Dokumentenmanagement für Hochschulen und Universitäten
Dokumentenmanagement (DMS) für Hochschulen und Universitäten
Ob Bewerbungen, Leistungsnachweise, Klausuren oder Anträge und Rechnungen – in deutschen Hochschulen und Universitäten fallen täglich unzählige Dokumente und Informationen aller Art an. Kein Wunder, dass in den Fakultäten und Instituten flexiblere Möglichkeiten zur effizienten Bearbeitung, Verwaltung sowie Archivierung von Unterlagen unerlässlich geworden sind. Auch das Wissensmanagement gewinnt damit immer mehr an Bedeutung. Mit dem Dokumentenmanagement-System für die moderne Hochschule oder Universität erhalten Sie eine Integrationsplattform, die zugleich über vielfältige Schnittstellen verfügt, wie z. B.
- HIS
- CAMPUSonline
- d.velop Archivelink
Unsere Lösungen für Hochschulen und Universitäten im Überblick
Abbildung aller Prozesse des gesamten studentischen Lebenszyklus
Die Basis einer elektronischen Studierendenakte ist die vorgangsbezogene Ablagestruktur. Sie können alle Geschäftsprozesse während des gesamten studentischen Lebenszyklus in einer ganzheitlichen Studierendenakte abbilden. Dadurch haben berechtigte Benutzende die Möglichkeit, eine effiziente Recherche in der Studierendenakte, den zugeordneten Dokumenten, Prüfungsunterlagen oder Abschlussdokumenten von aktiven oder exmatrikulierten Studierenden durchzuführen. Das hinterlegte Berechtigungsprofil steuert, welche Personengruppen auf welche Dokumente und Informationen den Zugriff erhalten.
Die Studierendenakte ist ein Lösungstemplate, das projektbezogen angepasst werden kann. Es umfasst u.a. folgende Funktionalitäten:
- Automatisierte und vorgangsbezogene Erfassung von E-Mails
- Automatisiertes Anlegen & Aktualisieren einer Studierendenakte
- Workflows zur Vorgangsbearbeitung von Prozessen
- Zentrale Erfassung von Studierendendokumenten
- Dokumentenrecherche und -anzeige
Transparente Verwaltung von Drittmittelprojekten
Die Einführung einer digitalen Drittmittelprojektakte auf Basis eines DMS erfordert den Aufbau einer ganzheitlichen Ablagestruktur, um Dokumente für die verschiedenen Prozesse der Drittmittelbewirtschaftung einer Universität oder Hochschule ablegen zu können. Bei Strukturierung der Aktenablage spielen die sogenannte „Akten- und Dokumentenarten“ eine zentrale Rolle. Diese stellen gleichzeitig auch den Ausgangspunkt für die Zuordnung der unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen und der Verarbeitung dar.
Innerhalb der digitalen Drittmittelakte werden zentral alle relevanten Projektinformationen in Form von Anwendungsdateien, zum Beispiel Word, Excel, E-Mail, und digitalisierter Dokumente sowie Belege (Rechnungen oder Ministeriumsschreiben) strukturiert und revisionssicher im DMS abgelegt und gespeichert. Die Revisionssicherheit des DMS bietet dabei eine Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle an der Drittmittelverwaltung beteiligten Personen und Stellen.
Rechtssichere, strukturierte Ablage von allen Personaldokumenten
Die elektronische Personalakte bietet Ihnen eine rechtssichere, strukturierte Ablage von allen dazugehörigen Personaldokumenten, welche in unterschiedlichen Personalregistern abgelegt und abgebildet werden. Die Ablage kann sowohl manuell als auch als auch über das führende Personalfachverfahren erfolgen.
Die Personalakte ermöglicht sowohl die automatisierte Ablage der erzeugten elektronischen Dokumente (z. B. Verdienst- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsbescheinigungen, Gehaltskonten) als auch das individuelle Erfassen der Personaldokumente (z. B. Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen, Aus- und Fortbildungsnachweise, Zeugnisse, Beurteilungen).
Das Vertragsmanagement ist für die gesamte Fachhochschule Münster bedeutsam, besonders vor dem Hintergrund der Einführung des § 2b UStG, nach dem die Umsatzsteuerpflicht grundsätzlich für alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts in den Bereichen gilt, in denen selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielt werden. Das Vertragsmanagementsystem soll die eigenständige Prüfung erleichtern, ob Verträge § 2b-relevant sind.
Elektronische Studierendenakte in Ihrem DMS
In diesem kurzen Video zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe der elektronischen Studierendenakte alle Prozesse während des gesamten studentischen Lebenszyklus in Ihrem DMS abbilden können.
Spannende Software für Hochschulen und universitäre Einrichtungen
Rechnungen digital & automatisiert verwalten
Abhängig vom Rechnungsformat bzw. von der Übermittlungsart der Rechnung gibt es in der Regel drei unterschiedliche Grundrechnungsformate, die in das DMS überführt werden:
- Analoge Rechnung in Papierform
- Digitale Rechnung als Anhang einer E-Mail (als PDF-Datei)
- Strukturierte elektronische Rechnung im XML-Format (z. B. als ZUGFeRD1.0 oder 2.0-Format)
Die drei Rechnungsformate können über Scanner, E-Mail oder über das Portal zugeführt werden. Unsere Erfassungs- und Scanlösung bietet Ihnen eine zwei- oder mehrstufige Massenverarbeitung von Dokument- und Belegstapeln: sowohl in der Poststelle als auch für deren Nachbearbeitung z. B. bei zentralem Rechnungseingang in der Finanzbuchhaltung.
Dokumente sicher digital zustellen & verteilen
Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden oder Lieferanten wichtige Dokumente wie z. B. Gehaltsabrechnungen oder Geschäftspost einfach, digital und vor allem rechtssicher zu: Die Zustellung erfolgt verschlüsselt und mit einem Zustellnachweis.
- Mitarbeitende und Lieferanten binden: Sie greifen schnell und bequem per PC, Tablet oder Smartphone auf Ihre Dokumente zu.
- Geld und Zeit sparen: zum Beispiel 1,50 € pro digitale Gehaltsabrechnung.
- Höchste Sicherheitsstandards: Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung für die gesamte Zustellung der digitalen Post.
- Einmalige Registrierung und lebenslange Nutzung: Die Nutzung ist für die Empfänger:innen komplett kostenfrei.
Dokumente rechtsicher & digital signieren
Endlose Papierstapel, aufwendige Prozesse, unzureichender Datenschutz? Vor diesen Herausforderungen stehen zahlreiche Hochschulen und Universitäten täglich. Die Lösung d.velop sign ist eine deutsche eSignatur, welche Menschen aus allen Branchen dabei hilft, den langwierigen Unterschriftenprozess vollständig zu digitalisieren und damit zu optimieren. Für ihre Nutzung ist keine Hard- oder Softwareinstallation notwendig, da d.velop sign komplett cloudbasiert funktioniert.
- Zeitersparnis: Kein Gang zum Drucker, keine langen Wartezeiten
- Kostensenkung: Papier, Druck- und Versandkosten werden merklich reduziert
- Ortsunabhängig: Dokumente standortunabhängig unterzeichnen
Vertragsinformationen schnell finden
Die elektronische Vertragsakte ist eine Lösung für das ganzheitliche Vertragsmanagement. Sie unterstützt Ihre Mitarbeitenden über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg. Bereits in der Anbahnungsphase lassen sich Dokumente, Informationen und alle Aktivitäten in einer digitalen Vertragsakte zusammenfassen und jederzeit finden. Bei der Erstellung von Verträgen, Anlagen und weiteren Schriftstücken können Sie auf zentral verwaltete Dokumentenvorlagen zurückgreifen.
Im weiteren Verlauf gilt es, den Überblick über bevorstehende Fristen (z. B. Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen) zu behalten: Hierzu werden Übersichten und proaktive Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen zur Verfügung gestellt. Das Vertragsmanagement lässt sich leicht in führende Anwendung, wie den E-Mail-Client oder das ERP-System, integrieren.
Maßgeschneiderte Lösungen für die Anforderungen in Ihrem Institut
Finden Sie Software passend zu den individuellen Anforderungen Ihrer Fakultät, des Fachbereichs oder des Instituts. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie außerdem in unserer Lösungsbeschreibung.
WEBINAR: Sitzungsmanagement an der Universität Duisburg-Essen
Sitzungen organisieren – einfach mit System
Lernen Sie in unserem Webinar aus der Sicht eines Anwendenden die Teilnahme an einer Sitzung kennen. Sogar die Bearbeitung kann via Zugriffsberechtigungen gesteuert werden. Aus Sicht des Sekretariats wird eine vollumfängliche Erstellung und Verwaltung von Gremien oder die Bestellung von Sitzungsprotokollen mit dem Festhalten von Beschlüssen vorgestellt.
Das erwartet Sie
- Einführung des Sitzungsmanagements an der UDE
- Live-Präsentation aus Sicht eines/einer Sitzungsteilnehmenden
- Live-Szenario aus Sicht des Sekretariats
- Fazit und Handlungsempfehlungen
Wir halten Sie über all die Chancen der Digitalisierung auf dem Laufenden
Auf dem d.velop blog behandeln wir regelmäßig aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung in Hochschulen und Universitäten ist eine Herausforderung. Daher erklären, begleiten und veranschaulichen wir den Prozess für Sie!
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Elektronische Aktenführung in der Verwaltung: Ist die eAkte mehr als eine digitalisierte Papierakte?
Durch das E-Government-Gesetz sind Bundesbehörden seit 2020 dazu verpflichtet, auf eine elektronische Aktenführung umzusteigen. Die Einführung einer eAkte stellt somit den ersten Schritt in Richtung moderne Verwaltung dar.
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§ 2b UStG sorgt für Handlungsdruck in der öffentlichen Verwaltung: Vertragsmanagement als Faktor
Durch Artikel 12 des Steueränderungs-Gesetzes vom 2. November 2015 (BGBl. I S. 1834) wurde u. a. der § 2 Absatz 3 UstG – die einschränkende Kopplung an das KStG – aufgehoben und damit § 2b neu in das Umsatzsteuergesetz eingefügt.
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Elektronische Schriftgutverwaltung nach Aktenplan Definition, Einsatzmöglichkeiten & Vorteile
Die Informationssuche in deutschen Behörden kostet Sachbearbeitenden im Alltag nicht nur Nerven, sondern auch Zeit. Zeit, die durch eine organisierte Schriftgutverwaltung nach Aktenplan effektiver investiert werden könnte.
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Wie das E-Rechnungsgesetz (nicht nur) die öffentliche Verwaltung auf den Kopf stellt
Seit 2018 sorgt das E-Rechnungsgesetz dafür, dass sich Deutschlands Behörden auf den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen einstellen müssen. Aber was genau steckt eigentlich hinter dem Gesetz?
Häufige Fragen zum DMS für Hochschulen und Universitäten
Eine eStudierendenakte ist eine elektronische Akte auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) für eine revisionssichere, datenschutzkonforme und medienbruchfreie Ablage, Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten und Dokumente von z. B. Bewerbenden, Immatrikulationen, Studierenden, Prüfungen und Exmatrikulationen. So kann mithilfe einer eStudierendenakte der gesamte studentische Lebenszyklus in einer ganzheitlichen Akte abgebildet werden.
1. Verbesserte Kommunikation zwischen den Studierenden und der Studierendenverwaltung
2. Vereinfachte, datenschutzkonforme Bewerbungs-, Zulassungs- und Immatrikulations-Prozesse
3. Ortsunabhängige, schnelle Suche von Dokumenten – ob in der Fakultät, im Institut oder im Fachbereich; je nach von Zugriffsrechten
4. Reduzierung von Rückfragen zum Bearbeitungsstand eines Vorgangs seitens Mitarbeitenden, Bewerbenden oder Studierenden
5. Revisionssichere Archivierung studierendenrelevanter Dokumente
– Fachlichkeit liegt weiterhin im Fachverfahren.
– Automatische Übernahme der Vorgänge aus dem CaMS in das DMS (Studierendenakte/Bewerbendenakte), sodass vom Fachverfahren geführte Akten im DMS liegen.
– Akten werden anschließend durch unterschiedliche Quellen mit Dokumenten gefüllt. Nicht alle Dokumentquellen sind in den CaMS abgebildet. Hier ist der Vorteil, dass es einen zentralen Anlaufpunkt für die Akte/Dokumente gibt.
– CaMS muss Dokumente nicht mehr direkt vorhalten, sondern nur noch Verweise auf das DMS.
– Prozesse/Teilprozesse, die nicht im CaMS abgebildet werden können/sollen, können auf Basis der Akte/Dokumente im DMS abgebildet werden.
– Zugänglichkeit von Dokumenten/Akten abseits vom CaMS für „externe“ Personen (z. B. Prüfende von Abschlussarbeiten oder die Rechtsabteilung bei Klageverfahren).
eStudierendenakte
ePersonalakte
eBeschaffungsakte
eBeschaffungsakte inkl. Rechnungseingangsbearbeitung
Vertragsmanagement
Vorlagenmanagement
Digitale Unterschrift
Schriftgutverwaltung
eDrittmittelakte
Sitzungsmanagement
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