Peppol im Digitalisierungswiki

Peppol umfassend erklärt!

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Die zentrale Plattform für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

Peppol – Definition & Hintergrund

Was ist Peppol?

PEPPOL ist eine Infrastruktur zur einheitlichen und sicheren Übermittlung von elektronischen Dokumenten im Zusammenhang mit elektronischen Beschaffungsprozessen (E-Procurement). „PEPPOL“ ist die Abkürzung für „Pan-European Public Procurement Online“ und spielt insbesondere für den Austausch elektronischer Rechnungen durch öffentliche Verwaltungen in Europa eine zentrale Rolle.

Das Akronym PEPPOL wurde im Jahr 2019 von der Marke „Peppol“ abgelöst. Dadurch wird das globale E-Procurement in den Fokus gestellt und die Limitierung auf „Pan European“ aufgehoben.

Was ist OpenPeppoL?

OpenPEPPOL bezeichnet eine gemeinnützige Organisation, die das PEPPOL-Netzwerk entwickelt und dauerhaft betreibt. Die Non-Profit-Organisation OpenPEPPOL AISBL mit Sitz in Brüssel setzt sich aus Mitgliedern des öffentlichen und privaten Sektors zusammen und schafft Lösungen für die Standardisierung digitaler Geschäftsprozesse.

Wo ist Peppol im Einsatz?

Ursprünglich noch begrenzt auf den europäischen Raum ist Peppol mittlerweile weltweit im Einsatz. Mit dem Beitritt in das Peppol-Netzwerk gründet ein Land in der Regel eine lokale Peppol-Behörde, auch Peppol Authority genannt. Als Vertragspartner für sämtliche nationale Anbieter von Peppol Access Points definiert sie länderspezifische Regelungen und Standards. Zurzeit existieren weltweit 17 Peppol Authorities und mehr als 330 Peppol Access Points.

KoSIT als Peppol Authority für Deutschland

Peppol Authority für Deutschland ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Sie spielt als erste Anlaufstelle in Deutschland eine entscheidende Rolle für den Aufbau und Erhalt des Peppol-Netzwerks, indem Sie vertragliche Regelungen national durchsetzt.

Folgende Aufgaben erfüllt die KoSIT in der Rolle als Peppol Authority für Deutschland:

  • Vertragspartner sogenannter Access Point Provider (AP)
  • Konkretisiert nationale Anforderungen im Peppol-Netzwerk
  • Überwacht die Erfüllung von Verträgen
  • Vertritt deutsche Interessen für E-Invoicing in Europa

Warum gibt es Peppol?

Vor der Einführung von Peppol glich der europäische Markt in Bezug auf Themen wie E-Invoicing und E-Procurement bzw. eOrdering einem Flickenteppich. Käufer und Anbieter mussten einen Mangel an einheitlichen Geschäftsprozessen und Standards, unterschiedliche Rechtsgrundlagen sowie fehlende Schnittstellen zwischen Technologien überwinden. Das Peppol-Netzwerk beseitigt all diese Herausforderungen, indem es E-Invoicing – also den Austausch elektronischer Rechnungen – zwischen Organisationen verschiedenster Branchen in ganz Europa standardisiert.

Ziel von Peppol

Das Ziel von Peppol ist die Schaffung einer vollständig elektronischen Plattform für ein zentrales E-Invoicing zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern mithilfe offener Technologiestandards. Dies soll das eOrdering für Organisationen aller Art im öffentlichen Bereich beschleunigen und vereinfachen. Ursprünglich noch für den europäischen Markt ausgerichtet, ist Peppol inzwischen ein internationales Netzwerk.

Ist Peppol für mein Unternehmen Pflicht?

Die Nutzung von Peppol für den Austausch elektronischer Rechnungen ist für Unternehmen grundsätzlich keine Pflicht. Das Peppol-Netzwerk dient vielmehr als Lösung, um der Verpflichtung vom 27. November 2020 zum Senden und Empfang von XRechnungen von bzw. an Behörden nachzugehen. Aufgrund diverser Vorteile für das E-Invoicing nimmt Peppol für Unternehmen daher eine alternativlose Rolle ein – mittlerweile sowohl im B2G als auch im B2B.

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Vorteile von Peppol

Standardisierter Rechnungsaustausch

  • Einheitliche Lösung zum elektronischen Austausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern sowie Dienstleistern der Verwaltung.

Zentrale Erreichbarkeit

  • Alle registrierten Geschäftspartner im zentralen PEPPOL-Netzwerk erreichbar

Rechnungsaustausch in Echtzeit

  • Zustellung und Empfang von eRechnungen in Echtzeit inklusive Empfangsbestätigung

Einfaches Onboarding

  • Onboarding von Kunden und Lieferanten ohne umständliche Systemintegration

Kostengünstig

  • Kostengünstiger Rechnungsaustausch ohne Roaming-Gebühren, „Clubbeiträge“ oder sonstigen Gebühren

Die Geschichte von Peppol

Entwicklung von Peppol von 2005 bis heute im Zeitstrahl

2005 – Konferenz und Zielformulierung

Der Ursprung von Peppol liegt im Jahre 2005. Auf einer Ministerialkonferenz in Manchester werden Ziele formuliert, die der Entwicklung eines elektronisch unterstützten, pan-europäischen Beschaffungswesens formuliert. Kurz gesagt: Ein standardisiertes E-Procurement in Europa.

2008 – Start des PEPPOL-Projekts

Das von der europäischen Kommission sowie den Mitgliedern des PEPPOL-Konsortiums finanzierte Pi-lotprojekt geht im Jahr 2008 offiziell an den Start. Im Rahmen des PEPPOL-Projekts entwickeln und im-plementieren europäische Regierungen Technologiestandards, die einen einheitlichen elektronischen Datenaustausch zwischen Organisationen und Regierungsstellen ermöglicht.

2010 – Gründung der OpenPeppol Association

Im Jahr 2010 wird die Openpeppol Association gegründet. Die gemeinnützige Organisation legt sowohl den technischen als auch rechtlichen Rahmen fest und wird künftig für den Betrieb des PEPPOL-Netzwerks verantwortlich sein.

2012 – Implementierung des PEPPOL-Standards in Europa

Die Pilotphase des PEPPOL-Projekts endet im Jahr 2012. Die PEPPOL-Standards werden erfolgreich in ganz Europa implementiert. OpenPEPPOL übernimmt am 01.09. 2012 die Verantwortung für den Betrieb und den weiteren Ausbau von PEPPOL.

2014 – Richtlinie 2014/55/EU

Die EU veröffentlicht im Jahr 2014 die Richtlinie 2014/55/EU, um die Verbreitung elektronischer Rech-nungen europaweit zu fördern. Sämtliche öffentliche Auftraggeber müssen nun in der Lage sein, sie zu empfangen. Das PEPPOL-Netzwerk gewinnt somit in diesem Zusammenhang an Bedeutung.

2017 – E-Government-Gesetz und E-Rech-VO

Im Jahr 2017 folgen weitere Meilensteine zur Vereinheitlichung des elektronischen Rechnungsaustausches. Ab dem 04. April 2017 verpflichtet das E-Government-Gesetz (E-GovG) öffentliche Verwaltungen zur Eröffnung eines elektronischen Zugangs. Ab dem 07. September tritt die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) in Kraft, die in Deutschland die Abrechnung von Leistungen nach Erfüllung öffentlicher Auf-träge regelt. Sie ist der Ausgangspunkt für die spätere Pflicht zur E-Rechnung.

2018 – Umsetzungsfristen für elektronische Rechnungsverarbeitung

Ab 2018 müssen oberste Bundesbehörde und Verfassungsorgane in der Lage sein, das Format XRech-nung zu empfangen. Nach und nach gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsverarbeitung auch für übrige öffentliche Auftraggeber auf Landesebene.

2019 – Aus „PEPPOL“ wird „Peppol“

Der Ausdruck „PEPPOL“ stand bislang für „Pan-European Public Procurement On-Line“. Im Jahr 2019 wurde aus dem Akkronym PEPPOL die Marke „Peppol“. Sie hebt die Limitierung „Pan European“ und Public Procurement“ auf und stellt globales E-Procurement in den Fokus.

2020 – XRechnung wird zur Pflicht für Unternehmen und Peppol wächst auf internationaler Ebene

Unternehmen müssen spätestens ab dem 27.11.2020 in der Lage sein, eRechnungen an deutsche Behörden im Format XRechnung zu übermitteln. Das Peppol-Netzwerk gewinnt für Unternehmen aufgrund zahlreicher Vorteile weiter an Bedeutung.

Das Peppol-Netzwerk wächst. Die Anzahl der Peppol Authorities ist im Herbst 2020 durch den Beitritt von Island, Griechenland und der Niederlande von 12 auf 15 gestiegen. Und auch global sind weitere Länder beigetreten oder beobachten das Peppol-Netzwerk sehr aufmerksam, z.B. Malaysia, Japan, Singapur, Kanada, Australien, Neuseeland und die USA.

2022 – Ausblick

Peppol galt bislang als optimale Lösung für E-Invoicing und E-Procurement im B2G-Bereich. Inzwischen wird das Peppol-Netzwerk jedoch nicht mehr nur für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Behörden genutzt, sondern von vielen Ländern auch im B2B-Bereich. Für europäische und insbesondere für die beitretenden Länder aus dem asiatischen und pazifischen Raum wird das Peppol-Netzwerk zukünftig für den B2B-Bereich eine zentrale Rolle einnehmen.


Wie funktioniert der Rechnungsversand mit Peppol?

Das 4 Corner-Modell von Peppol

Der Austausch elektronischer Rechnungen per Peppol-Netzwerk basiert auf dem sogenannten 4 -Corner-Modell. Das elektronische Dokument wandert hierbei um 4 Ecken, bis sie den Rechnungsempfänger sicher erreicht.

Elektronische Rechnungen via Peppol versenden mit dem 4-Corner-Modell.

Corner 1 stellt den Rechnungssteller dar. Dies kann z.B. ein Unternehmen sein, das eine eRechnung im Format XRechnung an eine Behörde senden möchte. Das elektronische Dokument wandert von Corner 1 zu Corner 2, dem Access Point des Rechnungsstellers. Dieser validiert die XRechnung und übermittelt das Dokument zu Corner 3, dem Access Point des Empfängers. Der Austausch zwischen Corner 2 und Corner 3 basiert dabei auf definierten Grundsätzen des Peppol-Netzwerkes, den 4 Säulen von Peppol. Von Corner 3 gelangt die XRechnung schließlich zu Corner 4, dem Rechnungsempfänger.

Ein wichtiger Zwischenschritt bildet der Service Metadata Publisher (SMP), der zur Kompatibilitätsprü-fung dient und unter anderem folgende Adressierungsinformationen übermittelt:

  • Lokalisierung: DNS-Eintrag des Peppol Participants (Empfänger) über den Service Metadata Locator (SML)
  • Kompatibilität: Welche Dokumententypen kann der Rechnungsempfänger entgegennehmen?

Eine technisch-detaillierte Erläuterung zum 4-Corner-Modell bietet das Bundesministerium des Innern und für Heimat.

Die 4 Säulen von Peppol – Grundsätze im Überblick

Zur Gewährleistung eines sicheren Austausches von elektronischen Rechnungen basiert das Peppol-Netzwerk auf 4 Säulen:

TIA, eDelivery Network, eDelivery Network Specifications und BIS als 4 Grundsätze (Säulen) von Peppol

Peppol Transport Infrastructure Agreements (TIA)

Die TIA bezeichnen Vereinbarungen zur Zusammenarbeit zwischen Rechnungssteller und Rechnungs-empfänger, zur Festlegung von Verantwortlichkeiten sowie zur Implementierung von Peppol-Netzwerk-Spezifikationen zum Austausch digitaler Rechnungen mittels jeweiligem Access Point. In Bezug auf das 4-Corner-Modell betreffen die TIA unmittelbar Peppol Authorities, Peppol Access Point Anbieter sowie Peppol Service Metadata Publisher (SMP).

Peppol eDelivery Network

Das Peppol eDelivery Network bezeichnet interoperables und sicheres Netzwerk, das auf einheitliche Formate und Signaturtechnologien setzt und somit gemeinsame Standards und Geschäftsprozesse zwischen sämtlichen Access Point Betreibern ermöglicht.

Peppol eDelivery Network Specifications

Bei den Peppol eDelivery Network Specifications handelt es sich um spezifische Ressourcen, die Peppol-Nutzern Zugang zum Peppol eDelivery Network ermöglichen. Im Download-Bereich der Peppol-Website ist eine Liste der Spezifikationen verfügbar.

Peppol Business Interoperability Specifications (BIS)

Die Peppol Business Interoperability Specifications (kurz: Peppol BIS) bezeichnen Standards, die einheitliche eProcurement-Prozesse für den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Access Points über ein europäisches und auch internationales Netzwerk ermöglichen. Die Peppol BIS sind formale Voraussetzungen zur Sicherstellung pan-europäischer Interoperabilität.

Anforderungen

Auf nationaler Ebene existieren Anforderungen für Länder, die sich dem Peppol-Netzwerk anschließen. Will ein Land dem Peppol-Netzwerk beitreten, kann es in klar definierten Grenzen nationale rechtliche Rahmenbedingungen schaffen, die stets mit den Anforderungen im Peppol-Netzwerk kompatibel sein müssen. Diese werden in Form der ersten Säule, den Peppol Transport Infrastructure Agreements (TIA), festgelegt. Für Deutschland handelt es sich um folgende Aspekte:

  • Rechnungen, die innerhalb Deutschlands der öffentlichen Verwaltung über Peppol zugestellt werden, sind im Format XRechnung zu versenden.
  • Rechnungen, die außerhalb Deutschlands der öffentlichen Verwaltung über Peppol zugestellt werden, können sowohl im Format XRechnung als auch Format BIS 3.0 versendet werden.
  • Die Peppol-ID entspricht dem Schema der Leitweg-ID.
  • Für Tests innerhalb des Peppol-Netzwerks sind Peppol-Testzertifikate zu nutzen.

Wie funktioniert der Versand digitaler Rechnungen an den Bund via Peppol?

So funktioniert der Versand digitaler Rechnungen an den Bund via Peppol.

Das 4-Corner-Modell bildet den Prozess vom Rechnungssteller bis zum Rechnungsempfänger übersichtlich in nur 4 Schritten ab. Für die Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung ist in diesen Prozess in der Regel eine weitere Station zwischengeschaltet: Die Rechnungseingangsplattform des Bundes ZRE bzw. OZG-RE.

Die zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes sind am Access Point der jeweiligen Behörde (Empfänger) angeschlossen. Für die Adressierung der Behörde nimmt ab hier die Leitweg-ID den Platz der Peppol-ID ein. Ist die Peppol-Receiver-ID der Behörde vom Rechnungssteller in der ZRE hinterlegt, wird das elektronische Dokument an die Behörde zur elektronischen Weiterverarbeitung, Zahlung und revisionssicheren Archivierung übermittelt.

Dokumententypen für das Peppol-Netzwerk

Peppol unterstützt grundsätzlich eine Vielzahl an Rechnungsformaten. Welches Rechnungsformat von einer Behörde akzeptiert wird, hängt von der jeweiligen Rechtsgrundlage des Landes ab. Für Deutschland ist das Format XRechnung gesetzlich vorgeschrieben. Das Peppol-Netzwerk unterstützt unter anderem folgende Rechnungsformate:

  • XRechnung 1.2 Invoice
  • XRechnung 1.2 (CII)
  • XRechnung 1.2 Credit No-te
  • ZUGFeRD 2.0 / Factur-X
  • PEPPOL BIS 2.0 Invoice
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 Invoice
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 (CII)
  • PEPPOL Order 3.0
  • UBL.BE Invoice 3.0
  • UBL.BE Credit Note 3.0
  • SI-UBL 2.0 Credit Note
  • SI-UBL 2.0 Invoice

Peppol stellt auf Ihrer Website eine Übersicht unterstützter Rechnungsformate zur Verfügung. Dort sind sämtliche Rechnungsformate von XRechnung über ZUGFeRD bis hin zu PEPPOL BIS aufgelistet.


Wie nutze ich den PEPPOL Service?

E-Invoicing via Peppol ist dank nutzerfreundlicher Oberfläche für Unternehmen ein Leichtes. Im Optimalfall ist das eigene Dokumentenmanagement-System bereits auf das Peppol-Netzwerk abgestimmt, so dass der Empfang und das Senden von elektronischen Rechnungen in gewohnter Umgebung automatisiert erfolgen kann. Der Einsatz einer Digitalen Signatur sorgt darüber hinaus für einen medienbruchfreien Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Behörden.

Rechnungssteller besitzen grundsätzlich 3 Möglichkeiten zum Versand elektronischer Rechnungen an die öffentliche Verwaltung:

Rechnungsstellung per Webservice der Bundesverwaltung

Der Bund bietet Rechnungsstellern einen kostenlosen Access Point, um digitale Rechnungen via Peppol-Netzwerk an öffentliche Auftraggeber sowie kooperierende Länder zu übermitteln. Hierzu ist lediglich eine formlose Anfrage über das BMI sowie eine Kontaktaufnahme zur IT-Abteilung bzw. zum technischen Dienstleister nötig. Nach erfolgreicher Anbindung an den Webservice des Bundes ist die Nutzung von Peppol kostenlos aus den dem eigenen System heraus möglich.

Rechnungsstellung über eigenen Access Point

Eine weitere Möglichkeit zum Versand von elektronischen Rechnungen via Peppol ist der Aufbau und Betrieb eines eigenen Access Points. Peppol bietet für diese Variante eine Anleitung zum Download. Neben den Entwicklungskosten fallen auch Kosten für die Mitgliedschaft bei OpenPeppol an. Andererseits stellt der Vertrieb des eigenen Access Points eine zusätzliche Einnahmequelle dar.

Rechnungsstellung über einen Peppol-Service-Anbieter

Rechnungssteller können zum Versenden einer eRechnung an öffentliche Auftraggeber einen externen Peppol-Service-Anbieter auswählen, der den benötigten Access Point via Peppol zur Verfügung stellt. Auf der Website von Peppol steht eine Übersicht zu verifizierten Peppol-Service-Providern zur Verfügung. Im Gegensatz zum Webservice des Bundes können hierbei Kosten entsprechend der Nutzungsbedingungen des Access Point Betreibers anfallen.


Häufig gestellte Fragen zum Thema Peppol

Wer kann Peppol nutzen?

Jede Organisation mit Zugang zu einem Access Point kann das Peppol-Netzwerk nutzen, um eRechnungen öffentlichen Auftraggebern auszutauschen. Peppol richtet sich somit insbesondere an:

• Öffentliche Verwaltungen und Behörden
• Unternehmen und Institutionen
• Service Provider
• Lieferanten und Geschäftskunden

Wie kann ich eine elektronische Rechnung via Peppol versenden?

Um eine eRechnung via Peppol übermitteln zu können, ist eine Anbindung an einen Access Point notwen-dig. Es existieren drei Möglichkeiten für Unternehmen:

1. Webservice der Bundesverwaltung
2. Externe Peppol-Service-Anbieter
3. Eigenen Access Point erstellen und nutzen

Was ist ein Peppol Access Point?

Access Points bilden die Basis des sogenannten 4-Corner-Modells von Peppol. Die Übertragung von e-Rechnungen läuft in diesem Modell nicht direkt zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, sondern indirekt über die jeweiligen Access Points der beiden Seiten ab. Access Points gewährleisten somit die nötige Validierung und Interoperabilität.

Was ist ein Peppol Access Point Provider?

Peppol Access Point Provider sind zertifizierte Peppol-Dienstleister, die Organisationen Zugang zu einem Access Point ermöglichen. Mit entsprechender Access Point Software kann prinzipiell jedes Unternehmen einen eigenen Access Point aufbauen und somit selbst ein Access Point Provider sein.

Was kostet Peppol?

Das Peppol-Netzwerk kann grundsätzlich von Organisationen kostenlos genutzt werden. Seitens Open-Peppol fallen keine Transaktionskosten oder sonstige Gebühren an. Allerdings können für den Zugang zu einem notwendigen Access Point individuelle Kosten in Abhängigkeit des Access Point Anbieters anfallen. Der Access Point via Webservice der Bundesverwaltung kann kostenlos genutzt werden.

Kann ich Peppol testen?

Die ZRE der Bundesverwaltung bietet eine Testumgebung an, in der Testrechnungen an die entsprechende Referenzumgebung der ZRE versendet werden können. Es können folgende IDs verwendet werden:

– Peppol-ID: 0204:991-33333TEST-33
– Leitweg-ID: 991-33333TEST-33

Was ist eine Peppol Authority?

Eine Peppol Authority unterstützt registrierte Betreiber von Access Points sowie Service Metadata Publis-her (SMP). Sie ist ein nationales Bindeglied zwischen Organisationen innerhalb und außerhalb des Peppol-Netzwerks. Peppol Authority für Deutschland ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die für sämtliche Angelegenheiten rund um Peppol als erste Anlaufstelle dient.

Wie groß darf eine elektronische Rechnung via Peppol maximal sein?

Eine elektronische Rechnung, die über das Peppol-Netzwerk gesendet wird, darf aktuell maximal 15 MB groß sein.

Worin unterscheiden sich Peppol-ID und Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist grundsätzlich eine Adressierungscodierung für das Rechnungsformat XRechnung, wäh-rend die Peppol-ID bzw. Peppol Participant ID als Adressierungscode innerhalb des Peppol-Netzwerkes dient. Für sämtliche an die ZRE oder OZG-RE angeschlossenen öffentlichen Einrichtungen entspricht die Peppol-ID der Leitweg-ID mit dem Präfix „0204“. Beispiel: „0204:Leitweg-ID“

Was ist ein Peppol Directory?

Peppol Directory ist das Adressbuch des Peppol-Netzwerks, in dem jeder Rechnungsempfänger seine Peppol-ID sowie akzeptierte Dokumententypen veröffentlichen kann.