Dokumentenmanagement für Hochschulen und Universitäten

Bildung in bester Ordnung: eAkte für Hochschulen und Universitäten

Mit einem Dokumentenmanagement-System für Hochschulen & Universitäten arbeiten Sie viel effizienter:

  • schnellere Kommunikation mit Kollegen:innen und Studierenden
  • Sie behalten stets den Überblick über Ihre Aufgaben und Fristen
  • Ihnen bleibt mehr Zeit auch für kurzfristige Anliegen
  • Logo der Universität Duisburg-Essen
  • Logo E-Akte.NRW
  • Logo Fachhochschule Muenster: Referenzkunde Hochschulen und Universitaeten
  • Logo der Universität Bielefeld

Dokumentenmanagement (DMS) für Hochschulen und Universitäten

Bewerbungen, Leistungsnachweise, Klausuren, Anträge, Rechnungen und vieles andere mehr – in deutschen Hochschulen und Universitäten fallen täglich enorme Mengen von Dokumenten und Informationen aller Art an. Kein Wunder also, dass Möglichkeiten zur effizienten Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung von Unterlagen sowie Wissen unerlässlich geworden sind. Mit dem Dokumentenmanagement-System für die moderne Hochschule oder Universität erhalten Sie eine Integrationsplattform für Ihre Informationen, die zugleich über vielfältige Schnittstellen verfügt, wie z. B.

  • HIS
  • CAMPUSonline
  • d.velop Archivelink
Dokumentenmanagementsystem als zentrale Integrationsplattform für Hochschulen
Logo FH Münster University auf Applied Sciences

Das Vertragsmanagement ist für die gesamte Fachhochschule Münster bedeutsam, besonders vor dem Hintergrund der Einführung des § 2b UStG, nach dem die Umsatzsteuerpflicht grundsätzlich für alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts in den Bereichen gilt, in denen selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielt werden. Das Vertragsmanagementsystem soll die eigenständige Prüfung erleichtern, ob Verträge § 2b-relevant sind.

Unsere Lösungen für Hochschulen und Universitäten im Überblick

Sehen Sie sich die d.velop Produkte im Überblick an und finden Sie die Softwarelösungen passend zu den individuellen Anforderungen Ihrer Organisation. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie außerdem in unserer Lösungsbeschreibung.

  • Schriftgutverwaltung

    Zwei Personen bearbeiten gemeinsam am Laptop

    Die allgemeine Schriftgutverwaltung nach Aktenplan in der Hochschule ermöglicht ein komfortables Finden von Vorgängen. Mit nur wenigen Klicks sind sowohl fachspezifische Ablagen (Fallakten) als auch allgemeine organisatorische Schriftgutablagen (Sachakten) möglich.

     

  • Vertragsmanagement

    Bildkachel d.velop Produkt Vertragsmanagement

    Digitales Vertragsmanagement ermöglicht den transparenten Überblick über alle aktiven Verträge, Fristen und Laufzeiten – entlang des gesamten Vertragslebenszyklus. Das verringert Recherchezeiten und erhöht die Prozesssicherheit.

  • Rechnungseingangsbearbeitung

    Bildkachel d.velop Produkt Rechnungsverarbeitung

    Prüfen Sie die Eingangsrechnungen in Ihrer Hochschule ohne lange Laufwege oder unbestimmte Laufzeiten. Schaffen Sie eine tagesaktuelle sowie automatisierte Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnung und verpassen Sie keine Skontofristen mehr.

Alle Infomationen in der Studierendenakte

Mit einer digitalen Studierendenakte wird der gesamte studentische Lebenszyklus in einer ganzheitlichen Akte abgebildet. So gehört zum Beispiel die Ablage und Prozessabbildung im Zulassungsverfahren dazu oder die Bewältigung weiterer großer Dokumentenmengen, wie Klausuren und Prüfungen. Bewerbungen, Prüfungen, Klausuren, Immatrikulationen, Exmatrikulationen und vieles mehr: Zweimal jährlich hat die Studierendenverwaltung der Hochschulen große Dokumentenmengen zu bewältigen.

  • Ablage und Prozessabbildung
  • einfache Recherche nach relevanten Dokumenten
  • Stapelscannen von Klausuren
  • zuverlässige Formularerkennung
  • festgelegtes Berechtigungskonzept
Personen sitzen auf einer Wiese und unterhalten sich.

WEBINAR Sitzungsmanagement an der Universität Duisburg-Essen

Sitzungen organisieren – einfach mit System

Lernen Sie in unserem Webinar aus der Sicht eines Anwendenden die Teilnahme an einer Sitzung kennen. Sogar die Bearbeitung kann via Zugriffsberechtigungen gesteuert werden. Aus Sicht des Sekretariats wird eine vollumfängliche Erstellung und Verwaltung von Gremien oder die Bestellung von Sitzungsprotokollen mit dem Festhalten von Beschlüssen vorgestellt.

Das erwartet Sie

  • Einführung des Sitzungsmanagements an der UDE
  • Live-Präsentation aus Sicht eines/einer Sitzungsteilnehmenden
  • Live-Szenario aus Sicht des Sekretariats
  • Fazit und Handlungsempfehlungen

Erfahrungsberichte live im Video

Sehen Sie sich hier die aufgezeichneten Vorträge der d.velop public sector days 2022 an. Tauchen Sie ein in unsere digitale Welt und erhalten Sie spannende Einblicke und Lösungsansätze aus erster Hand. Mit unserer exklusiven Mediathek bieten wir Ihnen die Möglichkeit, alle mitgeschnittenen Vorträge jederzeit in Ruhe anzuschauen.

Sie möchten mehr rund um das Thema Digitalisierung erfahren?

Auf dem d.velop blog behandeln wir regelmäßig aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung in Hochschulen und Universitäten ist eine Herausforderung. Daher erklären, begleiten und veranschaulichen wir den Prozess für Sie!

Häufige Fragen zum DMS für Hochschulen und Universitäten

Was ist eine eStudierendenakte?

Eine eStudierendenakte ist eine elektronische Akte auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) für eine revisionssichere, datenschutzkonforme und medienbruchfreie Ablage, Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten und Dokumente von z. B. Bewerbenden, Immatrikulationen, Studierenden, Prüfungen und Exmatrikulationen. So kann mithilfe einer eStudierendenakte der gesamte studentische Lebenszyklus in einer ganzheitlichen Akte abgebildet werden.

Welche Vorteile bietet das d.velop DMS für Hochschule bzw. Universität?

1. Verbesserte Kommunikation zwischen den Studierenden und der Studierendenverwaltung
2. Vereinfachte, datenschutzkonforme Bewerbungs-, Zulassungs- und Immatrikulations-Prozesse
3. Ortsunabhängige, und schnelle Suche von Dokumenten, abhängig von Zugriffsrechten
4. Reduzierung von Rückfragen zum Bearbeitungsstand eines Vorgangs seitens Mitarbeitenden, Bewerbenden oder Studierenden
5. Revisionssichere Archivierung studierendenrelevanter Dokumente

Wie ergänzen sich das d.velop DMS und ein Campus Management System für Hochschule bzw. Universität?

– Fachlichkeit liegt weiterhin im Fachverfahren.
– Automatische Übernahme der Vorgänge aus dem CaMS in das DMS (Studierendenakte/Bewerbendenakte), sodass vom Fachverfahren geführte Akten im DMS liegen.
– Akten werden anschließend durch unterschiedliche Quellen mit Dokumenten gefüllt. Nicht alle Dokumentquellen sind in den CaMS abgebildet. Hier ist der Vorteil, dass es einen zentralen Anlaufpunkt für die Akte/Dokumente gibt.
– CaMS muss Dokumente nicht mehr direkt vorhalten, sondern nur noch Verweise auf das DMS.
– Prozesse/Teilprozesse, die nicht im CaMS abgebildet werden können/sollen, können auf Basis der Akte/Dokumente im DMS abgebildet werden.
– Zugänglichkeit von Dokumenten/Akten abseits vom CaMS für „externe“ Personen (z. B. Prüfende von Abschlussarbeiten oder die Rechtsabteilung bei Klageverfahren).

Für welche Anwendungsbereiche ist ein DMS an der Universität oder Hochschule hilfreich?

eStudierendenakte
ePersonalakte
eBeschaffungsakte
eBeschaffungsakte inkl. Rechnungseingangsbearbeitung
Vertragsmanagement
Vorlagenmanagement
Digitale Unterschrift
Schriftgutverwaltung
eDrittmittelakte
Sitzungsmanagement

Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten der digitalen Transformation Ihrer Hochschule oder Universität erfahren?

Sprechen Sie uns gern unverbindlich an und erhalten Sie noch mehr Einblicke in die branchenspezifischen Lösungen. Füllen Sie einfach das Formular aus – wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.

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