SAP Bestellanforderung (BANF) – Wie es durchgängig digital funktioniert

Im Blogartikel „Purchase to Pay-Prozess – warum er digital mehr Spaß macht“ hatten wir bereits angekündigt, dass wir den Beschaffungsprozess in SAP (P2P-Prozess), mit all seinen Teilprozessen, noch genauer unter die Lupe nehmen werden.
Zum Start unserer Blogartikel-Serie greifen wir uns die ersten beiden Prozessschritte, SAP Bestellanforderung (BANF) anlegen und Bestellung auslösen, heraus. Ziel dieses Beitrages ist es, eine Gegenüberstellung zwischen dem „typischen Prozess“ und einem „durchgängig digitalisiertem Prozess“ abzubilden.

Zur Auffrischung vorab der ganzheitliche Beschaffungsprozess in seiner typischen Form im Gesamtüberblick:

SAP Beschaffungsprozess im Überblick

Im Fokus: Die SAP Bestellanforderung und die daraus resultierende Bestellung

Ein Einkäufer wird jeden Tag mit folgenden „nervenraubende“ Fragen konfrontiert:

  • Liegt eine BANF für die benötigte Ressource vor?
  • Wurde die richtige Ware für die Bestellung ausgewählt?
  • Welcher Mitarbeiter darf die BANF prüfen?
  • Welcher Mitarbeiter darf die BANFg freigeben?
  • Kann ich die BANF im SAP System nochmal anpassen?

All diese Fragen werden durch eine Automatisierung des Prozesses überflüssig. Wieso? Zuerst betrachten wir im Einzelnen, wie sich der Prozess der SAP Bestellanforderung durch ergänzende Lösungen der d.velop durchgängig digitalisiert und damit vereinfacht.

Der Beschaffungsantrag funktioniert digital einfache rund schneller

Bedarfsermittlung

Der Input und Auslöser des Prozesses ist, dass eine Bedarfsermittlung stattfindet.
Im “Normallfall” passiert anschließend Folgendes: Die Mitarbeiter der unterschiedlichen Abteilungen bestellen per Fax, Mail, Telefon oder auf Zuruf bei den Kollegen im Einkauf oder in den Fachabteilungen. Daraufhin startet ein zeitintensiver Prozess. Die Kollegen müssen vorab klären, ob Angebote für diesen Artikel vorliegen, bei welchem Lieferanten sie die Artikel bestellen können und ob der Kollege diesen Artikel überhaupt aufgrund seiner Berechtigungen und Position bestellen darf. Somit entsteht ein hoher Koordinations- und Kommunikationsaufwand in der Abteilung.

Beim automatisierten Prozess wird die Bestellanforderung im SAP System oder per WEB GUI ausgelöst. Aufgrund der Anmeldung im SAP System oder mit dem Web GUI werden die unterschiedlichen, vorher definierten Benutzerrollen, aktiviert. Hierdurch erhält der Mitarbeiter z.B. den Zugang zu einem Webkatalog der Lieferanten, wodurch Fehler im Beschaffungsantrag vermieden werden. Darüber hinaus wird beispielsweise die Kostenstelle, aufgrund der Lieferantenauswahl direkt ausgewählt und dem Beschaffungsantrag hinzugefügt. Weiterhin wird durch die systematische Auswahl von Lieferanten der Maverick Buying Effekt reduziert, zentral verhandelte Einkaufskonditionen werden genutzt und es wird grundsätzlich der richtige Lieferant ausgewählt.

Sachliche Prüfung

Im nächsten Schritt, der sachlichen Prüfung des Beschaffungsantrages, ist im Prozess oftmals unklar, wer dafür zuständig ist, den Beschaffungsantrag auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Wodurch wiederum ein erhöhter Koordinationsaufwand, sowie ein gewisses Risiko durch eine falsche, sachliche Prüfung entsteht. Dieses gewisse Risiko kann zum Beispiel zur Nichteinhaltung von Anforderungen an kritischen Rohstoffen führen, die dann nachfolgend aufgrund ihrer geringen Qualität oder falschen Menge zu Produktionsausfällen oder zu erhöhten Kapitalbindungskosten führen können.

Beim automatisierten Prozess wird automatisch, durch einen vorher definierten Workflow, der Beschaffungsantrag an den sachlichen Prüfer weitergeleitet. Auf diese Weise werden die Unternehmensrichtlinien eingehalten und es werden stets korrekte Artikel bestellt, die anschließend in der richtigen Menge, Qualität, zur rechten Zeit, am richtigen Ort und zu den „richtigen” Preisen vorhanden sind. Durch die Automatisierung läuft der Prozess ohne Störungen und ohne Koordinationsaufwände kostengünstig ab. Die Beschaffungsanträge können auch bequem mobile ohne SAP Zugang geprüft werden.

Freigabeprozess

Der Freigabeprozess nimmt häufig sehr viel Zeit in Anspruch. Oft müssen verschiedenste Kollegen um Freigabe gebeten werden. Bei Investitionsanträgen sind es meist die Kollegen aus dem Controlling oder der Geschäftsführung, bei Rohstoffen die Einkaufsleitung und bei Hilfs- oder Betriebsstoffen ist es der direkte Vorgesetzte.  Verzögerungen bei nichtautomatisierten Beschaffungsanträgen entstehen oftmals durch die Unklarheit der Zuständigkeit und auch durch die geringe Verfügbarkeit oder hohe Auslastung der Führungskräfte.

Vorteil bei einer automatisierten Bestellanforderung ist also definitiv die Zeiteinsparung. Nach einmaliger Definition der zur Freigabe berechtigten Personen im SAP System werden die Beschaffungsanträge je nach Wertgrenze oder auch Art des Investitionsobjekts an die zuständige Person weitergeleitet. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand: Es werden Unklarheiten vorab eliminiert, der Prozess gewinnt an Transparenz und Freigaben erfolgen wesentlich schneller. Die Belastung in Form von Rückfragen persönlich, telefonisch oder per Mail nimmt stark ab.

Bestellanforderung vervollständigen

In diesem Prozessschritt kann bei einem nicht automatisierten Prozess der Ursprungsantrag, falls nötig, nicht mehr angepasst werden, denn es liegt kein Beschaffungsantrag im System vor. Meist liegt dieser lediglich als Schriftstück einer Person zur Freigabe vor. Ein Schriftstück macht es unmöglich fortlaufend aktuelle Informationen verschiedener Personen zu ergänzen. Belege müssen umständlich in den Abteilungen, oftmals ohne den aktuellen Informationsstand zu kennen, erneut ausgedruckt und persönlich überbracht werden.

Im automatisierten Prozess hingegen besteht die Möglichkeit, die Bestellanforderung während der ganzen Prozesskette zu modifizieren oder wichtige Informationen in Form einer Freitexteingabe hinzuzufügen. Auch hier werden einzelne Schritte ohne großen Koordinationsaufwand ermöglicht.

Bestellung abgeben

Zu guter Letzt muss bei einer nicht-automatisierten SAP Bestellanforderung die Bestellung händisch im System erfasst werden. Das heißt, dass der Einkäufer u.a. den Kreditor, die Kostenstellen, die Artikel, die Kosten je Stück, das Lieferdatum und den Lieferort händisch im System erfassen und die Bestellung auslösen muss. Durch den hohen manuellen Aufwand in Kombination mit den unzähligen Eingabemöglichkeiten entstehen leicht Fehler in der Bearbeitung.

Diese Fehlerquellen werden im automatisierten Prozess aufgrund der Verwendung des Ursprungsbeleges der Bestellanforderung auf ein Minimum reduziert. Die Bestellanforderung durchläuft die jeweiligen Prozessschritte. So erfolgt eine permanente Prüfung des Beschaffungsantrages, welcher abschließend als Grundlage für die Bestellung dient. Der Einkäufer kann durch die Verwendung des Beschaffungsantrages alle Ursprungsdaten übernehmen und per Mausklick die Bestellung auslösen. Entsprechend werden Fehlerquellen dezimiert und die Bestellung wird schnell und richtig im System erfasst.

Was halten wir fest? Welche Vorteile bringt Ihnen der automatisierte Teilprozess Bestellanforderung/Bestellung in SAP?

Die Vorteile einer digitalen SAP Bestellanforderung im Überblick:

  • Effizientes Arbeiten ohne Medienbrüche
  • Automatisches Erfassen von Bestelldaten
  • Hohe Prozessautomatisierung durch die direkte Vorerfassung
  • Verarbeitung und Zusammenführung von begleitenden Dokumenten
  • Umfassende Reporting
  • Einbindung der Prozessverantwortlichen ohne SAP Zugang
  • Klare Verteilung und Regelung von Zuständigkeiten und Berechtigungen

Im nächsten Blogartikel zum Thema schauen wir uns explizit den Schritt des SAP Wareneingangs an, um im Anschluss die SAP Rechnungsprüfung und SAP Archivierung zu beleuchten. Auch hier lassen sich Prozessschritte stark vereinfachen.
Vielleicht möchten Sie sich in der Zwischenzeit erfahren, welche Gründe es für Maverick Buying gibt und wie Ihr Unternehmen wildes Kaufverhalten vermeiden kann.

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