EDI einfach erklärt – Definition, Vorteile und die wichtigsten Formate

Informationen sind wie das Blut im Kreislauf der Wirtschaft. Sie sind essenziell, lebenswichtig. Die Prozessdigitalisierung und der elektronische Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartnern spielen hier eine zentrale Rolle. Digitale Geschäftsprozesse und die Automatisierung von repetitiven Workflows gewinnen für Unternehmen jeder Branche und Größe immer mehr an Bedeutung. Schon seit den 1960er-Jahren begegnet man in diesem Kontext immer wieder einem Begriff bzw. einer Abkürzung: EDI. Doch was steckt eigentlich dahinter? Und welche Vorteile bietet EDI? In diesem Blogartikel erklären wir alles rund um das Thema EDI, die verschiedenen Formate und wie ein digitaler Informationsaustausch mit EDI in eurem Unternehmen implementiert werden kann.

Welche Vorteile bietet EDI-Software?

Welche Arten von Dokumenten mittels EDI-Lösungen zwischen Systemen ausgetauscht werden, hängt vom konkreten Anwendungsfall ab. Häufig steht der Austausch elektronischer Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen im Mittelpunkt. Die Bandbreite der Anwendungen reicht hin zum Vertragsmanagement. EDI-Software kann aber ebenso genutzt werden, um branchen- oder industriespezifische Daten wie Personaldaten, Überweisungen oder Zeitlisten elektronisch zu übertragen.

EDI-Integration: schnellere Prozesse, weniger Fehler

Die Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse durch EDI-Integration bringen eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Im operativen Tagesgeschäft sind dies etwa folgende:

• Optimierung und Beschleunigung sämtlicher Geschäftsprozesse
• Schnellere Übertragungszeiten sowie geringere Übertragungskosten
• Optimierung der Zusammenarbeit mit Lieferanten
• Reduktion von Eingabefehlern
• Reduktion von wiederholten Eingaben
• Erhöhung der Genauigkeit der Informationen und verbesserte Datenqualität
• Reduktion des papiergebundenen Dokumentenflusses
• Reduzierung von Nacherfassungen, Nachfragen und Missverständnissen

EDI-System bringt Geschäftsführung immensen Nutzen

Doch auch für die Unternehmensleitung ergeben sich in den Bereichen der Kontrolle, Planung und Entscheidungsfindung einige Vorteile. Denn dank EDI-Systemen liegen relevante Informationen schneller und vor allem bereits strukturiert vor. So ergeben sich unter anderem die folgenden weiteren Vorteile von EDI:

• Verbessertes Cash-Flow-Management
• Bessere Übersicht über Bestände
• Einfachere sowie schnellere Soll-/Ist-Vergleiche
• Schnelle Analyse von Abweichungen
• Neue Prognoseverfahren
• Auswertungen der Produktivität
• Verbesserte Geschäftsbeziehungen und Kommunikation

Wie funktioniert EDI-Software?

Electronic Data Interchange ermöglicht den digitalen Informationsaustausch von Geschäftsdokumenten zwischen verschiedenen Systemen. Der Prozess optimiert die Effizienz und Sicherheit der Kommunikation in Unternehmen. Hier ist eine allgemeine Übersicht des EDI-Prozesses:

1. Erstellung von Geschäftsdokumenten: Ein Unternehmen erstellt Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferavise in seinem internen System. 

2. Übersetzung in ein EDI-Format: Die Dokumente werden mithilfe von EDI-Software in ein standardisiertes EDI-Format übersetzt, das von beiden Parteien verstanden wird. 

3. Senden der Dokumente: Die übersetzten Dokumente werden über ein sicheres Kommunikationsprotokoll an den Geschäftspartner gesendet. 

4. Empfang und Verarbeitung: Der Geschäftspartner empfängt die EDI-Dokumente, übersetzt sie in sein internes Format und verarbeitet die Informationen in seinem System. 

5. Automatisierte Antwort: Bei Bedarf wird eine automatisierte Antwort generiert und an den Absender zurückgesendet, um den Empfang und die Verarbeitung zu bestätigen. 

Wichtige Komponenten und Technologien

Ein EDI-System umfasst mehrere wichtige Komponenten und Technologien, die den digitalen Informationsaustausch ermöglichen:

1. EDI-Standards: Standardisierte Formate wie EDIFACT, ANSI X12 und TRADACOMS gewährleisten, dass die Geschäftsdokumente von verschiedenen Systemen gelesen und verstanden werden können. 

2. EDI-Software: Diese Softwarelösungen unterstützen die Übersetzung, das Senden und Empfangen von EDI-Dokumenten und die Integration mit internen Systemen. 

3. Kommunikationsprotokolle: Sichere Protokolle wie AS2, FTP und SFTP werden verwendet, um die EDI-Dokumente zwischen den Geschäftspartnern zu übertragen. 

4. Sicherheitsmaßnahmen: Verschlüsselung und Authentifizierung sorgen dafür, dass die übertragenen Daten sicher sind und nur von autorisierten Parteien gelesen werden können. 

5. Integrationssysteme: EDI-Systeme sind in die internen ERP- und Buchhaltungssysteme integriert, um eine nahtlose Verarbeitung der empfangenen Geschäftsdokumente zu ermöglichen. 

6. Automatisierung: EDI automatisiert viele Prozesse, die vorher manuell durchgeführt wurden, was die Effizienz steigert und Fehler reduziert. 

7. Datenmanagement: EDI-Technologien umfassen Tools zur Verwaltung und Optimierung der Daten, um die Genauigkeit und Aktualität der Informationen sicherzustellen. 

Durch die Implementierung und Nutzung von EDI können Unternehmen ihre Kommunikation und Effizienz optimieren, indem sie den digitalen Informationsaustausch sicher und automatisiert gestalten. Dies führt zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen Geschäftspartnern und einer insgesamt höheren Produktivität.

Wissenswertes über die bekanntesten EDI-Formate

EDI wurde erstmals in den 1960er-Jahren in den USA verwendet. Zu Beginn gab es allerdings noch keinen EDI-Standard, also kein standardisiertes EDI-Format. Je nach Bedarf wurden individuelle Nachrichtenstrukturen definiert. Die Daten wurden dann über Telefon- und Telex-Leitungen übertragen.

Der erste globale Standard wurde 1988 durch die Vereinten Nationen verabschiedet: UN/EDIFACT.

Erster globaler EDI-Standard: UN/ EDIFACT

UN/ EDIFACT steht für „United Nations/ Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport“. Er ist auch heute noch einer der bekanntesten branchenübergreifenden internationalen Standards für den elektronischen Datenaustausch. Die verschiedenen EDIFACT-Versionen, die mit der Zeit entstanden sind, werden Verzeichnisse genannt. Diese werden jedes Jahr zum 1. April und 1. Oktober überarbeitet und aktualisiert.

Im EDIFACT-Standard gibt es einheitliche Nachrichtentypen, die stets mit einem Kürzel aus sechs Großbuchstaben gekennzeichnet sind. Einige der am häufigsten vorkommenden sind:

• ORDERS – Bestellung (Auftrag)
• DESADV – Lieferavis (Lieferschein)
• ORDRSP – Auftragsbestätigung.
• ORDCHG – Bestelländerung.
• PAYMUL – Zahlungsaufträge.
• FINSTA – Bankkontoauszug.
• INVOIC – Rechnung.
• PRICAT – Preisliste und Artikeldaten.

Die EDIFACT-Nachrichten haben dann stets die gleiche grundlegende Struktur. Diese besteht aus einer Reihe von bestimmten Segmenten:

• UNA – Vorgabe der Trennzeichen
• UNB – Kopfdaten der Übertragungsdatei
• UNG – Kopfdaten einer Funktionsgruppe
• UNH – Kopfdaten einer Meldung
• Verschiedenste Datensegmente je nach Anwendungsfall
• UNT – Abschluss einer Meldung
• UNE – Ende einer Funktionsgruppe
• UNZ – Abschluss der Übertragungsdatei

Die Segmente UNB sowie UNZ bilden also gemeinsam den „Umschlag“ der Datei und enthalten die grundlegenden Informationen.
Um den UN/EDIFACT Standard nutzen zu können, benötigt das ERP-System eine entsprechende Schnittstelle. Diese wird im Regelfall von ERP-System-Anbietern als hinzubuchbares Modul angeboten.

XML

Die Abkürzung XML steht für eXtensible Markup Language. Dabei handelt es sich um eine Auszeichnungssprache in einem textbasierten Format, die erstmals am 10. Februar 1998 vom World Wide Web Consortium veröffentlicht wurde. Sie wird für die Darstellung und den plattformunabhängigen Austausch strukturierter Informationen und Daten verwendet. XML-Dateien können dabei sowohl in einem Editor geöffnet und vom Menschen bearbeitet, als auch direkt vom Computer gelesen und verarbeitet werden.

Die Auszeichnungssprache XML besteht, wie HTML, aus Tags, die stets in Klammern stehen . Das Aussehen dieser Klammern ist definiert, doch der Inhalt kann frei bestimmt werden. Indem die Tags miteinander verschachtelt werden, wird eine Hierarchie innerhalb der Dateien erzeugt. Einige der Vorteile von XML sind die Erweiterbarkeit, die mittlerweile ebenfalls beträchtliche Verbreitung und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten.

Ein bekanntes Einsatzszenario des XML-Formats ist die XRechnung. Alles Wissenswerte zur XRechnung haben wir auf unserer Themenseite zusammengefasst. Nachfolgend ist ein Beispiel einer solchen Rechnung abgebildet.

ANSI X12

ANSI X12 ist ein standardisiertes Datenformat für den elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) in Nordamerika. Es definiert die Struktur und den Inhalt von elektronischen Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Versandavisen. ANSI X12 ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsdaten effizient und zuverlässig zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen, was die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Verbesserung der Interoperabilität unterstützt.

TRADACOMS

TRADACOMS steht für „Trading Data Communication Standard“ und ist ein älterer, aber immer noch weit verbreiteter EDI-Standard, der in Großbritannien entwickelt wurde. Er definiert eine Reihe von Nachrichtenformaten und Kommunikationsprotokollen für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen, zwischen Handelspartnern. TRADACOMS wird hauptsächlich von Unternehmen im Einzelhandel und in der Lieferkette verwendet, insbesondere in Großbritannien, und bietet eine standardisierte Methode für den digitalen Informationsaustausch, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.

Wie funktioniert die Implementierung von EDI?

Vorbereitung und Planung

1. Bedarfsanalyse und Zielsetzung

• Analyse des Bedarfs: Ermittle, welche Geschäftsdokumente und Prozesse digitalisiert und automatisiert werden sollen.
• Zielsetzung: Definiere klare Ziele für die EDI-Implementierung, wie z.B. die Optimierung der Effizienz, die Reduzierung manueller Eingriffe und die Verbesserung der Genauigkeit des digitalen Informationsaustauschs.

2. Ressourcenplanung

• Budget festlegen: Bestimme das verfügbare Budget für das Implementieren und den laufenden Betrieb von EDI. 
• Team zusammenstellen: Stelle ein Team aus IT-Spezialisten, Geschäftsanalysten und Projektmanagern zusammen, das die Implementierung leitet. 

3. Prozessanalyse

• Prozessdokumentation: Dokumentiere die aktuellen Geschäftsprozesse und identifiziere, wie diese durch EDI automatisiert und digitalisiert werden können. 
• Stakeholder-Identifikation: Bestimme alle internen und externen Stakeholder, die von der EDI-Implementierung betroffen sind. 

Auswahl der richtigen EDI-Software und -Dienstleister

1. Anforderungsprofil erstellen

• Funktionale Anforderungen: Liste die notwendigen Funktionen auf, wie z.B. Übersetzungsfunktionen, Sicherheitsprotokolle und Integrationsmöglichkeiten. 
• Technische Anforderungen: Bestimme die technischen Voraussetzungen, wie z.B. Kompatibilität mit bestehenden Systemen und Skalierbarkeit. 

2. Marktrecherche

• Anbieterbewertung: Recherchieren und bewerten Sie verschiedene EDI-Softwareanbieter und -dienstleister, die Ihren Anforderungen entsprechen. 
• Referenzen und Bewertungen: Prüfe Kundenreferenzen und Online-Bewertungen, um die Zuverlässigkeit und Leistung der Anbieter zu beurteilen. 

3. Angebote einholen und vergleichen

• Kostenvoranschläge: Fordere Angebote von verschiedenen Anbietern an und vergleichen Sie diese hinsichtlich Preis, Leistung und Serviceumfang. 
• Testversionen und Demos: Nutze Testversionen oder Demos, um die Software auf ihre Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität zu prüfen. 

Schritte zur erfolgreichen Implementierung von EDI

1. Pilotprojekt starten

• Kleine Einführung: Beginne mit einem Pilotprojekt, um die EDI-Implementierung in einem kleinen, kontrollierten Umfang zu testen.
• Feedback sammeln: Sammle Feedback von den beteiligten Stakeholdern und identifizieren Sie mögliche Verbesserungsbereiche.

2. Systemintegration

• Datenmapping: Erstelle ein Mapping zwischen den internen Systemen und dem EDI-Format, um den reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.
• Softwareinstallation: Installiere und konfiguriere die EDI-Software gemäß den Anforderungen.

3. Schulung und Unterstützung

• Mitarbeiterschulung: Schule deine Mitarbeiter:innen im Umgang mit der EDI-Software und den neuen Prozessen.
• Supportsysteme einrichten: Stelle sicher, dass technischer Support und Wartung zur Verfügung stehen, um bei Problemen schnell reagieren zu können.

4. Vollständige Implementierung

• Skalierung: Nach erfolgreichem Abschluss des Pilotprojekts skaliere die EDI-Implementierung auf alle relevanten Geschäftsprozesse und -partner.
• Kontinuierliche Überwachung: Überwache den Betrieb kontinuierlich, um die Leistung zu optimieren und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

Durch sorgfältige Vorbereitung, die Auswahl der richtigen EDI-Software und -Dienstleister sowie die Umsetzung bewährter Schritte zur Implementierung können Unternehmen den digitalen Informationsaustausch effektiv automatisieren und digitalisieren. So lassen sich die Geschäftsprozesse optimieren und die Effizienz nachhaltig steigern.

EDI-System: Anwendungsbeispiele und Branchen

Durch EDI-Software können Unternehmen in verschiedenen Branchen ihre Prozesse digitalisieren und automatisieren, was die Effizienz steigert und die Genauigkeit verbessert. Hier einige Beispiele aus verschiedenen Branchen:

EDI in der Logistik und Lieferkette

Ein Logistikdienstleister kann EDI-Software nutzen, um Versandaufträge und Frachtbriefe digital an Lagerhäuser zu übermitteln. Dies automatisiert die Abwicklung und beschleunigt die Lieferkette.

EDI im Einzelhandel

Viele Einzelhändler verwenden EDI-Systeme, um Bestellungen und Rechnungen mit Lieferanten auszutauschen. So optimieren sie die Nachschubkette und reduzieren Lagerbestände.

EDI in der Gesundheitsbranche

Ein Krankenhaus kann z.B. eine EDI-Integration nutzen, um Patientenakten und Versicherungsansprüche digital zu übermitteln und beschleunigt so die Abrechnung und senkt administrative Kosten.

Weitere Branchen und spezifische Anwendungsfälle

Automobilindustrie

Ein Automobilhersteller kann mit EDI-Lösungen Produktionspläne und Lieferabrufe mit Zulieferern koordinieren, um die Just-in-Time-Produktion zu optimieren.

Finanzdienstleistungen

Eine Bank verwendet oftmals EDI, um automatische Zahlungen und Kontoauszüge an Geschäftskunden zu senden, wodurch Transaktionen schneller und genauer werden.

Herstellung und Produktion

Ein Elektronikhersteller nutzt Electronic Data Interchange, damit er Bestellungen und Lieferbenachrichtigungen mit internationalen Lieferanten digitalisieren kann, was die Produktionsplanung verbessert.

Nahrungsmittel- und Getränkeindustrie

Ein Lebensmittelhersteller, der EDI nutzt, automatisiert damit Bestellungen von Einzelhändlern, macht die Lieferkette effizienter und stellt die Produktfrische sicher.

Elektronische Rechnungen: guter Einstiegspunkt in den Electronic Data Exchange (EDI)

Du bist neugierig geworden und möchtest jetzt auch in die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse starten? Auf Basis unserer langjährigen Erfahrungen ist die elektronische Rechnungsverarbeitung oftmals ein profitabler Einstiegspunkt für Optimierungen. Im Rahmen der kommenden E-Rechungspflicht ab 2025 sind zudem alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, schrittweise auf den elektronischen Rechnungsaustausch umzusteigen. Daher empfiehlt es sich, frühzeitig in die Vorbereitungen einzusteigen, um elektronische Rechnungen in den gesetzlich vorgeschriebenen Formaten sowohl ausstellen als auch verarbeiten und rechtssicher archivieren zu können. Welche Fristen rund um die E-Rechnungspflicht einzuhalten sind und welche Formate zukünftig im Rechnungsaustausch in Deutschland erlaubt sind, erfährst du in unserem Webinar “Alles über die E-Rechnungspflicht ab 2025 – Hintergründe, Pflichten und Chancen”.  

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Häufige Fragen und Antworten zum Thema EDI