Referenzstory DAL Deutsche Anlagen-Leasing

Die DAL Deutsche Anlagen-Leasing GmbH & Co. KG (DAL) strukturiert Aufgaben und Prozesse mit der d.velop Vorgangssteuerung  – dbs | case manager.

• Verbesserter Workflow und mehr Zeit für Kunden durch das Case Management der d.velop
• Die digitale Workflowverwaltung mit dem dbs | case manager hat bei der DAL die Effizienz bei der Erledigung von Aufgaben und Vorgängen weiter verbessert

Die Deutsche Anlagen-Leasing (DAL)

Leasing liegt im Trend – nicht nur bei Pkw oder Nutzfahrzeugen, sondern auch, wenn es um die Realisierung großvolumiger Investitionsvorhaben in unternehmerische Infrastruktur geht. Ein gefragter Partner für assetbasierte Finanzierungslösungen nach Maß ist die Deutsche Anlagen-Leasing (DAL). Das Unternehmen ist Verbundpartner der Sparkassen-Finanzgruppe und bietet individuelle, assetbasierte Finanzierungslösungen. Die Asset-Kompetenz reicht von gewerblichen Immobilien und Großmobilien über modernste Transportmittel wie Hybridlokomotiven, Straßenbahnen und Business-Jets bis zu Windrädern, Photovoltaik-Anlagen und neuesten Glasfaser-Netzen sowie Informationstechnologie-Projekten. Mit einem begleiteten Transaktionsvolumen von über drei Milliarden Euro pro Jahr gehört die DAL zu einem der führenden Spezialisten bei der Realisierung von großvolumigen Investitionsvorhaben.

Rund 350 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt die DAL an ihren Standorten in Mainz, Berlin, Hamburg, Düsseldorf, Stuttgart und München.

Um die internen Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und um Reibungsverluste weitgehend zu minimieren, suchte die DAL nach einem Partner. „Wir haben überlegt, über welche Plattform wir unsere internen Vorgänge besser strukturieren können“, sagt Falk Leopold von Knobloch, Abteilungsleiter System- & Workflowmanagement bei der DAL.

Ein Beispiel für die internen Vorgänge, die optimiert werden sollten: die deutliche Zunahme von E-Mails – immerhin hat sich das E-Mail-Aufkommen seit 2010 in Deutschland mehr als verdoppelt.

Gesucht: Vorgangsmanagement für semistrukturierte Workflows

Die schiere Zahl von Nachrichten ist dabei auch weniger das Problem als die richtige Zuordnung und Verteilung der Informationen. Falk Leopold von Knobloch: „Ist ein Vorgang in Bearbeitung? Oder ist er bereits erledigt? Wer kümmert sich gerade darum? Gerade im Projektgeschäft sind wir darauf angewiesen, hier jederzeit auf alle Informationen zugreifen zu können“ Das wollten wir alles in einem Programm haben“, so Leopold von Knobloch, „wir suchten ein Vorgangsmanagement für semistrukturierte Workflows.“ 

Als Finanzdienstleister unterliegt die DAL finanzregulatorischen Vorgaben, deren Anforderungen sie in enger Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden erfüllt. Das erhöht die Komplexität der Workflows. Auf der Suche nach einem Anbieter für eine passende Software stieß die DAL schnell auf die d.velop AG.

Vorgangsmanagement mit dem d.velop dbs | case manager mit SAP-Anbindung

Detlef Hölzen ist Sales Manager Financial Services bei der d.velop AG. Er berät die DAL und erkannte schnell: „Die DAL ist schon seit langem ein vielseitiger und innovativer Geschäfts- und Finanzpartner der d.velop AG sowie auch Anwender des d.velop documents on prem Systems. Die Nutzung und die Implementierung der Vorgangsverwaltung dbs | case manager mit SAP-Anbindung ist nur ein logischer Schritt im Hinblick auf die Standardisierung und Digitalisierung von Prozessen.“

Ein großes Plus des dbs | case managers: Das System ist intuitiv bedienbar und erfordert keine große Einarbeitung – so können alle angebundenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Vorgänge definieren und damit Abläufe bzw. Kontrollhandlungen und die Kommunikation mit Partnern abbilden. „Auch automatische Erinnerungen, Fristen oder Aufgabenvorlagen können hier das Leben leichter machen“, beschreibt Detlef Hölzen. „Eine automatische Erinnerung hilft, wichtige Themen im Auge zu behalten und fristgerecht zu bearbeiten.“

Um den dbs | case manager perfekt an die Bedürfnisse und die Anforderungen der DAL anzupassen, arbeitete das Unternehmen mit der d.velop AG sehr intensiv zusammen. Anders als bei Workflows, die Aufgaben und Schritte fest definieren, kann die DAL mit dem dbs | case manager jederzeit individuell in die Vorgangsschritte eingreifen und die Abläufe weiter optimieren. Konkrete Vorteile des digitalen Workflow-Managements:

• Aktivitäten und Schritte in einem Projekt oder Vorgang werden gebündelt
• Transparenz und Überblick über den Status der Aufgaben, Vorgänge und Beteiligten – dadurch effizienteres Reporting
• Gemeinsames Arbeiten an einem Projekt wird so gefördert
• Interne und externe Kommunikation wird in die digitale Mappe des Vorgangs integriert
• Fachanwender mit geringen IT-Kenntnissen können Prozesse gestalten
• Workflows lassen sich agil adaptieren
• dbs | case manager läuft in einem Web-Browser und integriert sich daher ideal in vorhandene Umgebungen
• Automatische Erinnerungen, z.B. an ablaufende Fristen
• Anbindungsmöglichkeiten an SAP
• Schnellere Durchlaufzeiten
• Leichteres Controlling
• Bessere Fristenkontrolle
• Schnelle Anpassbarkeit der Workflows, sollten sich gesetzliche oder regulatorische Rahmenbedingungen ändern

„Der große Vorteil liegt in der Übersichtlichkeit“

„Der große Vorteil vom dbs | case manager“, beschreibt Falk Leopold von Knobloch, „liegt in der Übersichtlichkeit. Wir wissen dadurch, welchen Status die einzelnen Arbeitsabläufe haben. Das hilft zusätzlich bei der Zuordnung neuer Aufgaben in den Teams.“

Im Fall der DAL ist das vor allem für interne Vorgänge interessant. Denn: Sowohl die Abteilung Transaktionsmanagement als auch die Vertragsabteilung und das Rechnungswesen arbeiten mit dem dbs | case manager.

Leopold von Knobloch: „Mit dem neuen System können wir interne Vorgänge so konfigurieren, dass diese nur dann starten, wenn alle entscheidenden Informationen vorliegen, damit zum Beispiel der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rechnungswesen vollumfänglich arbeiten kann.“ So kann die DAL Rückfragen und dadurch entstehende Reibungsverluste auf ein Minimum reduzieren. Das hilft auch beim dezentralen Arbeiten. Leopold von Knobloch: „Durch das Case Management mit der d.velop AG haben wir eine verschlankte Arbeitsweise, da der Informationsfluss für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichmäßig ist. So vermeiden wir Rückfragen, steigern die Effizienz und haben mehr Zeit für andere Themen.“

Prozesse und Kontrollfunktionen, die die DAL mit dem
dbs | case manager organisiert

• Mietbeginn des Vertrags
• Kontoeröffnung / Kontolöschung
• Zinskonversion
• Liquidationen von Objektgesellschaften
• Dispositionssperre setzen oder aufheben
• Wiederaufnahme der Geschäftstätigkeit
• Vorgangsübersicht
• Gruppierung nach Fälligkeiten
• Verteilung nach Auslastung
• Übersicht aller laufenden Vorgänge je Abteilung

Die digitale Workflowverwaltung mit dem dbs | case manager hat bei der DAL die Effizienz bei der Erledigung von Aufgaben und Vorgängen weiter verbessert.  Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen bei neuen Aufträgen eine Mitteilung in ihr Aufgaben-Postfach, und sobald die abgearbeitet sind, ist das Fach frei für neue Aufgaben. Diese Vorgehensweise ist nicht nur schneller als das Kommunizieren und Organisieren per E-Mail-Postfach, sie ist auch weniger fehleranfällig und übersichtlicher.

Falk Leopold von Knobloch: „Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass wir Prozesse digital modellieren und dabei gleichzeitig optimieren und verschlanken. Den Weg mit d.velop werden wir daher jetzt weiter gehen.“

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