Für viele Unternehmen, gerade KMU, war es in der Vergangenheit schwierig, die Rechnungsverwaltung manuell zu stemmen. Oft lief das nämlich so: Einmal kurz weggeschaut, schon stapelten sich die Papierrechnungen auf dem Schreibtisch. Dadurch gingen der Überblick – und im schlimmsten Fall die ein oder andere Rechnung – einfach verloren.
E-Rechnungspflicht für alle B2B-Unternehmen ab Januar 2025
Doch damit ist spätestens ab Anfang 2025 Schluss, denn dann tritt die E-Rechnungspflicht sukzessive in Kraft. Das bedeutet: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen, egal welcher Größe, zunächst in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Auch der Versand von E-Rechnungen wird zur Pflicht, allerdings mit Übergangsregelungen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
Effizienter arbeiten mit Software zur Rechnungsverwaltung
Die digitale Rechnungsverwaltung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) trägt maßgeblich zu einer effizienteren und moderneren Arbeitsumgebung in Richtung papierloses Büro bei. Wir haben die wichtigsten Vorteile der digitalen Rechnungsverwaltung mit einem DMS kurz und bündig für dich zusammengefasst.
Was ist Rechnungsverwaltung eigentlich?
Rechnungsverwaltung bezeichnet die digitale Organisation und Bearbeitung von Rechnungen, die durch spezielle Software unterstützt wird, um den Rechnungseingang, die Genehmigung und die Rechnungsstellung effizient zu verwalten. Moderne Software für die Rechnungsverwaltung ermöglicht es, Rechnungen online und elektronisch zu bearbeiten, sodass alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind.
Unterschiede: Interne vs externe Rechnungsverwaltung
Dabei konzentriert sich die interne Rechnungsverwaltung auf die Verwaltung eingehender Rechnungen innerhalb des Unternehmens, um den Rechnungseingang, die Genehmigung und die Archivierung effizient zu organisieren. Die externe Rechnungsverwaltung hingegen fokussiert sich auf die elektronische Rechnungsstellung und das Online-Verwalten von Rechnungen, um diese an externe Partner oder Kunden zu senden und den gesamten Prozess digital und transparent zu gestalten.
Hauptaufgaben der Rechnungsverwaltung
Die Hauptaufgaben der Rechnungsverwaltung umfassen verschiedene Prozesse, die für eine effiziente und transparente Bearbeitung von Rechnungen unverzichtbar sind.
- Rechnungserstellung: Die Erstellung von Rechnungen umfasst die genaue Zusammenstellung der benötigten Informationen zur Rechnungsstellung, einschließlich der korrekten Beträge und Leistungsbeschreibungen.
- Rechnungsprüfung: Bei der Rechnungsprüfung werden die eingehenden Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft, damit sie genehmigt werden können.
- Zahlungsabwicklung: Die Zahlungsabwicklung umfasst die Organisation und Durchführung der Zahlungen für genehmigte Rechnungen, um eine fristgerechte Begleichung zu gewährleisten.
- Dokumentation und Archivierung: Die Dokumentation und Archivierung von Rechnungen beinhaltet die systematische Ablage und Aufbewahrung aller ein- und ausgehenden Rechnungen inklusive der relevanten Informationen. So sind ein schneller Zugriff und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben möglich.
Traditionelle Rechnungsverwaltung: Herausforderungen
Der traditionelle Ansatz der Rechnungsverwaltung bezieht sich auf den Prozess der manuellen Rechnungsstellung und -bearbeitung. Hierbei werden Rechnungen in Papierform erstellt und per Post oder persönlich verschickt. Die Verwaltung dieser Rechnungen kann sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig sein. Der Prozess der manuellen Rechnungsstellung umfasst folgende Schritte:
- Rechnungsstellung: Die Rechnungen werden manuell erstellt, oft mit Hilfe von Vorlagen. Dabei müssen alle relevanten Informationen wie Betrag, Fälligkeit und Empfänger genau eingegeben werden.
- Versand: Die Rechnungen werden ausgedruckt und entweder per Post oder persönlich an die Kunden übergeben.
- Rechnungseingang verwalten: Eingehende Rechnungen von Lieferanten müssen ebenfalls manuell erfasst und bearbeitet werden.
Rechnungen manuell verwalten: Fehlerquellen und Ineffizienzen
Typische Probleme bei der traditionellen Methode sind:
- Fehleranfälligkeit: Manuelle Eingaben führen häufig zu Tippfehlern, falschen Beträgen oder unvollständigen Informationen.
- Verzögerungen: Der Versand von Papier-Rechnungen kann zeitaufwendig sein, was zu verspäteten Zahlungen und Cashflow-Problemen führt.
- Ineffizienz: Die Verwaltung von Rechnungen in Papierform erfordert viel Platz und ist schwer zu organisieren. Das Suchen nach bestimmten Rechnungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen.
- Genehmigungsprozesse: Bei der manuellen Genehmigung von Rechnungen können Informationen verloren gehen, was zu weiteren Verzögerungen führt.
Die 8 Vorteile einer digitalen Rechnungsverwaltung
1. Kosten- und Zeiteinsparung durch digitale Rechnungsverwaltung
Die digitale Rechnungsverwaltung sorgt für eine spürbare Zeitersparnis und reduziert die Vorgangskosten im Unternehmen. Es entfallen der zeitliche Aufwand für das Drucken und Kuvertieren sowie die Kosten für das Frankieren. Die digitale Rechnungsverwaltung wirkt sich darüber hinaus positiv auf die Liege- und Bearbeitungszeiten Ihrer Rechnungen aus. Dadurch können entsprechende Skontoerträge und ein zeitnaher Monatsabschluss gesichert werden.
Kostenersparnis von bis zu 50 Prozent
Die Verarbeitung einer Papierrechnung kostet laut Institut für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover 10-12 Euro. Kürzere Durchlaufzeiten ohne Transport und Liegezeiten in Kombination mit Einsparungen für Miete, Büromaterial, Papier, Drucker sowie ggf. Portokosten sorgen für eine Kostenersparnis im Vergleich zu einer papiergebundenen Rechnung von bis zu 50%.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung | Tipps & Stolperfallen bei der Projektierung.
2. Leichtes Controlling und hohe Auskunftsfähigkeit
Bei welchem Mitarbeiter liegt die Rechnung? Welchen Status hat die Rechnung? In einem papiergebundenen Arbeitsprozess mangelt es oft an einem richtigen Überblick. Eine Software zur Rechnungsverwaltung protokolliert hingegen jeden Arbeitsschritt, Änderungen an der Rechnung und den aktuellen Status. Wichtige Hinweise und Gesprächsnotizen lassen sich zentral im System hinterlegen.
Hohe Transparenz durch digitale Rechnungsverwaltung
Durch eine digitale Rechnungsverwaltung schaffst du die nötige Transparenz und sorgst gleichzeitig für eine hohe Auskunftsfähigkeit bei Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten. Das Reporting sorgt zudem für einen Überblick in Echtzeit. So kennst du immer den genauen Stand zu allen Rechnungen in deinem Unternehmen.
3. Schnelle und intelligente Suche
Dank digitaler Rechnungsverwaltung in Kombination mit einem DMS werden sämtliche Dokumente automatisch in die richtige digitale Akte abgelegt. So findest du diese jederzeit schnell wieder und profitierst von einer hohen Verfügbarkeit und Bereitstellung spezifischer Informationen. Beispielsweise kannst du gezielt nach einer bestimmten Rechnungsnummer suchen und diese in Sekundenschnelle finden. Sind deine Rechnungen erst einmal digital archiviert, hast du einen ganzheitlichen Überblick.
4. Revisionssichere Archivierung dank digitaler Rechnungsverwaltung
Die digitale Rechnungsverwaltung bildet die Grundlage für eine revisionssichere Rechnungsarchivierung. Dadurch ist sie langfristig sicherer und auch kostengünstiger als eine Aufbewahrung in Lagerräumen. Sobald du mit einer entsprechenden Dokumentenmanagement-Software deine Rechnungen digital archivierst, kannst du sämtliche Rechnungen vor nachträglicher Abänderung und somit vor Manipulation schützen.
5. Hohe Rechtssicherheit & Datenschutz
Auch wenn die Digitalisierung der Rechnungsverwaltung viele Vorteile mit sich bringt, gibt es in Deutschland weiterhin zahlreiche Unternehmen, die einer digitalen Rechnungsverwaltung mit viel Skepsis gegenübertreten. Dies begründet sich oftmals mit dem rechtlichen Aspekt rund um das Thema Datenschutz. Dabei bringt gerade der Einsatz einer digitalen Rechnungsverwaltung mit der richtigen Software sämtliche Voraussetzungen für die Einhaltung der Anforderungen nach GoBD und DSGVO mit.
6. Zugriff von überall
Flexibilität ist für unternehmerischen Erfolg heutzutage wichtiger denn je. Ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs aus – durch die Digitalisierung deiner Rechnungsverwaltung eröffnen sich für dich zahlreiche Möglichkeiten, stets den vollen Überblick über sämtliche Rechnungen zu bewahren. So kannst du beispielsweise bequem vom Smartphone oder Tablet aus deine Eingangsrechnungen verwalten.
7. Effiziente Workflows durch intelligente Schnittstellen
Eine digitale Rechnungsverwaltung allein bringt zwar zahlreiche Vorteile mit sich, doch erst durch intelligente Schnittstellen, z.B. zu einem Dokumentenmanagement-System (DMS), entfaltet sich das gesamte Potenzial. Bilde deinen gesamten Rechnungsworkflow digital ab und mache die Rechnungsverwaltung zur Routineaufgabe.
Verknüpfe deine Rechnungsverwaltung mit deiner Buchhaltung (FiBu-, ERP- oder WaWi-System) und integriere sie somit vollständig in deine buchhalterischen Abläufe und in dein Bestellwesen. Das Verwalten digitaler Eingangsrechnungen wird durch intelligente Schnittstellen, z.B. zu bekannten Lösungen wie SAP, Microsoft Dynamics oder SharePoint, zu einem wichtigen Bestandteil deines Workflows im Unternehmen.
Rechnungsverwaltung mit Buchhaltung verknüpfen
Verknüpfe deine Rechnungsverwaltung mit deiner Buchhaltung (FiBu-, ERP- oder WaWi-System) und integriere sie somit vollständig in deine buchhalterischen Abläufe und in dein Bestellwesen. Das Verwalten digitaler Eingangsrechnungen wird durch intelligente Schnittstellen, z.B. zu bekannten Lösungen wie SAP, Microsoft Dynamics oder SharePoint, zu einem wichtigen Bestandteil deines Workflows im Unternehmen.
8. Einfacher Umstieg auf die digitale Rechnungsverwaltung
Aller Anfang ist bekanntlich schwer – nicht aber, wenn es um den Umstieg auf eine digitale Rechnungsverwaltung geht. Viele Unternehmen verbinden mit einer Digitalisierungsstrategie einen hohen Aufwand und fühlen sich oftmals überfordert. Dabei gibt es zahlreiche Anbieter wie die d.velop, die dich mit individueller Beratung durch die gesamte Einführung begleitet und dir zeigt, wie du digitale Eingangsrechnungen verwaltest und somit die Digitalisierung deiner Rechnungsverwaltung zum Kinderspiel machen.
Mach dich jetzt in einer kostenlosen Demo mit der digitalen Rechnungsverwaltung vertraut und überzeuge dich selbst:
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Häufige Fragen und Antworten zur Rechnungsverwaltung
Zur Überprüfung der Effektivität und Effizienz eines digitalen Rechnungsverwaltungssystems sollten regelmäßige Audits und KPIs wie die Bearbeitungszeit pro Rechnung, Fehlerquote bei Buchungen und Geschwindigkeit der Freigabeprozesse verwendet werden, um die Optimierungspotenziale in den Bereichen Belegverwaltung, Mahnwesen und Compliance zu bewerten. Zusätzlich ist die Integration mit Steuerberater- und Buchhaltungssystemen sowie die Überwachung der Liquidität und Bilanzkennzahlen entscheidend, um den Einfluss des Systems auf Gewinn und Zahlungsabwicklung zu prüfen.
Unternehmen können sicherstellen, dass ihre digitale Rechnungsverwaltung mit internationalen Standards und Vorschriften kompatibel ist, indem sie spezialisierte Software zur Rechnungsverwaltung nutzen, die Funktionen wie Prüfung, Genehmigung und Freigabe von Rechnungen sowie das Erfassen und Verbuchen elektronischer Rechnungen integriert und an rechtliche Anforderungen anpasst. Dabei sollten automatisierte Prozesse für die Verwaltung von Rechnungseingang, Mahnungen, Belegen und Zahlungen sowie die Stammdatenpflege von Lieferanten, Bestellungen und Lieferscheinen implementiert werden, um eine reibungslose Auftragsabwicklung und transparente Bilanzierung zu gewährleisten.
Die häufigsten Fehler in der Rechnungsverwaltung sind fehlende oder fehlerhafte Stammdaten, unvollständige Belege und Lieferscheine sowie Verzögerungen bei der Buchung und Genehmigung, was zu fehlerhaften Bilanzen und verzögerten Zahlungen führen kann. Um diese zu vermeiden, empfiehlt sich eine Rechnungsverwaltungssoftware, die Rechnungen online verwalten, den Rechnungseingang automatisch verbuchen und eine konsistente Verwaltung der Stammdaten, Bestellungen und elektronischen Rechnungen ermöglicht.
Integrieren Sie Ihre Software, mit der Sie Rechnungen verwalten möchten, indem Sie eine Schnittstelle zu Ihrem Buchhaltungssystem schaffen, die den automatischen Austausch von Rechnungsdaten, elektronischen Rechnungen und Lieferscheinen ermöglicht. So können alle genehmigten Rechnungseingänge und Informationen zur Beschaffung direkt in der Bilanz verarbeitet und online verwaltet werden.