Dokumentenmanagement-System

Lassen Sie unser DMS für Sie arbeiten.

Beschleunigen, vereinfachen und optimieren Sie die Verwaltung von Dokumenten und Informationen mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) von d.velop!

  • Nahtlose Integration in Ihre Systemlandschaft
  • Rechtskonformes Archivieren nach GoBD
  • Intelligente Verwaltung durch digitale Akten & KI

Was ist ein DMS?

Gestalten Sie Ihre Verwaltung modern –
mit einem Dokumentenmanagement-System

Ein DMS (Dokumentenmanagement-System) ist eine Software-Lösung zur automatisierten und ganzheitlichen Verwaltung von Dokumenten und Informationen – vom Scannen bis zum revisionssicheren Archivieren. Als zentrales Archiv finden sich alle relevanten Informationen jederzeit digital im DMS und können dort bearbeitet werden.

Gingen Dokumente früher per Post im Unternehmen oder der Organisation ein, wurden dann in Abteilungen verteilt und in Aktenordnern abgelegt, läuft dieser Prozess mit einem DMS nun automatisiert und zeitgemäß ab. Das spart Geld, Zeit und Papier:

  • 345 Euro Druckkosten erzeugt ein Mitarbeitender durchschnittlich pro Jahr ( 0,06€/Seite)
  • 168 Minuten täglich verbringt ein Mitarbeitender der Buchhaltung mit der Ablage von Papierdokumenten.
  • 0.68 Bäume pro Jahr druckt ein Mitarbeitender im Durchschnitt.

Welche Funktionen hat ein DMS?

Funktionen des DMS von d.velop im Überblick

Mit dem Dokumentenmanagement-System d.velop documents arbeiten Sie deutlich produktiver. Entdecken Sie die vielen nützlichen Funktionen und Ihre Vorteile.

Automatisierte Erfassung & Digitalisierung von Dokumenten

Die Erkennungsfunktion sorgt dafür, dass Dokumente digitalisiert und klassifiziert und sekundenschnell erfasst werden.

Funktion Dokumentenerkennung & Klassifizierung des d.velop Dokumentenmanagement Systems (DMS)

Dokumente einfach ablegen

Egal, ob über E-Mail-Postfächer oder manuell per Drag & Drop, alle Dokumente lassen sich einfach ablegen, auch direkt aus Microsoft Outlook.

Funktion Dokumentenablage des d.velop Dokumentenmanagement Systems (DMS)

Gemeinsam Dokumente bearbeiten

Mit den Collaboration-Tools noch besser im Team zusammenarbeiten:

  • Dokumente auch mit Externen teilen
  • Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten
Funktion kollaboratives Arbeiten des d.velop Dokumentenmanagement Systems (DMS)

Dokumentenmanagement-System Webinar

Zentrale Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems

Wie kann mich ein DMS im Berufsalltag unterstützen? Lernen Sie in 30 Minuten, wie tägliche Herausforderungen vereinfacht werden und was ein DMS überhaupt kann.

Agenda

  • Was ist eigentlich ein DMS?
  • Zentrale Funktionen & Einblick in unsere Lösung
  • Erweiterungen & Schnittstellen
  • Häufige Fragen

Starten Sie mit nur einem Klick direkt das Webinar.

Dokumente gesetzeskonform archivieren

Die digitale Dokumentenarchivierung sorgt für eine rechtssicheres Archiv.

Funktion Dokumentenarchivierung des d.velop Dokumentenmanagement Systems (DMS)

Dokumente schnell suchen, finden & verstehen

Mit Enterprise Search & Künstlicher Intelligenz schnelle Informationen erhalten.

Funktion Enterprise Search des d.velop Dokumentenmanagement Systems (DMS)

Digitale Geschäftsprozesse mit Workflows abbilden

Treiben Sie die Prozessdigitalisierung mit digitalen Workflows voran.

  • Einfache Ad-hoc Workflows direkt am Dokument erstellen
  • Ausführen von einfachen und komplexen Workflows
Funktion Workflows des d.velop Dokumentenmanagement Systems (DMS)
Frau und Mann, die vor einem Laptop stehen

DMS Whitepaper

Dokumentenmanagement einfach erklärt

Was sollte eine Dokumentenmanagement-System alles können? Und welche Vorteile bringt die Einführung? Erfahren Sie es auf 20 Seiten.

Inhalte des Whitepapers

  • Digitales Dokumentenmanagement verstehen
  • Die 7 wichtigsten Funktionen im Überblick
  • Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung eines DMS

Wie integriere ich ein DMS?

Verbinden Sie Ihre Bestandssysteme
mit dem d.velop DMS

Ein Dokumentenmanagement-System muss sich nahtlos in Ihre Systemlandschaft einbringen, nur so lassen sich Medienbrüche vermeiden. Mit d.velop setzen Sie auf eine starke Integrationsexpertise, die durch den Gartner Magic Quadrant Content Services Platforms bescheinigt wurde – egal ob ERP, CRM oder weitere führende Anwendungen. Die beliebtesten Integrationen und Schnittstellen finden Sie nachstehend. Einfach anklicken und mehr erfahren!

Welche Unternehmen setzen ein DMS ein?

Unternehmen und Organisationen setzen begeistert auf das DMS von d.velop

Wie arbeite ich mit einem DMS?

So arbeiten Sie mit unserem
Dokumentenmanagement-System

WebClient & Mobile App

Ob Ihre Mitarbeiter aus dem Büro oder von zu Hause arbeiten, spielt mit d.velop documents keine Rolle mehr. In der täglichen Arbeit nutzen Ihre Anwender unseren webbasierten Client um auf Dokumente und Prozesse zuzugreifen. Alles, was Sie dafür benötigen ist eine Internetverbindung.

Barrierefreies Arbeiten: d.velop documents ist zugänglich nach BITV 2.0

Menschen mit Behinderungen wie z.B. Sehbeeinträchtigungen haben spezielle Anforderungen an Software. Das d.velop Dokumentenmanagement-System ist darauf ausgelegt, dass inklusives Arbeiten nicht nur möglich ist, sondern auch ganzheitlich gedacht wird. Die Konformitätsbewertung mit dem Prädikat „vereinbar mit der BITV 2.0“ bescheinigt, dass barrierefreies Arbeiten mit d.velop documents möglich ist.

DMS Preise

Preispakete d.velop documents

Alle Funktionen im Detail entdecken.

d.velop documents basic

23 € pro User und Monat zzgl. MwSt.

  • Ihr digitales Archiv
  • 100 GB Cloud-Speicher
  • Zahlreiche Eingangskanäle
  • Aufgabenverwaltung

d.velop documents business

34 € pro User und Monat zzgl. MwSt.

  • Alles aus basic
  • 500 GB Cloud-Speicher
  • Digitale Workflows
  • Drittsystem-Anbindungen
  • Komfortable Kollaboration

d.velop documents ultimate

51 € pro User und Monat zzgl. MwSt.

  • Alles aus business
  • 1000 GB Cloud-Speicher
  • Mobil & Offline arbeiten
  • Enterprise Search

Free for 30 days

0 € für 30 Tage

  • Alle Funktionen
  • Kein Risiko

Sie haben Fragen?

Sie sind sich unsicher, welches Preispaket das passende für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation ist? Oder Sie haben noch tiefergehende Fragen?

Kein Problem! Wir beraten Sie gerne persönlich und individuell.

Füllen Sie ganz einfach das Formular aus und schildern Sie uns kurz Ihr Anliegen. Wir melden uns dann umgehend bei Ihnen.

d.velop platform Grafik: Darstellung der Möglichkeiten zur Erweiterung eines DMS (Dokumentenmanagement-Systems)

Ganzheitliche Digitalisierung im Unternehmen

Profitieren Sie von der d.velop platform

Ein Dokumentenmanagement-System schafft den idealen Einstieg in die Digitalisierung. Erweitern Sie Ihr DMS um weitere hilfreiche Produkte der d.velop platform. Setzen Sie auf ganzheitliche Digitalisierung. So gehören manuelle Abläufe, die Mitarbeitenden wertvolle Zeit kosten, der Vergangenheit an – unternehmensweit.

DMS FAQ

Häufige Fragen und Antworten zum Thema Dokumentenmanagement-System

Was ist ein DMS?

DMS steht für Dokumentenmanagement System, dabei handelt es sich um eine Software-Lösung zur automatisierten und ganzheitlichen Verwaltung von Dokumenten und Informationen.

Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software, die es ermöglicht, die gesamte Verwaltung von Dokumenten und Informationen zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Wie funktioniert das Dokumentenmanagement-System d.velop documents?

Ein Dokumentenmanagement-System ersetzt Papierakten und digitale Laufwerkstrukturen. Mittels digitaler Akten, intelligenter Suche im Volltext und Kollaborations-Möglichkeiten werden Verwaltungstätigkeiten im Aufwand minimiert. Standardisierte Prozesse, wie Krankmeldung und Urlaubsantrag, können einfach automatisiert und transparent gestaltet werden. Grundlegend soll ein DMS Arbeiten abnehmen, effizienter gestalten und die Produktivität fördern.

Was ist d.velop documents?

d.velop documents ist ein Dokumentenmanagement-System. Damit müssen Sie nicht mehr händisch eine digitale Ablage pflegen, sondern lassen Ihre Unterlagen von einem cleveren System in digitale Akten einsortieren. Statt sich Verzeichnispfade zu merken, gelangen Sie mit einer intelligenten Suchfunktion blitzschnell zu den gewünschten Dokumenten. Auch E-Mails, Anhänge, Bilder und weitere Dateitypen können Sie hier ablegen.Einfache Ad-hoc Workflows ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit ihrer Mitarbeitenden. Ein Dokumentenmanagement ist eine kluge Wahl für den Einstieg in die Digitalisierung und kann zur Drehscheibe des Informationsflusses in Ihrem Unternehmen werden. Wie ein DMS im Einsatz genau aussehen kann, zeigen wir Ihnen gerne ganz unverbindlich in einem persönlichen Kennenlerntermin.

Was ist das d3 DMS?

d.3ecm ist der alte Produktname für d.velop documents, unserem Dokumentenmanagement-System. Egal, ob Sie On-Premises, in der Cloud oder im Hybridbetrieb unterwegs sind – d.velop documents ist Ihr zuverlässiger Begleiter in allen Bereitstellungsformen.

Welche Integrationen gibt es?

Wir haben eine Vielzahl an Integrationen und über eine offene REST API die Möglichkeit, auch sehr individuelle Lösungen anzubinden: ob CRM-Anbieter, HR-Software, ERP-Systeme, E-Mail-Clients und Collaboration-Tools. Ein paar der gängigsten Integrationen sind Datev, Salesforce, Microsoft 365 Lösungen, Sage, Asecco und SAP. Mehr Informationen haben wir für Sie auf unserer Seite zu Schnittstellen zusammengefasst.

In welchen Sprachen kann d.velop documents verwendet werden?

d.velop documents kann in den folgenden Sprachen verwendet werden: Deutsch, Englisch, Chinesisch (vereinfacht), Dänisch, Französisch, Italienisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Serbisch, Slowakisch, Spanisch und Tschechisch. Die angezeigte Sprache richtet sich nach der gewählten Sprache des Browsers. Der Kunde hat
darüber hinaus die Möglichkeit, selbst erstellte Kategorien und Eigenschaften in diese Sprachen zu übersetzen.

Gibt es eine Schnittstelle zu Salesforce?

Wir haben einen Connector geschaffen, der Salesforce und d.velop documents miteinander verbindet. So können beispielsweise Sales-Mitarbeiter Dokumente aufrufen und bearbeiten, ohne ihre gewohnte CRM-Umgebung verlassen zu müssen.

Gibt es eine Schnittstelle zu SAP?

Für Nutzer von SAP haben wir eine Lösung, die unser DMS nahtlos in SAP integriert. Somit können Sie aus der gewohnten SAP-Anwendungsoberfläche heraus Ihre Dokumente aufrufen und bearbeiten. Zudem profitieren Sie von der Gewissheit, dass alle Unterlagen revisionssicher archiviert sind. Für SAP bieten wir verschiedene Lösungen an, ob DMS, Rechnungsverarbeitung oder Beschaffungsprozesse – alles aus einer Hand.

Wie sind die Kosten für ein DMS?

Die Kosten für ein DMS setzen sich bei der d.velop aus verschiedenen Faktoren zusammen. Die Art der Bereitstellung und die Anzahl der Nutzer mit ihrem jeweiligen Funktionsumfang sind hier zwei essenzielle Säulen. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein persönliches Angebot. Für eine Orientierung innerhalb unserer Cloud-Lösung finden Sie unsere aktuellen Editionen und DMS Preise im d.velop store.

Warum ein DMS in meinem Unternehmen einführen?

Zu den wichtigsten Gründen, ein DMS im Unternehmen einzuführen, zählen die gesetzeskonforme, elektronische Archivierung nach GoBD und DSGVO. Zudem können elektronische Dokumente in Sekundenschnelle gefunden werden, es wird Homeoffice und kollaborative Zusammenarbeit ermöglicht und nicht zuletzt werden Kosten gespart (Papier, Drucker, Durchlaufzeiten etc.)

Ist DMS Software rechts- & revisionssicher?

Ein DMS ist nicht automatisch revisions- und rechtssicher. Ein unabhängiger Wirtschaftsprüfer kann die Revisionssicherheit anhand eines Gutachtens auf Basis der GoBD beurteilen. Zudem setzt Revisionssicherheit eine sachgerechte Anwendung des DMS voraus. Wir bieten mit unserem Produkt dank Prüfung nach IDW PS 880 die Möglichkeiten rechtskonform zu archivieren.

Welche Versionen gibt es von d.velop documents?

Gemäß unserer Release-Politik haben Sie die Möglichkeit, d.velop documents in 3 Varianten zu beziehen. Im Continuous-Channel in der Cloud, wo neue Funktionen stets direkt verfügbar sind, im Current-Chancel (für On-Premises oder Hybrid-Betrieb), wo alle 3 Monate neue Updates zur Verfügung oder im Annual (On-Premises oder hybrid) wo in einem jährlichen Major-Update neue Funktionen zur Verfügung gestellt werden.

Welche Funktionen stellt das Annual 2024 zur Verfügung?

In unserem Webinar „Annual 2024 – Einfach effizient arbeiten“ erläutern wir die Neuerungen des aktuellen Annuals. Die Highlights haben wir auf dieser Website für Sie nochmals zusammengefasst. 

d.velop documents live erleben

Sie möchten unser DMS d.velop documents live erleben? Dann einfach Formular ausfüllen und Software Demo anfordern.