Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sowie der elektronische Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartnern gewinnt für Unternehmen jeder Branche und Größe immer mehr an Bedeutung. Schon seit den 1960er Jahren begegnet man in diesem Kontext immer wieder einem Begriff bzw. einer Abkürzung: EDI. Was steckt dahinter, welche Vorteile bietet EDI und was sind die wichtigsten Formate, die jeder kennen sollte? Starten wir zunächst mit einer Definition.
Definition EDI
EDI steht für Electronic Data Interchange (dt. Elektronischer Datenaustausch). Gemeint ist damit der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen bzw. zwischen den unterschiedlichen (ERP-)Systemen der Geschäftspartner. Dieser erfolgt automatisch, gemäß festgelegter internationaler Standards sowie stets in Form strukturierter maschinenlesbarer Daten. Klassische Kommunikationswege auf Papierbasis können auf diese Weise ersetzt werden. Dabei ist EDI keine spezifische Technologie, sondern bezeichnet das Zusammenwirken verschiedener elektronischer Prozesse, Austauschprotokolle und Dokumentenstandards.
Vorteile von EDI
Welche Arten von Dokumenten mittels EDI zwischen den Systemen ausgetauscht werden hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Häufig steht der Austausch elektronischer Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen im Mittelpunkt. Doch EDI kann auch genutzt werden um branchen- oder industriespezifische Daten wie Personaldaten, Überweisungen oder Zeitlisten elektronisch zu übertragen.
Die Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse durch EDI bringen eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Im operativen Tagesgeschäft sind dies beispielsweise folgende:
- Optimierung und Beschleunigung sämtlicher Geschäftsprozesse
- Schnellere Übertragungszeiten sowie geringere Übertragungskosten
- Optimierung der Zusammenarbeit mit Lieferanten
- Reduktion von Eingabefehlern
- Reduktion von wiederholten Eingaben
- Erhöhung der Genauigkeit der Informationen und verbesserte Datenqualität
- Reduktion des papiergebundenen Dokumentenflusses
- Reduzierung von Nacherfassungen, Nachfragen und Missverständnissen
Doch auch für die Unternehmensleitung ergeben sich in den Bereichen der Kontrolle, Planung und Entscheidungsfindung einige Vorteile. Denn mithilfe von EDI liegen relevante Informationen schneller und vor allem bereits strukturiert vor. So ergeben sich unter anderem die folgenden weiteren Vorteile von EDI:
- Verbessertes Cash-Flow-Management
- Bessere Übersicht über Bestände
- Einfachere sowie schnellere Soll-/Ist-Vergleiche
- Schnelle Analyse von Abweichungen
- Neue Prognoseverfahren
- Auswertungen der Produktivität
Wissenswertes über die bekanntesten EDI-Formate
EDI wurde erstmals in den 1960er Jahren in den USA verwendet. Zu Beginn gab es allerdings noch keine standardisierten Formate, sondern es wurden je nach Bedarf individuelle Nachrichtenstrukturen definiert. Die Daten wurden dann über Telefon- und Telex-Leitungen übertragen.
Der erste globale Standard wurde 1988 durch die Vereinten Nationen verabschiedet: UN/EDIFACT.
UN/EDIFACT
UN/ EDIFACT steht für United Nations/ Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Er ist auch heute noch einer der bekanntesten branchenübergreifenden internationalen Standards für den elektronischen Datenaustausch. Die verschiedenen EDIFACT-Versionen, die mit der Zeit entstanden sind, werden Verzeichnisse genannt. Diese werden jedes Jahr zum 1. April sowie 1. Oktober überarbeitet und aktualisiert.
Im EDIFACT-Standard gibt es einheitliche Nachrichtentypen, welche stets mit einem Kürzel aus sechs Großbuchstaben gekennzeichnet sind. Einige der am häufigsten vorkommenden sind:
- ORDERS – Bestellung (Auftrag)
- DESADV – Lieferavis (Lieferschein)
- ORDRSP – Auftragsbestätigung.
- ORDCHG – Bestelländerung.
- PAYMUL – Zahlungsaufträge.
- FINSTA – Bankkontoauszug.
- INVOIC – Rechnung.
- PRICAT – Preisliste und Artikeldaten.
Die EDIFACT-Nachrichten haben dann stets die gleiche grundlegende Struktur. Diese besteht aus einer Reihe von bestimmten Segmenten:
- UNA – Vorgabe der Trennzeichen
- UNB – Kopfdaten der Übertragungsdatei
- UNG – Kopfdaten einer Funktionsgruppe
- UNH – Kopfdaten einer Meldung
- Verschiedenste Datensegmente je nach Anwendungsfall
- UNT – Abschluss einer Meldung
- UNE – Ende einer Funktionsgruppe
- UNZ – Abschluss der Übertragungsdatei
Die Segmente UNB sowie UNZ bilden also gemeinsam den „Umschlag“ der Datei und enthalten die grundlegenden Informationen.
Um den UN/EDIFACT Standard nutzen zu können, braucht das ERP-System eine entsprechende Schnittstelle. Diese wird im Regelfall von ERP-System-Anbietern als hinzubuchbares Modul angeboten.
XML
Die Abkürzung XML steht für eXtensible Markup Language. Dabei handelt es sich um eine Auszeichnungssprache in einem textbasierten Format welche erstmals am 10. Februar 1998 vom World Wide Web Consortium veröffentlicht wurde. Sie wird für die Darstellung sowie den plattformunabhängigen Austausch strukturierter Informationen und Daten verwendet. XML-Dateien können dabei sowohl in einem Editor geöffnet und vom Menschen bearbeitet werden als auch direkt vom Computer gelesen und verarbeitet werden.
Die Auszeichnungssprache XML besteht, wie HTML, aus Tags, welche stets zwischen Klammern stehen </>. Das Aussehen dieser ist definiert, doch der Inhalt kann frei bestimmt werden. Indem die Tags miteinander verschachtelt werden kann eine Hierarchie innerhalb der Dateien erzeugt werden. Einige der Vorteile von XML sind die Erweiterbarkeit, die mittlerweile ebenfalls beträchtliche Verbreitung sowie die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten.
Ein bekanntes Einsatzszenario des XML-Formats ist die XRechnung. Alles Wissenswerte zur XRechnung haben wir auf unserer Themenseite zusammengefasst. Nachfolgend ist ein Beispiel einer solchen Rechnung abgebildet.
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Häufige Fragen und Antworten zum Thema EDI
EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen oder Systemen.
Die Vorteile von EDI sind unter anderem optimierte Geschäftsprozesse, schnellere Übertragungszeiten, geringere Kosten, bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten sowie Reduktion von Fehlern und papiergebundenem Dokumentenfluss.
Das bekannte EDI-Format UN/EDIFACT umfasst Nachrichten wie Bestellungen, Lieferavis, Rechnungen und mehr. XML ist ein weiteres wichtiges Format für strukturierten Datenaustausch.