Beschaffung ist ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensmanagements. Ein optimierter Beschaffungsprozess kann dazu beitragen, Kosten zu senken, die Liefersicherheit zu erhöhen und die Performance des Unternehmens zu verbessern.
Während der Einkauf früher maximal durch Einsparungen glänzen konnte, kann er jetzt Wachstum und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens mitgestalten.
Dr. Christoph Feldmann
Hauptgeschäftsführer des Bundesverbandes Materialwirtschaft
Einkauf und Logistik e.V. (BME)
Mit diesen Worten beschreibt Dr. Christoph Feldmann die veränderte Rolle und Wahrnehmung des Einkaufs in Unternehmen. Die neuen Möglichkeiten für den Einkauf sind in vielen Bereichen eng mit dem Begriff Einkauf 4.0 verzahnt. Die Digitalisierung hat das klassische Bild vom Einkauf stark verändert.
Bei aller Euphorie rund um neue Technologie gilt es für den strategischen Einkauf gleichzeitig den Blick für das Wesentliche zu wahren. Bereits vor einigen Wochen haben wir erklärt, welche negativen Einflüsse der Maverick Buying Effekt auf den Beschaffungsprozess in Unternehmen haben kann und welche Stolperfallen innerhalb des Procure to Pay-Prozesses lauern. Probleme, die in dieser Form nur entstehen, wenn eigentliche Kernkompetenzen vom Radar der Einkaufsabteilung verschwinden. Die Optimierung von Beschaffungsprozessen gehört zu genau diesen Kernkompetenzen und schafft erst die Grundlage für neue Technologien und Innovationen im Einkauf. Aber wieso ist das so?
Was sind Beschaffungsprozesse?
Definition: Beschaffungsprozesse
Beschaffungsprozesse (auch Procure to Pay-Prozesse) umfassen sämtliche Aktivitäten bezüglich Planung und Einkauf von Gütern. Sie stellen eine bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung des eines Unternehmens mit Waren und Dienstleistungen sicher.
Welche Beschaffungsprozesse gibt es?
Grundsätzlich existieren verschiedene Beschaffungsprozesse, auf die Unternehmen zurückgreifen können, um die Versorgung mit Waren und Dienstleistungen zu gewährleisten. Die Auswahl hängt von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab. Zu den wichtigsten Arten der Beschaffungsprozesse zählen die Einzelbeschaffung, Vorratsbeschaffung und Just-in-Time-Beschaffung.
Wie funktionieren Beschaffungsprozesse?
Beschaffungsprozesse starten grundsätzlich mit der Bedarfsermittlung und verlaufen anschließend über die Budgetierung, Lieferantenauswahl und Bestellung. Abschließend folgen der Wareneingang und die Zahlungsabwicklung. Wie du Beschaffungsprozesse mit SAP und SharePoint Online einfach kombinieren kannst, erfährst du im Blog Beschaffungsprozesse mit SAP und SharePoint Online vereinfachen – So kombinieren Sie die Systeme richtig.
„Der Prozess beginnt mit der Feststellung des tatsächlichen Bedarfs, verläuft über die Budgetierung, Lieferantenauswahl und eigentliche Bestellung bis hin zum Wareneingang und der finalen Zahlungsabwicklung.“
Was ist das Ziel von Beschaffungsprozessen?
Das Ziel von Beschaffungsprozessen zählt zu den ersten Merksätzen, denen Auszubildene und Studierende häufig im Logistik-Management begegnen: Die richtige Ware in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort in der richtigen Qualität beschaffen. Beschaffungsprozesse sind dabei so effizient wie möglich zu gestalten, um hochwertige Waren zu möglichst niedrigen Kosten zu beschaffen. Voraussetzung ist die Optimierung der Beschaffungsprozesse.
Darum solltest du deinen Beschaffungsprozess optimieren
Schon bei einem recht simplen Beschaffungsprozess sind verschiedenste Parteien in einem Unternehmen involviert – vom Angestellten als Bedarfsmelder, über den Vorgesetzen bis hin zur Einkaufsabteilung. Entsprechend groß sind die Auswirkungen, wenn der Prozess an der ein oder anderen Stelle ruckelt. Es gibt viele gute Gründe, den Beschaffungsprozess zu optimieren:
- Erhöhte Transparenz und Kontrolle in allen Bestellprozessen
- Bessere Konditionen und Einkaufspreise
- Gesenkte Prozesskosten
- Sicherung von Skontoerträgen und Vermeidung von Mahngebühren
- Reduzierung von Prozesskosten
- Revisionssicherheit bei der Aufbewahrung von prozessbezogenen Dokumenten
Obwohl die Vorteile scheinbar auf der Hand liegen, scheitern viele Unternehmen bei dem Projekt. Oft fehlt Unternehmen schlicht der richtige Einstieg in das Projekt. Dabei ist der Anfang schnell gemacht.
Optimierung des Einkaufs: den Anfang macht die Bedarfsanalyse
Strategy before Tactics. Always! Bevor du dich ohne klaren Fahrplan an einzelnen Problemen aufreibst, solltest du dir die notwendige Zeit nehmen und dir einen klaren Überblick über deine Beschaffungsprozesse verschaffen.
Ohne die richtigen Fragen ist es schwer, Fehler und Optimierungspotentiale zu identifizieren. Sprich mit Kolleg:innen. Sei selbstkritisch. Hinterfrage Prozesse, die „schon immer so waren“. Vergleiche Wunschvorstellungen mit dem realen Bedarf. Fragen, die du dir stellen solltest, bevor du deinen Beschaffungsprozess optimierst, sind zum Beispiel:
- Werden Waren im Unternehmen von verschiedenen Abteilungen/Mitarbeiter:innen bestellt oder ist ein Zentraleinkauf etabliert?
- Gibt es im Unternehmen einheitliche Beschaffungsrichtlinien?
- Ist ein Freigabeverfahren für Bestellungen im Unternehmen etabliert?
- Gibt es im Unternehmen einen elektronischen Beschaffungsprozess?
- Greifen die Mitarbeiter:innen auf deine bewährten Lieferanten/Lieferantenportale und damit einhergehenden Konditionen zurück?
- Hast du jederzeit die Übersicht über alle im Umlauf befindlichen Rechnungen?
In 4 Schritten zum automatisierten Beschaffungsprozess in SAP
Blogartikelreihe zum Thema Purchase to Pay in SAP
Dem gesamten Purchase to Pay-Prozess haben wir eine eigene Blogartikelreihe gewidmet, um Unternehmen, die SAP verwenden, zu zeigen, wie sich mit unserer Software der gesamte Purchase to Pay-Prozess unterstützen lässt. Von der Erklärung des Maverick Buying, über die Betrachtung der einzelnen Teilprozesse des P2P-Prozesses (SAP Bestellanforderung, SAP Wareneingang, SAP Rechnungsprüfung, SAP Archivierung) bis hin zu exklusiven Einblicken in die Software.
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