Dokumentenmanagement für Hochschulen und Universitäten

Elektronische Lehrauftragsvergabe bedeutet Prozessverbesserung

Bei der Beauftragung von externen Lehrkräften, beim Vertragsmanagement oder der e-Rechnung optimiert die FH Münster durch Enterprise-Content-Management Technologie (ECM) seit einiger Zeit ihre internen Prozesse. „Der Einsatz von ECM im Hochschulbereich nimmt deutlich an Fahrt auf“, beobachtet Prof. Dr. Tobias Rieke vom Institut für Prozessmanagement und digitale Transformation der FH Münster. Er lehrt und forscht zu Digitalisierung und Projektmanagement und begleitet seit 2015 die Digitalisierung, insbesondere die Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung und elektronischen Akten an der FH Münster. Hierzu hat er 2015 eine deutschlandweite Umfrage an Hochschulen durchgeführt. Das Ergebnis: Ein Drittel der deutschen Hochschulen verfügt bereits über ECM-Technologie, ein Drittel ist auf dem Weg dahin, der Rest hat sich noch nicht auf den Weg gemacht. Seitdem dürfte sich der Anteil von mit ECM-Technologie ausgestatteten Hochschulen noch einmal deutlich erhöht haben.

Vertragsmanagement als Startpunkt

Vor allem das kaufmännische Gebäudemanagement der Hochschule verwaltet sehr viele Verträge im Bereich Dienstleistung/Wartung. Werden diese physisch abgelegt und zudem auch noch elektronisch auf Netz- und lokalen Laufwerken, ist der Zugriff sehr aufwändig und nicht sichergestellt, dass tatsächlich der letzte Stand vorliegt. Auch die Überwachung von Kündigungsfristen ist erschwert, weil es ohne Vertragsmanagement nur selbsterstellte Alternativen auf Basis von Office-Lösungen gab, mit der damit einhergehenden Fehleranfälligkeit. Das Vertragsmanagementmodul der d.velop schafft hier Abhilfe und soll daher rasch auch auf andere Bereiche der Hochschule ausgeweitet werden. Damit würden dann auch weitere Vertragsarten wie Kooperationsvereinbarungen mit anderen Hochschulen oder Rahmenverträge mit Dienstleistern aus dem Finanzbereich in das System aufgenommen.

Das Vertragsmanagement ist für die gesamte Hochschule bedeutsam, besonders vor dem Hintergrund der Einführung des §2b UStG, nach dem die Umsatzsteuerpflicht grundsätzlich für alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts in den Bereichen gilt, in denen selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielt werden. Im Endausbau werden etwa 50 Hochschulangehörige mit dem Vertragsmanagement arbeiten.

Digitale Studierendenakte in HISinOne als nächster Schritt

Als eine der ersten Hochschulen hat die FH Münster HISinOne komplett eingeführt und will darin integriert in 2020 auch mit der Umsetzung der digitalen Studierendenakte von d.velop starten. Die Oberfläche der Hochschulsoftware wurde hier stark angepasst und in das „myFH“-Portal der FH Münster eingebunden, über das die Studierenden u.a. ihre Vorlesungen und Seminare buchen und Prüfungsergebnisse einsehen können.

Auch in dieses Portal wird im d.3ecm zukünftig integriert. Bei der Umsetzung der digitalen Studierendenakte müssen vielfältige Anforderungen von Prüfungsämtern und Sekretariaten berücksichtigt werden, eine neue Berechtigungsstruktur ist anzulegen. Viel Arbeit für die FH Münster und die Fachleute der d.velop, die damit die bisherigen Erfolge in Sachen Prozessverbesserung durch Digitalisierung weiter ausbauen möchten.