Eine Rechnung zu verfassen, sollte eigentlich Freude bereiten. Denn ausnahmsweise muss man nicht selbst in die Tasche greifen, sondern darf andere dazu anhalten. Doch es gibt Vorgaben, wie eine ordnungsgemäße Rechnung aussehen muss. Wird einem als Rechnungssteller:in bewusst, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss, ist die Freude schnell dahin.
Damit Sie sich nicht weiter den Kopf zerbrechen müssen, haben wir in diesem Artikel festgehalten, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung stehen müssen. Denn wie so vieles in Deutschland ist auch dies gesetzlich festgeschrieben.
Welche Pflichtangaben müssen laut Gesetz auf einer Rechnung stehen?
Die Antwort auf diese Frage findet sich in Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes unter Absatz 4 (§ 14 UStG Abs. 4). In diesem ist genau vermerkt, welche Pflichtangaben Rechnungen enthalten müssen:
- Vollständiger Name und Anschrift der leistenden Unternehmer:in
- Vollständiger Name und Anschrift der Leistungsempfänger:in
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder den Umfang und die Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstige Leistungen
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
- im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
Die vorstehenden Pflichtangaben sind für Rechnungen mit einem Betrag von über 250 Euro brutto gültig. Darunter gelten Erleichterungen für sogenannte Kleinbetragsrechnungen.
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Einige im Gesetzestext genannte Pflichtangaben werfen ohne Zweifel weitere Fragen auf. Die am häufigsten gestellten Fragen sollen nicht unbeantwortet bleiben.
Wann muss ich meine Steuernummer und wann meine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf einer Rechnung angeben?
Bei geschäftlichen Vorgängen innerhalb Deutschlands darf man frei entscheiden. Es kann also die Steuernummer bzw. Steuer-ID oder die USt ID angegeben werden. Viele Unternehmen bevorzugen die Angabe der USt ID. Sie gilt aus Datenschutzperspektive als sicherer. Die Veröffentlichung der Steuernummer birgt nämlich Missbrauchsgefahren, da sie als eine Art Codewort beim Finanzamt Zugang zu pikanten Firmeninterna schaffen kann.
Liefert Dein Unternehmen Ware ins europäische Ausland oder übt beratende Tätigkeiten aus, muss eine Rechnung die USt ID enthalten – sowie die USt ID dem/der Rechnungsempfänger:in.
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Was ist das Liefer- oder Leistungsdatum und wie vermerke ich es am besten auf meiner Rechnung?
Das Lieferdatum beziehungsweise Leistungsdatum ist das Datum, an dem ein Unternehmen eine Ware übergibt oder eine Dienstleistung erbringt. Für Dienstleistungen wird dieser Zeitpunkt Leistungsdatum genannt – bei Waren oder Produkten handelt es sich um das Lieferdatum.
- Erwerb im Onlineshop: Das Datum, an dem die Ware in den Versand gegeben wird.
- Erwerb im stationären Einzelhandel: Das Datum der Übergabe der Ware im Geschäft
- Dienstleistungen: Das Datum der Fertigstellung
Um das Lieferdatum auf einer Rechnung korrekt anzugeben, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Zulässig ist beispielsweise ein einfacher Pauschalhinweis wie: „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“. Erlaubt ist außerdem der Verweis auf einen Lieferschein. Unternehmer:innen müssen den betreffenden Lieferschein jedoch genau bezeichnen – sinnvollerweise durch Angabe der Lieferscheinnummer. Die Angabe des Lieferscheindatums auf einem Lieferschein genügt nicht.
Es kann vorkommen, dass eine Rechnung bereits gestellt wird, obwohl die Leistung noch nicht erbracht wurde. In einem solchen Szenario muss auf der Rechnung vermerkt werden, dass die Leistung noch nicht erbracht wurde. Wurde allerdings schon ein festgelegtes Datum für die Leistung vereinbart, kann man auf dieses bereits in der Rechnung hinweisen.
Wie erstelle ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Eine fortlaufende Rechnungsnummer wird per Gesetz wie folgt definiert: „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung von dem/der Rechnungsaussteller:in einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).“ (§ 14 UStG Abs. 4)
Die fortlaufende Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass die vo dem/der Unternehmer:in erstellte Rechnung einmalig ist.
Für die Erstellung sind verschiedene Herangehensweisen zulässig. Im Gesetzestext heißt es wortgetreu: ,,Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.“ (UStAE 14.5)
Der einfachste Weg zur Erstellung einer fortlaufenden Rechnungsnummer ist dementsprechend bei 1 zu beginnen und fortlaufend durchzunummerieren.
Weitere Angaben, die Du beim Verfassen einer Rechnung beherzigen sollten
- Betitele Deine Rechnung stets als Rechnung. So grenzen Deine Kund:innen diese auf einen Blick von anderen Dokumenten wie zum Beispiel Lieferscheinen und Angeboten ab.
- Gib Deine Kontaktdaten an. So müssen Deine Kund:innen nicht lange suchen, um Dich bei Rückfragen kontaktieren zu können.
- Nenne eine Zahlungsfrist. Rechnungen sind ohne weitere Angabe zwar sofort fällig, eine kleine Erinnerung kann aber nicht schaden und beschleunigt eventuell die Überweisung – insbesondere bei Privatpersonen.
- Platziere Deine Bankverbindung auf der Rechnung. So garantierst Du, dass das Geld auch bei Dir eingeht.
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Häufige Fragen und Antworten zu Pflichtangaben auf der Rechnung
Pflichtangaben auf einer Rechnung sind Angaben, die gesetzlich vorgeschrieben sind und unbedingt auf einer Rechnung enthalten sein müssen. Dazu gehören unter anderem der Name und die Anschrift des Leistungserbringers und des Rechnungsempfängers, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, die Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, der Preis pro Einheit, die Gesamtsumme und die Umsatzsteuer.
Die Pflichtangaben müssen klar und deutlich auf der Rechnung angegeben werden, damit sie leicht nachvollziehbar sind. Es empfiehlt sich, die Angaben in einer übersichtlichen und gut strukturierten Form darzustellen.
Wenn Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen, kann das zu Problemen führen. Die Rechnung kann vom Finanzamt nicht anerkannt werden, was zu Steuernachzahlungen oder anderen rechtlichen Konsequenzen führen kann. Auch der Rechnungsempfänger kann bei fehlenden Pflichtangaben Schwierigkeiten haben, die Rechnung abzusetzen.
Was eine Rechnung enthalten muss, ist gesetzlich vorgeschrieben. Dazu zählen unter anderem der vollständige Namen und die Adresse sowohl des Anbieters als auch des Kunden. Das Datum der Rechnungsausstellung, eine eindeutige Rechnungsnummer, die spezifizierte Anzahl und Beschreibung der verkauften Produkte oder geleisteten Dienste, den Einzelpreis der Artikel oder Dienstleistungen, den Gesamtbetrag der Rechnung sowie die darauf anfallende Umsatzsteuer.