Dokumentenmanagement für Hochschulen und Universitäten
Dokumentenmanagement (DMS) für Hochschulen und Universitäten
Bewerbungen, Leistungsnachweise, Klausuren, Anträge, Rechnungen und vieles andere mehr – in deutschen Hochschulen und Universitäten fallen täglich enorme Mengen von Dokumenten und Informationen aller Art an. Kein Wunder also, dass Möglichkeiten zur effizienten Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung von Unterlagen sowie Wissen unerlässlich geworden sind. Mit dem Dokumentenmanagement-System für die moderne Hochschule oder Universität erhalten Sie eine Integrationsplattform für Ihre Informationen, die zugleich über vielfältige Schnittstellen verfügt, wie z. B.
- HIS
- CAMPUSonline
- d.velop Archivelink
Das Vertragsmanagement ist für die gesamte Fachhochschule Münster bedeutsam, besonders vor dem Hintergrund der Einführung des § 2b UStG, nach dem die Umsatzsteuerpflicht grundsätzlich für alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts in den Bereichen gilt, in denen selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielt werden. Das Vertragsmanagementsystem soll die eigenständige Prüfung erleichtern, ob Verträge § 2b-relevant sind.
Unsere Lösungen für Hochschulen und Universitäten im Überblick
Sehen Sie sich die d.velop Produkte im Überblick an und finden Sie die Softwarelösungen passend zu den individuellen Anforderungen Ihrer Organisation. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie außerdem in unserer Lösungsbeschreibung.
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Schriftgutverwaltung
Die allgemeine Schriftgutverwaltung nach Aktenplan in der Hochschule ermöglicht ein komfortables Finden von Vorgängen. Mit nur wenigen Klicks sind sowohl fachspezifische Ablagen (Fallakten) als auch allgemeine organisatorische Schriftgutablagen (Sachakten) möglich.
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Vertragsmanagement
Digitales Vertragsmanagement ermöglicht den transparenten Überblick über alle aktiven Verträge, Fristen und Laufzeiten – entlang des gesamten Vertragslebenszyklus. Das verringert Recherchezeiten und erhöht die Prozesssicherheit.
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Rechnungseingangsbearbeitung
Prüfen Sie die Eingangsrechnungen in Ihrer Hochschule ohne lange Laufwege oder unbestimmte Laufzeiten. Schaffen Sie eine tagesaktuelle sowie automatisierte Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnung und verpassen Sie keine Skontofristen mehr.
Alle Infomationen in der Studierendenakte
Mit einer digitalen Studierendenakte wird der gesamte studentische Lebenszyklus in einer ganzheitlichen Akte abgebildet. So gehört zum Beispiel die Ablage und Prozessabbildung im Zulassungsverfahren dazu oder die Bewältigung weiterer großer Dokumentenmengen, wie Klausuren und Prüfungen. Bewerbungen, Prüfungen, Klausuren, Immatrikulationen, Exmatrikulationen und vieles mehr: Zweimal jährlich hat die Studierendenverwaltung der Hochschulen große Dokumentenmengen zu bewältigen.
- Ablage und Prozessabbildung
- einfache Recherche nach relevanten Dokumenten
- Stapelscannen von Klausuren
- zuverlässige Formularerkennung
- festgelegtes Berechtigungskonzept
WEBINAR Sitzungsmanagement an der Universität Duisburg-Essen
Sitzungen organisieren – einfach mit System
Lernen Sie in unserem Webinar aus der Sicht eines Anwendenden die Teilnahme an einer Sitzung kennen. Sogar die Bearbeitung kann via Zugriffsberechtigungen gesteuert werden. Aus Sicht des Sekretariats wird eine vollumfängliche Erstellung und Verwaltung von Gremien oder die Bestellung von Sitzungsprotokollen mit dem Festhalten von Beschlüssen vorgestellt.
Das erwartet Sie
- Einführung des Sitzungsmanagements an der UDE
- Live-Präsentation aus Sicht eines/einer Sitzungsteilnehmenden
- Live-Szenario aus Sicht des Sekretariats
- Fazit und Handlungsempfehlungen
Erfahrungsberichte live im Video
Sehen Sie sich hier die aufgezeichneten Vorträge der d.velop public sector days 2022 an. Tauchen Sie ein in unsere digitale Welt und erhalten Sie spannende Einblicke und Lösungsansätze aus erster Hand. Mit unserer exklusiven Mediathek bieten wir Ihnen die Möglichkeit, alle mitgeschnittenen Vorträge jederzeit in Ruhe anzuschauen.
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Von der Personalverwaltung zur Einführung des ePersonalamts
Jens Joel & Sophia Thews | Rheinisch-Bergischer Kreis
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Next Gen Cloud – Die Zukunft ist heute
Eva-Maria Würz & Michael Bußmann | d.velop
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Langzeitarchivierung & Aussonderung von eAkten
Dirk Jan Dolfing & Kristina Ruppel | LWL
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Unterschrift per Mausklick: Nachhaltig & rechtssicher Signieren
Peter Kosak | Schulwerk der Diözese Augsburg
Sie möchten mehr rund um das Thema Digitalisierung erfahren?
Auf dem d.velop blog behandeln wir regelmäßig aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung in Hochschulen und Universitäten ist eine Herausforderung. Daher erklären, begleiten und veranschaulichen wir den Prozess für Sie!
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Elektronische Aktenführung in der Verwaltung: Ist die eAkte mehr als eine digitalisierte Papierakte?
Durch das E-Government-Gesetz sind Bundesbehörden seit 2020 dazu verpflichtet, auf eine elektronische Aktenführung umzusteigen. Die Einführung einer eAkte stellt somit den ersten Schritt in Richtung moderne Verwaltung dar.
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§ 2b UStG sorgt für Handlungsdruck in der öffentlichen Verwaltung: Vertragsmanagement als Faktor
Durch Artikel 12 des Steueränderungs-Gesetzes vom 2. November 2015 (BGBl. I S. 1834) wurde u. a. der § 2 Absatz 3 UstG – die einschränkende Kopplung an das KStG – aufgehoben und damit § 2b neu in das Umsatzsteuergesetz eingefügt.
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Elektronische Schriftgutverwaltung nach Aktenplan Definition, Einsatzmöglichkeiten & Vorteile
Die Informationssuche in deutschen Behörden kostet Sachbearbeitenden im Alltag nicht nur Nerven, sondern auch Zeit. Zeit, die durch eine organisierte Schriftgutverwaltung nach Aktenplan effektiver investiert werden könnte.
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Wie das E-Rechnungsgesetz (nicht nur) die öffentliche Verwaltung auf den Kopf stellt
Seit 2018 sorgt das E-Rechnungsgesetz dafür, dass sich Deutschlands Behörden auf den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen einstellen müssen. Aber was genau steckt eigentlich hinter dem Gesetz?
Häufige Fragen zum DMS für Hochschulen und Universitäten
Eine eStudierendenakte ist eine elektronische Akte auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) für eine revisionssichere, datenschutzkonforme und medienbruchfreie Ablage, Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten und Dokumente von z. B. Bewerbenden, Immatrikulationen, Studierenden, Prüfungen und Exmatrikulationen. So kann mithilfe einer eStudierendenakte der gesamte studentische Lebenszyklus in einer ganzheitlichen Akte abgebildet werden.
1. Verbesserte Kommunikation zwischen den Studierenden und der Studierendenverwaltung
2. Vereinfachte, datenschutzkonforme Bewerbungs-, Zulassungs- und Immatrikulations-Prozesse
3. Ortsunabhängige, und schnelle Suche von Dokumenten, abhängig von Zugriffsrechten
4. Reduzierung von Rückfragen zum Bearbeitungsstand eines Vorgangs seitens Mitarbeitenden, Bewerbenden oder Studierenden
5. Revisionssichere Archivierung studierendenrelevanter Dokumente
– Fachlichkeit liegt weiterhin im Fachverfahren.
– Automatische Übernahme der Vorgänge aus dem CaMS in das DMS (Studierendenakte/Bewerbendenakte), sodass vom Fachverfahren geführte Akten im DMS liegen.
– Akten werden anschließend durch unterschiedliche Quellen mit Dokumenten gefüllt. Nicht alle Dokumentquellen sind in den CaMS abgebildet. Hier ist der Vorteil, dass es einen zentralen Anlaufpunkt für die Akte/Dokumente gibt.
– CaMS muss Dokumente nicht mehr direkt vorhalten, sondern nur noch Verweise auf das DMS.
– Prozesse/Teilprozesse, die nicht im CaMS abgebildet werden können/sollen, können auf Basis der Akte/Dokumente im DMS abgebildet werden.
– Zugänglichkeit von Dokumenten/Akten abseits vom CaMS für „externe“ Personen (z. B. Prüfende von Abschlussarbeiten oder die Rechtsabteilung bei Klageverfahren).
eStudierendenakte
ePersonalakte
eBeschaffungsakte
eBeschaffungsakte inkl. Rechnungseingangsbearbeitung
Vertragsmanagement
Vorlagenmanagement
Digitale Unterschrift
Schriftgutverwaltung
eDrittmittelakte
Sitzungsmanagement
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