Aufbewahrungsfrist Lieferscheine?! 4 Antworten, die man kennen sollte!

Müssen Lieferscheine aufbewahrt werden? Wenn ja, wie lange? Häufig werden Mitarbeiter:innen des Rechnungswesens in Industrieunternehmen mit diesen Fragen konfrontiert. In diesem Artikel werden die wichtigsten Fakten zur Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen geklärt.

1. Welchem Zweck dient ein Lieferschein?

Grundsätzlich besteht für kein Unternehmen eine gesetzliche Vorschrift zur Erstellung von Lieferscheinen. Dennoch nutzt so gut wie jedes Industrieunternehmen den Lieferschein als Warenbegleitdokument. Folgende Funktionen übernimmt dieser im Warenverkehr in der Industrie:

• Nachweis über ordnungsgemäße Warenzustellung
• Informationsgrundlage über Umfang und Art der eingetroffenen Güter
• Kontrollbeleg über Menge, Art und Qualität der gelieferten Güter

2. Wann darf ein Lieferschein vernichtet werden?

Seit dem 01.01.2017 gibt es eine Regel im zweiten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II), die die Aufbewahrungsfrist Lieferscheine vereinfacht. Dadurch hat sich die Abgabenordnung (AO) in Bezug auf die Archivierungsfrist von Lieferscheinen geändert. Demnach dürfen Lieferscheine, sobald die dazugehörige Rechnung beim Empfänger eingetroffen ist, entsorgt werden. Dieser darf jedoch nur vernichtet werden, wenn der Lieferschein keine Belegfunktion hat. Dann greifen die Aufbewahrungsfristen von Lieferscheinen nicht.

Für welche Unternehmen entstehen durch die gesetzlichen Vereinfachungen Vorteile?

Hauptsächlich profitieren Unternehmen, die ihren Gewinn mittels einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, von dieser Erleichterung. In diesem Fall stellt nämlich die Bezahlung einer Eingangsrechnung eine Betriebsausgabe und der Zahlungseingang einer Ausgangsrechnung eine Einnahme dar. Demnach hat der Lieferschein hier keine Belegfunktion, sodass er vernichtet werden kann.

Aufbewahrungsfrist Lieferscheine

Insbesondere bilanzierende Industrieunternehmen sollten Lieferscheine grundlegend aufbewahren.

6 Jahre: Wenn der Lieferschein einen Handels-/Geschäftsbrief darstellt.

Ein Lieferschein erhält beispielsweise den Status eines Handelsbriefs, wenn er einen Schriftwechsel um ein Geschäft dokumentiert (Vorbereitung, Durchführung, Rückabwicklung). Wird der Lieferschein als Warenbegleitschein, Frachtbrief oder Packliste genutzt, stellt er einen Handelsbrief dar.

10 Jahre: Wenn der Lieferschein als Teil eines Rechnungsbelegs gilt oder einen Buchungsbeleg darstellt.

Sobald der Lieferschein einen per Hand notierten oder durch einen Buchungssatz mit einem Kontierungsvermerk versehen wurde, ist der dieser als Buchungsbeleg zu werten und für die Steuer von Bedeutung. Ebenso, wenn in einem Industrieunternehmen in einer telefonischen Absprache Vereinbarungen zu Skonti oder andere buchungsrelevante Detailinformationen auf dem Lieferschein notiert werden. Dieser kann dann beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung als ergänzender Beleg herangezogen werden, wenn die Rechnung in Teilen unvollständig ist. Das Finanzamt muss alle Geldbewegungen und Geschäftsvorfälle eines Industrieunternehmens eindeutig nachvollziehen können. In diesem Fall wird der Lieferschein fester Bestandteil der Rechnung und muss 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

So prüfe ich, ob ein Lieferschein ein buchungsrelevanter Beleg ist

• Sind alle Informationen des Lieferscheins auch auf der Rechnung enthalten? Wenn die Rechnung alle Informationen des Lieferscheins enthält, stellt er keinen Buchungsbeleg dar.
• Wann wurde der Lieferschein erstellt? Wurde der Lieferschein vor dem 01.01.2017 erstellt, muss dieser zwingend aufbewahrt werden.

3. Wie errechnet sich die Aufbewahrungsfrist Lieferscheine?

Die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine beginnt nicht, wie vielleicht viele denken, am Tag der Lieferscheinerstellung, sondern erst am Ende des Kalenderjahres. Das bedeutet, wenn ein Lieferschein im März 2021 erstellt wurde, beginnt die Aufbewahrungsfrist für diesen erst ab dem 01.01.2022.

4. Aufbewahrungsfrist Lieferscheine verkürzen – Lieferscheine digitalisieren, verarbeiten und archivieren

Lieferscheine müssen in Industrieunternehmen nicht zwingend als Papierdokument aufbewahrt werden. Die Verwaltung mit einem Dokumentenmanagement-System gestaltet sich dabei viel einfacher. Papierdokumente können so digitalisiert und in elektronischer Form gespeichert werden. Nachdem der Lieferschein mithilfe einer Scan-Software digitalisiert wurde, wird dieser sauber klassifiziert und die notwendigen Daten des Lieferscheins extrahiert. Im Anschluss kann dieser dann als PDF exportiert und an dem gewünschten Ort abgelegt werden. Ist das Dokumentenmanagement-System an einen darauf aufbauenden Workflow gekoppelt, können Lieferscheine automatisch und revisionssicher in ein digitales Archiv überführt werden. Sind alle Lieferscheine digitalisiert, können Industrieunternehmen lästige Papierunterlagen bereits vor dem Ende der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.

So unterstützt ein DMS den Archivierungsprozess eines Lieferscheins

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