Elektronische Rechnung: Alles, was du wissen musst, im Überblick

Veröffentlicht 24.11.2022
Geschätzte Lesezeit 7 Min.

Corinna Hölzel Product Marketing Managerin d.velop

Beitragsbild elektronische Rechnung

Meilenstein. Revolutionär. Startschuss in die nächste digitale Phase – die Einführung elektronischer Rechnungen hat in Deutschland vor einigen Jahren groß aufhorchen lassen. Mittlerweile zählt die elektronische Rechnung zum Standard in vielen Unternehmen. Doch weißt du wirklich alles über die elektronische Rechnung? Mit diesem Beitrag geben wir dir eine größtmögliche Übersicht zur elektronischen Rechnung und beantworten die wichtigsten Fragen rund um das Thema.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist gemäß der EU-Richtlinien eine Rechnung, die als rein strukturelles Datenformat konzipiert ist, in die aber rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können. Dies ermöglicht eine medienbruchfreie, maschinelle Rechnungsverarbeitung in entsprechenden digitalen Systemen.

Was ist das Ziel der elektronischen Rechnungsstellung?

Der Einsatz elektronischer Rechnungen trägt grundsätzlich zur Digitalisierung der Arbeitswelt bei. Konkret hilf eine elektronische Rechnungsstellung dabei, analoge Rechnungsprozesse durch automatisierte Workflows zu ersetzen. Die 3 wichtigsten übergeordneten Ziele lauten:

  1. Steigerung der Effizienz von Finanzbuchhaltungsprozessen
  2. Minimierung der Fehleranfälligkeit bei der Rechnungsverarbeitung
  3. Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften im Bereich der Rechnungsstellung

Was sind die Anforderungen an elektronische Rechnungen?

Die Anforderungen an elektronische Rechnungen sind im Umsatzsteuergesetz verankert. Demnach muss eine E-Rechnung (1) die Echtheit der Rechnungsherkunft, (2) die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes und (3) die Lesbarkeit gewährleisten.

E-Rechnungsgesetz

Die rechtliche Grundlage für den Einsatz elektronischer Rechnungen bildet das E-Rechnungsgesetz, welches die Vorgaben der europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umsetzt.  

Weshalb das E-Rechnungsgesetz als Meilenstein für die Digitalisierungsstrategie Deutschlands gilt, für wen das Gesetz Pflicht ist und wie du auf E-Invoicing umstellen kannst, erfährst du im Blogbeitrag Wie das E-Rechnungsgesetz (nicht nur) die öffentliche Verwaltung auf den Kopf stellt

Rechnungsaufbau: Was sind die Inhalte einer elektronischen Rechnung?

Ordnungsgemäße Rechnung

So wie vieles in Deutschland ist auch der Aufbau und der Inhalt einer elektronischen Rechnung innerhalb eines gesetzlichen Rahmens vorgegeben. Eine nicht ordnungsgemäß ausgestellte (oder sogar fehlerhafte) Rechnung kann teure Folgen haben.

Wie eine vorschriftsgemäße Rechnung auszusehen hat, erfährst du im Blog Wie muss eine ordnungsgemäße Rechnung aussehen?

Pflichtangaben einer Rechnung

Die Pflichtangaben einer Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz geregelt und geben Auskunft darüber, welche Bestandteile elektronische Rechnungen mindestens enthalten müssen, um als ordnungsgemäß zu gelten. Gemäß §14 UstG beinhaltet eine vorschriftsgemäße Rechnung folgende Pflichtangaben:

  • Name und Anschrift (Aussteller und Empfänger)
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Menge/Art der Lieferung bzw. Umfang/Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
  • Entgelt nach Steuersatz inklusive vereinbarte Minderungen
  • Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Mehr zum Thema erfährst du in unserem Beitrag zum Thema Pflichtangaben Rechnung: Was muss auf einer Rechnung stehen?

Rechnungserstellung: Wie kann ich eine elektronische Rechnung erstellen?

Elektronische Rechnungen lassen sich in nur wenigen Schritten per Rechnungssoftware erstellen. Wichtig hierbei: Das richtige Rechnungsformat. Die beiden wichtigsten Formate zur Erstellung elektronischer Rechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD.

Weitere Tipps zur Rechnungserstellung erfährst du im Blog Online Rechnung, Word-Datei oder Papier? Die Möglichkeiten zur Rechnungserstellung

Rechnungsformate: Formate elektronischer Rechnungen im Überblick

Wie bereits angedeutet, kommt es bei der elektronischen Rechnungserstellung auf das richtige Format an. Die bekanntesten Rechnungsformate sind:

  • XRechnung
  • ZUGFeRD / Factur-X

Im Kontext elektronischer Rechnungsformate gibt es wichtige Anforderungen hinsichtlich gesetzlicher Verpflichtungen für Unternehmen. Welche Anforderungen dies sind und wie du dein Rechnungssystem optimal auf das Standardformat XRechnung vorbereitest, erfährst du im Blogartikel XRechnung & Co. – Das sollten Sie über die Formate elektronischer Rechnungen wissen!

Rechnungsversand: Was ist bei der digitalen Rechnungsstellung zu beachten?

Seit dem 27. November 2020 muss der Rechnungsversand zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern in elektronischer Form erfolgen – ein Meilenstein für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung! Als Unternehmen profitierst du in Form von Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Druck- und Portokosten sowie von Zeitersparnis durch das Entfallen des Kuvertierens und Versands. Über das sogenannte PEPPOL-Netzwerk können E-Rechnungen z.B. in nur wenigen Schritten versendet werden.

Alles Wichtige zum elektronischen Rechnungsversand via PEPPOL erfährst du auf unserer Themenseite zu PEPPOL

Elektronische Rechnungen per E-Mail

Praktisch und schnell erledigt: Der Versand per E-Mail ist eine effiziente Art, um Rechnungen in Sekundenschnelle zu verschicken. Der Rechnungsversand per E-Mail bringt jedoch einige wichtige Anforderungen mit sich, die du als Rechnungssteller beachten musst. Zum einen hat die Rechnung per E-Mail sämtliche Pflichtangaben einer klassischen Papierrechnung zu enthalten. Darüber hinaus muss sie ein strukturiertes Datenformat (XML-Format) enthalten, um als elektronische Rechnung zu gelten.

Weitere zentrale Anforderungen rund um den Rechnungsversand per Mail haben wir in unserem Blog Rechnungen per E-Mail: Auf diese 5 Punkte muss man achten! zusammengefasst. 

Rechnungsaufbewahrung: Welche rechtlichen Grundlagen gelten für elektronische Rechnungen?

Den rechtlichen Rahmen für die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen bilden:

  • GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) 
  • AO (Abgabenordnung, §147) 
  • HGB (Handelsgesetzbuch, §257) 
  • UStG (Umsatzsteuergesetz, §14) 

Wie du elektronische Rechnungen aufbewahren solltest, ist insbesondere in §14b UStG geregelt.

Aufbewahrungspflicht

Eine elektronische Rechnung ist einem buchhalterischen Dokument gleichzusetzen und somit aufbewahrungspflichtig. Es handelt sich grundsätzlich um eine Rechtspflicht, bestimmte Geschäftsunterlagen zwecks Handels- oder Steuerrecht geordnet aufzubewahren.

Weitere Informationen zur Aufbewahrungspflicht findest du in unserem Blog GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen – darauf ist zu achten

Aufbewahrungsfristen

Weißt du aus dem Kopf heraus die Aufbewahrungsfrist einer Preisliste? Wie sieht es mit Fahrtkostenerstattungsunterlagen aus? Keine Sorge: In unserem Blogartikel Die 7 wichtigsten Fragen zu Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Unternehmen erhältst du eine Übersicht der Aufbewahrungsfristen für elektronische Rechnungen, Lieferscheine und weitere steuerrechtlich relevante Dokumente.

Verjährungsfristen elektronischer Rechnungen

Aufbewahrungsfristen sind die eine Sache – doch wie sieht es mit Verjährungsfristen aus? Beim Thema Verjährung zucken viele Unternehmer zusammen. Bespickt mit vielen Sonderfällen stellt sie ein nicht zu unterschätzendes, finanzielles Risiko dar. Aus diesem Grund haben wir 7 Praxis-Tipps für den Umgang mit Verjährungsfristen bei Rechnungen zusammengestellt.

Rechnungsmanagement: Wie funktioniert elektronische Rechnungsverwaltung?

Vom Rechnungseingang über die Erfassung und Bearbeitung bis hin zur Ablage: Elektronische Rechnungen durchlaufen in Unternehmen und Organisationen mehrere Stationen innerhalb eines Rechnungsworkflows – und jede dieser Stationen gilt es so effizient wie möglich zu gestalten.  

Welche Probleme beim analogen Rechnungsmanagement entstehen und welche Möglichkeiten sowie Vorteile dir die Automatisierung von Rechnungsprozessen bringt, erfährst du im Blogartikel Rechnungsmanagement: Definition, Funktion & Gründe für die Digitalisierung

Die 5 Schritte der elektronischen Rechnungsverarbeitung

Der gesamte elektronische Rechnungsworkflow lässt sich in folgenden 5 Schritten abbilden:

1. Rechnungseingang 

Zunächst geht die elektronische Rechnung z.B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format im Unternehmen ein. Mithilfe der vielfältigen Importmöglichkeiten einer digitalen Rechnungsverarbeitungslösung wird die Rechnung automatisiert in dein System überführt.

Alles, was du zum Thema Eingangsrechnung wissen musst, haben wir für dich im Blog Eingangsrechnung: Von der Definition über die Prüfung bis zur Verarbeitung zusammengefasst.

2. Rechnungserkennung

Im zweiten Schritt folgt die KI-basierte Rechnungserkennung sowie Extraktion der Daten. Hierbei werden sämtliche relevanten Informationen von Rechnungen, die nicht in einem strukturierten Format vorliegen, mittels sogenannter OCR-Texterkennung automatisch ausgelesen und gegen Bestell- und Bewegdaten abgeglichen. Die Daten aus rein elektronischen Rechnungsformaten können direkt als gesicherte Informationen übernommen und in den Folgeprozess übergeben werden.

Du interessiert dich für OCR-Technologie? Dann schau gerne in unseren Blogbeitrag OCR-Software im Einsatz: Funktionsweise & Nutzen auf einen Blick.

3. Rechnungsprüfung

Sobald eine Rechnung vollständig erfasst ist, folgt die Bearbeitung und Sichtkontrolle. Der Prozess der Rechnungsprüfung wird durch eine Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt. Diese lernt im Hintergrund permanent selbstständig aus deinen Eingaben und optimiert mit jeder Rechnung den jeweils folgenden Prüfungsprozess.

Passend zu diesem Thema haben wir folgenden Beitrag zu bieten: SAP Rechnungsprüfung: Jetzt durchgängig umsetzen und bei jeder Rechnung sparen.

4. Rechnungsfreigabe

Mit der richtigen Software ist der Freigabeprozess aus Anwendersicht effizient und bequem – fast schon unspektakulär. Eine E-Mail benachrichtigt den Verantwortlichen bzw. die Verantwortliche darüber, dass eine Rechnung eine Freigabe benötigt. Mit nur wenigen Klicks ist anschließend der Prozess abgeschlossen.

Auf welche Stolpersteine du bei der Freigabe stoßen kannst und wie du deine Rechnungsfreigabe optimal gestaltest, erfährst du im Blogartikel Rechnungsfreigabe: Was eine zeitgemäße Software können muss.

5. Revisionssichere Archivierung

Der letzte wichtige Schritt in deinem Rechnungsworkflow stellt die ordnungsgemäße Rechnungsablage dar. Die sogenannte revisionssichere Dokumentenarchivierung stellt für viele Unternehmen hinsichtlich Compliance-Anforderungen eine Herausforderung dar. . Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) ist die Revisionssicherheit deiner elektronischen Rechnungen jedoch kein Problem.

Wie sehr du von der Digitalisierung deiner Rechnungsverwaltung profitierst, erfährst du im Beitrag 8 Vorteile einer digitalen Rechnungsverwaltung.

Digitale Rechnungsverarbeitung: Mit der richtigen Software zu mehr Effizienz

Das Thema elektronische Rechnungen kann ganz schön erdrückend sein. Genau aus diesem Grund gibt es Software-Lösungen wie d.velop invoices, die dich bei der Umsetzung deiner digitalen Rechnungsverarbeitung unterstützen.

Verabschiede dich von analogen Rechnungsprozessen und erfahre jetzt mehr zum Thema Digitale Rechnungsverarbeitung.

Digitale Rechnungsverarbeitung: Tipps und Stolperfallen in der Projektierung