E-Mail-Archivierung:
Entlastung für
Postfach und Mitarbeiter

Vereinfachen Sie den Umgang mit Ihrem wichtigsten Kommunikationsmittel

E-Mail-Archivierung: Vollautomatisiert. Intelligent. Rechtssicher.

In der heutigen Geschäftswelt ist sie kaum mehr wegzudenken. Aber auch im privaten Umfeld funktioniert nur noch wenig ohne sie: Die E-Mail.

Über 80% der geschäftlichen Kommunikation erfolgt heutzutage elektronisch. Die Folgen davon erfährt jeder, der tagtäglich mit Ihnen zu tun hat. Die Masse an Informationen, die digital versendet werden, wächst stetig. Immer mehr E-Mails treffen ein, werden versendet und müssen gespeichert werden.

Müssen gespeichert werden? Haben Sie das richtig gelesen? Ja. Es gibt E-Mails, die müssen Sie im Originalformat speichern. Ein Beispiel hierfür sind E-Mails, die laut GoBD steuerrechtlich relevant sind.

Warum ist der Einsatz einer E-Mail-Archivierung sinnvoll?

Rechtssicher archivieren

Setzen Sie auf Sicherheit, setzen Sie auf die E-Mail-Archivierung von d.velop. Dank der rechtssicheren Speicherung Ihrer Daten und Dokumente und dem damit einhergehenden Schutz vor Veränderung arbeiten Sie compliance-konform.

Entlastung der Mailserver

Einfache Installation und Konfiguration der Archivierungsoptionen ermöglichen ein ganzheitliches Monitoring der Mailserver. Somit können Postfächer schneller entlastet und Speicherplatz optimiert werden.

Wissen und Prozesse verwalten

E-Mails können nicht nur unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden, sondern auch direkt Vorgängen und Akten zugeordnet werden. Mit Prozessautomatisierung zur reibungslosen Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

E-Mail-Speicher und Mitarbeiter nachhaltig entlasten.

On Demand-Webinar: E-Mail-Archivierung und -Management.

Die E-Mail-Archivierung ist eigentlich ein sogenannter “no-brainer”. Da denkt man nicht lange drüber nach, denn ab dem ersten Tag der Nutzung bringt diese Ihnen konkrete Vorteile.

In diesem Webinar gibt Ihnen Dirk Wrany, Produktmanager der d.velop AG, Einblicke in folgende Themen:

  • Allgemeine Rechtsgrundlage zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
  • Motivatoren – warum eigentlich E-Mails archivieren?
  • Verschiedene Arten der E-Mail-Archivierung
  • Grundlagen des E-Mail-Managements
  • Einblicke in die Software

Journalarchivierung und regelbasierte Archivierung kombiniert nutzen.

Höchste Effizienz bei geringen Kosten.

Durch die Lösung der d.velop AG archivieren Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt beim Versenden oder Empfangen rechtskonform. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie die Benutzerpostfächer entlasten. Das Praktische dabei: Eine Dublettenprüfung findet automatisiert statt, sodass dieselben E-Mails nur einmal archiviert und damit Speicher gespart wird.

Eine mögliche Einsatzmöglichkeit der E-Mail-Archivierung ist die kombinierte Journalarchivierung, die sich wie folgt darstellt:

So funktioniert Journalarchivierung und regelbasierte E-Mail-Archivierung im Unternehmen
  1. E-Mails treffen am Gateway ein und werden in das Journal kopiert.
  2. Alle E-Mails aus dem Journal werden rechtskonform archiviert.
  3. Zu einem definierten Zeitpunkt werden E-Mails aus den Benutzerpostfächern archiviert.
  4. Während der Archivierung findet die Dublettenprüfung statt.
  5. Mit Hilfe einer Verfahrensdokumentation wird Ihr E-Mail-Archivierungsprozess rechtssicher.

E-Mails archivieren war nie einfacher

Die Speicherung Ihrer E-Mails im digitalen Archiv reduziert den Speicherbedarf und die Speicherkosten des E-Mail-Servers ganz erheblich. E-Mail-Archivierung von d.velop verhindert einen versehentlichen Datenverlust, verkürzt die Dauer der Datensicherung und erübrigt die separate Sicherung von PST-Dateien oder Archiv-Datenbanken.

Dafür bietet es Ihnen umfangreiche Dokumentenmanagementfunktionen wie Versionierung und Checkin/-out, ein einfaches und flexibles Customizing zur Anpassung an individuelle Anforderungen und die Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen wie Microsoft Outlook, SharePoint oder Office. Damit können Sie die E-Mail Archivierung Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern anpassen.

Mit der nahtlosen Integration in Ihren Mailclient unterstützt das System Ihre Mitarbeiter bei der Suche nach Informationen oder möglichen Ablageorten im Kontext einer E-Mail. Darüber hinaus sind mit einer intelligenten Volltext- oder Stichwortsuche archivierte E-Mails schnell gefunden. Mit dem E-Mail-Management verbundene Workflows erhöhen die Prozesseffizienz.

Und sollten die Anforderungen steigen, lässt sich das digitale Archiv ganz einfach skalieren.

E-Mail-Management und E-Mailarchivierung mit d.velop Software

E-Mails managen im Handumdrehen

Im Tagesgeschäft darf das E-Mail-Management kein Problem darstellen. Denn viel zu viel Zeit geht bei dem täglichen Überprüfen und Bearbeiten von E-Mails verloren. Schärfen Sie Ihren Benutzerfokus. Mit dem E-Mail-Management von d.velop bleiben Sie als Anwender im Tagesgeschäft. Der komplette Archivierungsprozess läuft im Hintergrund über definierte Kriterien ab. Natürlich können Sie wichtige Mails digitalen Akten oder Prozessen auch manuell zuordnen.

Sie als Anwender arbeiten wie gewohnt mit Ihrem Microsoft Outlook oder IBM Notes weiter. E-Mails, die bereits archiviert wurden, werden nach wie vor in Ihrem Mailprogramm gefunden. Somit sind auch alle Inhalte der E-Mail entweder direkt oder indirekt aus dem ECM-System aufrufbar. Und das sogar bei mobilem Zugriff.

Weitere Vorteile: Dank der Verbindung zum ECM-System können Sie bereits gelöschte E-Mails in der Dokumentenverwaltung finden oder kontextbezogen auf digitale Akten, Informationen (z.B. Belege aus Ihrem ERP-System) oder Prozesse zugreifen.

E-Mail-Archivierung mit d.velop

Einfache Ablage von ein- und ausgehenden E-Mails

Volltextsuche im ECM-System für archivierte E-Mails

Anzeige und Export von Dokumenten aus dem ECM im Mailprogramm

Anzeigen und Bearbeiten von Prozessen im Unternehmen

Aus unserem Blog

Erfahren Sie mehr rund um das Thema E-Mail-Archivierung im d.velop Blog

Haben Sie Fragen?

Unser Team berät Sie gerne bei der Optimierung Ihres E-Mail-Managements.