Die eRechnung, oder auch elektronische Rechnung, hat in den vergangenen Jahren eine zunehmend bedeutende Rolle in der Geschäftswelt eingenommen. Dieser innovative Ansatz im Rechnungswesen ermöglicht es Unternehmen, ihre finanziellen Transaktionen effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher zu gestalten. Anstatt auf Papier basierende Rechnungen zu verwenden, werden elektronische Rechnungen in digitaler Form erstellt, übermittelt, verarbeitet und archiviert. Insbesondere im Kontext mit der kommenden E-Rechnungspflicht ab 2025 kommt einem der Begriff der eRechnung im Alltag schon häufiger mal vor.
Aber was steckt genau hinter dem Begriff der eRechnung – und warum erfreut sich dieses Thema aktuell so großer Beliebtheit? Eines kann aber jetzt bereits vorweggenommen werden: Eine Rechnung als PDF per E-Mail zu versenden, ist noch längst keine eRechnung!
Die Entwicklung der eRechnung: Eine Übersicht über die Meilensteine
Der Ausgangspunkt für die Einführung der eRechnung und ihrer verschiedenen Rechnungsformate war die Veröffentlichung der EU-Richtlinie 2014/55/EU am 16. April 2014, die sich mit der elektronischen Rechnungsstellung (e-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen befasste. Diese Richtlinie legte verbindlich fest, dass der Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verpflichtend sind. Das Hauptziel dieser Maßnahme bestand darin, die Vielzahl nationaler Standards für die E-Rechnungsstellung zu harmonisieren und einen internationalen Standard zu etablieren.
Ein weiteres erklärtes Ziel der Richtlinie war die Förderung bzgl. der Einführung und Verbreitung der eRechnung und das über die Grenzen der öffentlichen Verwaltung hinaus. Damit sollte der elektronische Versand von Rechnungen als unverzichtbarer Bestandteil der Financial Supply Chain flächendeckend in der Wirtschaft etabliert werden.
Das E-Rechnungsgesetz als gesetzliche Grundlage
Am 1. Dezember 2016 hat das Bundeskabinett einen Gesetzesentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland verabschiedet. Dieses E-Rechnungsgesetz definiert einen klaren Rahmen für die Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland. Die Pflicht zur Nutzung der E-Rechnung ergibt sich gemäß den folgenden Fristen, die vom Gesetz vorgeschrieben sind:
- ab dem 27. November 2018 sind die Bestimmungen verbindlich für Bundesministerien und Verfassungsorgane
- ab dem 27. November 2019 gelten sie für alle anderen öffentlichen Auftraggeber:innen des Bundes
- ab dem 27. November 2020 sind Rechnungssteller:innen öffentlicher Behörden verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch gegenüber öffentlichen Auftraggeber:innen des Bundes zu stellen
Die E-Rechnungsverordnung vom 6. September 2017 bestätigt und konkretisiert diese Vorgaben, indem sie die Umsetzung der E-Rechnung durch die Festlegung auf eines der gängigen Formate regelt. Dabei wurde das Dateiformat XRechnung als Standard für die E-Rechnung definiert.
Die eRechnung im Überblick: Definition, Format und Mindestangaben
Was ist eine eRechnung?
Der Ausdruck eRechnung bezeichnet eine elektronische Rechnung. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird unter einer elektronischen Rechnung üblicherweise eine Rechnung in beliebiger digitaler Form verstanden, wie ein PDF, ein Fax oder eine eingescannte Papierrechnung. Seit der Einführung der E-Rechnungsverordnung existiert jedoch eine präzise Definition für die eRechnung in der öffentlichen Verwaltung. So findet sich in § 2 der ERechV (E-Rechnungsverordnung) folgender Wortlaut:
Definition eRechnung
Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.
Ein:e Aussteller:in elektronischer Rechnungen sollte darauf vorbereitet sein, dass die öffentliche Verwaltung die eingereichten Rechnungen nur akzeptiert, wenn alle relevanten Daten zumindest in strukturierter Form vorhanden sind.
Was ist keine eRechnung?
Um zu verstehen, was eine eRechnung nun genau ist, hilft es, sich die Frage zu stellen, was sie nicht ist. Denn eine richtige eRechnung schließt reine Bilddateien, unstrukturierte PDF-Dateien und eingescannte Papierrechnungen aus der Definition aus. In der öffentlichen Verwaltung gelten diese Formen nicht als elektronische Rechnungen, da sie nicht den Anforderungen des E-Rechnungsgesetzes entsprechen. Obwohl die Rechnung an sich elektronisch vorliegt, erfüllt sie nicht die Kriterien, um als eRechnung betrachtet zu werden.
eRechnung erstellen als hybrides Format
Bilddateien dürfen dennoch Verwendung finden, vorausgesetzt, sie sind Teil von sogenannten hybriden Formaten. Die Zulässigkeit hybrider Formate tritt in Kraft, sofern zumindest ein Teil der Rechnung den festgelegten Anforderungen an strukturierte Daten entspricht.
Dennoch ist zu betonen: Zukünftig sind Rechnungsformate erlaubt, die entweder ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen oder aus einer Kombination von strukturierten Daten und Bilddateien.
Formate der eRechnung
XRechnung als Standardformat
Prinzipiell empfiehlt die Richtlinie das deutsche Standardformat XRechnung zu nutzen, das auf der europäischen CEN 16931 basiert. „Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.“ (§ 4 ERechV)
ZUGFeRD – der Hybrid
Das hybride Format ZUGFeRD 2.0 – auf internationaler Ebene Factur X genannt – ist ebenfalls ein gültiges Datenaustauschformat. Vorteil des hybriden Formats: Privatwirtschaftliche Unternehmen, die eRechnungsformate (noch) nicht verarbeiten können, können die Bilddatei des hybriden Formats (PDF) ganz normal lesen und verarbeiten. Für Auftraggeber:innen der öffentlichen Verwaltung, die sowohl die öffentliche Verwaltung als auch privatwirtschaftliche Unternehmen bedienen müssen, ist ZUGFeRD daher eine charmante Lösung. Zudem wird sie kostenlos und öffentlich zur Verfügung gestellt.
Mindestangaben einer eRechnung
Elektronische Rechnungen müssen neben den umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben zusätzliche Mindestangaben enthalten, wie eine Auftrags-Kennnummer sowie insbesondere eine Leitweg-Identifikationsnummer. Die Leitweg-Identifikationsnummer ist im Rahmen des Steuerungsprojekts eRechnung entwickelt worden und ermöglicht eine Zuordnung der Rechnung zum zuständigen Bewirtschafter bzw. zur zuständigen Bewirtschafterin beim Rechnungsempfang. Insgesamt sind folgende Angaben verpflichtend:
- Leitweg-Identifikationsnummer
- Bankverbindungsdaten
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail-Adresse Rechnungssteller:in
- Lieferantennummer (nur wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)
- Bestellnummer (nur, wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde).
Video: Pflichtangaben Rechnung: Was muss auf einer Rechnung stehen?
eRechnung an den Bund versenden: Darauf ist bei der elektronischen Rechnungsstellung an eine Behörde zu achten
- Die Leitweg-ID ist als Pflichtangabe bei elektronischer Rechnungsstellung an den Bund auf jeder eRechnung anzugeben.
- Als Rechnungssteller:in wird beim Versand einer eRechnung an den Bund keine eigene Leitweg-ID benötigt.
- Für das Übermitteln einer eRechnung an den Bund stehen die beiden Rechnungseingangs-Plattformen des Bundes, ZRE und OZG-RE, zur Verfügung.
- Der elektronische Rechnungsversand kann über manuelle Weberfassung, per Upload, per E-Mail oder via Peppol-Netzwerk erfolgen.
Wie funktioniert die eRechnung?
Das Whitepaper zur digitalen Rechnungsverarbeitung bietet einen umfassenden Einblick in den Prozess der elektronischen Rechnungserstellung. Es behandelt sowohl das Versenden von eRechnungen an öffentliche und private Auftraggeber als auch die digitale Verarbeitung von Rechnungen. Erfahren Sie detailliert, wie die eRechnung in Deutschland funktioniert und welche wichtigen Aspekte bei der Bearbeitung von eRechnungen zu beachten sind.
Digitale Rechnungsverarbeitung: Tipps und Stolperfallen in der Projektierung
Wer muss auf eRechnungen umsteigen?
Zur Umstellung auf eRechnungen verpflichtet sind durch das E-Rechnungsgesetz Bundesministerien und Verfassungsorgane (27. November 2018), alle übrigen öffentlichen Auftraggeber:innen (27. November 2019) und Rechnungssteller:innen an öffentliche Behörden (27. November 2020). Liefert dein Unternehmen also Produkte an eine Behörde oder steht in einem anderen Dienstleistungsverhältnis zu einer Behörde, solltest du bereits auf den Versand von eRechnungen gemäß E-Rechnungsverordnung umgestellt haben.
Ab dem 01.01.2025 wird die Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen auch auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) ausgeweitet. Diese Maßnahme wird durch einen im Dezember 2022 von der Europäischen Kommission veröffentlichten Richtlinienentwurf im Rahmen der Initiative „VAT in den Digital Age“ (ViDA) vorangetrieben. Ein zentrales Ziel dieser Initiative ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug, weshalb der Richtlinienentwurf die obligatorische Verwendung u.a. von eRechnungen vorsieht.
Vor diesem Hintergrund ist in Deutschland die Implementierung eines verpflichtenden E-Rechnungssystems bereits für Januar 2025 geplant. Obwohl derzeit eine Verzögerung des Zeitpunkts für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht diskutiert wird, ist es ratsam, dass Unternehmen aller Größenordnungen sich unverzüglich mit dieser Thematik auseinandersetzen. Es steht außer Frage, dass die Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland obligatorisch wird; lediglich der Zeitpunkt dafür könnte sich noch verschieben.
Besonderheit EDI: Welche Bedeutung hat es im Kontext zur eRechnung?
EDI bedeutet „Electronic Data Interchange“ und meint den Austausch von strukturierten elektronischen Geschäftsdokumenten zwischen verschiedenen Computern. EDI ist ein wichtiger Bestandteil automatisierter Geschäftsprozesse und hilft Unternehmen, ihre Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten und anderen Partnern zu optimieren.
Wie stelle ich auf die eRechnung um?
Der Verband elektronischer Rechnungen (VeR) gibt klare Empfehlungen in Bezug darauf, wie erfolgreich auf E-Invoicing (eRechnung) umgestellt und das System entsprechend integriert werden kann. Neben der Auswahl geeigneter technischer Komponenten erfordert dies auch Anpassungen auf unternehmensinterner Ebene. Zu den erforderlichen technischen Komponenten zählen ein elektronischer Rechnungseingang, ein digitaler Rechnungsworkflow sowie ein revisionssicheres elektronisches Archiv. Das typische Vorgehen für die Umstellung auf E-Invoicing besteht aus den folgenden Phasen:
- Analyse der bestehenden IST-Prozesse
- Identifizierung von Optimierungspotenzialen
- Ableitung der SOLL-Prozesse
- Auswahl geeigneter Anbieter
Das Change-Management wird während des Projekts durchgeführt, um sicherzustellen, dass die neuen Komponenten letztlich von allen Mitarbeiter:innen akzeptiert und genutzt werden. Im Idealfall sollten bei dieser Umsetzung auch Potenziale zur Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Rechnungswesen erschlossen werden.
Umstellung auf eRechnungen: Aufbewahrung und revisionssichere Archivierung mit einem DMS
Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen unterliegt, ähnlich wie bei papierbasierten Rechnungen, spezifischen Aufbewahrungsfristen. Die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gewährleistet eine revisionssichere Archivierung und trägt somit dazu bei, die erforderlichen Aufbewahrungsfristen elektronischer Rechnungen einzuhalten.
Digitale Rechnungsverarbeitung einführen – mit d.velop in nur wenigen Schritten zur eRechnung
Die d.velop unterstützt dich gern auf dem Weg zur elektronischen Rechnung. Dabei stellt die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung, inkl. Rechnungsworkflow mit elektronischem Archiv unsere Kernkompetenz dar. Mit unseren Kollegen:innen der d.velop bieten wir umfangreiche Expertise in den verschiedensten Branchen.