Die Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung steht aktuell bei vielen Unternehmen auf der Agenda. Unter automatisierter Rechnungsverarbeitung versteht man Import, Erfassung, Freigabe, Vorkontierung und Archivierung von Rechnungen und Belegen. Auch die Rechnungsfreigabe und der Export der Daten für die finale Verbuchung gehören dazu. Wir haben bereits die 5 Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung aufgezeigt und über die sechs Schritten zum digitalen Rechnungsworkflow geschrieben. Der aktuelle Blog-Artikel geht dediziert auf die Funktionen der d.velop Software für Eingangsrechnungsverarbeitung ein. Dabei werden wir die einzelnen Funktionen nicht nur auflisten, sondern auch vorstellen, wie sie dir den Arbeitsalltag erleichtern.
Neun nützliche Funktionen der automatisierten Rechnungsverarbeitung
1. Einscannen
In Deutschland werden im Jahr rund 32 Milliarden Rechnungen ausgetauscht. Rechnungen gehen dabei auf verschiedensten Wegen in Unternehmen ein. Per Post, als Fax, als PDF oder auch bereits in digitalen Austauschformaten ZUGFeRD oder XRechnung. Die Rechnungen im Papierformat werden in einem ersten Schritt eingescannt. Dies kann stapelweise und automatisch geschehen. Damit sind viele Stunden vor dem Scanner, in denen jede Rechnung manuell eingescannt werden muss, vorbei. Am Ende liegen alle Rechnungen in digitaler Form vor.
2. Rechnungsdaten auslesen
Das Vorliegen der Rechnungen in digitaler Form allein hilft aber noch nicht wirklich weiter. Als äußerst praktisch erweist sich die Funktion des automatischen Auslesens der Rechnungsdaten. Positions- und Kopfdaten wie Absender:in, Empfänger:in, Rechnungsnummer und Beträge werden mittels Texterkennung oder aber auch ZUGFeRD Add-On ausgelesen und direkt mit deinem ERP-, FiBu- oder WaWi-System verglichen. Im Idealfall sollten alle Daten einer Eingangsrechnung ausgelesen werden, um danach an das ERP-System übertragen werden zu können. Sollte es aber Abweichungen zwischen den Stammdaten und den vom Beleg ausgelesenen Informationen geben, werden diese dem/der Anwender:in visuell dargestellt. Dies gilt ebenfalls, falls das System bestimmte Werte nicht eindeutig zuordnen konnte. In dem Fall trainiert der Anwender das System, indem er die korrekten Werte einträgt, und unterstützt die Software dabei, diese Werte beim nächsten Durchlauf erkennen zu können.
Der Aufwand für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen wird drastisch reduziert bzw. entfällt komplett. Das lästige Abtippen der Rechnungsdaten gehört der Vergangenheit an. Flüchtigkeitsfehler entfallen.
3. Archivierung & Vorerfassung
Zusätzlich werden das Dokument sowie alle wichtigen Informationen im digitalen Archiv rechtskonform elektronisch gespeichert und sind damit jederzeit auf Knopfdruck verfügbar. Die langwierige Suche nach Rechnungen in Aktenordnern oder im E-Mail-Postfach entfällt.
4. Validierung & Nachbearbeitung
Bei der Validierung und Nachbearbeitung der erkannten Daten werden die Felder, die nicht bzw. nicht ausreichend sicher erkannt wurden, dem/der Anwender:in zur manuellen Nachbearbeitung bereitgestellt. Die benutzerfreundliche Bearbeitungsmaske ermöglicht dir dabei eine schnelle und einfache Nachbearbeitung.
Falls du Korrekturen durchführen möchtest, kannst du z. B. ganz einfach über einen Doppelklick Rechnungsinformationen markieren und direkt als Attribut übernehmen. Ein weiteres Highlight für die umfassende Benutzerunterstützung findet sich bei der Erfassung von Positionsdaten: Hier brauchst du nur die erste Positionszeile einer Tabelle einzugeben. Nun werden alle weiteren Positionsdaten automatisch auf dem Beleg ausgelesen. Die Software lernt aus deinen Verbesserungen und generiert passende Regeln für die Erkennung. Dies erfolgt vollautomatisch und transparent. Bei zukünftig zu verarbeitenden Belegen wird sich die Erkennung kontinuierlich verbessern.
Damit wären wir auch schon beim Funktionsblock der Rechnungsverarbeitung angelangt. Hier spielt das Thema Workflow eine entscheidende Rolle. Denn aus ausgelesenen Rechnungsdaten werden jetzt elektronische Vorgänge generiert, die in mehreren automatisierten Arbeitsschritten (Rechnungsworkflow) nach einem definierten Regelwerk geprüft, freigegeben und für die Buchung im ERP/FiBu-System vorbereitet werden.
d.velop invoices ermöglicht dabei die Vorkontierung, sachliche Prüfung, Freigabe sowie Abschlusskontierung von Eingangsrechnungen und ist nahtlos in die Finanzbuchhaltung des ERP-Systems integriert. Starten wir mit der Funktion der Vorkontierung.
5. Vorkontierung
Der oft verbreitete Stempel für die Vorkontierung, der leere Räume für die Eintragung der Konten vorsieht, wird durch eine digitale Bearbeitungsmaske ersetzt. In dieser kannst du ganz bequem die zur Buchung benötigten Konten angeben. Sind die notwendigen Felder ausgefüllt, kann der Schritt abgeschlossen werden. Die Rechnung wird dann automatisch zur Prüfung weitergeleitet.
6. Sachliche Prüfung
Mit einem Blick kann der/die Mitarbeiter:in alle Angaben überprüfen. Oft wird in diesem Schritt der sachlichen Prüfung auch die Kostenstelle durch den/die Mitarbeiter:in eingetragen. Stimmt die Ware, die Anzahl, der Preis, die Konditionen und so weiter? Falls ja, wird einfach nur das passende Häkchen gesetzt und die Rechnung wird automatisch an den/die zuständige:n Mitarbeiter:in zur Freigabe weitergeleitet. Falls Daten abgeändert oder ergänzt werden müssen, kann dies ebenfalls ganz einfach in der Bearbeitungsmaske vorgenommen werden.
7. Freigabe
Nach der sachlichen Prüfung wird die Rechnung bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung automatisch dem/der zuständigen Vorgesetzten für die Freigabe weitergeleitet. Diese:r erhält eine Meldung im Mailpostfach und direkt im System. Mit einem einzigen Klick kann er die Rechnung freigeben – ganz ähnlich wie beim analogen Stempelsystem. Und das sogar n-stufig. Betragsfreigabegrenzen können dabei eingestellt werden.
Klarer Vorteil gegenüber dem Stempelsystem: Ist ein:e Sachbearbeiter:in verhindert oder im Urlaub, werden die anstehenden Aufgaben automatisch an seine/ihre Vertretung weitergeleitet. Liegezeiten sind damit praktisch ausgeschlossen. Der Verfall von Skonti wird vermieden.
Die Freigabe ist auch ganz einfach per App oder Webclient möglich
8. Kontierung
Der/Die Mitarbeiter:in in der Buchhaltung erhält alle Informationen und Kommentare aus Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe und überprüft die Vorkontierung. Auf Basis der Daten nimmt er/sie die Kontierung vor. Dazu findet er/sie vorgefertigte Felder in der Bearbeitungsmaske vor.
9. Buchung
Ein letzter Blick auf alle Daten erfolgt bei der Buchung. Eventuelle Ergänzungen bei der Kontierung werden vorgenommen. Sind die Angaben korrekt, wird der Workflow abgeschlossen. Mit dem Workflow-Abschluss erfolgt über standardisierte ERP-Schnittstellen die Buchung im ERP-, FiBu- oder WaWi-System ohne erneute Eingabe. Abschließend wird die Rechnung mit dem Ablaufprotokoll, Kommentaren und Anhängen archiviert.
Weiterer Vorteil einer Software für automatisierte Rechnungsverarbeitung
Jeder Bearbeitungsschritt wird protokolliert. Dadurch sind alle berechtigten Mitarbeiter:innen und alle Kostenstellenverantwortlichen oder Projektleiter:innen jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert und entsprechend auskunftsfähig. Lange Liegezeiten und nervenaufreibende Suchen nach Rechnungen sind passé.
Der Ablauf der Eingangsrechnungsverarbeitung sieht in deinem Unternehmen anders aus? Kein Problem! Dank vieler Konfigurationsmöglichkeiten kann die Software schnell an deine individuellen Prüf- und Freigabeprozesse angepasst werden.
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