Dokumentenmanagement für Hochschulen und Universitäten

Bildung in bester Ordnung. Mit der eAkte von d.velop.

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Dokumentenmanagement (DMS) für Hochschulen und Universitäten


Bewerbungen, Leistungsnachweise, Klausuren, Anträge, Rechnungen und vieles andere mehr – in deutschen Hochschulen und Universitäten fallen täglich enorme Mengen von Dokumenten und Informationen aller Art an. Kein Wunder also, dass Möglichkeiten zur effizienten Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie Wissen unerlässlich geworden sind. Mit dem Dokumentenmanagement-System für die moderne Hochschule oder Universität erhalten Sie eine Integrationsplattform für Ihre Informationen, die zugleich über vielfältige Schnittstellen verfügt.

Studierendenakte

Mit einer digitalen Studierendenakte wird der gesamte studentische Lebenszyklus in einer ganzheitlichen Akte abgebildet. So gehört zum Beispiel die Ablage und Prozessabbildung im Zulassungsverfahren dazu oder die Bewältigung weiterer großer Dokumentenmengen wie Klausuren und Prüfungen.

Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement ermöglicht den transparenten Überblick über alle aktiven Verträge, über Fristen und Laufzeiten – über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg. Das verringert Recherchezeiten und erhöht die Prozesssicherheit.

Schriftgutverwaltung

Die allgemeine Schriftgutverwaltung nach Aktenplan in der Hochschule ermöglicht ein komfortables Finden von Vorgängen. Mit nur wenigen Klicks sind sowohl fachspezifische Ablagen (Fallakten) als auch allgemeine organisatorische Schriftgutablagen (Sachakten) gefunden und weiter nutzbar.

Rechnungseingangsbearbeitung

Prüfen Sie Ihre Eingangsrechnung in Ihrer Hochschule schnell ohne lange Laufwege oder unbestimmten Laufzeiten. Schaffen Sie eine tagesaktuelle sowie automatisiere Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnung und verpassen Sie keine Skontofrist mehr.

Uns war schnell klar, dass ein separates E-Rechnungs-Tool nicht genügen würde, um alle Anforderungen aus dem E-Government-Gesetz zu erfüllen. Es gibt zudem nicht viele ECM-Spezialisten mit ausgeprägten Kenntnissen im Hochschulbereich.

Frauke Jansen
Dezernentin Organisationsentwicklung, Qualitäts- und Campusmanagement
Hochschule Düsseldorf
Informationen zur webbasierten E-Akte

Webinar 
Best Practice der KBV: So einfach kann eine webbasierte E-Akte sein.

Sie möchten eine webbasierte E-Akte einführen oder sind gerade dabei? Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) hat in nur acht Monaten eine E-Akten-Lösung mit dem DMS von d.velop konzeptioniert und gemeinsam mit der d.velop public sector produktiv gesetzt. Erfahren Sie in nur 45 Minuten, wie eine webbasierte Lösung aussehen kann.

So macht es die FH Münster


Angesichts räumlich verteilter Fachbereiche und zentraler Dienste bedeutet das Arbeiten mit digitalen Dokumenten für jede Hochschule und Universität einen enormen Effizienzgewinn. Dabei hängt die erfolgreiche digitale Transformation von vielen unterschiedlichen Faktoren ab. Wie die FH Münster vorgegangen ist und welche weiteren Schritte geplant sind, erfahren Sie im Projektbericht.

Elektronische Lehrauftragsvergabe bedeutet Prozessverbesserung

Bei der Beauftragung von externen Lehrkräften, beim Vertragsmanagement oder der e-Rechnung optimiert die FH Münster durch Enterprise-Content-Management Technologie (ECM) seit einiger Zeit ihre internen Prozesse. „Der Einsatz von ECM im Hochschulbereich nimmt deutlich an Fahrt auf“, beobachtet Prof. Dr. Tobias Rieke vom Institut für Prozessmanagement und digitale Transformation der FH Münster. Er lehrt und forscht zu Digitalisierung und Projektmanagement und begleitet seit 2015 die Digitalisierung, insbesondere die Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung und elektronischen Akten an der FH Münster. Hierzu hat er 2015 eine deutschlandweite Umfrage an Hochschulen durchgeführt. Das Ergebnis: Ein Drittel der deutschen Hochschulen verfügt bereits über ECM-Technologie, ein Drittel ist auf dem Weg dahin, der Rest hat sich noch nicht auf den Weg gemacht. Seitdem dürfte sich der Anteil von mit ECM-Technologie ausgestatteten Hochschulen noch einmal deutlich erhöht haben.

ECM ist ein Qualitätsthema


Die Gründe dafür liegen auf der Hand und waren auch für die FH Münster entscheidend dafür, 2017 ein ECM-System einzuführen. Angesichts räumlich verteilter Fachbereiche und zentraler Dienste bedeutet das Arbeiten mit digitalen Dokumenten für jede Hochschule einen enormen Effizienzgewinn. Auf Personalakten, Rechnungen, Verträge und weitere Dokumente kann man dadurch an mehreren Standorten parallel zugreifen. Neben den Dezernaten Personal und Finanzen hatten auch die Fachbereiche Gesundheit, Sozialwesen und Wirtschaft den Wunsch nach einem eAkten-System geäußert. Tobias Rieke übernahm in der Folge die Projektleitung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Angesiedelt ist das Vorhaben am Wandelwerk, dem Zentrum für Qualitätsentwicklung der FH Münster.

Die Software wurde europaweit ausgeschrieben – und die Hochschule hat sich hier klar für die Software von d.velop entschieden. Implementiert wurde sie durch die d.velop public sector GmbH. „Wir suchten einen Partner für die gesamte Hochschule und d.velop hinterließ dabei den besten Eindruck“, so Tobias Rieke. Dabei spielten ein breites Spektrum an Anforderungen bis hin zur IT-Sicherheit eine Rolle; die Integrationsfähigkeit in verschiedene Fachverfahren – ein sonst für Kommunalverwaltungen wichtiges Thema – stand an zweiter Stelle, da die Vielfalt von zentralen IT-Systemen an Hochschulen deutlich überschaubarer ist. Wichtiger ist hier die offene Schnittstelle zur Integration in die systemübergreifenden Prozesse und Dienste. Das ECM-Projekt startete mit dem Thema Vertragsmanagement sowie den eLehraufträgen, d.h. der elektronischen Antragstellung, Vergabe und Abrechnung von Lehraufträgen.

Vertragsmanagement als Startpunkt

Vor allem das kaufmännische Gebäudemanagement der Hochschule verwaltet sehr viele Verträge im Bereich Dienstleistung/Wartung. Werden diese physisch abgelegt und zudem auch noch elektronisch auf Netz- und lokalen Laufwerken, ist der Zugriff sehr aufwändig und nicht sichergestellt, dass tatsächlich der letzte Stand vorliegt. Auch die Überwachung von Kündigungsfristen ist erschwert, weil es ohne Vertragsmanagement nur selbsterstellte Alternativen auf Basis von Office-Lösungen gab, mit der damit einhergehenden Fehleranfälligkeit. Das Vertragsmanagementmodul der d.velop schafft hier Abhilfe und soll daher rasch auch auf andere Bereiche der Hochschule ausgeweitet werden. Damit würden dann auch weitere Vertragsarten wie Kooperationsvereinbarungen mit anderen Hochschulen oder Rahmenverträge mit Dienstleistern aus dem Finanzbereich in das System aufgenommen.

Das Vertragsmanagement ist für die gesamte Hochschule bedeutsam, besonders vor dem Hintergrund der Einführung des §2b UStG, nach dem die Umsatzsteuerpflicht grundsätzlich für alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts in den Bereichen gilt, in denen selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielt werden. Im Endausbau werden etwa 50 Hochschulangehörige mit dem Vertragsmanagement arbeiten.

In eLehraufträge ist die gesamte Hochschule involviert

Während das Vertragsmanagement hauptsächlich auf zentrale Verwaltungs- bzw. Serviceeinheiten abzielt, sind bei den eLehraufträgen auch die Fachbereiche einbezogen. Tobias Rieke: „Das Thema bot sich als Pilotprojekt an, da wir einen Prozess im Fokus haben, wo in vielen Bereichen ein echter Mehrwert geschaffen werden kann: Fachbereiche, Personaldezernat, Personalrat, Finanzdezernat – alle haben mit Lehraufträgen zu tun.“ Inzwischen nutzen alle 13 Fachbereiche das DMS von d.velop für die eLehraufträge. Jährlich werden an der FH Münster rund 700 Lehraufträge erteilt.

Dazu füllen die Fachbereiche für jeden Lehrauftrag ein elektronisches Formular aus und geben dieses zur weiteren Bearbeitung und Erteilung des Auftrags an das Dezernat Personal weiter. Die Software unterstützt die Fachbereiche beim Ausfüllen des Antragsformulars. Dieses geht per Workflow an das Personaldezernat. Ist ein Lehrauftrag mitbestimmungspflichtig, wird auf Knopfdruck eine Vorlage zur Mitbestimmung erstellt und dem Personalrat vorgelegt. Dieser gibt sein Votum über das System zurück.

Neben den Lehraufträgen für Vollzeitstudiengänge wurden mittlerweile auch die Lehraufträge für die berufsbegleitenden Masterstudiengänge in das System der FH Münster integriert. Damit werden alle Lehrauftragsvergaben und -abrechnungen an der FH Münster elektronisch abgewickelt.

Digitale Studierendenakte in HISinOne als nächster Schritt

Als eine der ersten Hochschulen hat die FH Münster HISinOne komplett eingeführt und will darin integriert in 2020 auch mit der Umsetzung der digitalen Studierendenakte von d.velop starten. Die Oberfläche der Hochschulsoftware wurde hier stark angepasst und in das „myFH“-Portal der FH Münster eingebunden, über das die Studierenden u.a. ihre Vorlesungen und Seminare buchen und Prüfungsergebnisse einsehen können.

Auch in dieses Portal wird im d.3ecm zukünftig integriert. Bei der Umsetzung der digitalen Studierendenakte müssen vielfältige Anforderungen von Prüfungsämtern und Sekretariaten berücksichtigt werden, eine neue Berechtigungsstruktur ist anzulegen. Viel Arbeit für die FH Münster und die Fachleute der d.velop, die damit die bisherigen Erfolge in Sachen Prozessverbesserung durch Digitalisierung weiter ausbauen möchten.

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Auf dem d.velop blog behandeln wir regelmäßig aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung in Hochschulen und Universitäten ist eine Herausforderung. Daher erklären, begleiten und veranschaulichen wir den Prozess für Sie!