Digitalisierung im Finanzwesen
Den wachsenden Anforderungen gerecht werden!
Fachlösungen für das Finanzwesen
Kaum eine Branche steht vor so grundlegenden Veränderungen wie die Finanz- und Versicherungswirtschaft. “FinTechs” und “InsurTechs” bieten ausgewählte, lukrative Dienste mit innovativen Produkten an. Aber die Digitalisierung im Finanzwesen bietet auch sehr viele Chancen. Das Smartphone wird so zur elektronischen Geldbörse oder zum allgegenwärtigen Versicherungsmakler. Der Fokus liegt dabei auf einzelnen Produkten oder Dienstleistungen, während das “klassische” Finanz- oder Versicherungsunternehmen seine Kunden ganzheitlich bedient und damit auch weniger ertragreiche Geschäftsfelder abdeckt.
Verbunden mit dem anhaltend niedrigen Zinsniveau, hohen regulatorischen Anforderungen und einem zunehmend globalisierten Wettbewerb stehen Sie so heute vor nie dagewesenen Herausforderungen. Hier heißt es, sich strategisch und technologisch neu aufzustellen und dabei den Kunden und seine individuellen Wünsche und Anforderungen wieder mehr in den Mittelpunkt zu rücken – ohne die Kosten aus den Augen zu verlieren. Mithilfe von passgenauen Software-Lösungen, wie einem Dokumentenmanagement für das Finanzwesen, können Sie die Digitalisierung vorantreiben.
Digitale Kunden- und Kreditakte
In der elektronischen Kunden- und Kreditakte stehen Ihnen alle Dokumente zu Ihren Kunden oder Ihrem Kredit jederzeit übersichtlich zusammengefasst zur Verfügung. Zudem bietet sie einheitliche Regeln für die Ablage und Berechtigungskonzepte sorgen für eine Sicherstellung der Qualität.
Digitale Dokumentenzustellung
Mit innovativer Dokumentenzustellung können Sie Konto-/Depotauszüge, Informationen über die Einlagensicherung, Versicherungsscheine etc. Ihren Kunden sicher digital zustellen, damit Sie Ihren Kunden mehr Service bieten und Kosten reduzieren. Und das ganze funktioniert natürlich auch andersherum!
Digitale Unterschrift
Die digitale Unterschrift ist eine Signatur-App, die eine qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht. Mit dieser können Unternehmen Verträge, Rechnungen und andere Dokumente direkt unterzeichnen – einfach, intuitiv und in wenigen Sekunden.
Vertragsmanagement
Mit dem d.velop Vertragsmanagement haben Sie alles in einer Hand: Entscheiden Sie individuell, welche Informationen sowie Funktionen für Ihre tägliche Arbeit mit Verträgen relevant sind. Behalten Sie Ihre Fristen stets im Blick.
Wir suchten seinerzeit einen DMS-Partner, der sich nicht nur über zukunftssichere Lösungen, wirtschaftliche Stabilität und günstige Lizenzkosten charakterisiert, sondern mit dem eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe möglich ist.
Holger Kühl
Leiter Organisationseinheit Global Support
Die Bayerische
So macht es die Bayerische
Gerade die Finanz- und Versicherungsbranche erstellt und speichert tagtäglich so viele Dokumente wie kaum eine andere Branche: Anträge, Verträge und dazugehörige Anlagen und Versionen, Kreditkartenabrechnungen inklusive der zugehörigen Sicherheitsinformationen und vieles mehr. Jedes dieser vielen Dokumente müssen sowohl für den Berater vor Ort, als auch für den Sachbearbeiter in der Zentrale in Sekundenschnelle und in der aktuellen Version verfügbar sein. Wie Sie die Herausforderungen meistern und die Digitalisierung im Finanzwesen konkret umsetzen können, zeigt die Bayerische in ihrer Erfolgsgeschichte.
Der Digitalisierungsprozess
Die Bayerische wurde bereit 1858 gegründet und startete als sogenannter Pensions- und Leichenverein der Königlich Bayerischen Staatseisenbahnen, die später zur “Sterbekasse bayerischer Staatsdiener” wurde. Seit 2012 agiert sie unter der Marke “die Bayerische” am Markt. Was angesichts der 160-jährigen Geschichte jedoch überraschend erscheint: Schon lange bevor der allgemeine Trend zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse ausgerufen wurde, hatte sich die Bayerische in ihrer Unternehmensorganisation sukzessiv von den Papierdokumenten getrennt. Genauer gesagt bereits seit Mai 2006, also vor mehr als zehn Jahren. Denn zu diesem Zeitpunkt erfolgte die erste Implementierung des Dokumentenmanagementsystems der d.velop AG, bei der zunächst in mehreren Stufen für verschiedene Fachbereiche eine elektronische Archivierung in Verbindung mit einer Scanning-Komponente und Workflows eingeführt wurde.
Der Umbruch
Dies zielte darauf ab, die gesamte Eingangspost mit ihren Abrechnungen, Gutachten und weiteren Dokumenten in elektronische Daten umzuwandeln und sie workflow-gesteuert den Fachbereichen digital zur Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Damit verbunden war auch, elektronische Kundenakten einzuführen, um von den Papierakten wegzukommen. Holger Kühl, seinerzeit technischer Ansprechpartner bei der Systemimplementierung und auch heute noch für die DMS-Landschaft zuständig, erinnert sich: „Der Einstieg in das elektronische Dokumentenmanagement war gleichbedeutend mit einem durchgreifenden Umbruch in der Vorgehensweise unserer Sachbearbeitung.“
Dabei waren dies zunächst nur die ersten Schritte der Digitalisierung. Einmal auf den Geschmack gekommen, weil die Nutzeneffekte schnell sichtbar wurden, erweiterte die Bayerische kontinuierlich ihre DMS-Landschaft mit weiteren Lösungskomponenten. So 2007 beispielsweise in der Weise, dass die Informationen aller Eingangskanäle, also zusätzlich auch Fax und E-Mails, in das d.3ecm-System eingebunden wurden. Auch eine SAP-Integration wurde ebenso wie die Vertriebsanbindung in der Vorgangsbearbeitung realisiert. „Angetrieben von unserer Überzeugung, dass elektronisch unterstützte Prozesse zu wesentlichen Effektivitätsvorteilen führen, hatten wir einen großen Ehrgeiz entwickelt, die Digitalisierung zügig voranzutreiben“, berichtet Holger Kühl. Und er ergänzt: „Mit d.3ecm als Basis haben wir neue digitale Prozesse aufgebaut, inzwischen ist dieses System die zentrale Drehscheibe für Informationen bei der Automatisierung von Prozessen.“
Spürbare Entlastung der Anwender
Und tatsächlich hat sich diese frühzeitige Ausrichtung auf digitale Abläufe für die Bayerische spürbar gelohnt. So ist seit dieser Zeit zwar die Zahl der Bearbeitungsfälle deutlich gestiegen, gleichzeitig wurden die über 400 d.3ecm-Nutzer durch das System aber spürbar entlastet. In einer beeindruckenden Zahl ausgedrückt: Seit den Anfängen 2006 sind rund sieben Millionen Workflows für die Versicherungsvorgänge der verschiedenen Sparten und durch das ECM-System gelaufen. Aktuell beläuft sich die Zahl auf monatlich 74.000 Workflows, gleichzeitig befinden sich im Produktionsarchiv rund 30,5 Millionen Objekte.
Auf die nun schon über 10-jährige Zusammenarbeit zwischen der Bayerischen und d.velop blickt Kühl positiv zurück. „Wir suchten seinerzeit einen DMS-Partner, der sich nicht nur über zukunftssichere Lösungen, wirtschaftliche Stabilität und günstige Lizenzkosten charakterisiert, sondern mit dem eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe möglich ist.“ Diese Erwartung haben sich durchweg erfüllt. Auch wenn es immer wieder darum geht, flexibel auf neue Anforderungen der Versicherungsgruppe zu reagieren.
Der Einstieg in das elektronische Dokumentenmanagement war gleichbedeutend mit einem durchgreifenden Umbruch in der Vorgehensweise unserer Sachbearbeitung.
Holger Kühl,
Leiter Organisationseinheit Global Support
Die Bayerische
Weitere Erfolgsgeschichten aus der Finanzbranche
Privera AG
Die Privera AG wagte sich an das ehrgeizige Ziel: das papierlose Büro. Sie entschied sich, Innovation und Digitalisierung als einen Kern ihrer Unternehmenswerte aktiv anzugehen. Mithilfe der adeon AG hat sie die Archivierung von Buchhaltungsbelegen und Eingangsrechnungen aus dem firmeneigenen SAP mit dem Dokumentenmanagement der d.velop AG umgesetzt und drei digitale Aktenarten der d.velop AG eingeführt.
Mattig-Suter und Partner
Es ist fast schon ein Naturgesetz – jedes Unternehmen mit mehreren Firmensitzen oder Filialen kennt es: Braucht man eine Akte an einem Standort, befindet sie sich garantiert gerade an einem anderen. Die Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner (MSuP) mit Hauptsitz in Schwyz wollte sich nicht länger mit diesem Phänomen abfinden. Gefunden hat sie stattdessen das Dokumentenmanagement d.3ecm der d.velop AG.
Deutsche Anlagen Leasing
Seit 2014 ist die Deutsche Anlagen Leasing Kunde der d.velop AG. Sie setzten auf das Dokumentenmanagement d.3ecm in Verbindung mit SAP. Vor allem dank der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung hat die DAL eine mehr als deutliche Zeitersparnis im Arbeitsalltag. “Ich brauche wesentlich weniger Zeit, als im papierbezogenen Prozess” so Holger Heine, Bereichsleiter der IT – Deutsche Anlagen Leasing.
Webinar: In 30 Minuten zur digitalen Aktenführung.
Digitalisierung im Finanzwesen
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Unser Webinar “In 30 Minuten zur digitalen Aktenführung” bietet Ihnen einen ersten Einblick in das Arbeiten mit einem digitalen Aktenarchiv. Lernen Sie die Vorteile und Funktionen digitaler Akten kennen.
Sie möchten mehr rund um das Thema Digitalisierung erfahren?
Auf dem d.velop Blog behandeln wir regelmäßig aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung im Finanzwesen ist die Herausforderung der nächsten Jahre. Daher erklären, begleiten und veranschaulichen wir den Prozess für Sie!
Dienstliche Social-Media-Nutzung kann gegen Datenschut verstoßen
Ulrich Schüppler | Immobilien Zeitung
Social-Media-Apps wie Chatprogramme und Messengerdienste lassen sich im Alltag von Immobilienunternehmen für viele sinnvolle Dinge einsetzen. Bei der Nutzung kostenloser Apps im beruflichen Umfeld ist jedoch Vorsicht geboten, denn diese sind nicht immer mit der Datenschutzverordnung (DSGVO) vereinbar.
So profitiert die Finanzwirtschaft von der digitalen Signatur
Olaf Drees | d.velop
In kaum einer Branche werden mehr Unterschriften geleistet als in der Finanzbranche. Sobald man ein Kreditinstitut betritt, dauert es nicht lange, bis der Kugelschreiber gezückt und eine Unterschrift geleistet wird – und sei es nur, um die Einzahlung von Fremdwährungen aus dem letzten Urlaub zu quittieren. Sind diese Prozesse noch einfach, so gestalten sich Verträge weitaus schwieriger.
Einführung einer elektronischen Kreditakte bei der DZ BANK AG
Annika Dölle | d.velop
“Wieso sollten wir eine elektronische Kreditakte einführen?” Diese Frage musste Vera Buck mehr als einmal gegenüber Kollegen und Vorgesetzten beantworten. Aber auf diese Frage hatte sie stets eine gute Antwort. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie das Projekt „elektronische Kreditakte“ bei der DZ BANK ablief. Herausforderungen, hilfreiche Praxistipps und tiefgehende Einblicke inklusive.