Digitale Zustellung
Unternehmen und Organisationen setzen auf d.velop postbox.
Digitale zustellung mit d.velop postbox
Dokumente digital & sicher versenden
Dokumente wie Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Gehaltsabrechnungen sind schützenswerte Unterlagen, die Sie Ihren Kunden, Partnern oder Mitarbeitenden sicher zustellen müssen. Das geht auch digital! Mit der digitalen Zustellung über d.velop postbox.
Warum? Die Zustellung der Dokumente erfolgt verschlüsselt. Dokumente in der d.velop postbox werden ausschließlich in Deutschland gespeichert: Made in Germany – Safe in Germany. Entdecken Sie die vielfältigen Funktionen eines digitalen Postfachs für die sichere Zustellung Ihrer Geschäftspost.
Sichere Zustellung von Dokumenten
Stellen Sie Geschäftspost in einer definierten Ordnerstruktur per Klick digital und sicher an Ihre Empfänger:innen zu. Für zusätzliche Sicherheit sorgt die 2-Faktor-Authentifizierung.
Massenversand mithilfe von Vorlagen
Erstellen Sie für wiederkehrende Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Beitragsbescheide, usw. Vorlagen die personalisiert an die Empfänger:innen per Massenversand zugestellt werden. Die Personenzuordnung erfolgt anhand vordefinierter Regeln.
Keine Stammdatenpflege notwendig
Die d.velop postbox ist eine Cloud-Lösung und Eigentum der Empfänger:innen. Jede:r pflegt die eigenen Daten (Name, E-Mail, Adresse, etc.) selbstständig im Account. So entsteht für Sie kein zusätzlicher Aufwand in der Verwaltung der Empfänger-Accounts sowie Stammdatenpflege.
digitale Zustellung Webinar
Digitale Zustellung: Alternative zum klassischen Briefversand per Post
Die Zustellung von Briefen über klassische Postdienste verursacht zunehmend höhere Kosten, während digitale Zustellung erhebliche Einsparungen und Effizienzgewinne bietet. In diesem Webinar erfahren Sie, warum sich die Einführung der digitalen Zustellung für Ihre Organisation bzw. Ihr Unternehmen lohnt und wie die Software von d.velop dabei unterstützt.
Starten Sie mit nur einem Klick direkt das Webinar.
Vielfältige Anwendungsfälle der d.velop postbox im Überblick
Gehaltsabrechnungen digital übermitteln
Mit der digitalen Gehaltsabrechnung erreichen Sie Mitarbeitende mit und ohne PC-Arbeitsplatz:
- Gehaltsunterlagen einfach digital zustellen
- Alle Mitarbeitenden können per App von überall auf HR-Dokumente zugreifen
IHK-Beitragsbescheide digital zustellen
IHKs sind im stetigen Dokumentenaustausch mit ihren Mitgliedern. Dieser sollte digital ablaufen:
- Beitragsbescheide sicher und nachhaltig an Mitglieder zustellen
- Zeitgemäße Kommunikation mit Mitgliedern
Versicherungsdokumente digital senden
Versicherungen müssen eine Vielzahl von Dokumenten zustellen, dies geht auch digital und sicher:
- Sichere Zustellung an Versicherte
- Versicherte können schnell und komfortabel Dokumente hochladen und teilen
Mit der Einführung der Digitalpost geben wir Millionen unserer Kunden die Möglichkeit, diese immer und überall empfangen zu können – schnell und zuverlässig. Zusätzlich leisten wir damit einen großen Beitrag für die Umwelt.
Man denkt immer bei der Einführung neuer Software an einen langen Projektzeitraum, aber ich muss sagen, ich war sehr begeistert, wie einfach und schnell die Umsetzung ablief.
Es wurden Tausende von Briefen erzeugt, die gedruckt, kuvertiert und entweder im Haus verteilt, oder per Post an die jeweiligen Heimadressen geschickt werden mussten. Diese Prozesse wollten wir einfach optimieren und verschlanken.
Bei jeder Zustellung erhalten wir einen Zustellungsnachweis. Durch die zugehörige Sendungs-ID haben Sie die Sicherheit, dass das Dokument ordnungsgemäß zugestellt wurde. Zur technischen Umsetzung gibt es eigentlich nicht allzu viel zu sagen. Das verlief absolut problemlos.
Digitale Zustellung im Video erklärt
Vorteile digitale Zustellung
Vorteile der digitalen und sicheren Zustellung von Geschäftspost
Kosten sparen und mehr Zeit fürs Wesentliche schaffen
- Kosteneinsparung durch Wegfall von Papier, Porto, Druck, Kuvertierung & weiterer Arbeitsaufwände.
- Zeitersparnis für Kolleg:innen, die sich wieder auf effizienzsteigernde Projekte konzentrieren können.
- Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung und darüber hinaus (Transport- und Ablageverschlüsselung sowie deutsches Rechenzentrum).
- Nachhaltige Prozesse sowie reduzierter Papier- und Wasserverbrauch.
- Hybride Post – Zustellung der Dokumente digital und, wenn gewünscht, postalisch an „nicht digitale“ Empfänger:innen.
- Einfaches Onboarding sowie problemlose Integration in Bestandssysteme.
- Individualisierungsmöglichkeiten: Web-Branding, Branding der E-Mail-Benachrichtigungen und Whitelabel-App.
- Revisionssichere Zustellung: Das bedeutet, dass ein Dokument, wenn es revisionssicher zugestellt wird, von Endanwender:innen für den angegebenen Zeitraum nicht gelöscht werden kann.
Persönliche Dokumente im digitalen Briefkasten
- Zeitersparnis, da kein Abheften von Papierdokumenten mehr notwendig ist.
- Persönliche Dokumente an einem Ort und immer griffbereit auf dem Smartphone mit der d.velop postbox App.
- Einmalige Registrierung bei lebenslanger, kostenfreier Nutzung des digitalen Briefkastens.
- 2GB Speicherplatz inklusive für weitere persönliche Dokumente.
- Briefkommunikation digitalisieren und Dokumente von verschiedenen Versendern wie Banken, Versicherungen, Ämtern und Behörden erhalten.
- Dokumente an Dritte teilen und sich somit bidirektional austauschen.
- Nachhaltige Büroarbeit und damit eine Verringerung des CO2-Fußabdrucks sowie weniger Papiermüll.
Masterclass | 15.10. | 11:00 Uhr
Nahtlos. Sicher. Direkt. – Dokumente empfangen und versenden mit der d.velop postbox
Für alle, die Dokumente nahtlos digital versenden und empfangen wollen – von Funktionen bis hin zu Praxis-Insights. In dieser Masterclass zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der d.velop postbox Dokumente aus dem d.velop documents sicher digital versenden und empfangen.
Erleben Sie die Software live: von der Erstellung eines Postbox-Abos über die Registrierung und Einrichtung von postbox.connect bis hin zum Empfangen von Dokumenten. So gestalten Sie Ihre Kommunikation effizient, transparent und rechtskonform.
Ganzheitliche Digitalisierung im Unternehmen
Profitieren Sie von der d.velop platform
Nutzen Sie weitere hilfreiche Produkte der d.velop platform. Setzen Sie auf ganzheitliche Digitalisierung. So gehören manuelle Abläufe, die Mitarbeitenden wertvolle Zeit kosten, der Vergangenheit an – unternehmensweit.
News & Ressourcen
Digitale Zustellung umfassend erklärt.
Sie möchten mehr über den Einsatz der digitalen Zustellung erfahren? Hier finden Sie News und tiefgehende Informationen.
So erhalten Betriebsrentner:innen Dokumente digital
Entdecken Sie, wie die digitale Zustellung Betriebsrentner:innen wichtige Dokumente digital und zuverlässig übermittelt.
Webinar: Gehaltsdokumente direkt aus Ihrem HR-System versenden
Wie die nahtlose Anbindung Ihres bestehenden HR-Systems an die d.velop Software und der medienbruchfreie Zustellprozess funktioniert, erfahren Sie im Webinar.
Leitfaden: Digitale Zustellung von HR-Dokumenten
In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum es jetzt an der Zeit ist, Prozesse wie die Zustellung von HR-Dokumenten zu digitalisieren und wie dies mit d.velop postbox effizient, schnell und sicher gelingt.
Whitepaper: Das digitale Postfach
Im Whitepaper erfahren Sie mehr über die digitale und sichere Zustellung von Dokumenten in ein digitales Postfach. Ziel ist es, Ihnen kurz und bündig die wesentlichen Informationen für Einsteiger:innen an die Hand zu geben
FAQ zur digitalen zustellung
Fragen und Antworten zur digitalen Zustellung
Mit der digitalen Postzustellung der d.velop können Dokumente jeglicher Art verschlüsselt zugestellt, mit Kontakten oder Dritten geteilt sowie abgespeichert werden. Die Softwarelösung d.velop postbox ist für die Zustellung sensibler Dokumente hervorragend geeignet, weil die digitale Zustellung DSGVO-konform und unter höchsten Sicherheitsstandards abläuft. Beispiele sind Arbeitsvertragsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsbescheinigungen.
Es gibt zahlreiche Vorteile der digitalen Postzustellung für Ihr Unternehmen. Sie sparen mit der Lösung d.velop postbox beispielsweise Kosten und Zeit durch die digitale Zustellung und entlasten so auch die Mitarbeitenden Ihrer HR-Abteilung langfristig. Durch die digitale und sichere Zustellung können Dokumente in Echtzeit zugestellt werden. Ein weiterer Vorteil für Ihr Unternehmen: Sie haben keinen zusätzlichen Aufwand durch mühsame Stammdatenpflege, da alle Änderungen von der/dem Nutzer:in vorgenommen werden. Nutzen Sie darüber hinaus das volle Potenzial der d.velop postbox durch die Einbindung der digitalen Unterschrift. So können Sie Vertragsunterlagen nicht nur sicher zustellen, sondern ebenfalls direkt in der d.velop postbox signieren.
Nehmen wir das Beispiel der digitalen Gehaltsabrechnung. Durch die digitale Zustellung der Gehaltsdokumente fallen Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto sowie Arbeitsaufwände weg. Schauen wir uns nur die Druckkosten an, können bei 500 Mitarbeitenden und durchschnittlich 6.000 gedruckten Seiten pro Jahr insgesamt 5.260€ jährlich eingespart werden. Bezieht man alle Kosten mit ein, so lassen sich durch die Einführung der digitalen Zustellung etwa 50% der Kosten einsparen. Kalkulieren Sie jetzt Ihr persönliches Einsparpotenzial mit unserem ROI-Rechner.
Ihre Mitarbeitenden können in der d.velop postbox Dokumente jeglicher Art einfach und sicher aufbewahren. Bei der Zustellung eines neuen Dokuments erhalten Ihre Mitarbeitenden eine automatische Benachrichtigung per E-Mail oder bei der Nutzung der App per Push-Benachrichtigung. Darüber hinaus bietet die d.velop postbox über den beruflichen Kontext hinaus großes Potenzial. Denn diese ist auch privat kostenlos nutzbar und bietet bis zu 2GB Platz für eigene Dokumente. Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die d.velop postbox unbefristet nutzbar, um den Zugriff auf die Dokumente weiterhin zu ermöglichen.
Die d.velop postbox wurde nach höchsten Sicherheitsstandards in Deutschland entwickelt und wird nach deutschem Recht betrieben. Das Rechenzentrum besitzt eine ISO-27001- sowie Trustee-Cloud-Zertifizierung. So ist gewährleistet, dass jedes Dokument verschlüsselt und DSGVO-konform zugestellt und abgespeichert wird – nach aktuellem Industriestandard mit AES-256-bit. Mehr zum Thema Datensicherheit finden Sie hier.
d.velop postbox Demo
Jetzt Termin buchen und d.velop postbox live erleben!
Erfahren Sie in einem Gespräch mit unseren d.velop Experten:innen, wie auch Sie eine digitale Zustellung in Ihrem Unternehmen erfolgreich etablieren. Gerne präsentieren wir Ihnen die Software in einer individuellen Live-Demo.