E-Mail Archivierung
E-Mail-Archivierung in Unternehmen und Organisationen
In der heutigen Geschäftswelt ist sie kaum mehr wegzudenken: die E-Mail. Immer mehr E-Mails treffen ein, werden versendet und müssen archiviert werden. Das Versenden von E-Mails beherrschen mittlerweile alle, nur wie sieht es mit der rechtskonformen E-Mail-Archivierung aus?
- 80 % der geschäftlichen Kommunikation erfolgt über E-Mail
- 319.6 Mrd. E-Mails werden pro Tag verschickt und empfangen
- 100 % steuerrelevanter E-Mails müssen rechtskonform archiviert werden.
Was ist E-Mail-Archivierung?
E-Mail-Archivierung bedeutet die langfristige, systematische Aufbewahrung von E-Mails in digitalem Format. In Deutschland sind Unternehmen und Gewerbetreibende gesetzlich dazu verpflichtet, ihre E-Mails zu archivieren, mit Ausnahme von Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden. Obwohl es kein spezifisches Archivierungsgesetz gibt, muss die E-Mail-Archivierung den Anforderungen der Revisionssicherheit entsprechen und orientiert sich an verschiedenen rechtlichen Vorschriften.
Welche E-Mails müssen archiviert werden und welche nicht?
Nicht alle E-Mails unterliegen der Archivierungspflicht. Archiviert werden müssen E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe oder als Buchungsbelege gelten, also geschäftliche Vorgänge betreffen. Folgende E-Mails müssen nicht archiviert werden:
- Newsletter: Regelmäßige Marketing- oder Informations-E-Mails.
- Spam-Mails: Unaufgeforderte oder unerwünschte E-Mails.
- E-Mails ohne steuerrechtlich relevante Informationen: Etwa E-Mails, die nur Anhänge, wie Rechnungen transportieren, ohne selbst wichtige Informationen zu enthalten.
- Private E-Mails von Mitarbeitenden: Sofern die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adresse erlaubt ist, dürfen private E-Mails nicht ohne Zustimmung archiviert werden.
Warum ist der Einsatz einer
E-Mail-Archivierung sinnvoll?
Ablauf einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung
Durch die Lösung der d.velop archivieren Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt beim Versenden oder Empfangen rechtskonform. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie die Benutzerpostfächer entlasten. Das Praktische dabei: Eine Dublettenprüfung findet automatisiert statt, sodass dieselben E-Mails nur einmal archiviert und damit Speicher gespart wird.
Aufgrund der gesetzlich geregelten Archivierungspflicht bevorzugen es viele Unternehmen, alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang zu archivieren. Dazu wird die Journal-Funktion des E-Mail-Servers aktiviert. Alle E-Mails aus dem Journal werden ungefiltert im Archiv rechtskonform gespeichert. Hier spricht man von einer Journalarchivierung.
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E-Mails archivieren war nie einfacher
Die Speicherung Ihrer E-Mails im digitalen Archiv reduziert den Speicherbedarf und die Speicherkosten des E-Mail-Servers ganz erheblich. Die Archivierung von E-Mails mit d.velop verhindert einen versehentlichen Datenverlust, verkürzt die Dauer der Datensicherung und erübrigt die separate Sicherung von PST-Dateien oder Archiv-Datenbanken.
Dafür bietet es Ihnen umfangreiche Dokumentenmanagementfunktionen wie Versionierung und Check-in/-out, ein einfaches und flexibles Customizing zur Anpassung an individuelle Anforderungen und die Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen wie Microsoft Outlook, SharePoint oder Office. Damit können Sie die E-Mail-Archivierung Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern anpassen.
Mit der nahtlosen Integration in Ihren Mailclient unterstützt das System Ihre Mitarbeiter bei der Suche nach Informationen oder möglichen Ablageorten im Kontext einer E-Mail. Darüber hinaus sind mit einer intelligenten Volltext- oder Stichwortsuche archivierte E-Mails schnell gefunden. Mit dem E-Mail-Management verbundene Workflows erhöhen die Prozesseffizienz.
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Häufige Fragen und Antworten zur E-Mail-Archivierung
Unter E-Mail-Archivierung versteht man einen Prozess, bei welchem ein- und ausgehende E-Mails revisionssicher archiviert, organisiert und verwaltet werden. Mit dieser Archivierung kann ein unkomplizierter Zugriff, sowie eine rechtskonforme Archivierung gewährleistet werden.
Durch die Archivierung können E-Mails sicher und unveränderbar gespeichert werden. Dadurch bleibt die Kommunikation effektiv, und Daten sind vor Manipulation geschützt. Zudem wird weniger Speicherplatz benötigt und die E-Mail-Server werden entlastet. Dank einer intelligenten Volltext- oder Stichwortsuche lassen sich archivierte E-Mails schnell und einfach wiederfinden.
Zunächst wird eine E-Mail automatisch klassifiziert, um anschließend im digitalen Archiv gespeichert zu werden. In einer anschließend erstellten digitalen Akte wird die archivierte E-Mail eingeordnet und so übersichtlich dargestellt. Außerdem werden gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen bei der Archivierung eingehalten.
Durch eine E-Mail Archivierungssoftware werden alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch und rechtssicher archiviert. Aufgrund von einer Dublettenprüfung werden alle E-Mails nur einmal archiviert und Duplikate somit verhindert, welches Speicherersparnisse und Entlastungen der Mail-Server zur Folge hat. Durch die Archivierung werden zudem Datenverluste verhindert und durch eine Integration in weitere Softwaresysteme können auch E-Mails aus anderen Softwaresystemen archiviert werden. Eine reduzierte Suchzeit wird zudem von einer intelligenten Volltext- oder Stichwortsuche gewährleistet.
Da es sich bei der E-Mail Archivierung vor allem um vertrauliche Daten handelt, ist es wichtig, auf die Seriosität und Vertrauenswürdigkeit eines Anbieters zu schauen. Hier sollten besonders die Aspekte Erfahrung, Compliance und Reputation beachtet werden. Doch auch der Kundensupport, sowie die Integration in bereits genutzte Softwaresysteme und Anpassungsmöglichkeiten sollten eine Rolle spielen.
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