In den Medien war in der Vergangenheit häufig der Begriff eRechnung zu hören. Gerade im Kontext der Digitalisierung bei Bundesbehörden und in Wirtschaftsunternehmen ist häufig von Bausteinen der Digitalisierung zu hören, etwa von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), E-Akten oder der elektronischen Rechnung.
Aber was genau steckt hinter der eRechnung – und warum ist sie so populär?
Eins sei schon im Vorfeld verraten: Eine Rechnung als PDF per E-Mail zu versenden, ist noch längst keine eRechnung – zumindest nicht für die öffentliche Verwaltung.
Die Geschichte der eRechnung: Die Meilensteine im Überblick
Startschuss für die eRechnung und ihre verschiedenen eRechnungsformate war die Veröffentlichung der EU-Richtlinie 2014/55/EU am 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen. Die Richtlinie schreibt den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verbindlich vor. Das Ziel dahinter: Die verschiedenen nationalen Standards zur E-Rechnungsstellung in Einklang bringen und einen internationalen Standard etablieren. Weiteres erklärtes Ziel: Die Einführung und Verbreitung der eRechnung auch über die öffentliche Verwaltung hinaus fördern und damit den elektronischen Rechnungsversand als notwendigen Baustein der Financial Supply Chain flächendeckend in der Wirtschaft etablieren.
Elektronische Rechnungen: Gesetzliche Grundlagen durch E-Rechnungsgesetz
Am 1. Dezember 2016 verabschiedete das Bundeskabinett einen entsprechenden Gesetzesentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland: das E-Rechnungsgesetz. Mit dem E-Rechnungsgesetz wurde ein konkreter Rahmen zur Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland geschaffen. Ab wann genau ist die eRechnung also Pflicht? Das Gesetz schreibt folgende Fristen zur Umsetzung in Deutschland vor:
- ab dem 27. November 2018 gelten die Vorschriften verbindlich für Bundesministerien und Verfassungsorgane
- ab dem 27. November 2019 für alle übrigen öffentlichen Auftraggeber:innen des Bundes
- ab dem 27. November 2020 werden Rechnungssteller:innen öffentlicher Behörden zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggeber:innen des Bundes verpflichtet
Die E-Rechnungsverordnung vom 6. September 2017 bestätigt diese Vorgaben und konkretisiert die Umsetzung der eRechnung durch Festlegung auf eines der gängigen Formate. Das Dateiformat der eRechnung, die XRechnung, wurde definiert.
Die eRechnung im Überblick: Definition, Format und Mindestangaben
Was ist eine eRechnung?
eRechnung ist die Abkürzung für eine elektronische Rechnung. Unter einer elektronischen Rechnung wird im allgemeinen Sprachgebrauch meist eine Rechnung in einer beliebigen digitalen Form verstanden. Dazu zählen etwa ein PDF, ein Fax oder eine eingescannte Papierrechnung. Seit der Veröffentlichung der E-Rechnungsverordnung gilt für die eRechnung in der öffentlichen Verwaltung jedoch eine sehr konkrete Definition. So findet sich in §2 der ERechV (E-Rechnungsverordnung) folgender Wortlaut:
Definition eRechnung
„Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.“
Ein:e Aussteller:in einer elektronischen Rechnung muss dementsprechend darauf gefasst sein, dass die gestellten Rechnungen nur dann von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert werden, wenn sie sämtliche relevanten Daten zumindest auch in strukturierter Form enthalten.
Was ist keine eRechnung?
Um zu verstehen, was eine eRechnung nun genau ist, hilft es, die Frage zu stellen, was sie nicht ist. Die Antwort: Reine Bilddateien, reine PDF-Dateien ohne strukturierte Daten und eingescannte Papierrechnungen gelten in der öffentlichen Verwaltung nicht als elektronische Rechnungen, da sie nicht dem E-Rechnungsgesetz entsprechen. Die Rechnung liegt per se zwar elektronisch vor, ist aber keine eRechnung.
eRechnung erstellen als hybrides Format
Bilddateien können dennoch eingesetzt werden, und zwar als Bestandteil sogenannter hybrider Formate. Hybride Formate sind dann erlaubt, wenn wenigstens ein Teil der Rechnung den genannten Vorgaben zu strukturierten Daten entspricht.
Es bleibt festzuhalten: Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten oder aus strukturierten Daten mit Bilddateien bestehen, sind zukünftig erlaubt.
Formate der eRechnung: XRechnung vs. ZUGFeRD
XRechnung als Standardformat
Prinzipiell empfiehlt die Richtlinie das deutsche Standardformat XRechnung zu nutzen, das auf der europäischen CEN 16931 basiert. „Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.“ (§ 4 ERechV)
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ZUGFeRD – der Hybrid
Das hybride Format ZUGFeRD 2.0 – auf internationaler Ebene Factur X genannt – ist ebenfalls ein gültiges Datenaustauschformat. Vorteil des hybriden Formats: Privatwirtschaftliche Unternehmen, die eRechnungsformate (noch) nicht verarbeiten können, können die Bilddatei des hybriden Formats (PDF) ganz normal lesen und verarbeiten. Für Auftraggeber:innen der öffentlichen Verwaltung, die sowohl die öffentliche Verwaltung als auch privatwirtschaftliche Unternehmen bedienen müssen, ist ZUGFeRD daher eine charmante Lösung. Zudem wird sie kostenlos und öffentlich zur Verfügung gestellt.
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Mindestangaben einer eRechnung
Elektronische Rechnungen müssen neben den umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben zusätzliche Mindestangaben enthalten, wie eine Auftrags-Kennnummer sowie insbesondere eine Leitweg-Identifikationsnummer. Die Leitweg-Identifikationsnummer ist im Rahmen des Steuerungsprojekts eRechnung entwickelt worden und ermöglicht eine Zuordnung der Rechnung zum zuständigen Bewirtschafter bzw. zur zuständigen Bewirtschafterin beim Rechnungsempfang. Insgesamt sind folgende Angaben verpflichtend:
- Leitweg-Identifikationsnummer
- Bankverbindungsdaten
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail-Adresse Rechnungssteller:in
- Lieferantennummer (nur wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)
- Bestellnummer (nur, wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde).
eRechnung an den Bund versenden: Darauf ist bei der elektronischen Rechnungsstellung an eine Behörde zu achten
- Die Leitweg-ID ist als Pflichtangabe bei elektronischer Rechnungsstellung an den Bund auf jeder eRechnung anzugeben.
- Als Rechnungssteller:in wird beim Versand einer eRechnung an den Bund keine eigene Leitweg-ID benötigt.
- Für das Übermitteln einer eRechnung an den Bund stehen die beiden Rechnungseingangs-Plattformen des Bundes, ZRE und OZG-RE, zur Verfügung.
- Der elektronische Rechnungsversand kann über manuelle Weberfassung, per Upload, per E-Mail oder via Peppol-Netzwerk erfolgen.
Wie funktioniert die eRechnung?
Von der elektronischen Rechnungserstellung über das Versenden von eRechnungen an öffentliche und private Auftraggeber bis hin zur digitalen Rechnungsverarbeitung – wie genau die eRechnung in Deutschland funktioniert, und worauf bei eRechnungen zu achten ist, erfahren Sie im Whitepaper zur digitalen Rechnungsverarbeitung.
Wer ist verpflichtet, auf eRechnungen umzustellen?
Zur Umstellung auf eRechnungen verpflichtet sind durch das E-Rechnungsgesetz Bundesministerien und Verfassungsorgane (27. November 2018), alle übrigen öffentlichen Auftraggeber:innen (27. November 2019) und Rechnungssteller:innen an öffentliche Behörden (27. November 2020). Liefert Dein Unternehmen also Produkte an eine Behörde oder steht in einem anderen Dienstleistungsverhältnis zu einer Behörde, solltest du frühzeitig auf den Versand von eRechnungen gemäß E-Rechnungsverordnung umstellen.
Ausnahmen bei der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung
Wie so oft gilt: Ausnahmen bestätigen die Regel. Die folgende Grafik fasst die Ausnahmen des Gesetzes zusammen.
Warum auch Unternehmen auf eRechnungsformate umstellen sollten
Unternehmen der Privatwirtschaft, die zunächst nicht in Verbindung zur öffentlichen Verwaltung stehen, sollten nachziehen und ihre Systeme an die eRechnung anbinden, weil dies einige Vorteile mit sich bringt. Zwar gelten hier aktuell keine Vorgaben zur Umstellung im E-Rechnungsgesetz, es entstehen jedoch Wettbewerbsnachteile, wenn keine Umstellung erfolgt. Denn ca. 50 Prozent der deutschen Unternehmen haben eine Geschäftsbeziehung mit mindestens einer öffentlichen Institution.
Das liegt auch daran, dass die Verpflichtung nicht nur die Ministerien betrifft, sondern auch Krankenhäuser, Kitas, Sparkassen, Stadtwerke und ähnliche Einrichtungen. Wer sich nicht auf die Umstellung auf die elektronische Rechnung vorbereitet hatte, hat die Auswirkungen wohl bemerkt. Und auch Unternehmen, die in Zukunft mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten wollen, kommen um die Einführung der eRechnung nicht herum.
Besonderheit EDI: Welche Rolle spielt es bei der eRechnung?
EDI bedeutet „Electronic Data Interchange“ und meint den Austausch von strukturierten elektronischen Geschäftsdokumenten zwischen verschiedenen Computern. EDI ist ein wichtiger Bestandteil automatisierter Geschäftsprozesse und hilft Unternehmen, ihre Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten und anderen Partnern zu optimieren.
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Wie stelle ich auf die eRechnung um?
Hierzu hat der VeR (Verband elektronischer Rechnungen) einen klaren Rat:
Um erfolgreich auf E-Invoicing (eRechnung) umzustellen und sein System daran anzubinden, bedarf es neben der Auswahl von technischen Komponenten auch unternehmensinternen Anpassungen. Zu den technischen Komponenten gehören neben einem elektronischen Rechnungseingang zusätzlich der digitale Rechnungsworkflow sowie ein revisionssicheres elektronisches Archiv. Das übliche Projektvorgehen bei der Umstellung auf E-Invoicing setzt sich aus folgenden Phasen zusammen:
- Analyse der IST-Prozesse
- Identifizierung von Optimierungspotenzialen
- Ableitung von SOLL-Prozessen
- Anbieterauswahl
Das Change-Management erfolgt projektbegleitend, damit die neuen Komponenten letztlich von allen Mitarbeiter:innen akzeptiert und genutzt werden. Idealerweise werden bei dieser Umsetzung auch Potenziale in der Optimierung des Zusammenspiels zwischen Einkauf und Rechnungswesen gehoben. Besonderheiten gibt es für das E-Invoicing in Italien.
Umstellung auf eRechnungen: Aufbewahrung und Archivierung mit einem DMS
Hinsichtlich der Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen gelten – wie auch bei Rechnungen auf Papier – bestimmte Aufbewahrungsfristen. Der Einsatz eines DMS sorgt für eine revisionssichere Archivierung und unterstützt somit bei der fristgerechten Aufbewahrung elektronischer Rechnungen.
Elektronische Rechnungsverarbeitung einführen – mit d.velop in nur wenigen Schritten zur eRechnung
Die d.velop unterstützt Dich gern auf dem Weg zur elektronischen Rechnung. Dabei stellt die Einführung eines digitalen Rechnungseingang mit revisionssicherem elektronischem Archiv unsere Kernkompetenz dar. Mit unseren Kollegen:innen der d.velop am Standort Meppen bieten wir zusätzlich umfangreiche Expertise in der öffentlichen Verwaltung.
GoBD-konforme Archivierung – Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung in Kombination mit einem DMS