Digitale Einkaufsprozesse

So profitiert Ihr Unternehmen von digitalen Einkaufsprozessen

Setzen Sie auf digitale und automatisierte Einkaufsprozesse und befreien Sie Ihre Einkaufsabteilung von lästigen Routineaufgaben.

Digitale Einkaufsprozesse und wie Ihr Unternehmen davon profitiert

Herausforderungen im Einkauf 2023

Nichts im Einkauf ist mehr wie früher. Und diejenigen Unternehmen, die in ihrer Fachabteilung bereits auf digitale Workflows umgesattelt haben, finden: Das ist auch gut so. Denn Einkaufsprozesse in Unternehmen sind einem ständigen Wandel unterworfen. Einfuhrbeschränkungen, internationale Gesetzesnovellen, Lieferkettengesetz, politische Krisen – es sind herausfordernde Zeiten für Beschaffende in Unternehmen. Die Digitalisierung indessen hat schnelle und effiziente Workflows geschaffen, mit denen Einkäufer:innen heute bestmöglich auf die unberechenbaren Marktkapriolen reagieren können. Mit den richtigen Technologien und der richtigen Software sind sie in der Lage auch zukünftig erfolgreich zu agieren.

Fragile Verfügbarkeit von Rohstoffen und Waren

Wo die globale Verfügbarkeit von Rohstoffen und Waren fragiler und wichtiger ist denn je, kann ein analog agierender Einkauf kaum noch konkurrenzfähig arbeiten. Dem gegenüber stehen neue Technologien, die den Einkauf in den vergangenen Jahren revolutioniert haben. Automatisierungen sparen Zeit und bieten Freiraum für mehr strategisches und wertschöpfendes Handeln. Die Digitalisierung ermöglicht nicht nur effizientere, automatisierte Prozesse, sondern auch eine bessere Datenanalyse und damit fundiertere Entscheidungen in der Einkaufsorganisation auf der Basis von extrahierten Einkaufskennzahlen.

Einkauf 4.0 ist die Gegenwart und die Zukunft

Spätestens seit den 2010er Jahren haben wurden automatisierte Prozesse abgebildet, die auch unter dem Begriff Einkauf 4.0 bekannt geworden sind. Sie sind geprägt von autonomen digitalen Bestellweisen, die auf der Auswertung von Big Data basieren. Virtuelle Marktplätze haben den Warenhandel umgekrempelt. Die Lieferanten-Integration via Cloud-Technologie bedeutet einen Quantensprung, weil Unternehmen ihre Lieferanten und Partner nahtlos in ihre Geschäftsprozesse aufnehmen können. Und das sind nur einige wegweisende Beispiele für Workflows in modernen, digitalisierten Einkaufsabteilungen in Unternehmen.

Einkaufsprozesse kontinuierlich überdenken und anpassen

Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen ihre Einkaufsprozesse immer wieder überdenken und an neue Anforderungen anpassen. Wer seinen Einkauf nicht digitalisiert, droht längst den Anschluss zu verpassen.

• 15 % Mehrkosten entstehen durchschnittlich in Unternehmen aufgrund von aus Maverick Buying.
• 75 € sind die durchschnittlichen Prozesskosten pro Bestellvorgang.
• 87 % der Einkaufsleitenden sind der Meinung, dass die Digitalisierung den Einkauf verbessern wird.

Definition: Was ist der Einkauf in Unternehmen?

Der Begriff Einkauf bezieht sich in Unternehmen auf den Prozess des Erwerbs von Waren und Dienstleistungen, um damit eigene operative Tätigkeiten zu unterstützen. Der Einkauf umfasst neben der Identifizierung von Bedarfen auch die Auswahl geeigneter Lieferanten und Preisverhandlungen. Hinzu kommen das Aushandeln von Vertragsbedingungen sowie die Abwicklung von Bestellungen und Zahlungen. Ziel des Einkaufs ist es, die Bedürfnisse des Unternehmens in Bezug auf Qualität, Kosten und Lieferzeit zu erfüllen. Gleichzeitig soll er sicherstellen, dass die beschafften Waren und Dienstleistungen den Anforderungen entsprechen und den Wert für das eigene Unternehmen maximieren.

---

Welche Gesetze beschäftigen den Einkauf in Unternehmen?

Einkäufer:innen in Unternehmen müssen viele Gesetze und Regulierungen berücksichtigen. Ob strategischer oder operativer Einkauf: Auf nationaler und internationaler Ebene gilt es politische, finanzielle, ökologische, soziale und sicherheitstechnische Richtlinien zu befolgen, deren Missachtung mitunter drastisch sanktioniert wird. Deshalb ist es von besonderer Bedeutung, dass der Beschaffungsprozess gesetzeskonform abläuft und die Einkaufsabteilung stets im Bilde ist, was die neuesten gesetzlichen Entwicklungen in den Fachgebieten des Einkaufs und der Logistik betrifft. Die wichtigsten geltenden Gesetze und Regelungen, in denen es zu Veränderungen kommen kann, sind unter anderem:

Handelspolitik und Handelsabkommen

Veränderungen in der Handelspolitik oder in internationalen Handelsabkommen können sich auf den Einkauf von Rohstoffen, Produkten und Dienstleistungen aus anderen Ländern auswirken. Für den Einkauf ist es wichtig, immer auch eine Option B in der Hand zu haben, falls Option A ausfällt.

Beschaffungsgesetzgebung

Gesetze und Verordnungen im Zusammenhang mit der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, z.B. im Hinblick auf Ausschreibungen, Lieferantenqualifikation oder Nachhaltigkeitsanforderungen, können sich auf den Einkaufsprozess auswirken. Dazu gehört etwa das am 1. Januar 2023 in Kraft getretene Lieferkettengesetz, das deutsche Unternehmen ab einer bestimmten Größe verpflichtet, entlang ihrer Lieferketten auf die Einhaltung von Menschenrechten und Umweltschutz zu achten.

Zoll- und Einfuhrbestimmungen

Änderungen in den Zoll- und Einfuhrbestimmungen, zum Beispiel Handelsembargos, können sich auf die Beschaffung von Waren aus dem Ausland auswirken. Daher empfiehlt es sich immer, eine Alternative für die Beschaffung essenzieller Rohstoffe und Waren im Köcher zu haben, um einen Totalausfall zu vermeiden und die Existenz des Unternehmens zu sichern.

Nachhaltigkeit und Umweltschutz

Für immer mehr Unternehmen spielt ein nachhaltiger Einkauf eine große Rolle. Sie setzen sich beispielsweise zum Ziel, ihre CO₂-Emissionen und ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. Zu den freiwilligen Nachhaltigkeitszielen gibt es aber auch gesetzlich festgelegte Ziele, etwa die Klimaziele, die jedes einzelne Land erreichen muss. Ein weiteres Beispiel: Die EU-Verordnung zur Offenlegung von Nachhaltigkeitsinformationen. Sie verpflichtet bestimmte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern, Informationen über ihre Umwelt-, Sozial- und Governance-Aspekte offenzulegen. Dazu zählen beispielsweise Informationen zu Treibhausgasemissionen, Umweltverschmutzung, Arbeitsbedingungen und Menschenrechten.

Arbeits- und Sozialrecht

Einkaufsabteilungen müssen sicherstellen, dass ihre Lieferanten und Dienstleister die geltenden Arbeits- und Sozialgesetze einhalten, um das Risiko von Menschenrechtsverletzungen und anderen Verstößen gegen soziale Verantwortlichkeiten zu minimieren.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Im Zusammenhang mit der Beschaffung von IT-Produkten und -Dienstleistungen müssen Einkaufsabteilungen sicherstellen, dass die Datenschutz- und IT-Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden, um das Risiko von Datenschutzverletzungen und Cyberangriffen zu verringern.

---

Was sind die Aufgaben des Einkaufs in Unternehmen?

Der Einkauf stellt einen bedeutenden Bereich dar, der für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen in Unternehmen zuständig ist. Allerdings ist die Beschaffung kein rein operativer Einkaufsprozess, sondern trägt auch maßgeblich zur Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs von Geschäftsprozessen bei. Einkäufer:innen in Unternehmen sind also auch für eine entsprechende Einkaufsstrategie und das Einkaufscontrolling zuständig, um die Supply Chain langfristig zu sichern und eine vorausschauende Vorratswirtschaft zu betreiben. Diese Übersicht zeigt, was unter anderem in den umfassenden Tätigkeitsbereich der Einkaufsabteilung fällt:

• Rechtzeitige Beschaffung: Versorgung der Produktion mit Rohstoffen und Waren, Beauftragung von Dienstleistungen (samt Terminübersicht bei der Anlieferung von Lagermaterialien)
• Überwachung der Lieferzeiten aus den Rückmeldungen (Auftragsbestätigungen)
• Verhandlung der Preise mit Lieferanten
• Rahmenvereinbarungen treffen
• Angebote einholen, Kosten errechnen, Finanzen im Auge behalten
• Bestellung und Koordination für den Transport der Waren
• Rechnungen prüfen
• Stammdaten pflegen
• Überwachen der Lagerbestände
• Reklamationsmanagement

---

Unterschiede: Strategischer vs. operativer Einkauf

Es gibt zwei unterschiedliche Typen von Einkaufsprozessen: „strategischer“ und „operativer“ Einkauf. Beide unterscheiden sich in ihren Zielen, ihrem Fokus und ihren Verantwortlichkeiten. Dennoch handelt es sich um zwei miteinander verbundene Bereiche, die zusammenarbeiten müssen, um das Einkaufsziel eines Unternehmens zu erreichen.

Die bedeutendsten Unterschiede hierbei sind:

Ziele: Ein strategischer Einkauf zielt darauf ab, die Einkaufsaktivitäten zu optimieren und strategische Entscheidungen zu treffen, um langfristige Einsparungen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Ein operativer Einkaufsprozess will kurzfristige Bedürfnisse erfüllen und sicherstellen, dass Materialien und Dienstleistungen rechtzeitig und innerhalb des Budgets beschafft werden.

Fokus: Ein strategischer Einkauf konzentriert sich auf die Analyse von Markttrends, die Entwicklung von Beschaffungsstrategien, die Identifizierung von Lieferanten, die Verhandlung von Verträgen und die Risikobewertung von Lieferketten. Ein operativer Einkaufsprozess legt sein Augenmerk hauptsächlich auf die tägliche Bestellabwicklung, die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und die Lösung von Lieferproblemen.

Verantwortlichkeiten: Der strategische Einkauf ist für die Planung und Umsetzung von Beschaffungsstrategien und die Identifizierung von Lieferanten verantwortlich. Der operative Einkauf ist für die Bestellabwicklung, die Verwaltung von Bestellungen und die Überwachung von Lieferungen verantwortlich.

Strategischer Einkauf	Operativer Einkauf
Bedarfsanalyse	Angebotsanfrage und -vergleich
Lieferantenbewertung und -auswahl	Eskalationsmanagement bei Lieferproblemen
Verhandlung von Vertragsbedingungen	Bestellungserstellung und Auftragsbestätigung
Identifikation von Risiken in der Lieferkette	Durchführung von Ausschreibungen
Vertragsmanagement	Terminüberwachung, Lieferstatusverfolgung
Lieferantenentwicklung	Wareneingangsprüfung
Kostenmanagement	Rechnungsprüfung und -bearbeitung
Nachhaltigkeitsmanagement	Retourenmanagement
Controlling und Reporting	Stammdatenpflege
Innovationsmanagement	Bestandsmanagement und -optimierung

---

Welche Einkaufsprozesse gibt es?

Es gibt eine Vielzahl an Einkaufsprozessen, die in der Dienstleistungs- und Materialwirtschaft von Unternehmen Anwendung finden. Je nach den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen können diese aber unterschiedlich sein. Einige der gängigsten Einkaufsprozesse sind:

1. Bedarfsermittlung und Bedarfsplanung: Identifikation von Bedarfen und Bedarfsanforderungen von verschiedenen Abteilungen des Unternehmens.
2. Lieferantenbewertung und -auswahl: Bewertung und Auswahl von Lieferanten auf Basis von Kriterien wie Qualität, Preis, Lieferzeit und Zuverlässigkeit.
3. Angebotsanfrage und -bewertung: Einholen von Informationen über ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung, einschließlich Vergleich und Bewertung.
4. Preisverhandlungen und Vertragsgestaltung: Bestreben, die besten Konditionen für das eigene Unternehmen bei Lieferanten herauszuholen.
5. Bestellungserstellung: Erstellung von Bestellungen für benötigte Waren oder Dienstleistungen unter Berücksichtigung von Lieferantenvereinbarungen, Budgets und Lieferzeiten.
6. Bestellungsüberwachung: Überwachung des Bestellprozesses, um sicherzustellen, dass die Lieferungen pünktlich und in der erwarteten Qualität ankommen.
7. Reklamationsmanagement und Retourenabwicklung: Annahme und Prüfung der Reklamationen wie auch Regulierung der weiteren Verfahrensweise.
8. Rechnungsprüfung und -verarbeitung: Überprüfung und Genehmigung von Eingangsrechnungen, um sicherzustellen, dass die berechneten Preise und Mengen korrekt sind und mit den Bestellungen übereinstimmen.
9. Lagerverwaltung: Verwaltung von Beständen und Aufstockung derselben durch Bestellungen
10. Kostenanalyse und -optimierung: Prüfung von Marktpreisen, Nachverhandlung der Konditionen bei Lieferanten
11. Strategische Planung und Entwicklung des Einkaufs: Identifizierung von Bedarf und Beschaffungsoptionen, um eine langfristige, kosteneffektive und qualitativ hochwertige Versorgung mit Materialien und Dienstleistungen sicherzustellen.

Worin bestehen die größten Probleme beim Einkauf?

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen spielt eine entscheidende Rolle in der Wertschöpfungskette von Unternehmen. Jedoch gibt es auch verschiedene Herausforderungen und Probleme, die beim Einkauf auftreten können und die sich auf die Effizienz und Rentabilität des Unternehmens auswirken.

Erfolgreiches Einkaufsmanagement: Probleme erkennen und beheben

Diese Probleme reichen von der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen bis hin zur Verhandlung von Verträgen und der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Es ist daher wichtig, diese Probleme zu identifizieren und zu beheben, damit das Einkaufsmanagement erfolgreich ist. Die Haupt-Problemquellen liegen in diesen Bereichen:

• Manuelle Datenerfassung und -verarbeitung: Der Einkauf von Waren und Dienstleistungen erfordert eine umfangreiche Dokumentation und Verarbeitung von Daten, wie z.B. Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferantenrechnungen. Wenn dieser Prozess manuell durchgeführt wird, ist er zeitaufwändig und fehleranfällig. Zu diesen Tätigkeiten gehört der manuelle Abgleich der Lieferfristen in der Auftragsbestätigung – und, wenn nicht automatisch gegeben: die manuelle Umwandlung einer SAP-Bestellanforderung (BANF) in eine Bestellung. Zudem die Stammdatenpflege, das Erfassen und Abgleichen von Auftragsbestätigungen sowie die Erstellung von Bestellungen.
• Unstrukturierte Archivierung von Dokumenten: Ein häufiges Problem in Unternehmen, die nicht digitalisiert sind, sind komplizierte Strukturen in Fileordnern, die nach verschiedenen Merkmalen aufgebaut sind. Ein anderes Extrem ist die papierbasierte Aufbewahrung von Dokumenten in physischen Ordnern. Zu archivierende Dokumententypen sind z.B. Anfragen, Angebote, Bestellungen, Bestelländerungen, Mahnungen zur Bestellung, Auftragsbestätigungen, Lieferpläne, Lieferplanabrufe, Lieferscheine, Verträge, Rahmenverträge, Eingangsrechnungen, Schriftverkehre und Lieferantenreklamationen.
• Mangelnde Transparenz: Ein manueller Beschaffungsprozess kann es erschweren, den Überblick über die aktuellen Bestellungen, Lieferungen und Zahlungen zu behalten. Dies führt oft zu Verzögerungen und Ineffizienzen im Beschaffungsprozess.
• Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit: Wenn der Einkauf nicht digitalisiert ist, kann es schwierig sein, Informationen und Dokumente mit anderen Abteilungen zu teilen, die an der Beschaffung beteiligt sind. Dies kann zu Verzögerungen und Fehlkommunikation führen.
• Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Lieferanten: Die Verwaltung von Lieferanten erfordert eine effektive Kommunikation, Bewertung und Überwachung. Wenn der Einkauf nicht digitalisiert ist, kann es schwierig sein, Informationen und Bewertungen von Lieferanten zu sammeln und zu verwalten.
• Fehlende Automatisierung: Durch die Digitalisierung des Einkaufsprozesses können viele Aufgaben automatisiert werden, wie z.B. Bestellprozesse, Zahlungen und Lieferungen. Wenn dieser Prozess manuell durchgeführt wird, sind diese Aufgaben zeitaufwändig und fehleranfällig.
• Mangelnde Analysefähigkeit: Ohne eine digitale Einkaufslösung können Unternehmen Schwierigkeiten haben, Daten zu sammeln und zu analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Eine digitale Einkaufslösung kann dabei helfen, Daten zu sammeln und zu analysieren, um den Einkaufsprozess zu verbessern und die Effizienz zu steigern.
• Nicht rechtzeitige Lieferung: Nicht rechtzeitige Lieferungen von Waren sorgen für Unterbrechungen in der Produktion und wirken sich auf sämtliche nachgelagerten Arbeitsschritte aus. Ebenfalls bringen Verzögerungen eine termingetreue Fertigstellung in Gefahr, was wiederum eine Kündigung der Zusammenarbeit zur Folge haben kann.
• Fehlende Informationen oder Belege: Wenn Unterlagen nicht da sind, wo sie hingehören, ist das unvorteilhaft für die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen – und damit für die Revisionssicherheit. Außerdem verursachen derartige Verluste Intransparenz.
• Alte Strukturen: Wo eingefahrene Prozesse vorherrschen und sich nichts weiterentwickelt, grassiert zumeist auch eine fehlende Akzeptanz der Digitalisierung gegenüber. Auf lange Sicht wird ein Unternehmen, das an analogen Workflows festhält, mit großer Wahrscheinlichkeit vom Markt verschwinden.
• Umständliche Genehmigungsverfahren: Umständliche Genehmigungsverfahren in Unternehmen können zu Verzögerungen bei der Umsetzung von Projekten und Innovationen führen und somit die Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen.
• Fehlende Signaturen: In analogen Prozessen werden Dokumente oft nicht unterschrieben. Das liegt daran, dass es zu umständlich ist. Die Kehrseite aber ist: ohne Unterschrift keine Beweiskraft. Elektronische Signaturen sind überall nutzbar und als qualifizierte elektronische Signatur (QES) vor Gericht genauso beweiskräftig.
• Fehlende Collaboration-Software: Wo Dokumente noch per Fax, per Post auf Papier, per Mail oder per Hauspost verschickt werden müssen, damit man sie mit anderen teilen kann, geht viel Zeit und Geld verloren. Eine zentrale digitale Ablage in einem Dokumentenmanagement-System (DMS), auf die jeder von seinem Arbeitsplatz aus zugreifen kann, schafft da Abhilfe.
• Lieferrisiken: Eine Gefahr, mit der jedes Unternehmen konfrontiert wird, sind Lieferrisiken. Das bedeutet, dass aufgrund von Insolvenzen Bestellungen nicht ankommen, Qualitätsprobleme eine Nutzung unmöglich machen, politische Entscheidungen zu Handelsbeschränkungen führen oder Preisschwankungen einen Kauf unrentabel werden lassen.

Warum digitale Prozesse im Einkauf wichtig sind

Digitale Prozesse in Unternehmen wirken sich auf vielfache Weise positiv auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens aus. Ein gewichtiger Punkt dabei ist die enorme Effizienzsteigerung, die durch den Einsatz digitaler Technologien entsteht. So können Unternehmen viele manuelle Prozesse automatisieren, was zu einer effizienteren Abwicklung von Einkaufsvorgängen führt. Hierzu gehören beispielsweise die elektronische Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die automatische Bestellabwicklung und die elektronische Rechnungsverarbeitung.

Günstigere Beschaffungsprozesse im Unternehmen

Mit der Effizienz steigen auch die Kosteneinsparungen. Die Automatisierung im Einkauf, zum Beispiel durch den Einsatz von E-Procurement-Systemen, ermöglicht schnellere Preisvergleiche, was zu günstigeren Einkaufspreisen führt. Auch die Reduktion von Papier- und Druckkosten durch die digitale Verarbeitung von Dokumenten kann zu Einsparungen beitragen.

Bessere Datenqualität zur Optimierung der Beschaffung

Ein dritter zentraler Punkt besteht in der Verbesserung der Datenqualität. Digitale Prozesse ermöglichen eine bessere Datenerfassung und -verarbeitung. Durch die Verwendung von digitalen Tools und Systemen können Daten schneller und präziser erfasst und verarbeitet werden, was die Datengenauigkeit erhöht.

Maverick Buying: aggregierter Einkauf

Auf dieser Datenbasis ist auch das sogenannte Maverick Buying möglich. Dabei handelt es sich um eine Strategie, bei der ein Käufer den Kauf von Waren oder Dienstleistungen von mehreren Lieferanten kombiniert, um bessere Preise oder Konditionen zu erzielen. Diese Art des Einkaufs kann auch als aggregierter Einkauf oder gemeinsamer Einkauf bezeichnet werden.

Die wichtigsten digitalen Prozesse im Einkauf 4.0

Der Begriff Einkauf 4.0 bezieht sich auf die Nutzung innovativer Technologien zur Automatisierung und Optimierung des Einkaufsprozesses. Diese bildet die Basis für Ihr neues, digitales Business Process Management im Bereich des Einkaufs. Die wichtigsten Prozesse im Einkauf 4.0 sind die Automatisierung von Bestellungen, die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen und die Implementierung von intelligenten Systemen zur Entscheidungsfindung. Zusammen sollen diese Prozesse dazu beitragen, den Einkauf effizienter und transparenter zu gestalten. Einige zentrale Funktionen finden Sie in dieser Liste:

E-Procurement

Hierbei handelt es sich um den digitalen Beschaffungsprozess, bei dem Unternehmen ihre Lieferanten online auswählen, Bestellungen aufgeben und Rechnungen bezahlen können. E-Procurement-Systeme können automatisch Bestellungen erstellen, Genehmigungen einholen und die Lieferung verfolgen.

E-Sourcing

E-Sourcing-Tools helfen Unternehmen, den Beschaffungsprozess effizienter zu gestalten, indem sie die Identifizierung von Lieferanten, das Vergleichen von Angeboten und die Auswahl des besten Angebots automatisieren.

Supplier Relationship Management (SRM)

SRM-Systeme helfen Unternehmen, ihre Lieferantenbeziehungen effektiv zu verwalten und zu optimieren. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Lieferantenleistung zu bewerten und ihre Lieferanten zu steuern.

E-Invoicing

E-Invoicing (Electronic Invoicing) umfasst den elektronischen Austausch und automatisierten Verarbeitungsprozess von E-Invoices (elektronischen Rechnungen). Ist ein Unternehmen in der Lage, seine Rechnungen automatisiert zu versenden, empfangen und zu verarbeiten, sprechen wir vom E-Invoicing.

E-Auctions

E-Auktionen ermöglichen es Unternehmen, einen Wettbewerb zwischen Lieferanten zu schaffen und den besten Preis für ein Produkt oder eine Dienstleistung zu erzielen.

Analytics und Reporting

Mit Analytik und Berichterstattung können Unternehmen Daten sammeln und analysieren, um bessere Entscheidungen im Beschaffungsprozess zu treffen. Mit Datenanalysen können sie beispielsweise Trends erkennen und potenzielle Einsparungen identifizieren.

Contract Management

Eine Vertragsmanagement-Software hilft Unternehmen dabei, Ihren Vertragsmanagement-Prozess zu optimieren. Dazu gehört, dass Sie Ihre Verträge mit Lieferanten effizienter verwalten und dabei sicherstellen können, dass die vereinbarten Bedingungen eingehalten werden.

Vorteile digitaler Einkaufsprozesse für die Buchhaltung

Die Prozessdigitalisierung im Einkauf bietet zahlreiche Vorteile, nicht nur für den Einkauf selbst, sondern auch für die Buchhaltung. Dazu gehören die Vereinfachung des Zahlungsverkehrs und der Rechnungsbearbeitung durch die automatische Übertragung von Rechnungsdaten in die Buchhaltungssoftware. Ebenso können Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden, was zu einem effizienteren Cashflow-Management führt. Digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) helfen in diesem Zusammenhang dabei, Rechnungen und Belege elektronisch zu archivieren. Das reduziert den Papierverbrauch, die Druck- und die Lagerungskosten.

So digitalisieren Sie Ihren Einkauf in 9 Schritten

Die Zahl der Unternehmen, die die Vorteile der Digitalisierung des Einkaufsprozesses für sich erkennen, steigt kontinuierlich an. Sie setzen auf innovative Technologien, um Kosten zu sparen, die Effizienz zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Eine erfolgreiche Digitalisierung des Einkaufs erfordert eine umfassende Strategie und eine sorgfältige Planung. In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen neun Schritte vor, die Unternehmen dabei helfen können, den Einkauf zu digitalisieren und so einen großen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Von der Identifizierung der Geschäftsprozesse über die Integration von Softwarelösungen bis hin zur Überwachung von Kennzahlen.

1. Analyse der aktuellen Einkaufsprozesse: Überprüfen Sie die bestehenden manuellen Prozesse und identifizieren Sie Bereiche, die digitalisiert werden können.
2. Festlegung von Zielen: Definieren Sie klare Ziele für die Digitalisierung des Einkaufs, z.B. Kostenreduzierung, Automatisierung von Abläufen oder Verbesserung der Datenqualität.
3. Auswahl der passenden Software: Suchen Sie nach einer passenden Einkaufssoftware, die Ihre Anforderungen erfüllt und sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt.
4. Schulung der Mitarbeiter:innen: Bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen Schulungen an, um sie auf die neue Software und den veränderten Arbeitsprozess vorzubereiten.
5. Integration von Lieferanten: Laden Sie Ihre Lieferanten ein, sich am digitalen Einkaufsprozess zu beteiligen, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu gewährleisten.
6. Einführung von E-Procurement-Tools: Nutzen Sie E-Procurement-Tools, um den Bestellprozess zu automatisieren und die Bestellung von Produkten und Dienstleistungen zu erleichtern.
7. Einsatz von E-Invoicing: Implementieren Sie E-Invoicing, um Rechnungen elektronisch zu empfangen und zu bearbeiten.
8. Datenaustausch mit ERP-Systemen: Integrieren Sie die Einkaufssoftware mit Ihrem ERP-System, um Daten automatisch zu synchronisieren und manuelle Arbeit zu minimieren.
9. Stetige Verbesserung: Überwachen Sie kontinuierlich den Einkaufsprozess und suchen Sie nach Möglichkeiten zur Verbesserung. Analysieren Sie Daten und nutzen Sie diese, um Prozesse weiter zu optimieren.

d.velop Produkte für den Einkauf im Überblick

Die Digitalisierung des Einkaufs ist ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen. Die d.velop platform bietet Ihnen verschiedene Produkte an, damit Sie schnell und unkompliziert digitale Geschäftsprozesse einführen können, die speziell auf die Bedürfnisse von Einkaufsabteilungen zugeschnitten sind.

1. d.velop documents | Dokumentenmanagement-System (DMS)

Mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents als digitales Dokumentenarchiv können Sie Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung Ihres Einkaufs machen. Archivieren Sie all Ihre Unterlagen wie Lieferscheine, Angebote, Lieferverträge oder Belege an zentraler Stelle. So geht nie wieder ein Dokument verloren. Und mehr noch: Sie sind stets für jeden an jedem Ort verfügbar.

2. d.velop sign | Digitale Unterschrift

Die digitale Unterschrift vereinfacht das digitale Signieren von Dokumenten innerhalb von Unternehmen, aber auch zwischen internationalen Vertragspartnern, deutlich. Vorbei sind die Zeiten der Medienbrüche, in denen Verträge ausgedruckt, unterschrieben, digitalisiert und per Mail an alle Vertragspartner weitergeschickt wurden. Mit d.velop sign geht das Signieren in Sekundenschnelle von der Hand. Rechtssicher und kostengünstig.

3. d.velop invoices | Digitale Rechnungsverarbeitung

Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop gelingt Ihnen nicht nur das schnelle Einlesen oder Abgleichen der Stammdaten, sondern auch eine schnelle, automatisierte Rechnungsprüfung. d.velop invoices lässt sich nahtlos in andere Systeme (ERP, Fibu & WaWi) integrieren und ermöglicht eine revisionssichere Archivierung.

4. d.velop contracts | Digitales Vertragsmanagement

Mit dem Vertragsmanagement d.velop contracts verlieren Sie nie wieder den Überblick über Ihre Verträge und Kündigungsfristen. Profitieren Sie von absoluter Transparenz und Effizienz, denn mit diesem Programm erstellen und bearbeiten Sie Vertragswerke deutlich schneller. Hinzu kommt, dass Sie nie wieder einen Vertrag verlieren werden – im Gegenteil: Ihre Verträge stehen abteilungsübergreifend digital zur Verfügung.

5. Digitale Postzustellung | d.velop postbox

Mit dem digitalen Postfach gelingt das Zustellen von einkaufsspezifischen Dokumenten ganz einfach, unkompliziert und schnell. d.velop postbox spart nicht nur Zeit und Geld, weil es auf Papier und Porto verzichtet. Es ist auch rechtssicher in der Nutzung, weil es alle Standards des Datenschutzes und der Datensicherheit erfüllt. Und das Beste: Kein lästiges Papier mehr. Mitarbeitende, Partner und Kunden bekommen alles digital.

6. Mitarbeiter-App | d.velop community connect

Mit der Mitarbeiter-App d.velop community connect gelingt Ihnen nicht nur intern eine effizientere und direktere Kommunikation. Auch die Lieferantenkommunikation hieven Sie auf ein neues Level. Fällt es gerade Externen häufig schwer, schnell an relevante Informationen und Neuigkeiten aus Ihrem Unternehmen zu gelangen? Damit ist jetzt Schluss. Die Lieferantenkommunikation findet bei Ihnen ab jetzt in Echtzeit statt.

Nahtlose Integration der d.velop Software in bestehende Systeme

Die Software von d.velop bietet Ihnen Schnittstellen und Integrationen in zahlreiche Drittsysteme an. Durch die Integration der d.velop Software können Unternehmen, die andere Systeme als Oberfläche benutzen, ihre Geschäftsprozesse nahtlos integrieren und automatisieren. So müssen Mitarbeiter nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen hin- und herwechseln und können Informationen viel einfacher teilen. Das erleichtert die Zusammenarbeit, ermöglicht eine bessere Datenauswertung und fördert die Kundenzufriedenheit, weil Anfragen schneller bearbeitet werden. Der Gartner Magic Quadrant Content Services Platforms bescheinigt d.velop eine starke Integrationsexpertise – egal ob ERP, CRM oder weitere führende Anwendungen.

• 

• 

• 

• 

• 

• 

• 

• 

• 

• 

Fazit: Digitaler Einkauf als Chance

Durch die Digitalisierung können Einkaufsprozesse effizienter und transparenter gestaltet werden. Unternehmen sollten die Potenziale erkennen und nutzen, die Ihnen ein digitaler Einkauf bieten kann. Das bedeutet, dass sie Zeit und Kosten sparen können und gleichzeitig eine höhere Qualität und Flexibilität bei ihren Einkäufen erreichen. Darüber hinaus haben Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Durch die Automatisierung von Einkaufsprozessen können sie sich auf Aufgaben konzentrieren, die einen höheren Mehrwert für das Unternehmen bieten. So können Unternehmen ihr Personal effektiver einsetzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Häufige Fragen und Antworten zu digitalen Einkaufsprozessen