Eingangsrechnung: Von der Definition über die Prüfung bis zur Verarbeitung

Das Wort „Rechnung“ ist vermutlich jedem von uns geläufig. Meist negativ behaftet und dennoch wissen wir alle, was darunter zu verstehen ist. Schließlich erhalten wir sie täglich, haben manchmal das Glück sie auszustellen und müssen sie auch irgendwann begleichen. Bei dem Wort „Eingangsrechnung“ sieht es schon anders aus. Wer nicht gerade in der Buchhaltung arbeitet, ist der Begriff vielleicht noch nicht zu Ohren gekommen. Dabei zählt eine vollständige und formal korrekte Eingangsrechnung für jeden Rechnungsempfänger zu einer essentiellen Ressource. Insbesondere Mitarbeiter der Buchhaltung wissen um die Wichtigkeit der Eingangsrechnung.

Was sich hinter einer Eingangsrechnung verbirgt, wie diese richtig geprüft wird und warum eine digitale Verarbeitung sinnvoll ist, erfahren Sie im Blogartikel.

Eingangsrechnung: Eine Definition

Die Definition des Begriffs Eingangsrechnung sorgt zunächst für keinerlei Überraschung:

Eine Eingangsrechnung ist ein Rechnungsdokument, das im Unternehmen eingeht. Das Dokument wird von Dritten, wie beispielsweise Lieferanten, Händler oder Dienstleistern, an einen gerichtet. Aufgabe der Eingangsrechnung ist es dabei, den Empfänger der Rechnung zum Ausgleich einer offenen Forderung anzuweisen.

Dabei ist es entscheidend zu wissen, dass die Eingangsrechnung für das Entstehen oder die Fälligkeit einer Forderung jedoch keine Relevanz hat. Die Forderung entsteht bereits durch den Vertragsabschluss, z.B. durch Warenlieferung bzw. bei Ausführung einer Dienstleistung.

Eine eingehende Rechnung erfüllt einen weiteren wichtigen Zweck: Sie kann als Begründung des Verzugs beim Ausgleich einer Forderung dienen. Das bedeutet, dass die Eingangsrechnung ein Beweis für den Lieferanten oder Dienstleister darstellt, um zu belegen, dass sich der Leistungsempfänger mit dem Ausgleich der Forderung in Verzug befindet.

Eingangsrechnung vs. Ausgangsrechnung: Es kommt auf die Perspektive an

Was für den einen die Eingangsrechnung ist, ist für den anderen die Ausgangsrechnung. Um welche Art der Rechnung es sich handelt, kommt schlichtweg auf die Perspektive an. Prinzipiell ist jede Rechnung für eine Partei Eingangsrechnung und für die andere Ausgangsrechnung.

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Eingangsrechnung: Die folgenden Angaben sind Pflicht

In §14 des Umsatzsteuergesetztes (§ 14 UStG Abs. 4) ist geregelt, wie eine Rechnung formal sauber auszustellen ist. Was alles auf einer Eingangsrechnung stehen muss, ist hier dokumentiert.

Die Pflichtangaben sehen wie folgt aus:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder den Umfang und die Art der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstige Leistungen
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
  • im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen

Info: Die vorstehenden Angaben sind für Rechnungen mit einem Betrag von über 250 Euro brutto gültig. Darunter gelten Erleichterungen für so genannte Kleinbetragsrechnungen.

Noch nicht alles klar? Kein Problem. Die am häufigsten gestellten Fragen haben wir für Sie im Blogartikel Pflichtangaben Rechnung beantwortet.

Eingangsrechnung & Umsatzsteuer: Nutzen Sie Ihr Recht auf Vorsteuerabzug

Eine Eingangsrechnung besitzt eine umsatzsteuerliche Relevanz für den Empfänger: Denn ist auf der Rechnung die Umsatzsteuer beziffert, ist der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug in Höhe der ausgewiesenen Steuer berechtigt. Dadurch wird die Zahllast der aus eigenen Lieferungen und Leistungen erzielten Umsatzsteuer gegenüber der Finanzbehörde gemindert. Wie für alle Rechnungen mit umsatzsteuerlicher Relevanz, gilt für Eingangsrechnungen eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Eingangsrechnung: Keine Zahlung ohne Prüfung!

Das zuvor beschriebene Recht auf Vorsteuerabzug hängt wiederum entscheidend von der Vollständigkeit und Korrektheit der Eingangsrechnung ab. Sie sollten eine Eingangsrechnung daher niemals ohne eine Prüfung begleichen. Denn bereits eine einzige fehlende Pflichtangabe kann die Umsatzsteuerlast deutlich erhöhen. Deshalb sollten Sie jede Eingangsrechnung genau darauf prüfen, ob sie alle Pflichtangaben enthält. Sonst kann es unter Umständen Probleme mit dem Finanzamt geben.

Tagtäglich übernimmt die Buchhaltung die Prüfung der Eingangsrechnungen in Unternehmen. Die Prüfung erfolgt dabei unter drei Gesichtspunkten. Der sachlichen, rechnerischen und rechtlichen Prüfung.

Eine solche Rechnungsprüfung kann bereits in weiten Teilen automatisiert ablaufen. Wie? Thomas Buddendick hat es für sie im Blogartikel zum Thema Digitale Rechnungsprüfung zusammengefasst.

Fehlerhafter Eingangsrechnung – Das ist zu tun!

Sie alt Unternehmer sind verpflichtet korrekte Rechnungen auszustellen. Umgekehrt haben Sie als Rechnungsempfänger das Recht, ordnungsgemäße Eingangsrechnungen zu erhalten. Und auf dieses Recht sollten Sie beharren. Denn korrekt ausgestellte Dokumente sind elementar für eine fehlerfreie Buchhaltung.

Sollten Sie also einen Fehler auf einer Eingangsrechnung bemerken, weisen Sie den Geschäftspartner höflich auf diesen hin und verlangen eine entsprechende Korrektur. Bevor die Korrektur nicht vorgenommen wurde, sollten Sie die Eingangsrechnung auf keinen Fall begleichen. Erst wenn eine neue, fehlerfreie Rechnung vorliegt, können Sie den Betrag überweisen.

Eingangsrechnungen digital verarbeiten

Täglich gehen Millionen von Eingangsrechnungen in Unternehmen ein – per Post, E-Mail oder in Portalen. Die Buchhaltung quält sich dabei leider noch vielfach mit einem manuellen Prozess der Verarbeitung. Wie aufwendig dieser ist, zeigt die nachstehende Abbildung:

Für eine Rechnung ohne Bestellbezug sieht der Prozess sogar noch komplexer aus.

Der komplexe manuelle Ablauf sorgt für verschiedenste Stolperfallen im Unternehmen. Diese können Ihre Mitarbeiter im täglichen Arbeiten behindern und so für Frustration sorgen. Eine Auswahl:

  1. Fällt ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder Urlaub aus, gerät der analoge Prozess ins Stocken
  2. Wenig Transparenz, wo die Rechnung aktuell im Unternehmen liegt
  3. Viele Kopien von Rechnungen fließen durch das Unternehmen
  4. Lange Suche nach Rechnungen
  5. Zeit für andere Aufgaben entfällt
  6. Frustration, da Zahlungsfristen nicht eingehalten werden können

Es ergeben sich ebenfalls Nachteile für das Unternehmen.

  1. Skonti verfallen, da Zahlungsfristen nicht eingehalten werden können
  2. Langsame Prozessgeschwindigkeit
  3. Fehlende Transparenz über Dokumente im Unternehmen
  4. Hohe Personalkosten für administratives Arbeiten
  5. Dubletten von Rechnungen im Unternehmen
  6. Hohe Fehleranfälligkeit des Prozesses aufgrund vieler manueller Tätigkeiten
  7. Medienbrüche liegen vor (z. B. Ausdrücke von E-Mail Rechnungen)
  8. Fehlende Transparenz

In vielen Unternehmen findet zudem die Archivierung noch analog statt. Bei einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, kann der Platz im Aktenkeller auf Dauer eng werden 😉

Eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung kann an dieser Stelle Abhilfe schaffen. Mit ihr lassen sich Eingangsrechnungen einfach und schnell verarbeiten und zusätzlich GoBD-konform archivieren.  Welche Vorteile diese hat, wie sie funktioniert und wie genau eine Lösung im Unternehmen aussieht, erfahren Sie im Webinar “In 30 Minuten zur digitalen Rechnungsverarbeitung”.

Eingangsrechnung: Von der Definition über die Prüfung bis zur Verarbeitung