Elektronischer Rechnungsausgang – E-Rechnung automatisch erzeugen und archivieren

Oft geht es um den Rechnungseingangsprozess, in diesem Blogbeitrag jedoch nicht – sondern alles zum Thema elektronischer Rechnungsausgang. Wir zeigen, wie du einfach und effizient die Erzeugung von elektronischen Belegen aus Microsoft Dynamics realisieren und dabei die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung berücksichtigen kannst.

Elektronischer Rechnungsausgang: Die Grundlagen

In der öffentlichen Verwaltung gehören E-Rechnungen bereits seit 2020 zum Alltag und sind somit verpflichtend für Auftragnehmer und Auftraggeber in diesem Umfeld. Auch immer mehr Kunden aus der Industrie interessieren sich für dieses standardisierte Rechnungsformat (XRechnung oder ZUGFeRD). Dabei ist nicht nur die Zusammenarbeit mit Behörden der einzige Treiber, sondern auch der Ausblick, alle Rechnungen in Zukunft ohne Medienbruch als elektronische Daten verarbeiten zu können.

Informationen zur Entstehung, Entwicklung, Definition und den unterschiedlichen Formaten findest du in unserem Blogartikel zur eRechnung.

Sind Unternehmen zum elektronischen Rechnungsausgang verpflichtet?

Nach den Grundlagen kommen wir zur Einordnung der E-Rechnung für dein Unternehmen. Die Privatwirtschaft ist nicht verpflichtet, die elektronische Ausgangsrechnung zu erzeugen. Ausgenommen: Das Unternehmen stellt Behörden, Ministerien oder der öffentlichen Verwaltung eine Rechnung aus. Grundsätzlich zählen dazu auch öffentliche Einrichtungen wie z. B. Kitas, Krankenhäuser, Stadtwerke und Sparkassen.

Aber eine Verpflichtung braucht es gar nicht – denn alle profitieren vom Einsatz der E-Rechnung!

Wie funktioniert die Erstellung von Rechnungen im Microsoft ERP-System?

Dynamics 365 Finance und Business Central sind die beliebtesten ERP-Systeme von Microsoft, da bereits viele Prozesse und passende Module für jede Unternehmensgröße im Standard vorhanden sind. Viele Businessprozesse basieren auf Belegen, die zwischen Kunden und Lieferanten ausgetauscht werden. Dazu gehört auch die Erstellung der Rechnung und deren übliche Erzeugung als PDF-Dokument und deren anschließende GoBD-konforme Archivierung. Die generierten Rechnungen werden entweder postalisch oder bereits digital dem Kunden zugestellt. Dabei sind die jeweiligen steuer- und finanzrechtlichen Vorgaben hinsichtlich des Inhalts zu berücksichtigen, das gilt insbesondere für Länder im Euroraum oder in anderen Regionen der Welt. Soweit zum üblichen Standardprozess.

Viele Unternehmen versuchen bereits per definierten Prozess ihre Lieferanten nur noch zur Rechnungsstellung per E-Mail zu bewegen. Oft wird dazu ein einheitliches E-Mail-Postfach verwendet, um alle Eingangsrechnungen zu kanalisieren.

• Der bisherige Vorteil: Damit ist der erste Schritt weg von der Papierrechnung getan.

• Der entscheidende Nachteil: Im Eingangsrechnungsprozess (ERV) muss das PDF-Dokument per OCR-Verfahren erkannt und klassifiziert werden. Das erzeugt technischen, zeitlichen Aufwand und ist zudem fehleranfällig.

• Die Lösung: Um den letzten Schritt hin zu einer reinen elektronischen Verarbeitung zu gehen, sind strukturierte Daten notwendig. Dabei wird z. B. der PDF-Datei eine XML-Datei angefügt, diese enthält standardisierte Informationen zu allen relevanten Rechnungsinformationen, wie z. B. Absender, Empfänger, Positionsdaten, Salden, Zahlungszielen u.v.m.

Wie können E-Rechnungen aus Dynamics Finance und Business Central erzeugt werden?

In der aktuellen Dynamics 365 F&O Version ist die Erzeugung von E-Rechnungen bereits vorgesehen. Im Finance-Modul findest du Standard-Templates für die verschiedene E-Invoice-Formate. Falls du ein kundenspezifisches bzw. individuelles ERP-Datenmodell verwendest, besteht die Herausforderung darin, die Standardkonfiguration per Daten-Mapping auf deine Bedürfnisse anzupassen. Im nächsten Schritt sind die Ablage- und Archivierungskriterien zu definieren. Die Einstellung der entsprechenden Versandmethode (nur PDF oder E-Rechnung) kann pro Kreditor eingestellt werden.

Dynamics Business Central kann im Standard keine E-Rechnungen erzeugen. Diese Lücke schließen wir durch die Integration unseres Technologiepartners Konica Minolta. Für die aktuellen BC-Versionen wird eine zertifizierte App angeboten. Diese e-Invoicing App übernimmt die Erzeugung der E-Rechnung für die jeweils hinterlegten Kreditoren. Das entsprechende Format wird erstellt und automatisch über das integrierte d.velop Dokumentenmanagement GoBD-konform archiviert. Auch hier lässt sich mit geringem Aufwand ein schnelles Ergebnis per Customizing erziehen.

Somit orientieren sich beide Lösungen nah an der Roadmap von Microsoft und werden ständig für die freigegebenen Dynamics-Versionen weiterentwickelt.

Unsere Devise: Bleibe beim Standard so weit wie möglich und kombiniere die Expertise des ERP-Partners mit unseren d.velop Cloud-Lösungen!

Welchen Nutzen bietet die Erzeugung von elektronischen Belegen noch?

Neben den bereits erwähnten Punkten z. B. kein erzeugter Medienbruch, Konformität gegenüber öffentlichen Auftraggebern und der schnelleren Verarbeitung, sind „Elektronische Belege“ die Zukunft im Belegtransfer. Bereits heute werden weitere Belegarten in den Blick genommen, um diese mit maschinenlesbaren Zusatzdaten zu versehen. Mit der eRechnung vom Formattyp XRechnung und ZUGFeRD gehst du den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung von Ausgangsbelegen.

1. Nutzen: Transparenz

Zusätzlich gibt die GoBD-konforme Archivierung Sicherheit, um den jeweiligen Status der erstellten Rechnungen und E-Rechnungen jederzeit nachvollziehen zu können. Ein automatischer E-Mail-Versand ohne eine entsprechende Archivierung ist ansonsten nicht nachvollziehbar.

2. Nutzen: Durchgängiger Prozess

Es entsteht ein durchgängiger 360° Prozess! Du erzeugst mit dem digitalen Rechnungsausgang E-Rechnungen im Format XRechnungen oder ZUGFeRD. Somit ermöglichst du deinen Kunden diese Rechnungen automatisch im Eingangsrechnungsprozess (ERV) zu verarbeiten. Daraus lässt sich ein wunderbar einfacher und effizienter Prozess bzw. Kreislauf ableiten, welcher in folgender Abbildung dargestellt ist und sowohl den elektronischen Rechnungsausgang, die GoBD-konforme Archivierung als auch die Eingangsrechnungsverarbeitung beinhaltet.

Fazit

Alle Beteiligten profitieren von der E-Rechnung! Mit unserem Know-how denken wir den Prozess ganzheitlich. Gemeinsam mit deinem ERP-Berater oder ERP-Partner realisieren wir eine standardnahe und innovative Lösung.