Prozesse optimieren?! Der Wunsch jeder Führungskraft im Unternehmen. Wenn Geschäftsprozesse optimiert werden, können Mitarbeiter effizienter arbeiten und in derselben Zeit mehr bzw. andere Dinge leisten, so die Idee.
Verträge sind die Basis für geschäftliche Handlungsfähigkeit von Unternehmen. Daher ist es äußerst sinnvoll auch den Vertragsverwaltungsprozess – Vertrag erstellen, Vertrag verhandeln, Vertrag prüfen, Vertrag freigeben, Vertrag archivieren – mithilfe eines zentralen Vertragsmanagements zu verbessern.
Wie der Vertragsmanagement Prozess genau abläuft und wie dieser durch eine digitale Gestaltung verbessert werden kann, klärt dieser Blogartikel.
Vertragsmanagement Definition
Wer mit Verträgen in einem Unternehmen zu tun hat, hat sicherlich bereits Vorstellungen, was ein qualifiziertes Vertragsmanagement alles umfassen sollte. Eine Vertragsmanagement Definition lautet wie folgt:
Vertragsmanagement unterstützt die Phasen der Vorbereitung, Verhandlung, Implementierung und Übersicht von Vertragsbeziehungen zum Markt wie auch vom Markt.
Es hält Vertragsänderungen nach und ermöglicht die Vertragsverwaltung aus finanziellen, terminlichen, personellen oder technischen Gründen.
Ablauf des Vertragsmanagement Prozess
Was umfasst ein Vertragsmanagement Prozess also genau? Ein richtig gutes Vertragsmanagement unterstützt alle Phasen eines Vertragslebenszyklus von der Anbahnung der Vertragsbeziehung über die Implementierung bis hin zur Verwaltung und abschließenden Archivierung.
Vertrag anbahnen
Der Vertragsmanagement Prozess beginnt mit der Anbahnung einer Vertragsbeziehung. Sobald zwei Parteien Gespräche zu Vertragsbeziehung aufnehmen, sollten alle zugehörigen Informationen wie ein Vertragsentwurf und die Ansprechpartner bei einem Kunden oder Lieferanten in einer Akte zusammengeführt werden. Das schafft Transparenz und jeder Mitarbeiter hat ab Beginn der Geschäftsbeziehungen einen Überblick über alle relevanten Informationen.
Vertrag erstellen & Vertrag verhandeln
Entwickelt sich aus der ersten Anbahnung eine Geschäftsbeziehung, ist in einem nächsten Prozessschritt der Vertrag zu erstellen. Ein Vertragsmanagement bietet hier die Möglichkeit auf zentrale Vorlagen zurückzugreifen, wodurch ein Vertragsentwurf deutlicher schneller erstellt werden kann. Bis zur finalen Unterzeichnung werden in der Praxis häufig mehrere Verhandlungsrunden benötigt, in denen der Vertragsentwurf und seine Inhalte verhandelt werden. In einem zentralen Vertragsmanagement können alle Änderungen am Vertragsentwurf mithilfe eines Versionsverlaufs auch später noch nachvollzogen werden.
Vertrag prüfen & Vertrag freigeben
Nach erfolgreicher Vertragserstellung und Vertragsverhandlung kommt es dann zur Vertragsprüfung und zur Vertragsfreigabe. Dies kann ein mehrstufiger Prozess sein, in dem Mitarbeiter und Vorgesetzte aus unterschiedlichen Abteilungen involviert sind. Im digitalen Vertragsmanagement Prozess werden diese Prüfschritte über Workflows abgebildet. Der Vorteil ist, dass in diesen Workflows festgehalten wird, wer der Freigabe zugestimmt oder ggf. einen Kommentar hinzugefügt hat.
Vertrag unterzeichnen
Im Ablauf des Vertragsmanagement Prozesses folgt nun die Vertragsunterzeichnung. Das freigegebene Dokument wird dem Vertragspartner zugesandt. Abschließend wird der signierte Vertrag der entsprechenden Vertragsakte zugeführt. Unterschiedliche Abteilungen haben mithilfe eines zentralen Vertragsmanagements zu jeder Zeit den gleichen Informationsstand über den Vertragsstatus sowie die aktuelle Version.
Vertrag verwalten
Nachdem Verträge geschlossen und in das Vertragsmanagement eingepflegt wurden, ist die Verwaltung dieser Verträge von hoher Relevanz für ein Unternehmen. Essenziell für ein Vertragsmanagement ist das Fristenmanagement. Dieses sorgt dafür, dass keine Fristen mehr verpasst werden. Durch einen frühzeitigen Hinweis können Verträge entweder rechtzeitig gekündigt oder Konditionen nachverhandelt werden. Weiterhin hilft ein Vertragsmanagement, in dem alle Verträge zentral abgelegt sind, einen laufenden Überblick über die Kosten aus vertraglichen Verpflichtungen zu behalten.
Vertrag archivieren
Der letzte Schritt des Vertragsmanagement Prozesses umfasst die Archivierung. In einem qualitativen Vertragsmanagement sorgen hinterlegte Regeln dafür, dass Vertrag und geschäftsrelevante Informationen nach Ablauf von gesetzlichen Fristen abhängig vom Inhalt entweder automatisch gelöscht oder unveränderbar archiviert werden. So müssen sich die verantwortlichen Mitarbeiter keine manuellen Wiedervorlagen einstellen. Auch wird die Gefahr verringert, dass Verträge später nicht mehr auffindbar sind.
Vertragsmanagement vs. Vertragsverwaltung
Der beschriebene Ablauf zeigt, dass der Prozess eines Vertragsmanagements weit über den einer reinen Vertragsverwaltung hinaus geht und bereits bei der Anbahnung einer Vertragsbeziehung ansetzt. Und erst bei der Beendigung dieser Beziehung endet oder mit der Archivierung. Durch die Einführung eines Vertragsmanagements sichern Sie also Transparenz und die vollumfängliche Kontrolle über alle Verträge in Ihrem Unternehmen.
Vertragsmanagement Prozess digitalisiert!
Wie bei vielen Prozessen gilt auch beim Vertragsmanagement Prozess: Mach’s digital! Eine digitale Vertragsverwaltung verbessert den Prozess des Vertragsmanagements und kann darüber hinaus weitere Prozesse und Workflows anstoßen.
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