Die effiziente Verwaltung von Dokumenten ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Lieferscheine, die oft als Bindeglied zwischen Lieferanten und Kunden dienen, spielen dabei eine zentrale Rolle. Doch wie lange sollten Unternehmen diese wichtigen Dokumente aufbewahren? Häufig werden Mitarbeiter:innen des Rechnungswesens mit diesen Fragen konfrontiert. In diesem Artikel werden die wichtigsten Fakten rund um die Aufbewahrungsfrist Lieferscheine geklärt.
1. Warum sind Lieferscheine wichtig?
Lieferscheine sind nicht nur einfache Papiere, die den Versand von Waren dokumentieren. Sie sind unverzichtbarer Bestandteil des Logistik- und Buchhaltungsprozesses eines Unternehmens. Eine gesetzliche Vorschrift zur Erstellung von Lieferscheinen besteht jedoch für kein Unternehmen. Dennoch nutzt so gut wie jedes Industrieunternehmen den Lieferschein als Warenbegleitdokument. Folgende Funktionen übernimmt dieser im Warenverkehr in der Industrie:
- Nachweis über ordnungsgemäße Warenzustellung
- Informationsgrundlage über Umfang und Art der eingetroffenen Güter
- Kontrollbeleg über Menge, Art und Qualität der gelieferten Güter
2. Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?
In vielen Ländern gibt es klare gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung von geschäftlichen Dokumenten, darunter auch Lieferscheine. Diese Vorschriften variieren je nach Rechtsprechung und Branche. In Deutschland gibt es seit dem 01.01.2017 eine Regel im Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II), die die Aufbewahrungsfrist Lieferscheine vereinfacht. Dadurch hat sich die Abgabenordnung (AO) in Bezug auf die Archivierungsfrist von Lieferscheinen geändert. Lieferscheine dürfen, sobald die dazugehörige Rechnung beim Empfänger eingetroffen ist, entsorgt werden. Jedoch nur dann, wenn der Lieferschein keine Belegfunktion hat. Dann greift die Aufbewahrungsfrist Lieferscheine nicht.
Für welche Unternehmen entstehen durch die gesetzlichen Vereinfachungen Vorteile?
Hauptsächlich profitieren Unternehmen, die ihren Gewinn mittels einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, von dieser Erleichterung. In diesem Fall stellt nämlich die Bezahlung einer Eingangsrechnung eine Betriebsausgabe und der Zahlungseingang einer Ausgangsrechnung eine Einnahme dar. Demnach hat der Lieferschein hier keine Belegfunktion, sodass er vernichtet werden kann.
Aufbewahrungsfrist Lieferscheine
Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine sind nicht einheitlich, sondern hängen von verschiedenen Faktoren ab. Insbesondere bilanzierende Industrieunternehmen sollten Lieferscheine jedoch grundlegend aufbewahren.
6 Jahre: Wenn der Lieferschein einen Handels-/Geschäftsbrief darstellt.
Lieferscheine gelten als Handels- oder Geschäftsbrief und müssen für sechs Jahre aufbewahrt werden, wenn sie einen Schriftwechsel im Rahmen eines Geschäfts (Vorbereitung, Durchführung, Rückabwicklung) dokumentieren. Wird der Lieferschein zum Beispiel als Warenbegleitschein, Frachtbrief oder Packliste genutzt, stellt er einen Handelsbrief dar.
10 Jahre: Wenn der Lieferschein als Teil eines Rechnungsbelegs gilt oder einen Buchungsbeleg darstellt.
Sobald der Lieferschein einen per Hand notierten oder durch einen Buchungssatz mit einem Kontierungsvermerk versehen wurde, ist der dieser als Buchungsbeleg zu werten und für die Steuer von Bedeutung. Ebenso, wenn in einem Industrieunternehmen in einer telefonischen Absprache Vereinbarungen zu Skonti oder andere buchungsrelevante Detailinformationen auf dem Lieferschein notiert werden. Dieser kann dann beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung als ergänzender Beleg herangezogen werden, wenn die Rechnung in Teilen unvollständig ist. Das Finanzamt muss alle Geldbewegungen und Geschäftsvorfälle eines Industrieunternehmens eindeutig nachvollziehen können. In diesem Fall wird der Lieferschein fester Bestandteil der Rechnung und muss 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
So prüfst du, ob ein Lieferschein ein buchungsrelevanter Beleg ist
- Überprüfe, ob alle relevanten Informationen des Lieferscheins bereits auf der Rechnung vorhanden sind. Wenn die Rechnung alle Informationen des Lieferscheins enthält, stellt er keinen Buchungsbeleg dar.
- Beachte, ob der Lieferschein vor dem 01.01.2017 erstellt wurde, dann muss dieser zwingend aufbewahrt werden.
- Prüfe, ob der Lieferschein Buchungssätze oder Kontierungsvermerke enthält.
- Untersuche, ob der Lieferschein wichtige buchungsrelevante Detailinformationen oder telefonische Absprachen enthält.
- Kläre, ob der Lieferschein als Handelsbrief gilt.
3. Wie errechnet sich die Aufbewahrungsfrist Lieferscheine?
Die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine beginnt nicht, wie vielleicht viele denken, am Tag der Lieferscheinerstellung, sondern erst am Ende des Kalenderjahres. Dies bedeutet, dass ein im März 2023 erstellter Lieferschein die Aufbewahrungsfrist ab dem 01.01.2024 beginnt.
4. Aufbewahrungsfrist Lieferscheine verkürzen – Lieferscheine digitalisieren, verarbeiten und archivieren
Die Aufbewahrung von Lieferscheinen ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern bietet auch praktische Vorteile. In der heutigen digitalen Ära müssen Lieferscheine jedoch nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. In einem gut organisierten Archiv können Unternehmen schneller auf Informationen zugreifen, was die Bearbeitungszeit von Anfragen, Reklamationen oder Buchführungsprüfungen verkürzen kann. Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ermöglicht es dabei Unternehmen, ihre Archivierung zu optimieren. Durch die Digitalisierung können Lieferscheine in elektronischer Form gespeichert und revisionssicher archiviert werden. Dies eröffnet die Möglichkeit, lästige Papierunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten und spart gleichzeitig Zeit und Ressourcen. Die Digitalisierung bietet damit einen zeitgemäßen Weg, die Verwaltung von Lieferscheinen zu optimieren und sich gleichzeitig den Anforderungen der modernen Geschäftswelt anzupassen.
Vorteile der Digitalisierung von Lieferscheinen
- Effiziente Verwaltung durch ein DMS
- Automatisierte Archivierung
- Revisionssichere Speicherung
- Vorzeitige Vernichtung von Papierdokumenten
Zentrale Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems für die Industrie