Digitale Rechnungsprüfung – in 4 simplen Schritten zum Ziel

Kommen wir gleich auf den Punkt: in §14 des Umsatzsteuergesetztes (§ 14 UStG Abs. 4) ist geregelt, wie eine Rechnung formal sauber auszustellen ist. Was alles auf einer Rechnung stehen muss, haben wir auf unserem Blog bereits vor einigen Wochen für Sie zusammengefasst. Zu den Pflichtangaben gehören beispielsweise der vollständige Name des leistenden Unternehmens sowie der Rechnungsempfänger, die Steuernummer, das Ausstellungsdatum und der Rechnungsbetrag. Zum Blogartikel „Was muss auf einer Rechnung stehen?“ geht es hier.

Eine Frage, die sich in diesem Zusammenhang immer wieder stellt, ist die nach der Rechnungsprüfung. Wie kann ich als Unternehmen möglichst automatisiert überprüfen, ob eine Eingangsrechnung formal und auch sachlich korrekt ist? Wir schaffen einen Überblick!

Digitale Rechnungsprüfung mit Hilfe eines elektronischen Rechnungseingangs

Um manuellen Aufwand zu vermeiden und Fehlerquellen auszuschließen ist es sinnvoll, die Prüfung von Eingangsrechnungen digital abzubilden. In der Regel bieten Lösungen für den elektronischen Rechnungseingang bzw. DMS-Software schon nativ alle Funktionen für einen automatisierten Rechnungsprüfungsprozess. Informationen wie die Bestellung, der Lieferschein und die Rechnung sind im System verfügbar. Ein Abgleich dieser Dokumente mit Informationen aus der Stammdatenbank kann dementsprechend einfach ausgelöst werden. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Schritte der Rechnungsprüfung für Sie zusammengefasst. Der Ablauf sieht wie folgt aus:

  • Formale Prüfung nach §14 UStG Prüfung
  • Sachliche Prüfung durch Fachbereich
  • Subprüfung/Rückfragen
  • Freigabe und Zahlung

Schritt 1: Formale Prüfung nach §14 UStG Prüfung

Sobald eine Eingangsrechnung das Unternehmen erreicht gilt es im ersten Schritt der Rechnungsprüfung zu kontrollieren, ob sie die bereits erwähnten Anforderungen an eine Rechnung erfüllt. Dies ist von besonderer Bedeutung, da nur formal korrekte Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Eine solche Prüfung lässt sich mit der richtigen Software einfach abbilden. Die technische Grundlage bilden die Stammdaten des Unternehmens und ein Abgleich dieser Daten mit der Rechnung per OCR-Texterkennung. Anhand von Regeln und Mustern werden dabei Eigenschaften wie das Rechnungsdatum, der Betrag und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erkannt. Einige Eigenschaften werden daraufhin verwendet, um weitere Daten zu ermitteln und/oder zu plausibilisieren. Nicht erkennbar und nur über die Stammdaten ermittelbar ist beispielsweise die Kreditorennummer. Voraussetzung für die Erkennung und Validierung sind daher entsprechende Stammdaten aus dem ERP-System.

Falls die Überprüfung ergeben sollte, dass eine Eingangsrechnung die Mindestbestandteile des §14UStG nicht erfüllen, kann der Empfänger das Dokument ablehnen. Falls die Rechnung alle Anforderungen erfüllt, kann automatisiert der nächste Schritt der Rechnungsprüfung folgen: die sachliche Prüfung.


Praxistipp: Viele Unternehmen überspringen die formale Prüfung von Rechnungen und beginnen direkt mit der sachlichen Prüfung. Hier arbeiten Unternehmen mit Kontierungsvorschlägen, um die Anzahl der Schritte der Rechnungsprüfung und beteiligten Personen zu reduzieren.


Schritt 2: Sachliche Prüfung durch Fachbereich

Im Anschluss an die formale Prüfung erfolgt die sachliche Prüfung der Rechnung. Verantwortlich für die sachliche Rechnungsprüfung ist in der Regel die Person, die die Bestellung ausgelöst hat. Insbesondere wenn bei der Prüfung nach §14 UStG Differenzen aufgetreten sind, kann für die Buchhaltung eine Prüfung durch die entsprechende Abteilung erforderlich sein. Häufig ist durch den Prüfer zu bestätigen, dass Leistungen ordnungsgemäß erbracht wurden. In diesem Fall kann ein digitaler Prüf- und Freigabe-Workflow gestartet werden.

Es empfiehlt sich, dass die Buchhaltung vor dem Start des Workflows so viele Informationen wie möglich zum Rechnungsbeleg erfasst (z.B. die spätere Kontierung). So wird die Prüfung im Workflow vereinfacht und Fehleingaben vermieden.

Die Aufgabe des Fachbereichs ist, die Rechnung inhaltlich zu prüfen:

  • Ist die Rechnung gerechtfertigt?
  • Wurden die Leistungen zufriedenstellend erbracht?
  • Welche Kostenstellen sind für die interne Leistungsverrechnung relevant?

Bei Rechnungen mit Bestellbezug findet die sachliche Prüfung und Freigabe oft nur dann statt, wenn es in der Rechnung Abweichungen zur Bestellung oder zum Wareneingang gibt. Typische Abweichungen sind hier unterschiedliche Preise oder Mengenangaben. Im Fall von Preisabweichungen kann der Einkauf zur Prüfung herangezogen werden. Im Fall von Mengenabweichungen wird in der Regel der Wareneingang bzw. das Lager zur Prüfung herangezogen werden. Zum Auflösen der Differenzen muss entweder die Bestellung oder die Rechnung im ERP-System angepasst werden.

Digitale Rechnungsprüfung
Ablauf der Rechnungsprüfung bei einer Rechnung mit Bestellbezug

Schritt 3: Rückfragen bzw. Subprüfung

Während der Rechnungsüberprüfung kann es vorkommen, dass ad-hoc weitere Personen in die Klärung einer Rechnung einbezogen werden. Hier bieten Lösungen die Möglichkeit, elektronisch Rückfragen an einzelne Personen innerhalb des Unternehmens zu stellen. Nach Beantwortung der Rückfragen durch die Personen kann die Bearbeitung des Beleges fortgesetzt werden.

Schritt 4: Rechnungsfreigabe und Zahlung

Wurde die Rechnung auch sachlich geprüft, ist es abschließend notwendig, die Rechnung freizugeben. Dafür wird die budgetverantwortliche Person benachrichtigt. Sie gibt frei, dass ihre Kostenstelle mit dem in der Rechnung aufgeführten Betrag belastet wird. Bei der Rechnungsfreigabe besteht häufig die Anforderung der 4-Augen-Prüfung. So kann es sinnvoll sein, dass ein sachlicher Prüfer nicht auch Freigeber der Rechnung sein darf. Ist der Prüfer aufgrund eines Regelwerks auch der Freigeber (z.B. weil er auch Kostenstellen-Verantwortung trägt), muss sichergestellt werden, dass in diesem Fall eine andere Person hinzugezogen werden kann. Sobald die Rechnung freigegeben wurde, geht automatisch eine Information an die Buchhaltung, die den Rechnungsbetrag begleichen kann.

Mithilfe eines digitalen Rechnungsworkflows können Rechnungen in einigen wenigen Schritten überprüft und freigegeben werden. Wenn beim Abgleich der Rechnung weder formale noch inhaltliche Fehler auftreten, kann eine Eingangsrechnung direkt zur Freigabe an die verantwortliche Fachabteilung weitergeleitet werden. Eine papierbasierte Checkliste zur Rechnungsprüfung gehört damit der Vergangenheit an.

In unserem 30-minütigen Webinar mit Rechnungsexperte Karl-Heinz Kühlkamp haben wir die Vorteile und den Ablauf eines komplett digitalen Rechnungseingangs für Sie betrachtet. Neben der Rechnungserfassung und Überprüfung kann unter anderem auch die Aufbewahrung von Rechnungen gemäß der GoBD 2018 komplett digital erfolgen. Das Webinar können Sie sich jederzeit auf Abruf ansehen.

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