E-Mail Archivierung
E-Mail-Archivierung in Unternehmen und Organisationen
In der heutigen Geschäftswelt ist sie kaum mehr wegzudenken: die E-Mail. Immer mehr E-Mails treffen ein, werden versendet und müssen archiviert werden. Das Versenden von E-Mails beherrschen mittlerweile alle, nur wie es mit der rechtskonformen E-Mail-Archivierung aus?
- 80 % der geschäftlichen Kommunikation erfolgt über E-Mail
- 319.6 Mrd. E-Mails werden pro Tag verschickt und empfangen
- 100 % steuerrelevanter E-Mails müssen rechtskonform archiviert werden.
Warum ist der Einsatz einer
E-Mail-Archivierung sinnvoll?
Ablauf einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung
Durch die Lösung der d.velop archivieren Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt beim Versenden oder Empfangen rechtskonform. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie die Benutzerpostfächer entlasten. Das Praktische dabei: Eine Dublettenprüfung findet automatisiert statt, sodass dieselben E-Mails nur einmal archiviert und damit Speicher gespart wird.
Aufgrund der gesetzlich geregelten Archivierungspflicht bevorzugen es viele Unternehmen einfach alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang zu archivieren. Dazu wird die Journal-Funktion des E-Mail-Servers aktiviert. Alle E-Mails aus dem Journal werden ungefiltert im Archiv rechtskonform gespeichert. Hier spricht man von einer Journalarchivierung
.
On Demand-Webinar: E-Mail-Archivierung und -Management.
E-Mail-Speicher und Mitarbeiter:innen nachhaltig entlasten.
Die E-Mail-Archivierung ist eigentlich ein sogenannter “no-brainer”. Da denkt man nicht lange drüber nach, denn ab dem ersten Tag der Nutzung bringt diese Ihnen konkrete Vorteile.
In diesem Webinar gibt Ihnen Dirk Wrany, Produktmanager der d.velop, Einblicke in folgende Themen:
- Allgemeine Rechtsgrundlage zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
- Motivatoren – warum eigentlich E-Mails archivieren?
- Verschiedene Arten der E-Mail-Archivierung
- Grundlagen des E-Mail-Managements
- Einblicke in die Software
E-Mails archivieren war nie einfacher
Die Speicherung Ihrer E-Mails im digitalen Archiv reduziert den Speicherbedarf und die Speicherkosten des E-Mail-Servers ganz erheblich. E-Mail-Archivierung von d.velop verhindert einen versehentlichen Datenverlust, verkürzt die Dauer der Datensicherung und erübrigt die separate Sicherung von PST-Dateien oder Archiv-Datenbanken.
Dafür bietet es Ihnen umfangreiche Dokumentenmanagementfunktionen wie Versionierung und Check-in/-out, ein einfaches und flexibles Customizing zur Anpassung an individuelle Anforderungen und die Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen wie Microsoft Outlook, SharePoint oder Office. Damit können Sie die E-Mail Archivierung Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern anpassen.
Mit der nahtlosen Integration in Ihren Mailclient unterstützt das System Ihre Mitarbeiter bei der Suche nach Informationen oder möglichen Ablageorten im Kontext einer E-Mail. Darüber hinaus sind mit einer intelligenten Volltext- oder Stichwortsuche archivierte E-Mails schnell gefunden. Mit dem E-Mail-Management verbundene Workflows erhöhen die Prozesseffizienz.
Video | d.velop documents for Microsoft Outlook
Einfach E-Mail Archivierung dank nahtloser Microsoft Outlook Integration
Erfahren Sie, wie wir uns mit d.velop documents nahtlos in Microsoft Outlook integrieren und Sie damit bei der täglichen E-Mail-Bearbeitung unterstützen.
- Einfach Ablage von E-Mails
- Kennzeichnung von abgelegten E-Mails
- Medienbruchfreier Informationsbezug
- Initialisierung von Prozessen
Erfahren Sie mehr rund um das Thema E-Mail-Archivierung im d.velop blog
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Zwang zur Archivierung: Gibt es ein E-Mail-Archivierungsgesetz?
Für die Pflicht der E-Mail-Archivierung gibt es kein zentrales Gesetz. Die Grundlage zur Aufbewahrung von E-Mails ergibt sich aus verschiedenen Gesetzen.
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Journalarchivierung E-Mails: Die Herausforderung rechtssicher meistern
Tipps zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen und einer damit einhergehenden rechtssicheren Journalarchivierung von E-Mails.
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Unser Team berät Sie gerne bei der Optimierung Ihres E-Mail-Managements. Einfach Formular ausfüllen und Software Demo anfordern.