Digitale Rechnungsprüfung – in 4 simplen Schritten zum Ziel

Kommen wir gleich auf den Punkt: §14 des Umsatzsteuergesetztes (§ 14 UStG Abs. 4) regelt, wie eine Rechnung formal sauber auszustellen ist. Was alles auf einer Rechnung stehen muss, haben wir in dem Blogartikel „Pflichtangaben Rechnung: Was muss auf einer Rechnung stehen?“  bereits für Dich zusammengefasst. Zu den Pflichtangaben gehören beispielsweise der vollständige Name des leistenden Unternehmens sowie der/die Rechnungsempfänger:in, die Steuernummer, das Ausstellungsdatum und der Rechnungsbetrag.

Eine Frage, die sich in diesem Zusammenhang immer wieder stellt, ist die nach der Rechnungsprüfung. Wie kann ich als Unternehmen möglichst automatisiert überprüfen, ob eine Eingangsrechnung formal und auch sachlich korrekt ist? Wir schaffen einen Überblick.

Rechnungsprüfung im Überblick: Aufgaben, Definitionen und Vorteile

Bevor wir zum Ablauf einer digitalen Rechnungsprüfung sowie zu den Aufgaben der formellen und sachlichen Rechnungsprüfung kommen, gilt es zunächst einige grundlegende Fragen zur Rechnungsprüfung zu klären.

Was sind die Aufgaben der Rechnungsprüfung?

Die Aufgaben der Rechnungsprüfung umfassen die formale, sachliche und rechnerische Prüfung von Rechnungen in Organisationen. Die Rechnungsprüfung gewährleistet eine korrekte Einhaltung sämtlicher Pflichtangaben im Sinne des §14 (4) UstG. Als übergeordnete Aufgabe der Rechnungsprüfung steht somit die Minimierung rechtlicher und finanzieller Risiken im Falle einer Betriebsprüfung im Vordergrund.

Wer ist für die Rechnungsprüfung verantwortlich?

In KMUs ist in der Regel die Buchhaltung zuständig für die Rechnungsprüfung. Große Unternehmen bzw. Konzerne führen meist eine Kreditorenbuchhaltung, die für die umfangreiche Rechnungsprüfung verantwortlich ist.

Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnungsprüfung?

Fehlen die vom Umsatzsteuergesetz vorgegebenen Pflichtangaben, kann dies sowohl interne Verluste (z.B. das Entfallen des Vorsteuerabzuges) als auch rechtlich schwerwiegende Folgen für das Unternehmen im Rahmen einer Steuerprüfung durch Finanzbehörden mit sich ziehen. Der steuerliche Schaden kann insbesondere bei größeren Anschaffungen hunderte oder auch tausende Euro betragen. Im ungünstigsten Fall droht eine Schätzung der gesamten Besteuerungsgrundlage, was in der Regel mit hohen Kosten einhergeht.

Digitale Rechnungsprüfung mit Hilfe eines elektronischen Rechnungseingangs

Um manuellen Aufwand zu vermeiden und Fehlerquellen auszuschließen, ist es sinnvoll, die Prüfung von Eingangsrechnungen digital abzubilden. In der Regel bieten Lösungen für den elektronischen Rechnungseingang bzw. DMS-Software schon nativ alle Funktionen für einen automatisierten Rechnungsprüfungsprozess. Informationen wie die Bestellung, der Lieferschein und die Rechnung sind für die Rechnungsprüfung im Programm verfügbar. Ein Abgleich dieser Dokumente mit Informationen aus der Stammdatenbank kann dementsprechend einfach ausgelöst werden. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Schritte der Rechnungsprüfung für Dich zusammengefasst. Der Ablauf sieht wie folgt aus:

1. Formale Prüfung nach §14 UStG Prüfung
2. Sachliche Rechnungsprüfung durch Fachbereich
3. Subprüfung/Rückfragen
4. Freigabe und Zahlung

Schritt 1: Formale Rechnungsprüfung nach §14 UStG Prüfung

Sobald eine Eingangsrechnung das Unternehmen erreicht, gilt es im ersten Schritt der digitalen Rechnungsprüfung zu kontrollieren, ob sie die Anforderungen §14 UStG an eine Rechnung erfüllt. Dies ist von besonderer Bedeutung, da nur formal korrekte Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigen. Pflichtangaben nach Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes unter Absatz 4 (§ 14 UStG Abs. 4):

• Vollständiger Name und Anschrift von dem/der Unternehmer:in
• Vollständiger Name und Anschrift von dem/der Leistungsempfänger:in
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder den Umfang und die Art der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstige Leistungen
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
• Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen

Formale Rechnungsprüfung per Software

Eine solche Prüfung lässt sich mit der richtigen Software einfach abbilden. Die technische Grundlage bildet der Abgleich der Stammdaten des Unternehmens mit den Daten der jeweiligen Rechnung, die per OCR-Texterkennung ausgelesen werden. Anhand von Regeln und Mustern werden dabei Eigenschaften wie das Rechnungsdatum, der Betrag und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erkannt. Einige Eigenschaften werden daraufhin verwendet, um weitere Daten zu ermitteln und/oder zu plausibilisieren. Nicht erkennbar und nur über die Stammdaten ermittelbar ist beispielsweise die Kreditorennummer. Voraussetzung für die Erkennung und Validierung sind daher entsprechende Stammdaten aus dem ERP-System, wie beispielsweise SAP. In diesem Fall bietet sich eine automatisierte SAP Warenbezogene Rechnungsprüfung an.

Mehr Infos zum digitalen Rechnungsworkflow in SAP

Falls die Rechnungsprüfung ergeben sollte, dass eine Eingangsrechnung die Mindestbestandteile des §14UStG nicht erfüllt, kann der/die Empfänger:in das Dokument ablehnen. Wenn Sie die Rechnung kontrollieren und sie alle Anforderungen erfüllt, kann automatisiert der nächste Schritt der digitalen Rechnungsprüfung folgen: die sachliche Rechnungsprüfung.

Rechnung prüfen – unser Praxistipp

Viele Unternehmen überspringen die formale Prüfung von Rechnungen und beginnen direkt mit der sachlichen Rechnungsprüfung. Hier arbeiten Unternehmen mit Kontierungsvorschlägen, um die Anzahl der Schritte der Rechnungsprüfung und beteiligten Personen zu reduzieren.

Schritt 2: Sachliche Rechnungsprüfung durch Fachbereich

Im Anschluss an die formale Prüfung erfolgt die sachliche Rechnungsprüfung. Verantwortlich für die sachliche Rechnungsprüfung ist in der Regel die Person, welche die Bestellung ausgelöst hat. Insbesondere wenn bei der Prüfung nach §14 UStG Differenzen aufgetreten sind, kann für die Buchhaltung eine Prüfung durch die entsprechende Abteilung erforderlich sein. Häufig ist durch den/die Prüfer:in zu bestätigen, dass Leistungen ordnungsgemäß erbracht wurden. In diesem Fall kann ein digitaler Prüf- und Freigabe-Workflow gestartet werden.

Fehlerminimierung im Rechnungsworkflow

Es empfiehlt sich, dass die Buchhaltung vor dem Start des Workflows so viele Informationen wie möglich zum Rechnungsbeleg erfasst (z.B. die spätere Kontierung). So können Mitarbeitende effizient die Rechnung sachlich prüfen, da der Prozess im Workflow vereinfacht wird und Fehleingaben vermieden werden.

Inhaltliche Prüfung der Rechnung

Die Aufgabe des Fachbereichs ist, die Rechnung inhaltlich zu prüfen. Bei der Durchführung der sachlichen Rechnungsprüfung hilft das Aufstellen einer internen Checkliste, die z.B. folgende Punkte beinhalten kann:

• Ist die Rechnung gerechtfertigt?
• Wurden die Leistungen zufriedenstellend erbracht?
• Welche Kostenstellen sind für die interne Leistungsverrechnung relevant?

Abgleich mit Wareneingang

Bei Rechnungen mit Bestellbezug findet die sachliche Rechnungsprüfung und Freigabe oft nur dann statt, wenn es in der Rechnung Abweichungen zur Bestellung oder zum Wareneingang gibt. Typische Abweichungen sind hier unterschiedliche Preise oder Mengenangaben. Im Fall von Preisabweichungen kann der Einkauf zur Prüfung herangezogen werden. Im Fall von Mengenabweichungen wird in der Regel der Wareneingang bzw. das Lager zur Prüfung herangezogen werden. Zum Auflösen der Differenzen muss entweder die Bestellung oder die Rechnung im ERP-System angepasst werden.

Wie unterscheiden sich sachliche und rechnerische Rechnungsprüfung?

Während bei der sachlichen Prüfung inhaltlich kontrolliert wird, ob die jeweilige Leistung auch tatsächlich erbracht und entsprechend abgerechnet wurde, wird im Rahmen der rechnerischen Prüfung kontrolliert, ob der Rechnungsbetrag inklusive Steuern korrekt berechnet und ausgewiesen wurde.

Schritt 3: Rückfragen bzw. Subprüfung

Während der Rechnungsüberprüfung kann es vorkommen, dass ad-hoc weitere Personen in die Klärung einer Rechnung einbezogen werden. Hier bieten verschiedene Software-Lösungen die Möglichkeit, elektronisch Rückfragen an einzelne Personen innerhalb des Unternehmens zu stellen. Nach Beantwortung der Rückfragen durch die Personen sind die formale und sachliche Rechnungsprüfung abgeschlossen und der Beleg geht in den Freigabeprozess.

Schritt 4: Digitale Rechnungsfreigabe und Zahlung

Wurde die Rechnung auch sachlich geprüft, ist abschließend die digitale Rechnungsfreigabe notwendig. Dafür wird die budgetverantwortliche Person benachrichtigt. Sie gibt frei, dass ihre Kostenstelle mit dem in der Rechnung aufgeführten Betrag belastet wird. Bei der Rechnungsfreigabe besteht häufig die Anforderung der 4-Augen-Prüfung. So kann es sinnvoll sein, dass ein:e sachliche:r Prüfer:in nicht auch der/die Freigeber :in der Rechnung sein darf. Ist der/die Prüfer:in aufgrund eines Regelwerks auch der/die Freigeber:in (z.B. weil er/sie auch Kostenstellen-Verantwortung trägt), muss sichergestellt werden, dass in diesem Fall eine andere Person hinzugezogen werden kann. Sobald die Rechnung freigegeben wurde, geht automatisch eine Information an die Buchhaltung, die den Rechnungsbetrag begleichen kann.

Fazit: Schnelle Freigabe mit der digitalen Rechnungsprüfung

Mithilfe eines digitalen Rechnungsworkflows können Rechnungen in einigen wenigen Schritten überprüft und freigegeben werden. Wenn beim Abgleich der Rechnung weder formale noch inhaltliche Fehler auftreten, kann eine Eingangsrechnung direkt zur Freigabe an die verantwortliche Fachabteilung weitergeleitet werden. Eine papierbasierte Checkliste zur Rechnungsprüfung gehört damit der Vergangenheit an.