Auch Kleinunternehmer beschäftigen sich in Zeiten des digitalen Wandels mit dem Thema Rechnungsstellung und -verwaltung und wie man die Prozesse der Erfassung, Bearbeitung und Ablage optimieren kann. Nicht ohne Grund wird monatlich 2400-mal nach dem Begriff Rechnung Kleinunternehmer gesucht.
Was muss auf einer (elektronischen) Kleinunternehmer Rechnung stehen?
Bei Kleinunternehmern wird zwar die Umsatzsteuer „nicht erhoben“ – die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes müssen aber auch sie beachten. Das gilt auch für die Pflichtbestandteile von Rechnungen, die in § 14 Abs. 4 UStG aufgelistet werden.
Diese sind nachstehend zusammengefasst:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Kleinunternehmers und des Rechnungsempfängers,
- die (Finanzamts-)Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum,
- eine Rechnungsnummer,
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und der Dienstleistung,
- den (monatsgenauen) Liefer- oder Leistungsdatum (kann durch den Hinweis ersetzt werden, dass das Liefer- / Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt),
- Hinweis auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben.
- Bei grundstücksbezogenen Leistungen zusätzlich: Hinweis auf die zweijährige Rechnungs-Aufbewahrungspflicht von (privaten) Leistungsempfängern.
▶ Alles rund um die Pflichtangaben auf einer Rechnung
Zudem sind Kleinunternehmer verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbringen.
Wichtig: Kleinunternehmer dürfen beim Ausstellen von Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen! Zudem müssen Kleinunternehmer, den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben nennen. Der Begriff „Kleinunternehmer-Regelung“ muss jedoch nicht genannt werden. Ein Hinweis auf den Gesetzes-Paragrafen ist völlig ausreichend, z.B.: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ 1
Als Kleinunternehmer Rechnungen bearbeiten und archivieren: Vorteiler einer digitalen Rechnungssoftware
Leider stellen Kleinunternehmer nicht nur Rechnungen aus, sondern erhalten diese auch. Diese Eingangsrechnungen gilt es dann zu bearbeiten und zu archivieren. Die digitale Rechnungsverarbeitung ist in diesem Fall nicht nur für große Unternehmen lohnenswert. Aus dem modernen Arbeitsalltag ist die Digitalisierung nicht mehr wegzudenken und trotzdem arbeiten viele kleine Unternehmen in der Buchhaltung noch analog. Dabei ist der Nutzen der digitalen Rechnungsverarbeitung selbst für Kleinunternehmer deutlich spürbar. Die Vorteile zur Einführung einer digitalen Verarbeitung von Rechnungen als Kleinunternehmer sind:
- Komplett digitaler Durchlauf der Rechnungen
- Geringere Druckkosten sowie Einsparungen durch die Einhaltung von Skonti und Zahlungsfristen
- Geringerer Personalaufwand
- Ressourcen und die Umwelt werden geschont
- GoBD-konforme Aufbewahrung
Datensicherheit, beschleunigte Verarbeitung, Integration und Automatisierung durch digitale Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung ist ein Digitalisierungstreiber und meist der erste Schritt für die digitale Transformation im Unternehmen. Diese cloudbasierte Lösung lässt sich individuell auf jede Unternehmensgröße anpassen, ist mit relativ niedrigem Aufwand schnell implementiert und somit auch für Kleinunternehmer geeignet. Doch der Wechsel zu einer digitalen Rechnungsverarbeitung scheint insbesondere für kleine- und mittelständische Unternehmen immer noch mit Schwierigkeiten und Bedenken verbunden zu sein.
Datensicherheit: Revisionssicherheit und GoBD-Konformität
Die größte Befürchtung betrifft die Themen wie Datensicherheit und Gesetzeskonformität. Jedoch stellen diese Gesetze heutzutage kein Hindernis mehr dar, denn jeder Bearbeitungsschritt wird automatisch protokolliert, um eine ständige Übersicht über die gesamte Prozesslandschaft gewährleisten zu können. Die zentrale und revisionssichere Dokumentenverwaltung und Archivierung ist zudem rechtssicher und GoBD-konform. Somit wurden auch hier die letzten ernsthaften Hürden aus dem Weg geräumt.
Beschleunigte Verarbeitung durch intelligente Rechnungslesung und -datenerfassung
Durch die Unterstützung der selbstlernenden künstlichen Intelligenz bei der Rechnungslesung und der automatischen Rechnungsdatenerfassung erfolgt eine beschleunigte Verarbeitung aller gängigen Rechnungsformate. Vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten (z.B. die Erstellung individueller Workflows hinsichtlich Verteilung, Prüfung und Freigaben) ermöglichen einen ganzheitlichen und automatisierten Prozess abzubilden und gleichzeitig stets die Übersicht über die gesamte Prozesslandschaft zu behalten.
Integration in Bestandssysteme und Automatisierung durch Workflows
Die digitale Rechnungsverarbeitung kann zudem direkt mit dem genutzten ERP-, Fibu- oder WaWi-System verbunden werden und ist damit vollständig im Bestellwesen und in den buchhalterischen Abläufen integriert. Dank des modularen Aufbaus gelingt die Digitalisierung von Prozessen und Workflows einfach und zu geringen Kosten. Auch die Freigabe und Bearbeitung von Rechnungen aus dem Home-Office ist auf diese Weise kein Problem mehr. So können auch Kleinunternehmer ihre Effizienz und Produktivität hinsichtlich der Rechnungsverarbeitung steigern.
Unsere 5 Tipps, um als Kleinunternehmer Rechnungen digital zu verarbeiten und den Rechnungsprozess zu optimieren
- Aktuellen Prozesse sorgfältig analysieren:
Erkenne Deine Problemfelder, wie beispielsweise verlorene Skontovorteile, Mahngebühren oder redundante Prüfschritte und wirf einen genauen Blick auf die eigenen Prozesse. - Optimierungspotenziale identifizieren:
Schaue Prozesse genau an, um unter Beachtung der Bedürfnisse und individuellen Möglichkeiten sich über die kurz- und langfristigen Potenziale bewusst zu werden, damit manuelle und somit teure- und fehleranfällige Prozesse optimiert werden. - Gewünschte zukünftigen Prozesse des digitalen Rechnungsmanagements definieren:
Die digitale Rechnungsverarbeitung kann mehr als nur die digitale Ablage von Dokumenten sein. Durch die automatisierte und KI-basierte Software wird der komplette Prozess von der Erfassung, über die Verarbeitung, bis zur rechtssicheren Archivierung der Rechnung ganzheitlich digitalisiert. Bedenke also die vielfältigen Möglichkeiten! - Ganzheitliche Digitalisierung:
Nehme das digitale Rechnungsmanagement zum Anlass, bisherige Prozesse komplett zu überdenken. Die Umstellung auf E-Rechnung ist ein guter Anlass, die bisherigen Prozesse zu hinterfragen, zu überdenken und zu optimieren. Schaffe Transparenz und ermögliche eine genaue Steuerung, um die Effizienz und Produktivität im Unternehmen zu steigern. - Anbieter sorgfältig auswählen:
Achte darauf, dass ein Anbieter branchenspezialisierte Lösungen liefert und ausreichend Erfahrungen in den Bereichen Digitalisierung & Automatisierung von Prozessen, Technologie Know-How und Sicherheitsstandards besitzt.
Als Kleinunternehmer Rechnungen digital verwalten: Mit dem richtigen Anbieter klappt’s!
Die Digitalisierung ist eine Entwicklung, die nicht nur große Unternehmen betrifft. Es ist eine Entwicklung, die entscheiden wird, wer dauerhaft marktfähig sein wird und seine Ressourcen und Assets im Griff hat. Ziel sollte es sein, dass Unternehmen und IT-Dienstleister partnerschaftlich zusammenarbeiten. So können branchenerfahrene Lösungsanbieter helfen, für jedes Unternehmen unabhängig von der Größe den richtigen Weg zu finden.
Genau für so eine partnerschaftliche Zusammenarbeit steht d.velop mit umfänglicher Unterstützung zur Verfügung.
Digitale Rechnungsverarbeitung | So starten kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs)