8 Vorteile einer digitalen Rechnungsverwaltung

Veröffentlicht 15.06.2021
Geschätzte Lesezeit 4 Min.
Dennis Fritz

Dennis Fritz Senior Account Manager d.velop

Münzen als Symbol für digitale Rechnungsverwaltung

Die Rechnungsverwaltung manuell zu stemmen, ist insbesondere für kleinere Unternehmen oft kein leichtes Unterfangen. Einmal kurz weggeschaut und schon stapeln sich die Papierrechnungen auf dem Schreibtisch. Dadurch geht der Überblick und im schlimmsten Fall die ein oder andere Rechnung verloren. Die digitale Rechnungsverwaltung trägt in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) maßgeblich zu einer effizienteren und moderneren Arbeitsumgebung in Richtung papierloses Büro bei.

Wir haben die wichtigsten Vorteile der digitalen Rechnungsverwaltung mit einem DMS kurz und bündig für dich zusammengefasst.

1.  Kosten- und Zeiteinsparung durch digitale Rechnungsverwaltung

Die digitale Rechnungsverwaltung sorgt für eine spürbare Zeitersparnis und reduziert die Vorgangskosten im Unternehmen. Es entfallen der zeitliche Aufwand für das Drucken und Kuvertieren sowie die Kosten für das Frankieren und das Personal. Die digitale Rechnungsverwaltung wirkt sich darüber hinaus positiv auf die Liege- und Bearbeitungszeiten Ihrer Rechnungen aus. Dadurch können entsprechende Skontoerträge und ein zeitnaher Monatsabschluss gesichert werden.

Die Verarbeitung einer Papierrechnung kostet laut Institut für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover 10-12€. Kürzere Durchlaufzeiten ohne Transport und Liegezeiten in Kombination mit Einsparungen für Miete, Büromaterial, Papier, Drucker sowie ggf. Portokosten sorgen für eine Kostenersparnis im Vergleich zu einer papiergebundenen Rechnung von bis zu 50%.

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2.  Leichtes Controlling und hohe Auskunftsfähigkeit

Bei welchem Mitarbeiter liegt die Rechnung? Welchen Status hat die Rechnung? In einem papiergebundenen Arbeitsprozess mangelt es oft an einem richtigen Überblick. Eine Software zur Rechnungsverwaltung protokolliert hingegen jeden Arbeitsschritt, Änderungen an der Rechnung und den aktuellen Status. Wichtige Hinweise und Gesprächsnotizen lassen sich zentral im System hinterlegen.

Durch eine digitale Rechnungsverwaltung schaffst du die nötige Transparenz und sorgst gleichzeitig für eine hohe Auskunftsfähigkeit bei Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten. Das Reporting sorgt zudem für einen Überblick in Echtzeit. So kennst du immer den genauen Stand zu allen Rechnungen in deinem Unternehmen.

3.  Schnelle und intelligente Suche

Dank digitaler Rechnungsverwaltung in Kombination mit einem DMS werden sämtliche Dokumente automatisch in die richtige digitale Akte abgelegt. So findest du diese jederzeit schnell wieder und profitierst von einer hohen Verfügbarkeit und Bereitstellung spezifischer Informationen. Beispielsweise kannst du gezielt nach einer bestimmten Rechnungsnummer suchen und diese in Sekundenschnelle finden. Sind deine Rechnungen erst einmal digital archiviert, hast du einen ganzheitlichen Überblick.

4.  Revisionssichere Archivierung dank digitaler Rechnungsverwaltung

Die digitale Rechnungsverwaltung bildet die Grundlage für eine revisionssichere Rechnungsarchivierung. Dadurch ist sie langfristig sicherer und auch kostengünstiger als eine Aufbewahrung in Lagerräumen. Sobald du mit einer entsprechenden Dokumentenmanagement-Software deine Rechnungen digital archivierst, kannst du sämtliche Rechnungen vor nachträglicher Abänderung und somit vor Manipulation schützen.

5.  Hohe Rechtssicherheit & Datenschutz

Auch wenn die Digitalisierung der Rechnungsverwaltung viele Vorteile mit sich bringt, gibt es in Deutschland weiterhin zahlreiche Unternehmen, die einer digitalen Rechnungsverwaltung mit viel Skepsis gegenübertreten. Dies begründet sich oftmals mit dem rechtlichen Aspekt rund um das Thema Datenschutz. Dabei bringt gerade der Einsatz einer digitalen Rechnungsverwaltung mit der richtigen Software sämtliche Voraussetzungen für die Einhaltung der Anforderungen nach GoBD und DSGVO mit.

6.  Eingangsrechnungen verwalten – überall und jederzeit Zugriff auf Rechnungen

Flexibilität ist für unternehmerischen Erfolg heutzutage wichtiger denn je. Ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs aus – durch die Digitalisierung deiner Rechnungsverwaltung eröffnen sich für dich zahlreiche Möglichkeiten, stets den vollen Überblick über sämtliche Rechnungen zu bewahren. So kannst du beispielsweise durch den Einsatz einer Mitarbeiter-App bequem vom Smartphone oder Tablet aus deine Eingangsrechnungen verwalten.

7.  Effiziente Workflows durch intelligente Schnittstellen

Eine digitale Rechnungsverwaltung allein bringt zwar zahlreiche Vorteile mit sich, doch erst durch intelligente Schnittstellen, z.B. zu einem Dokumentenmanagement-System (DMS), entfaltet sich das gesamte Potenzial. Bilde deinen gesamten Rechnungsworkflow digital ab und mache die Rechnungsverwaltung zur Routineaufgabe.

Verknüpfe deine Rechnungsverwaltung mit deiner Buchhaltung (FiBu-, ERP- oder WaWi-System) und integriere sie somit vollständig in deine buchhalterischen Abläufe und in dein Bestellwesen. Das Verwalten digitaler Eingangsrechnungen wird durch intelligente Schnittstellen, z.B. zu bekannten Lösungen wie SAP, Microsoft Dynamics oder SharePoint, zu einem wichtigen Bestandteil deines Workflows im Unternehmen.

8.  Einfacher Umstieg auf die digitale Rechnungsverwaltung

Aller Anfang ist bekanntlich schwer – nicht aber, wenn es um den Umstieg auf eine digitale Rechnungsverwaltung geht. Viele Unternehmen verbinden mit einer Digitalisierungsstrategie einen hohen Aufwand und fühlen sich oftmals überfordert. Dabei gibt es zahlreiche Anbieter wie die d.velop, die dich mit individueller Beratung durch die gesamte Einführung begleitet und dir zeigt, wie du digitale Eingangsrechnungen verwalten und somit die Digitalisierung deiner Rechnungsverwaltung zum Kinderspiel machen.

Mach dich jetzt in einer kostenlosen Demo mit der digitalen Rechnungsverwaltung vertraut und überzeuge dich selbst!