Automatisierte Rechnungsverarbeitung: 9 nützliche Funktionen

Die Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung steht aktuell bei vielen Unternehmen auf der Agenda. Deshalb haben wir dem Thema in den letzten Wochen eine Blogartikelserie gewidmet. Von den Vorteilen einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung, über den Ablauf der Projektierung bis hin zur Erklärung des ZUGFeRD-Standards. Der heutige Blogartikel rundet die Serie ab und geht dediziert auf die Funktionen der d.velop Software für Eingangsrechnungsverarbeitung ein. Dabei werden wir die einzelnen Funktionen nicht nur auflisten, sondern auch vorstellen, wie sie Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.

Neun nützliche Funktionen der automatisierten Rechnungsverarbeitung

1. Einscannen

In Deutschland werden im Jahr rund 32 Milliarden Rechnungen ausgetauscht. Rechnungen gehen dabei auf verschiedensten Wegen in Unternehmen ein. Per Post, als Fax, als PDF oder auch bereits in hybriden Austauschformaten wie ZUGFeRD. Die Rechnungen im Papierformat werden in einem ersten Schritt eingescannt. Dies kann stapelweise und automatisch geschehen. Damit sind viele Stunden vor dem Scanner, in denen jede Rechnung manuell eingescannt werden muss, vorbei. Am Ende liegen alle Rechnungen in digitaler Form vor.

2. Rechnungsdaten auslesen

Das Vorliegen der Rechnungen in digitaler Form allein hilft aber noch nicht wirklich weiter. Als äußerst praktisch erweist sich die Funktion des automatischen Auslesens der Rechnungsdaten. Positions- und Kopfdaten wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge werden mittels OCR-Erkennung oder aber auch ZUGFeRD Add-On ausgelesen und direkt mit Ihrem ERP-, FiBu- oder WaWi-System verglichen. Im Idealfall sollten alle Daten einer Eingangsrechnung ausgelesen und klassifiziert werden, um danach an das ERP-System übertragen werden zu können. Sollte es aber Abweichungen zwischen den Stammdaten und den vom Beleg ausgelesenen Informationen geben, werden diese dem Anwender visuell dargestellt. Dies gilt ebenfalls, falls das System bestimmte Werte nicht eindeutig zuordnen konnte. In dem Fall trainiert der Anwender das System, indem er die korrekten Werte einträgt, und unterstützt die Klassifizierungslösung dabei, diese Werte beim nächsten Durchlauf erkennen zu können.

Der Aufwand für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen wird drastisch reduziert bzw. entfällt komplett. Das lästige Abtippen der Rechnungsdaten gehört der Vergangenheit an. Flüchtigkeitsfehler entfallen.

3. Archivierung & Vorerfassung

Zusätzlich werden das Dokument sowie alle wichtigen Informationen im digitalen Archiv rechtskonform elektronisch gespeichert und sind damit jederzeit auf Knopfdruck verfügbar. Die langwierige Suche nach Rechnungen in Aktenordnern oder im E-Mail Postfach entfällt.

4. Validierung & Nachbearbeitung

Bei der Validierung und Nachbearbeitung der erkannten Daten werden die Felder, die nicht bzw. nicht ausreichend sicher erkannt wurden, dem Anwender zur manuellen Nachbearbeitung bereitgestellt. Der „Validierungsclient“ der Softwarelösung dbs | invoice reader ermöglicht Ihnen dabei eine schnelle und einfache Nachbearbeitung.

Falls Sie Korrekturen durchführen wollen, können Sie z. B. ganz einfach über einen Doppelklick Rechnungsinformationen markieren und direkt als Attribut übernehmen. Ein weiteres Highlight für die umfassende Benutzerunterstützung findet sich bei der Erfassung von Positionsdaten: Hier brauchen Sie nur die erste Positionszeile einer Tabelle eingeben. Nun werden alle weiteren Positionsdaten automatisch auf dem Beleg ausgelesen. Der dbs | invoice reader lernt aus Ihren Verbesserungen und generiert passende Klassifizierungsregeln für die Erkennung. Dies erfolgt vollautomatisch und transparent. Bei zukünftig zu verarbeitenden Belegen wird sich die Erkennung kontinuierlich verbessern.

Validierung und Nachbearbeitung
Validierung und Nachbearbeitung

Damit wären wir auch schon beim Funktionsblock der Rechnungsverarbeitung angelangt. Hier spielt das Thema Workflow eine entscheidende Rolle. Denn aus ausgelesenen Rechnungsdaten werden nun elektronische Vorgänge generiert, die in mehreren automatisierten Arbeitsschritten (Rechnungsworkflow) nach einem definierten Regelwerk geprüft, freigegeben und für die Buchung im ERP/FiBu-System vorbereitet werden.

Das Produkt dbs | invoice workflow ermöglicht dabei die Vorkontierung, sachliche Prüfung, Freigabe sowie Abschlusskontierung von Eingangsrechnungen und ist nahtlos in die Finanzbuchhaltung des ERP-Systems integriert. Starten wir mit der Funktion der Vorkontierung.

5. Vorkontierung

Der oft verbreitete Stempel für die Vorkontierung, der leere Räume für die Eintragung der Konten vorsieht, wird durch eine digitale Bearbeitungsmaske ersetzt. In dieser können Sie ganz bequem die zur Buchung benötigten Konten angeben. Sind die notwendigen Felder ausgefüllt, kann der Schritt abgeschlossen werden. Die Rechnung wird dann automatisch zur Prüfung weitergeleitet.

Vorkontierung
Vorkontierung

6. sachliche Prüfung

Mit einem Blick kann der Mitarbeiter alle Angaben überprüfen. Oft wird in diesem Schritt der sachlichen Prüfung auch die Kostenstelle durch den Mitarbeiter eingetragen. Stimmt die Ware, die Anzahl, der Preis, die Konditionen und so weiter? Falls ja, wird einfach nur das passende Häkchen gesetzt und die Rechnung wird automatisch an den zuständigen Mitarbeiter zur Freigabe weitergeleitet. Falls Daten abgeändert oder ergänzt werden müssen, kann dies ebenfalls ganz einfach in der Bearbeitungsmaske vorgenommen werden.

Sachliche Pruefung
Sachliche Pruefung

7. Freigabe

Nach der sachlichen Prüfung wird die Rechnung automatisch dem zuständigen Vorgesetzten für die Freigabe weitergeleitet. Dieser erhält eine Meldung im Mailpostfach und direkt im System. Mit einem einzigen Klick kann er die Rechnung freigeben – ganz ähnlich wie beim analogen Stempelsystem. Und das sogar n-stufig. Betragsfreigabegrenzen können dabei eingestellt werden.
Klarer Vorteil gegenüber dem Stempelsystem: Ist ein Sachbearbeiter verhindert oder im Urlaub, werden die anstehenden Aufgaben automatisch an seine Vertretung weitergeleitet. Liegezeiten sind damit praktisch ausgeschlossen. Der Verfall von Skonti wird vermieden.

Die Freigabe ist auch ganz einfach per App oder Webclient möglich

8. Kontierung

Der Mitarbeiter in der Buchhaltung erhält alle Informationen und Kommentare aus Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe und überprüft die Vorkontierung. Auf Basis der Daten nimmt er die Kontierung vor. Dazu findet er vorgefertigte Felder in der Bearbeitungsmaske vor

9. Buchung

Ein letzter Blick auf alle Daten erfolgt bei der Buchung. Eventuelle Ergänzungen bei der Kontierung werden vorgenommen. Sind die Angaben korrekt, wird der Workflow abgeschlossen. Mit dem Workflow-Abschluss erfolgt über standardisierte ERP-Schnittstellen die Buchung im ERP-, FiBu- oder WaWi-System ohne erneute Eingabe. Abschließend wird die Rechnung mit dem Ablaufprotokoll, Kommentaren und Anhängen archiviert.

Buchung
Buchung

Weiterer Vorteil einer Software für Eingangsrechnungsverarbeitung:

Jeder Bearbeitungsschritt wird protokolliert. Dadurch sind alle berechtigten Mitarbeiter und alle Kostenstellenverantwortliche oder Projektleiter jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert und entsprechend auskunftsfähig. Lange Liegezeiten und nervenaufreibende Suchen nach Rechnungen sind passé.

 

Der Ablauf der Eingangsrechnungsverarbeitung sieht in Ihrem Unternehmen anders aus? Kein Problem! Dank vieler Konfigurationsmöglichkeiten kann die Software schnell an Ihre individuellen Prüf- und Freigabeprozesse angepasst werden.

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Annika Dölle

Inbound Marketing Manager, d.velop AG