Digitale Post
Digitale Post mit d.velop postbox
Stellen Sie Ihren Kunden, Mitarbeitenden oder Partnern Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Geschäftsbriefe oder Zeitnachweise ganz einfach digital zu. Die Zustellung erfolgt verschlüsselt und mit einem Zustellnachweis – ganz im Gegensatz zu den gängigen Portalen.
- Mitarbeiter:innen, Partner:innen und Kund:innen binden – Ihre Post-Empfänger:innen werden es Ihnen danken. Sie greifen schnell und bequem per PC, Tablet oder Smartphone auf Ihre Dokumente zu.
- Sparen Sie bares Geld – Zum Beispiel 1,50 € pro digitaler Gehaltsabrechnung. Berechnen Sie gerne Ihren persönlichen Return on Invest mit dem Einsatz von d.velop post.
- 1 Mio. Empfänger:innen können Dokumente in d.velop postbox empfangen
- 2.5 Mio Dokumente wurden im Jahr 2021 mit d.velop postbox zugestellt
- 130 Organisationen stellen Dokumente mit d.velop postbox digital zu
Vorteile der digitale Post
- Effizienzsteigerung dank automatisierter papierloser Prozesse.
- Kosteneinsparung durch den Wegfall der Portokosten, Druck, Kuvertierung und weiteren Arbeitsaufwände.
- Sie erreichen Ihre gesamte Belegschaft: Durch die Nutzung des eigenen Smartphones sind auch Mitarbeiter:innen ohne PC-Arbeitsplatz in der Lage Ihre Dokumente digital zu erhalten.
- Integration in Bestandssysteme: Durch den Einsatz eines virtuellen Druckertreibers ist die Lösung ohne großen Aufwand direkt in Ihre IT-Systeme wie bspw. ERP-, HR- oder SAP-Systeme einzubinden.
- Integrierte rechtsgültige eSignatur: Ihre Empfänger:innen können zu jeder Zeit und von überall Dokumente digital und rechtsgültig unterschreiben und zustellen.
- Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung der digitalen Post und darüber hinaus. (Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung, deutsches Rechenzentrum sowie Sphärentrennung). Erfahren Sie mehr zur Sicherheit.
- Eigenes Corporate Design – Hohe Wiedererkennung durch Möglichkeit des individuellen Brandings der d.velop postbox auf Ihr Corporate Design.
- Hybride Post – Zustellung der Dokumente sowohl digital, als auch per Brief, sofern gewünscht.
- Keine Stammdatenpflege – wir übernehmen die Stammdatenpflege, wie Änderung von Benutzernamen oder E-Mail-Adressen. So entsteht Ihnen kein Aufwand mit der Stammdatenpflege und Verwaltung der Empfängeraccounts.
- Einmalige Registrierung – lebenslange Nutzung: die Nutzung ist für Ihre Empfänger:innen komplett kostenfrei und unbefristet
Webinar Digitale Postzustellung
Webinar: Wie Sie mit der digitalen Postzustellung nachhaltig Kosten senken
Schauen Sie sich jetzt das Webinar an und erfahren Sie in 30 Minuten, warum sich die Einführung einer digitalen Postzustellung für Ihre Organisation lohnt und wie Sie die Software von d.velop dabei unterstützt.
Agenda
- Beispiel: Gehaltsabrechnung digital rechtssicher zustellen
- Rechtlicher Rahmen und EU-DSGVO
- Sicherheit: Gutachten und Zertifikate
- Projektablauf
- Live Zustellung und Kundenreferenz
HR-Prozesse mit der digitalen Post abbilden
Wir erleben eine Arbeitswelt, in der Prozesse zunehmend komplexer werden. Damit wieder mehr Zeit im Arbeitsalltag bleibt, erklärt Ihnen Leonie Munke im Video, wie Sie Ihre Prozesse mit der d.velop postbox optimieren können. Denn so behält Ihre HR-Abteilung den Überblick und wird entlastet.
Anwendungsfälle im Überblick
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Gehaltsabrechnungen versenden
Sie erreichen auch Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz
Stellen Sie Gehaltsunterlagen ganz einfach digital zu. Durch die Nutzung der Apps können auch Mitarbeiter:innen ohne PC-Arbeitsplatz von überall auf die Dokumente zugreifen.
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AU-Belege übermitteln
Besonders gefordert von Berufseinsteiger:inenn
Mit der d.velop postbox können Versicherte schnell und komfortabel mit Ihrer Versicherung kommunizieren und AU-Belege einfach abfotografieren und einsenden. Mitglieder werden von der Cloud-basierten App sofort überzeugt.
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Ihr Corporate Design
Gewinnen Sie das Vertrauen und die Akzeptanz
Stellen Sie Ihren Empfänger:innen einen gebrandeten digitalen Briefkasten zur Verfügung. So können Sie und die digitale Postzustellung noch schneller Akzeptanz und Vertrauen Ihrer Anwender:innen gewinnen.
11.458 Mitarbeitende der DAK-Gesundheit erhalten ihre Gehaltsabrechnungen digital
Wir freuen uns, unseren Mitarbeitern künftig eine nachhaltige und einfache digitale Kommunikation bieten zu können. Das erhöht die Transparenz und das gegenseitige Vertrauen, was in der schnelllebigen digitalen Welt elementar wichtig ist.
Thomas Bodmer
Vorstand
DAK-Gesundheit
So funktioniert die digitale Post
1. Dokumente erzeugen
Sie erzeugen die Dokumente weiterhin wie gewohnt in führenden Systemen. Die Dokumente werden anschließend an d.velop postbox übertragen.
2. Dokumente verarbeiten
Anhand von eindeutigen Erkennungsmerkmalen, wie bspw. Personalnummer, werden die Dokumente verarbeitet und automatisch zugestellt.
3. Dokumente zustellen
Die digitale Zustellung erfolgt sofort (inkl. Nachweis der erfolgreichen Zustellung). Für die Empfänger:innen sind die Dokumente unmittelbar per App oder Web abrufbar. Auf Wunsch übernimmt d.velop den postalischen Versand an „nicht digitale“ Empfänger:innen.
Erfahren Sie, warum Sie Ihre Dokumente digital versenden sollten
Fragen und Antworten zur digitalen Post
Mit der digitale Post der d.velop können Dokumente jeglicher Art verschlüsselt zugestellt, mit Kontakten oder Dritten geteilt sowie abgespeichert werden. Die Softwarelösung d.velop postbox ist für die Zustellung sensibler Dokumente hervorragend geeignet, weil die digitale Zustellung DSGVO-konform und unter höchsten Sicherheitsstandards abläuft. Beispiele sind Arbeitsvertragsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsbescheinigungen.
Es gibt zahlreiche Vorteile der digitalen Post für Ihr Unternehmen. Sie sparen mit der Lösung d.velop postbox beispielsweise Kosten und Zeit durch die digitale Zustellung und entlasten so auch die Mitarbeitenden Ihrer HR-Abteilung langfristig. Durch die digitale und rechtssichere Zustellung können Dokumente in Echtzeit mit Zustellnachweis zugestellt werden. Ein weiterer Vorteil für Ihr Unternehmen: Sie haben keinen zusätzlichen Aufwand durch mühsame Stammdatenpflege, da alle Änderungen von der/dem Nutzer:in vorgenommen werden. Nutzen Sie darüber hinaus das volle Potenzial der d.velop postbox durch die Einbindung der digitalen Unterschrift. So können Sie Vertragsunterlagen nicht nur rechtssicher zustellen, sondern ebenfalls direkt in der d.velop postbox signieren.
Ihre Mitarbeitenden können in der d.velop postbox Dokumente jeglicher Art einfach und sicher aufbewahren. Bei der Zustellung eines neuen Dokuments erhalten Ihre Mitarbeitenden eine automatische Benachrichtigung per E-Mail oder bei der Nutzung der App per Push-Benachrichtigung. Darüber hinaus bietet die d.velop postbox über den beruflichen Kontext hinaus großes Potenzial. Denn diese ist auch privat kostenlos nutzbar und bietet bis zu 2GB Platz für eigene Dokumente. Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die d.velop postbox unbefristet nutzbar, um den Zugriff auf die Dokumente weiterhin zu ermöglichen.
Nehmen wir das Beispiel der digitalen Gehaltsabrechnung. Durch die digitale Zustellung der Gehaltsdokumente fallen Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto sowie Arbeitsaufwände weg. Schauen wir uns nur die Druckkosten an, können bei 500 Mitarbeitenden und durchschnittlich 6.000 gedruckten Seiten pro Jahr insgesamt 5.260€ jährlich eingespart werden. Bezieht man alle Kosten mit ein, so lassen sich durch die Einführung der digitalen Zustellung etwa 50% der Kosten einsparen. Kalkulieren Sie jetzt Ihr persönliches Einsparpotenzial mit unserem ROI-Rechner.
Die d.velop postbox wurde nach höchsten Sicherheitsstandards in Deutschland entwickelt und wird nach deutschem Recht betrieben. Das Rechenzentrum besitzt eine ISO-27001- sowie Trustee-Cloud-Zertifizierung. So ist gewährleistet, dass jedes Dokument verschlüsselt und DSGVO-konform zugestellt und abgespeichert wird – nach aktuellem Industriestandard mit AES-256-bit. Mehr zum Thema Datensicherheit finden Sie hier.
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und d.velop postbox live erleben!
Erfahren Sie in einem Gespräch mit dem d.velop Experten Michael Gehling, wie auch Sie eine digitale Dokumentenzustellung in Ihrem Unternehmen erfolgreich etablieren.
Gerne präsentiert er Ihnen die Software in einer individuellen Live-Demo.
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Mail: app-solutions@d-velop.de