (2) die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes und (3) die Lesbarkeit gewährleisten.

Sind elektronische Rechnungen verpflichtend?

E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025 im B2B Sektor gültig

Angestoßen durch den im Dezember 2022 von der Europäischen Kommission veröffentlichten Richtlinienentwurf im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) kommt die E-Rechnungspflicht in Deutschland jetzt auch für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Elektronische Rechnungen werden in Deutschland für Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen zur Pflicht. Am 22.03.2024 wurde das Wachstumschancengesetz nun endgültig vom Bundesrat bestätigt und damit steht fest: Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland schrittweise ab dem 01.01.2025 eingeführt.

Infografik: Timeline elektronische Rechnung Pflicht

📖 Lesetipp: Elektronische Rechnung wird Pflicht: Hintergründe und aktuelle Timeline im Überblick  

E-Rechnungsgesetz im B2G bereits 2018 in Kraft getreten

Die rechtliche Grundlage für die Verwendung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Sektor (B2G) findet sich im E-Rechnungsgesetz. Dieses Gesetz setzt die Vorgaben der europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht um. Das E-Rechnungsgesetz wird als bedeutender Schritt für die Digitalisierungsstrategie in Deutschlands öffentlichen Verwaltungen angesehen – im B2G Sektor ist die elektronische Rechnungsstellung indessen schon seit einigen Jahren Pflicht.

📖 Lesetipp: Wie das E-Rechnungsgesetz (nicht nur) die öffentliche Verwaltung auf den Kopf stellt

Online-Check: Bist du bereit für die kommende E-Rechnungspflicht?

Wie ist eine elektronische Rechnung aufgebaut?

Ordnungsgemäße Rechnung

In Deutschland unterliegt vieles einem gesetzlichen Rahmen, so ist auch der Aufbau und Inhalt elektronischer Rechnungen gesetzlich festgelegt. Eine unsachgemäß erstellte (oder sogar fehlerhafte) Rechnung kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen.

📖 Lesetipp: Wie muss eine ordnungsgemäße Rechnung aussehen?

Pflichtangaben einer Rechnung 

Die gesetzlichen Vorgaben für die erforderlichen Angaben auf einer Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz festgelegt. Diese Vorschriften legen fest, welche Elemente mindestens in elektronischen Rechnungen enthalten sein müssen, um als rechtsgültig zu gelten. Gemäß §14 UStG umfasst eine ordnungsgemäße Rechnung folgende Pflichtangaben:

  • Name und Anschrift (Aussteller und Empfänger)
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Menge/Art der Lieferung bzw. Umfang/Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
  • Entgelt nach Steuersatz inklusive vereinbarte Minderungen
  • Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Wie eine vorschriftsgemäße Rechnung auszusehen hat, erfährst du im nachstehenden Video:

Rechnungserstellung: Wie kann ich eine elektronische Rechnung erstellen?

Elektronische Rechnungen lassen sich in nur wenigen Schritten mit Hilfe einer passenden Rechnungssoftware erstellen. Überdies bieten auch einige ERP-Systeme entsprechende Funktionalitäten im Standard oder als hinzubuchbare Add-ons an. Wichtig hierbei: Das richtige Rechnungsformat, welches der CEN-Norm EN 16931 entspricht. Die beiden wichtigsten Formate zur Erstellung elektronischer Rechnungen in Deutschland sind aktuell die XRechnung und ZUGFeRD.

Im September 2023 hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) bestätigt, dass diese Formate auch der Definition einer elektronischen Rechnung gemäß dem Wachstumschancengesetz entsprechen. Somit stehen sie auch für die kommende E-Rechnungspflicht für den B2B-Sektor im Fokus.

📖 Lesetipp: Online-Rechnung, Word-Datei oder Papier? Die Möglichkeiten zur Rechnungserstellung.

Rechnungsversand: Was ist bei der digitalen Rechnungsstellung zu beachten?

Bereits seit dem 27. November 2020 muss der Rechnungsversand zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern in elektronischer Form erfolgen. Als Lieferant profitierst du unter anderem in Form von Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Druck- und Portokosten sowie von Zeitersparnis durch das Entfallen des Kuvertierens und des Versands. Eine Möglichkeit des elektronischen Rechnungsversands besonders im Kontext öffentlicher Auftraggebeber ist Peppol. Peppol ist eine Infrastruktur für die einheitliche und sichere Übermittlung elektronischer Dokumente.

Mit der Erweiterung der E-Rechnungspflicht auf den B2B-Sektor zum 01.01.2025 wird der elektronische Rechnungsversand dort natürlich ebenfalls verpflichtend. Auch hier gibt es Übergangsregelungen – ab Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, verarbeiten und archivieren – allerdings dürfen bis zum 31.12.2025 noch Papierrechnungen und Rechnungen im sonstigen elektronischen Format ausgestellt werden. Bis zum 31.12.2026 gilt eine verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz unter 800.000 €.  

Elektronische Rechnungen per E-Mail

Praktisch und schnell erledigt: Der Versand per E-Mail ist in den meisten Fällen eine effiziente und bequeme Art, um Rechnungen in Sekundenschnelle zu verschicken. Der Rechnungsversand per E-Mail bringt jedoch einige wichtige Anforderungen mit sich, die du als Rechnungssteller beachten musst. Zum einen muss eine per E-Mail versandte Rechnung die gleichen Pflichtangaben wie eine klassische Papierrechnung enthalten. Darüber hinaus muss sie ein strukturiertes Datenformat (XML-Format) enthalten, um als elektronische Rechnung zu gelten und die Anforderungen der künftigen E-Rechnungspflicht auch für den B2B-Sektor zu erfüllen.

📖 Lesetipp: Rechnungen per E-Mail: Auf diese 5 Punkte muss man achten!

Rechnungsaufbewahrung: Welche rechtlichen Grundlagen gelten für elektronische Rechnungen?

Der rechtliche Rahmen für die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen wird durch die folgenden Gesetze geschaffen:

  • GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) 
  • AO (Abgabenordnung, §147) 
  • HGB (Handelsgesetzbuch, §257) 
  • UStG (Umsatzsteuergesetz, §14) 

Aufbewahrungspflicht

Eine elektronische Rechnung wird einem buchhalterischen Dokument gleichgesetzt und ist somit in jedem Fall aufbewahrungspflichtig. Es besteht grundsätzlich eine Rechtspflicht, bestimmte Geschäftsunterlagen zwecks Handels- oder Steuerrecht in geordneter Form aufzubewahren.

📖 Lesetipp: GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen – darauf, ist zu achten.

Aufbewahrungsfristen

Hast du ad hoc die gesetzliche Aufbewahrungsfrist einer Preisliste im Kopf? Oder wie sieht es mit Fahrtkostenerstattungsunterlagen aus? Keine Sorge: Unser Blogartikel beantwortet dir die 7 wichtigsten Fragen zu Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Unternehmen und bietet dir eine Übersicht der Aufbewahrungsfristen für elektronische Rechnungen, Lieferscheine und viele weitere steuerrechtlich relevante Dokumente.

Verjährungsfristen elektronischer Rechnungen

Aufbewahrungsfristen sind die eine Sache – doch wie sieht es mit Verjährungsfristen aus? Beim Thema Verjährung zucken viele Unternehmer zusammen. Bespickt mit vielen Sonderfällen stellt sie ein nicht zu unterschätzendes, finanzielles Risiko dar. Deshalb haben wir 7 Praxis-Tipps für den Umgang mit Verjährungsfristen bei Rechnungen zusammengestellt.

Rechnungsmanagement: Wie funktioniert elektronische Rechnungsverwaltung?

Vom Rechnungseingang über die verschiedensten (elektronischen) Kanäle, der automatischen Extraktion aller relevanten Informationen inkl. dem Abgleich gegen die eigenen Stammdaten, dem Prüf- und Freigabeworkflow bis hin zur Übergabe an das Folgesystem und der revisionssicheren Ablage: Elektronische Rechnungen durchlaufen in Unternehmen und Organisationen einige verschiedene Stationen. Jede dieser Stationen gilt es so effizient wie möglich zu gestalten und immer da, wo es sinnvoll ist, zu automatisieren. 

📖 Lesetipp: Rechnungsmanagement: Definition, Funktion & Gründe für die Digitalisierung

Die 5 Schritte der elektronischen Rechnungsverarbeitung

Der elektronische Rechnungsverarbeitungsprozess lässt sich in den folgenden 5 Schritten zusammenfassen: 

1. Rechnungseingang 

Zuerst geht die elektronische Rechnung z.B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format im Unternehmen oder in der Organisation ein. Mithilfe der vielfältigen Importmöglichkeiten einer digitalen Rechnungsverarbeitungslösung wird die Rechnung automatisiert in dein System überführt.

📖 Lesetipp: Eingangsrechnung: Von der Definition über die Prüfung bis zur Verarbeitung

2. Rechnungserkennung

Im zweiten Schritt folgt die KI-basierte Rechnungserkennung sowie Extraktion der relevanten Informationen. Die Daten aus rein elektronischen Rechnungsformaten können dabei direkt als gesicherte Informationen übernommen, mit den Stammdaten des Unternehmens abgeglichen und in den Folgeprozess übergeben werden.

3. Rechnungsprüfung

Bei der formellen Rechnungprüfung werden Anwender:innen z.B. durch eine integrierte §14 Vorprüfung unterstützt. Die Software prüft, ob für alle Pflichtangaben, die sich auf einer Rechnung befinden müssen, ein Wert auf der Rechnung gefunden werden kann. Ist dies nicht der Fall, erhalten Anwender:innen einen entsprechenden Hinweis.

Anschließend wird die Rechnung für die sachliche Rechnungsprüfung an den richtigen Prüfer geleitet. Die sachliche Prüfung erfolgt in der Regel dezentral durch die Stellen bzw. Sachbearbeiter:innen, die einen Bestellvorgang ausgelöst haben bzw. eine Bestellung/Lieferung sachlich zu verantworten haben.

4. Rechnungsfreigabe

Mit der richtigen Software ist der Freigabeprozess aus Anwender:innensicht effizient und bequem – fast schon unspektakulär. Eine E-Mail benachrichtigt den Verantwortlichen bzw. die Verantwortliche darüber, dass eine Rechnung zur Freigabe vorliegt. Der Prozess kann nun mit wenigen Klicks abgeschlossen werden. Je nach Konfiguration steht am Ende des Freigabeprozesses der finale Buchungssatz oder ein Buchungsvorschlag zur Weiterverarbeitung im ERP- oder FiBu System.

📖 Lesetipp: Rechnungsfreigabe: Was eine zeitgemäße Software können muss.

5. Revisionssichere Archivierung

Die ordnungsgemäße Rechnungsablage ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Die sogenannte revisionssichere Dokumentenarchivierung stellt für viele Unternehmen hinsichtlich Compliance-Anforderungen eine Herausforderung dar. . Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) ist die Revisionssicherheit deiner elektronischen Rechnungen jedoch kein Problem.

📖 Lesetipp: 8 Vorteile einer digitalen Rechnungsverwaltung.

Digitale Rechnungsverarbeitung: Mit der richtigen Software zu mehr Effizienz

Das Thema elektronische Rechnungen kann ganz schön erdrückend sein. Genau deswegen gibt es Software-Lösungen wie d.velop invoices, die dich bei der Umsetzung deiner digitalen Rechnungsverarbeitung unterstützen. Verabschiede dich von analogen Rechnungsprozessen und erfahre jetzt mehr zum Thema digitale Rechnungsverarbeitung:

Digitale Rechnungsverarbeitung: Tipps und Stolperfallen in der Projektierung


Häufige Fragen zur elektronischen Rechnung

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat vorliegt und in der rechnungsbegleitende Unterlagen integriert werden können. Dies hat den Vorteil, dass die Verarbeitung der Rechnungen in digitalen Systemen ohne Medienbruch und automatisch erfolgen kann.

Wie funktioniert eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung kann in verschiedenen Formaten erstellt und versendet werden. Die wichtigsten Formate zur Erstellung einer elektronischen Rechnung sind XRechnung und ZUGFeRD.

Welche Vorteile hat eine elektronische Rechnung?

Die Vorteile einer elektronischen Rechnung gegenüber einer papierbasierten Rechnung liegen auf der Hand, denn sie ist schneller, kostengünstiger und umweltfreundlicher. Ein weiterer Vorteil ist, dass sie automatisch verarbeitet werden kann und damit zu einer effizienteren Abwicklung von Geschäftsprozessen beiträgt.

Ist eine elektronische Rechnung gesetzlich vorgeschrieben?

In Deutschland muss seit November 2020 der Rechnungsversand zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern in elektronischer Form erfolgen. Die genauen Vorgaben und Anforderungen können dabei von Land zu Land unterschiedlich sein. Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes auch auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ausgeweitet.

Wie lange muss eine elektronische Rechnung aufbewahrt werden?

In der Regel gelten die gleichen Fristen wie für papierbasierte Rechnungen. Diese unterscheiden sich je nach Art des Dokumentes. Generell betragen die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen 10 oder 6 Jahre.

Was sind die Anforderungen an elektronische Rechnungen?

Die Anforderungen an eine elektronische Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz geregelt. Die elektronische Rechnung muss die Echtheit der Rechnungsherkunft, die Echtheit der Rechnungsherkunft sowie die Lesbarkeit gewährleisten.