Ihr SAP Rechnungsworkflow durchgängig digitalisiert

Rechnungen in SAP einfach erfassen, prüfen und freigeben

Nahtlose Integration
SAP Stammdatenexport
Archivmigration

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Effizienzverbesserung mit dem digitalen Rechnungsworkflow in SAP

Die d.velop-Lösung für die Rechnungsverarbeitung zur Verwendung mit SAP ermöglicht die automatische Verbuchung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen in jedem Unternehmen. Dabei ist es egal, ob es sich um Rechnungen mit SAP-Bestellbezug (MM) oder um Kostenrechnungen (FI) handelt. Der SAP Rechnungsworkflow erfolgt natürlich mit nahtloser Anbindung an Ihr SAP ERP oder SAP S/4HANA. Prüfschritte und Freigaben sind dabei mittels SAP Fiori App möglich. Die Lösung ist vollständig in das Bestellwesen und die Finanzbuchhaltung integriert.

Standortübergreifendes Arbeiten
Reduzierung von Medienbrüchen
Kostensenkung durch schnellere Abwicklung
Effizienzsteigerung durch maximale Transparenz

SAP Rechnungsprüfung in 20 Minuten kompakt erklärt

Vom Rechnungseingang über den Rechnungsleser, dem Rechnungsworkflow bis hin zur Buchung und Zahlung

Das manuelle Erfassen und Bearbeiten von Rechnungen in SAP bedeutet Unternehmen einen großen Zeit- und Kostenaufwand. Häufig erstrecken sich die Bearbeitungszeiten der Rechnungen länger als erwartet und mangelnde Transparenz führt zu vermeidbaren Arbeitsschritten.

Erfahren Sie in 20 Minuten, wie die digitale Rechnungsprüfung in SAP auch bei Ihnen aussehen kann.

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Die Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP ERP in Bild und Ton

Rechnungsworkflow in SAP „step-by-step“

Zeitersparnis – Automatisierte Erfassung von Rechnungen

Erfassen Sie alle im Unternehmen eintreffenden Rechnungen. Egal ob Papier, E-Mail, ZUGFeRD oder XRechnung. Zum Scannen von Papierdokumenten können bestehende Scanner genutzt werden. Eingehende Rechnungen werden dabei stapelweise eingescannt und automatisch inhaltlich erschlossen. Liegen die Dokumente bereits elektronisch vor (zum Beispiel als PDF im E-Mail-Anhang), beginnt der Rechnungsworkflow mit der Erfassung der Daten mit Hilfe der Texterkennung. Dabei werden alle buchungsrelevanten Informationen wie Rechnungs- und Kreditorennummer, Datum, Bestellnummer, Kreditoren und Positionsdaten automatisch ausgelesen und an SAP übergeben.

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Effizienzsteigerung – Automatisierte Rechnungsübergabe an SAP

Über ein von der d.velop, speziell für SAP entwickeltes Modul werden die digitalisierten Rechnungen automatisiert an das SAP-System übergeben, vorerfasst und können dort innerhalb des Rechnungsworkflows weiter zur Prüfung verteilt werden. Der automatisierte Rechnungsworkflow in SAP ist dabei ein SAP Business Workflow vollständig innerhalb von SAP integriert. Über den praktischen Webzugriff ist die Prüfung auch Anwendern ohne SAP GUI möglich. So reduzieren Sie Medienbrüche. Umfassende Analysereports helfen dabei, das System zu optimieren. Neben Ablehnung und Freigabe stehen Subprüfungen, Korrektur- oder Kommentar-Funktionen zur Verfügung. Die Lösung kann dabei sowohl auf SAP ERP ECC 6.0 als auch in S/4Hana-Systemen eingesetzt werden.

Maximale Transparenz – digitale Rechnungsverarbeitung

Die sachliche Prüfung und mehrstufige Freizeichnung, mit und ohne Bestellbezug, erfolgen wahlweise direkt im SAP Business Workplace oder über ein Web-Interface. Eine lückenlose Protokollierung der Prozesse garantiert die Nachvollziehbarkeit jedes Bearbeitungsschrittes. Mit einem einfachen Knopfdruck ist der Status jeder Rechnung abrufbar. Freigaben und Prüfungen sind auch mit einer Smartphone App möglich. Dank Erinnerungsfunktionen halten Sie Skontofristen problemlos ein und schützen sich zudem vor Mahngebühren oder Verzugszinsen.

SAP Rechnungsverarbeitung – Tipps und Stolperfallen bei der Projektierung

Vermutlich stellen auch Sie sich die Frage, wie Sie sich und das Unternehmen digitaler aufstellen und die Arbeitsprozesse auch ortsunabhängig meistern können. Das höchste Optimierungspotential weist bei vielen Unternehmen die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung auf.

Erfahren Sie im Whitepaper, welche Stolperfallen es bei der Rechnungsverarbeitung gibt und wie diese mit einer digitalen Lösung in SAP vermieden werden können.

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Highlights des SAP Rechnungsworkflows im Überblick:

In SAP integrierter Workflow
Kürzere Durchlaufzeiten ohne Transport- und Liegezeiten
Reduzierung der Vorgangskosten um bis zu 75%
Variable Abbildung der Unternehmensprozesse im Workflow
Positionsgenaue sachliche Prüfung und Freigabe (n-stufig)

Skontoerträge und zeitnaher Monatsabschluss
Zentrales Datenmanagement ohne redundante Kopien
Geringere Fehlerquote durch automatische Dubletten-Prüfung
Standortübergreifendes Prüfen per Smartphone App
Auswertungen mittels Statistik-Report (Durchlaufzeiten, beteiligte User, Anzahl Dunkelbuchungen, usw.)

Das sagen unsere Kunden über die digitale Rechnungsverarbeitung in SAP

“Wir setzen das d.velop DMS seit einigen Jahren in der Rechnungsverarbeitung für die SAP/FI Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen ein. Wir haben unsere vielfältigen Anforderungen an eine digitale Rechnungsprüfung mit der d.velop umsetzen können, den wir mittlerweile in mehreren europäischen Ländern ausgerollt haben.”

“Die Zeitersparnis ist im Unternehmen deutlich zu merken. Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein Riesen-Vorteil.”

„Durch die digitale Rechnungsverarbeitung mit SAP können wir jetzt Verlauf und Status aller im Unternehmen kursierenden Eingangsrechnungen wesentlich besser überwachen als früher“

SAP Kompetenz von d.velop

Als offizieller Partner der SAP AG sind unsere Lösungen von der SAP AG zertifiziert. Die d.velop AG ist Ihr Expertenteam, denn SAP ist bei d.velop fest strategisch verankert und mit einem eigenen SAP-Center besetzt.

d.velop ist langjähriger zertifizierter SAP-Partner
In einem eigenen Namensraum entwickelt
Über 700 Kunden nutzen d.velop-Produkte im SAP-Umfeld
Eigenes SAP-Center mit erfahrenen SAP-Beratern und SAP-Entwicklern

Im Bereich der rechtskonformen Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen herrscht bei vielen Unternehmen noch große Unsicherheit. Das führt mitunter dazu, dass in 90% der Unternehmen die digitale Rechnungsbearbeitung noch ein Fremdwort ist. Für Andreas Schafft, Berater bei der der Deutschen-Anlagen-Leasing GmbH & Co. KG und als Projektleiter für die DMS-Einführung tätig, allerdings nicht.

Autor: Sarah Kern

Allein die Kontrolle und Freigabe einer Rechnung im Unternehmen dauert im Durchschnitt bis zu 14 Tage. Im Durchschnitt sind bei der Bearbeitung einer Rechnung 5,25 Mitarbeiter involviert und 0,50% aller Rechnungen gehen innerhalb eines Unternehmens sogar verloren. Wie Sie den Prozess optimieren und gleich alle Schritte der Eingangsrechnungsprüfung unmittelbar in Ihrem SAP ERP System ausführen könnten erfahren Sie im Blogartikel

Autor: Frederik Bosse

Elektronische Rechnungsformate gibt es viele. Begriffe wie ZUGFeRD, FacturX oder XRechnung hat vermutlich jeder schon einmal gehört – doch was wirklich dahintersteckt, bleibt häufig verborgen. Und warum muss bis 2020 eine Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung und elektronische Rechnungsannahme bei öffentlichen Aufträgen erfolgt sein?
Dieser Artikel soll Licht ins Dunkel bringen.

Autor: Jürgen Prummer

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