Pflichtangaben Rechnung: Was muss auf einer Rechnung stehen?

Eine Rechnung zu verfassen sollte eigentlich Freude bereiten. Denn ausnahmsweise muss man nicht selbst in die Tasche greifen, sondern darf andere dazu anhalten. Wird einem als Rechnungssteller allerdings bewusst, was alles auf einer Rechnung stehen muss, ist die Freude schnell dahin.

Damit Sie sich nicht weiter den Kopf zerbrechen müssen, haben wir in diesem Artikel festgehalten, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung stehen müssen. Denn wie so vieles in Deutschland ist auch dies gesetzlich festgeschrieben.

Welche Pflichtangaben müssen laut Gesetz auf einer Rechnung stehen?

Die Antwort auf diese Frage findet sich in Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes unter Absatz 4 (§ 14 UStG Abs. 4). In diesem ist genau vermerkt, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss.

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder den Umfang und die Art der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstige Leistungen
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
  • im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen

Info: Die vorstehenden Angaben sind für Rechnungen mit einem Betrag von über 250 Euro brutto gültig. Darunter gelten Erleichterungen für so genannte Kleinbetragsrechnungen.

Einige im Gesetzestext genannte Pflichtangaben werfen ohne Zweifel weitere Fragen auf. Die am häufigsten gestellten Fragen sollen nicht unbeantwortet bleiben.

Wann muss ich meine Steuernummer und wann meine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf einer Rechnung angeben?

Bei geschäftlichen Vorgängen innerhalb Deutschlands darf man frei entscheiden. Es kann also die Steuernummer bzw. Steuer-ID oder die USt ID angegeben werden. Viele Unternehmen bevorzugen die Angabe der USt ID. Sie gilt aus Datenschutzperspektive als sicherer. Die Veröffentlichung der Steuernummer birgt nämlich Missbrauchsgefahren, da sie als eine Art Codewort beim Finanzamt Zugang zu pikanten Firmeninterna schaffen kann.

Liefert Ihr Unternehmen Ware ins europäische Ausland oder übt beratende Tätigkeiten aus, muss eine Rechnung die USt ID enthalten – sowie die USt ID des Rechnungsempfängers.

Was ist das Liefer- oder Leistungsdatum und wie vermerke ich es am besten auf meiner Rechnung?

Das Lieferdatum beziehungsweise Leistungsdatum ist das Datum, an dem ein Unternehmen eine Ware übergibt oder eine Dienstleistung erbringt. Für Dienstleistungen wird dieser Zeitpunkt Leistungsdatum genannt – bei Waren oder Produkten handelt es sich um das Lieferdatum.

  • Erwerb im Onlineshop: Das Datum, an dem die Ware in den Versand gegeben wird.
  • Erwerb im stationären Einzelhandel: Das Datum der Übergabe der Ware im Geschäft
  • Dienstleistungen: Das Datum der Fertigstellung

Um das Lieferdatum auf einer Rechnung korrekt anzugeben, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Zulässig ist beispielsweise ein einfacher Pauschalhinweis wie: „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“. Erlaubt ist außerdem der Verweis auf einen Lieferschein. Unternehmer müssen den betreffenden Lieferschein jedoch genau bezeichnen – sinnvollerweise durch Angabe der Lieferscheinnummer. Die Angabe des Lieferscheindatums auf einem Lieferschein genügt nicht.

Es kann vorkommen, dass eine Rechnung bereits gestellt wird, obwohl die Leistung noch nicht erbracht wurde. In einem solchen Szenario muss auf der Rechnung vermerkt werden, dass die Leistung noch nicht erbracht wurde. Wurde allerdings schon ein festgelegtes Datum für die Leistung vereinbart, kann man auf dieses bereits in der Rechnung hinweisen.

Wie erstelle ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?

Eine fortlaufende Rechnungsnummer wird per Gesetz wie folgt definiert: „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).“ (§ 14 UStG Abs. 4)

Die  fortlaufende Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist.

Für die Erstellung sind verschiedene Herangehensweisen zulässig. Im Gesetzestext heißt es wortgetreu: “Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.” (UStAE 14.5)

Der einfachste Weg zur Erstellung einer fortlaufenden Rechnungsnummer ist dementsprechend bei 1 zu beginnen und fortlaufend durchzunummerieren.

Sollten weitere offene Fragen zu Pflichtangaben auf Rechnungen bestehen, empfiehlt es sich den ausführlichen Bericht der IHK Frankfurt am Main zu lesen. Hier sind alle Details und Ausnahmeregelungen übersichtlich und kompakt zusammengefasst.

Weitere Angaben, die Sie beim Verfassen einer Rechnung beherzigen sollten

  • Betiteln Sie Ihre Rechnung stets als Rechnung. So grenzen Ihre Kunden diese auf einen Blick von anderen Dokumenten wie zum Beispiel Lieferscheinen und Angeboten ab.
  • Geben Sie Ihre Kontaktdaten an. So müssen Ihre Kunden nicht lange suchen, um Sie bei Rückfragen kontaktieren zu können.
  • Nennen Sie eine Zahlungsfrist. Rechnungen sind ohne weitere Angabe zwar sofort fällig, eine kleine Erinnerung kann aber nicht schaden und beschleunigt eventuell die Überweisung – insbesondere bei Privatpersonen.
  • Platzieren Sie ihre Bankverbindung auf der Rechnung. So garantieren Sie, dass das Geld auch bei Ihnen eingeht.

Mit all diesen Infos sollten Sie nun schnell und ohne Kopfzerbrechen eine korrekte Rechnung aufsetzen können und hoffentlich bald die ersten Zahlungseingänge auf Ihrem Konto einsehen. 😉

Falls Sie sich ebenfalls keinen Kopf und wenig Mühe beim Bearbeiten Ihrer Eingangsrechnungen machen wollen, sollten Sie sich das Webinar zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung anschauen. Rechnungsexperte Karl-Heinz Kühlkamp erklärt in 30 Minuten, warum sich der Einsatz einer Eingangsrechnungsverarbeitung für Ihr Unternehmen lohnt und wie Ihnen die Software von d.velop bei der Bearbeitung von Rechnungen hilft.

Neuer Call-to-Action