Digitalisierung Finanzwesen

d.velop documents ist ein Dokumentenmanagementsystem für die revisionssichere und datenschutzkonforme Verwaltung von Finanzunterlagen. Kreditinstitute legen damit Kreditverträge, Kontoeröffnungsunterlagen, Sicherheitenvereinbarungen und Korrespondenz medienbruchfrei ab und finden sie über die Volltextsuche in Sekunden wieder. Die Ablage erfolgt GoBD-konform und deckt die Aufbewahrungspflichten nach HGB § 257 und AO § 147 ab. Rollenbasierte Berechtigungen steuern bis auf die einzelne Akte, wer welche Unterlagen sieht. Für die Interne Revision und für aufsichtliche Prüfungen entsteht daraus eine prüffähige Dokumentenbasis, ohne dass jemand Papierbestände zusammensucht.

Die digitale Kreditakte bündelt alle Dokumente eines Kreditvorgangs in einer elektronischen Akte auf Basis von d.velop documents, von der Kreditwürdigkeitsprüfung über die Sicherheitenvereinbarung bis zum unterschriebenen Vertrag. Sie löst den Zustand auf, in dem ein Vorgang teils im Kernbankensystem, teils auf dem Fileserver und teils im E-Mail-Postfach liegt. Die Kreditbearbeitung sieht den Bearbeitungsstand auf einen Blick und arbeitet aus der gewohnten Fachanwendung heraus weiter, ohne das System zu wechseln. Weil d.velop documents jede Änderung protokolliert, lässt sich der Vorgang gegenüber der Internen Revision lückenlos nachvollziehen. Firmenkundenakte und Privatkundenakte folgen derselben Struktur.

Nein. d.velop ersetzt weder das Kernbankensystem noch das Bestandssystem und auch keine Kreditentscheidungsplattform. Diese Systeme bleiben führend, d.velop documents legt die revisionssichere Dokumenten- und Aktenschicht darüber und bindet sich über Schnittstellen, iFrame-Integration und eine offene REST-API an. Eine Migration der Bestandsdaten aus dem Kernsystem ist dafür nicht erforderlich.

Ein Dokumentenmanagementsystem hält Kredit-, Kunden- und Vertragsunterlagen an einer Stelle aktuell und macht sie für alle beteiligten Fachbereiche gleichzeitig zugänglich. Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen steuern Sie zentral, statt sie je Ablageort einzeln zu pflegen. In Kapitalverwaltungsgesellschaften und bei Asset Managern trägt derselbe Aufbau den digitalen Aktenplan und die Schriftgutverwaltung über große Objekt- und Vertragsbestände, dort mit dem KAGB als regulatorischem Rahmen. Die revisionssichere Archivierung erledigt die Aufbewahrungspflichten im Hintergrund, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

d.velop documents deckt im Finanzwesen die digitale Kreditakte, die Kunden- und Finanzakte, die elektronische Personalakte sowie Aktenplan und Schriftgutverwaltung ab. d.velop sign ergänzt elektronische Signaturen nach eIDAS, von der einfachen bis zur qualifizierten Signatur, für Kredit- und Sicherheitenverträge, für Signaturpflichten im Meldewesen und für Arbeitsverträge in Massensignatur-Kampagnen. Workflows in der Kreditantragsbearbeitung, im Meldewesen und in der Vertrags- und Risikoüberwachung laufen über d.velop process studio, mit anpassbaren Berechtigungen je Prozessschritt und lückenloser Protokollierung. d.velop contracts führt das Vertragsregister samt Fristen für Laufzeiten und Kündigungen, d.velop postbox übernimmt die digitale Zustellung von Finanzdokumenten an Kund:innen und von Gehaltsabrechnungen an Mitarbeitende. Weil alle Anwendungsfälle auf der d.velop content platform aufsetzen, teilen sie ein Berechtigungskonzept und eine Archivierung.

d.velop documents bindet sich über eine offene REST-API, standardisierte Schnittstellen und Apps der d.velop content platform an bestehende IT-Landschaften an, darunter SAP, Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365, DATEV und Salesforce. Bankfachliche Anwendungen binden Sie zusätzlich per iFrame direkt in die gewohnte Oberfläche ein, sodass die Sachbearbeitung für die Dokumentenarbeit die Anwendung nicht verlässt. Dokumente und Prozessdaten liegen dadurch dort, wo gearbeitet wird, und nicht in einem zusätzlichen System daneben.

Die Ablösung läuft im Parallelbetrieb: d.velop documents geht für neue Vorgänge in Betrieb, während der Altbestand schrittweise migriert wird. Kein Institut hält dafür die Kreditbearbeitung an. Die Grenke AG hat auf diesem Weg 150 Millionen Dokumente vom bisherigen DMS zu d.velop documents migriert. Die Bestandsmigration überführt Dokumente samt Metadaten und Aktenstruktur, sodass die Historie im neuen System recherchierbar bleibt. Für Vorstand und Interne Revision zählt an dieser Stelle die Architektur- und Migrationsdokumentation, nicht die Funktionszusage.

d.velop AI erkennt, trennt und klassifiziert eingehende Kreditunterlagen und extrahiert Informationen aus Anträgen, Exposés und Gutachten, die anschließend automatisch in die passende Akte laufen. Damit skaliert der Prozess bei saisonalen Lastspitzen im Kreditantragsvolumen, statt dass das Team wachsen muss. Über d.velop pilot stellen Mitarbeitende Fragen zu einer Vielzahl von Dokumenten im Chat, statt vorher manuell zu suchen. Das Berechtigungskonzept aus d.velop documents greift auch für die KI-Komponenten, sodass kein Fachbereich über die KI Einblick in Unterlagen außerhalb seiner Zuständigkeit erhält. d.velop AI ist nativer Bestandteil der d.velop content platform, kein Add-on, und verarbeitet Daten im europäischen Rechtsraum. Wo Künstliche Intelligenz in Kreditscoring, Kreditvergabe oder Betrugserkennung eingreift, liegen Einstufung und Nachweispflicht nach dem EU AI Act beim Institut als Betreiber, und d.velop liefert dafür die Protokoll- und Dokumentationsgrundlage.

Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass Mitarbeitende ausschließlich die Dokumente sehen, die ihre Rolle erfordert. Dieselbe Steuerung gilt, wenn KI-Komponenten Dokumente klassifizieren oder analysieren. Die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform im europäischen Rechtsraum, und die d.velop AG ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Für stark regulierte Häuser steht neben On-Premises und Hybrid auch die T Cloud Public auf Basis der Open Telekom Cloud zur Verfügung, die für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB nutzbar ist. Diese Wahlfreiheit beim Betriebsmodell beantwortet in Kreditinstituten zwei Fragen, die Vorstand und Interne Revision stellen: Datenhoheit und Exit-Fähigkeit.

d.velop documents legt Finanzunterlagen revisionssicher und unveränderbar ab, mit lückenlosem Änderungsprotokoll, und bedient damit die GoBD sowie die Aufbewahrungspflichten nach HGB § 257, AO § 147 und für Rechnungen UStG § 14b. Elektronische Signaturen über d.velop sign erfolgen eIDAS-konform und sind damit rechtsverbindlich. Die weitergehenden aufsichtlichen Anforderungen richten sich an das Institut selbst: MaRisk verlangt nachvollziehbare Prozesse, prüffähige Dokumentation und ein Auslagerungsmanagement, die DORA-Verordnung verlangt IKT-Risikomanagement, operative Resilienz und eine IKT-Drittanbieter-Risikobewertung für jede Software-Beschaffung. d.velop erfüllt die damit verbundenen Erwartungen an einen IKT-Drittdiensleister vollumfänglich wie z.B. die auditierbare Dokumentation, die Protokolle und die Architekturnachweise, auf die sich die Nachweisführung stützt.