8 Vorteile einer digitalen Rechnungsverwaltung

Münzen als Symbol für digitale Rechnungsverwaltung

Die Rechnungsverwaltung manuell zu stemmen, ist insbesondere für kleinere Unternehmen oft kein leichtes Unterfangen. Einmal kurz weggeschaut und schon stapeln sich die Papierrechnungen auf dem Schreibtisch. Dadurch geht der Überblick und im schlimmsten Fall die ein oder andere Rechnung verloren. Die digitale Rechnungsverwaltung trägt in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) maßgeblich zu einer effizienteren und moderneren Arbeitsumgebung in Richtung papierloses Büro bei.

Wir haben für Sie kurz und bündig die wichtigsten Vorteile der digitalen Rechnungsverwaltung mit einem DMS zusammengefasst.

1.  Kosten- und Zeiteinsparung durch digitale Rechnungsverwaltung

Die digitale Rechnungsverwaltung sorgt für eine spürbare Zeitersparnis und reduziert die Vorgangskosten  im Unternehmen. Es  entfallen der zeitliche Aufwand für das Drucken und Kuvertieren sowie die Kosten für das Frankieren und das Personal. Die digitale Rechnungsverwaltung wirkt sich darüber hinaus positiv auf die Liege- und Bearbeitungszeiten Ihrer Rechnungen aus. Dadurch können entsprechende Skontoerträgen und ein zeitnahen Monatsabschluss gesichert werden.

Die Verarbeitung einer Papierrechnung kostet laut Institut für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover 10-12€. Kürzere Durchlaufzeiten ohne Transport und Liegezeiten in Kombination mit Einsparungen für Miete, Büromaterial, Papier, Drucker sowie ggf. Portokosten sorgen für eine Kostenersparnis im Vergleich zu einer papiergebundenen Rechnung von bis zu 50%.

2.  Leichtes Controlling und hohe Auskunftsfähigkeit

Bei welchem Mitarbeiter liegt die Rechnung? Welchen Status hat die Rechnung? In einem papiergebundenen Arbeitsprozess mangelt es oft an einem richtigen Überblick. Eine Software zur Rechnungsverwaltung protokolliert hingegen jeden Arbeitsschritt, Änderungen an der Rechnung und den aktuellen Status. Wichtige Hinweise und Gesprächsnotizen lassen sich zentral im System hinterlegen.

Durch eine digitale Rechnungsverwaltung schaffen Sie die nötige Transparenz und sorgen gleichzeitig für eine hohe Auskunftsfähigkeit bei Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten. Das Reporting sorgt zudem für einen Überblick in Echtzeit. So kennen Sie immer den genauen Stand zu allen Rechnungen in Ihrem Unternehmen.
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3.  Schnelle und intelligente Suche

Dank digitaler Rechnungsverwaltung in Kombination mit einem  DMS werden sämtliche Dokumente automatisch in die richtige digitale Akte abgelegt. So finden Sie diese jederzeit schnell wieder und profitieren von einer hohen Verfügbarkeit und Bereitstellung spezifischer Informationen. Beispielsweise können Sie gezielt nach einer bestimmten Rechnungsnummer suchen und diese in Sekundenschnelle finden.

Sind Ihre Rechnungen erst einmal digital archiviert, haben Sie einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Rechnungsverwaltung im Unternehmen.

4.  Revisionssichere Archivierung dank digitaler Rechnungsverwaltung

Die digitale Rechnungsverwaltung bildet die Grundlage für eine revisionssichere Rechnungsarchivierung. Dadurch ist Ihre Rechnungsverwaltung langfristig sicherer und auch kostengünstiger als eine Aufbewahrung in Lagerräumen. Sobald Sie mit einer entsprechenden Dokumentenmanagement-Software Ihre Rechnungen digital archivieren, können Sie sämtliche Rechnungen vor nachträglicher Abänderung und somit vor Manipulation sichern.

5.  Hohe Rechtssicherheit & Datenschutz

Auch wenn die Digitalisierung der Rechnungsverwaltung viele Vorteile mit sich bringt, gibt es in Deutschland weiterhin zahlreiche Unternehmen, die einer digitalen Rechnungsverwaltung mit viel Skepsis gegenübertreten. Dies begründet sich oftmals mit dem rechtlichen Aspekt rund um das Thema Datenschutz. Dabei bringt gerade der Einsatz einer digitalen Rechnungsverwaltung mit der richtigen Software sämtliche Voraussetzungen für die Einhaltung der Anforderungen nach GoBD und DSGVO mit.

6.  Eingangsrechnungen verwalten – überall und jederzeit Zugriff auf Rechnungen

Flexibilität ist für unternehmerischen Erfolg heutzutage wichtiger denn je. Ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs aus – durch die Digitalisierung Ihrer Rechnungsverwaltung eröffnen sich für Sie zahlreiche Möglichkeiten, stets den vollen Überblick über sämtliche Rechnungen zu bewahren. So können Sie beispielsweise durch den Einsatz einer Mitarbeiter-App bequem vom Smartphone oder Tablet aus Ihre Eingangsrechnungen verwalten.

7.  Effiziente Workflows durch intelligente Schnittstellen

Eine digitale Rechnungsverwaltung allein bringt zwar zahlreiche Vorteile mit sich, doch erst durch intelligente Schnittstellen, z.B. zu einem Dokumentenmanagement-System (DMS), entfaltet sich das gesamte Potenzial der digitalen Rechnungsverwaltung. Bilden Sie Ihren gesamten Rechnungsworkflow digital ab und machen Sie die Rechnungsverwaltung zur Routineaufgabe.

Verknüpfen Sie Ihre Rechnungsverwaltung mit Ihrer Buchhaltung (FiBu-, ERP- oder WaWi-System) und integrieren Sie Ihre Rechnungsverwaltung somit vollständig in Ihre buchhalterischen Abläufe und in Ihr Bestellwesen. Das Verwalten digitaler Eingangsrechnungen wird durch intelligente Schnittstellen, z.B. zu bekannten Lösungen wie SAP, Microsoft Dynamics oder SharePoint, zu einem wichtigen Bestandteil Ihrer Workflows im Unternehmen.

8.  Einfacher Umstieg auf die digitale Rechnungsverwaltung

Aller Anfang ist bekanntlich schwer – nicht aber wenn es um den Umstieg auf eine digitale Rechnungsverwaltung geht. Viele Unternehmen verbinden mit einer Digitalisierungsstrategie einen hohen Aufwand und fühlen sich oftmals überfordert. Dabei gibt es zahlreiche Anbieter wie die d.velop, die Sie mit individueller Beratung durch die gesamte Einführung begleiten und Ihnen zeigen, wie sie digitale Eingangsrechnungen verwalten und somit die Digitalisierung Ihrer Rechnungsverwaltung zum Kinderspiel machen.

Machen Sie sich durch eine kostenlose Demo mit einer digitalen Rechnungsverwaltung vertraut und überzeugen Sie sich selbst!