Im Blogartikel „Purchase to Pay-Prozess – warum er digital mehr Spaß macht“ hatten wir bereits angekündigt, dass wir den digitalen Beschaffungsprozess in SAP (P2P-Prozess), mit all seinen Teilprozessen, noch genauer unter die Lupe nehmen werden.
Zum Start unserer Blogartikel-Serie greifen wir uns die ersten beiden Prozessschritte, SAP Bestellanforderung (BANF) anlegen und Bestellung auslösen, heraus. Ziel dieses Beitrages ist es, eine Gegenüberstellung zwischen dem „typischen Prozess“ und einem „durchgängig digitalisiertem Prozess“ abzubilden.
Definition BANF
BANF ist die Abkürzung für Bestellanforderung und ist eine unternehmensinterne Forderung an den Einkauf, Material oder Dienstleistungen zu beschaffen. Die Bestellanforderung stellt noch keine Bestellung dar, sie ist lediglich eine Anfrage an die Einkaufsabteilung und startet den Beschaffungsprozess.
Zur Auffrischung vorab der ganzheitliche Beschaffungsprozess in seiner typischen Form im Gesamtüberblick:
SAP BANF in Bestellung umwandeln: von der Bestellanforderung zur Bestellung
Ein Einkäufer wird jeden Tag mit folgenden „nervenaufreibenden“ Fragen konfrontiert:
- Liegt eine BANF für die benötigte Ressource vor?
- Wurde die richtige Ware für den SAP Bestellprozess ausgewählt?
- Wie kann ich sekundenschnell SAP BANFen Anzeigen?
- Welcher Mitarbeiter darf die SAP BANF prüfen?
- Welcher Mitarbeiter darf die SAP BANF freigeben?
- Wer kann die SAP BANF anlegen?
- Kann ich BANFen im SAP System nochmal anpassen?
All diese Fragen werden durch eine Automatisierung des Prozesses überflüssig. Wieso? Zuerst betrachten wir im All diese Fragen werden durch den automatisierten SAP Bestellprozess überflüssig. Wieso? Zuerst betrachten wir im Einzelnen, wie sich der Prozess der SAP Bestellanforderung durch ergänzende Lösungen der d.velop durchgängig digitalisiert und damit vereinfacht.
Bedarfsermittlung und Beschaffungsantrag
Der Input und Auslöser des SAP Bestellprozesses ist, dass eine Bedarfsermittlung stattfindet. Bereits hier liegt ein erheblicher Unterschied bezüglich Koordination und Organisation zwischen herkömmlichem und automatisiertem SAP Bestellprozess vor.
Im „Normallfall“ passiert anschließend Folgendes: Die Mitarbeiter der unterschiedlichen Abteilungen bestellen per Fax, Mail, Telefon oder auf Zuruf bei den Kollegen im Einkauf oder in den Fachabteilungen. Daraufhin startet ein zeitintensiver Prozess. Die Kollegen müssen vorab klären, ob Angebote für diesen Artikel vorliegen, bei welchem Lieferanten sie die Artikel bestellen können und ob der Kollege diesen Artikel überhaupt aufgrund seiner Berechtigungen und Position bestellen darf. Somit entsteht ein hoher Koordinations- und Kommunikationsaufwand in der Abteilung.
Schneller, einfacher und weniger Fehler – der automatisierte Beschaffungsantrag
Beim automatisierten SAP Bestellprozess wird die Bestellanforderung im SAP System oder per WEB GUI ausgelöst. Aufgrund der Anmeldung im SAP System oder mit dem Web GUI werden die unterschiedlichen, vorher definierten Benutzerrollen, aktiviert. Hierdurch erhält der Mitarbeiter z.B. den Zugang zu einem Webkatalog der Lieferanten, wodurch Fehler im Beschaffungsantrag vermieden werden. Darüber hinaus wird beispielsweise die Kostenstelle, aufgrund der Lieferantenauswahl direkt ausgewählt und dem Beschaffungsantrag hinzugefügt. Weiterhin wird durch die systematische Auswahl von Lieferanten der Maverick Buying Effekt reduziert, zentral verhandelte Einkaufskonditionen genutzt und grundsätzlich der richtige Lieferant ausgewählt.
SAP P2P – In 4 Schritten zum automatisierten Beschaffungsprozess
Sachliche Prüfung
Bei der sachlichen Prüfung des Beschaffungsantrages ist im SAP Beschaffungsprozess-Ablauf oftmals unklar, wer dafür zuständig ist, den Beschaffungsantrag auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Es entsteht ein erhöhter Koordinationsaufwand sowie ein gewisses Risiko durch eine falsche, sachliche Prüfung. Dieses gewisse Risiko kann zum Beispiel zur Nichteinhaltung von Bestellanforderungen an kritischen Rohstoffen führen, die dann nachfolgend aufgrund ihrer geringen Qualität oder falschen Menge zu Produktionsausfällen oder zu erhöhten Kapitalbindungskosten führen können.
Automatisierte Weiterleitung zur Prüfung mit SAP BANF
Beim automatisierten SAP Bestellprozess wird durch einen vordefinierten Workflow der Beschaffungsantrag an den sachlichen Prüfer weitergeleitet. Auf diese Weise werden die Unternehmensrichtlinien eingehalten und es werden stets korrekte Artikel bestellt, die anschließend in der richtigen Menge, Qualität, zur rechten Zeit, am richtigen Ort und zu den „richtigen“ Preisen vorhanden sind. Der automatisierte BANF Prozess läuft ohne Störungen und Koordinationsaufwände kostengünstig ab. Die Beschaffungsanträge können auch bequem mobil, ohne SAP-Zugang, geprüft werden.
Freigabeprozess
Der Freigabeprozess nimmt häufig sehr viel Zeit in Anspruch. Oft müssen verschiedenste Kollegen um Freigabe bitten. Bei Investitionsanträgen sind es meist die Kollegen aus dem Controlling oder der Geschäftsführung, bei Rohstoffen die Einkaufsleitung und bei Hilfs- oder Betriebsstoffen ist es der direkte Vorgesetzte. Verzögerungen bei nicht automatisierten Beschaffungsanträgen entstehen oftmals durch die Unklarheit der Zuständigkeit und auch durch die geringe Verfügbarkeit oder hohe Auslastung der Führungskräfte.
Sekundenschnelle Freigabe mit SAP BANF
Vorteil bei einer automatisierten Bestellanforderung ist also definitiv die Zeiteinsparung. Nach einmaliger Definition der zur Freigabe berechtigten Personen im SAP System werden die Beschaffungsanträge je nach Wertgrenze oder auch Art des Investitionsobjekts an die zuständige Person weitergeleitet. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand: SAP BANF eliminiert Unklarheiten, der BANF-Prozess gewinnt an Transparenz und Sie können sekundenschnell Ihre SAP BANF freigeben. Die Belastung in Form von Rückfragen – ob persönlich, telefonisch oder per Mail – nimmt stark ab.
Bestellanforderung vervollständigen
In diesem Prozessschritt kann bei einem nicht automatisierten Prozess der Ursprungsantrag, falls nötig, nicht mehr angepasst werden, denn es liegt kein Beschaffungsantrag im System vor. Meist liegt dieser lediglich als Schriftstück einer Person zur Freigabe vor. Ein Schriftstück macht es unmöglich, fortlaufend aktuelle Informationen verschiedener Personen zu ergänzen. Belege müssen umständlich in den Abteilungen, oftmals ohne den aktuellen Informationsstand zu kennen, erneut ausgedruckt und persönlich überbracht werden.
SAP BANF anzeigen, bearbeiten und modifizieren
Im automatisierten Prozess hingegen besteht die Möglichkeit, die Bestellanforderung während der ganzen Prozesskette zu modifizieren oder wichtige Informationen in Form einer Freitexteingabe hinzuzufügen. Auch hier werden einzelne Schritte ohne großen Koordinationsaufwand ermöglicht.
Bestellung anlegen
Zu guter Letzt muss bei einer nicht-automatisierten SAP Bestellanforderung die Bestellung händisch im System erfasst werden. Das heißt, dass der Einkäufer u.a. den Kreditor, die Kostenstellen, die Artikel, die Kosten je Stück, das Lieferdatum und den Lieferort händisch im System erfassen und die Bestellung auslösen muss. Durch den hohen manuellen Aufwand in Kombination mit den unzähligen Eingabemöglichkeiten entstehen leicht Fehler in der Bearbeitung.
Automatisiert und fehlerfrei: SAP BANF anlegen
Die automatisierte BANF mit SAP reduziert diese Fehlerquellen aufgrund der Verwendung des Ursprungsbeleges der Bestellanforderung auf ein Minimum. Die SAP Bestellanforderung durchläuft die jeweiligen Prozessschritte. So erfolgt eine permanente Prüfung des Beschaffungsantrages, welcher abschließend als Grundlage für den SAP Bestellprozess dient. Der Einkäufer kann durch die Verwendung des Beschaffungsantrages alle Ursprungsdaten übernehmen und per Mausklick die den SAP Bestellprozess auslösen. Die automatische Bestellanforderung in SAP dezimiert so potenzielle Fehlerquellen und erfasst die Bestellung schnell und exakt im System
Die Vorteile einer digitalen SAP Bestellanforderung im Überblick
Was halten wir fest? Welche Vorteile bringt Ihnen der automatisierte Teilprozess Bestellanforderung/Bestellung in SAP?
- Effizientes Arbeiten ohne Medienbrüche
- Automatisches Erfassen von Bestelldaten
- Hohe Prozessautomatisierung durch die direkte Vorerfassung
- Verarbeitung und Zusammenführung von begleitenden Dokumenten
- Umfassende Reporting
- Einbindung der Prozessverantwortlichen ohne SAP Zugang
- Klare Verteilung und Regelung von Zuständigkeiten und Berechtigungen
HOW TO: Auftragsbestätigungen in SAP automatisiert verarbeiten
Im nächsten Blogartikel zum Thema schauen wir uns explizit den Schritt des SAP Wareneingangs an, um im Anschluss die SAP Rechnungsprüfung und SAP Archivierung zu beleuchten. Auch hier lassen sich Prozessschritte stark vereinfachen. Vielleicht möchten Sie sich in der Zwischenzeit erfahren, welche Gründe es für Maverick Buying gibt und wie Ihr Unternehmen wildes Kaufverhalten vermeiden kann.