Purchase to Pay-Prozess (P2P) – Warum er digital mehr Spaß macht!

P2P-Prozess – vielleicht ist Ihnen diese Abkürzung bereits begegnet, vielleicht wissen Sie auch schon ganz genau, was sich hinter den drei Buchstaben verbirgt. Für alle Ahnungslosen: P2P steht in diesem Fall nicht etwa für Peer-to-Peer sondern für Purchase to Pay, oder auch Procure to Pay. Es handelt sich also um den Purchase to Pay-Prozess in Unternehmen.

Bedeutung Purchase to Pay-Prozess

Der Purchase to Pay oder auch Procure to Pay-Prozess, auf Deutsch Einkauf bis Bezahlung-Prozess, ist ein Ablauf von Vorgängen, die im Unternehmen von der Beschaffung bis zum Bezahlen einer Rechnung abgewickelt werden. Er startet mit der Bedarfsmeldung, geht weiter über die Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferung und endet bei der Rechnungsbearbeitung.

Inklusive aller Überprüfungen, Freigabeprozesse und Dokumente, die in diesem Zusammenhang anfallen. Im Mittelpunkt all dieser Vorgänge steht die Transaktion der Daten zwischen Kunden und Lieferanten sowie die Prüf- und Freigabeprozesse innerhalb von Unternehmen. Eine Vielzahl von einzelnen Vorgängen und offenen Fragen? In der Tat. So ist es nicht verwunderlich, dass am Gesamtprozess in der Regel viele verschiedene Personen und Abteilungen beteiligt sind. Die folgende Grafik veranschaulicht den Prozess:

Bedeutung Purchase to Pay
Purchase-to-Pay Prozess im Überblick

Dabei wächst die Komplexität des Prozesses mit der Unternehmensgröße an: Denn je größer das Unternehmen, desto mehr involvierte Personen, Abteilungen, Geschäftspartner und dementsprechend weitere Wege.

Sie werden es ahnen: Ein derart komplexer Prozess ist anfällig für Fehler. Stolperfallen bei einem nicht automatisierten Purchase to Pay-Prozess sind daher leider keine Seltenheit. Wird der Prozess vorrangig von Menschenhand abgewickelt ist ein hoher Zeit- und Personalaufwand damit verbunden und der Raum für Fehler groß. Hier eine kleine Auswahl von Ärgernissen im Unternehmen:

  1. Lange Durchlaufzeiten
  2. Medienbrüche zwischen Beschaffungsantrag, Bestellung und Rechnung
  3. Fehlende Transparenz
  4. Mehrarbeit für Mitarbeiter
  5. Verlust von Skonto
  6. Mangelnde Übersicht bei der Liquiditätsplanung

Wie lassen sich diese Stolperfallen vermeiden?

Es gilt den Prozess zu optimieren. Beim Stichwort Prozessoptimierung liegt ein weiterer Begriff nahe: Digitalisierung. Denn ein digitaler, (teil-)automatisierter Purchase to Pay-Prozess lässt sich effizient gestalten und minimiert die potentiellen Fehlerquellen. Während des kompletten Vorgangs behält man mit einer Softwarelösung den Überblick, auch über den jeweiligen Teil-Prozess. Das spart Zeit und Kosten.

Jedoch muss zu Beginn eines klar sein: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“ (Thorsten Dirks, Bitkom-Präsident). Daher lautet die Devise: „So kompliziert wie nötig, so einfach wie möglich“. Unter diesem Gesichtspunkt sollte eine erste Analyse des Prozesses erfolgen. Fragen wie

  • Sind Bestandteile des Prozesses bereits digitalisiert?
  • Welches ERP-System ist im Einsatz?
  • Welcher Mitarbeiter übernimmt welche Freigaben?
  • Wie viele Rechnungen gehen täglich im Unternehmen ein?

müssen gestellt werden.

Blogartikelreihe zum Thema Purchase to Pay in SAP

In den kommenden Wochen werden wir uns dezidiert dem Purchase to Pay-Prozess in einer Blogartikel Reihe widmen. An dieser Stelle weisen wir darauf hin, dass wir diese Blogartikelreihe primär Unternehmen widmen, die SAP verwenden. Warum? Zum einen ist SAP das meist verbreitete ERP-System in Deutschland. Zum anderen können wir beim Einsatz von SAP gezielt mit unserer Software den gesamten Purchase to Pay-Prozess unterstützen. Wie? Erfahren Sie es in den nächsten Wochen in unserer Blogartikelreihe. Inklusive Effizienz-Check, Erklärung von Maverick Buying, Betrachtung der einzelnen Teilprozesse des P2P-Prozesses (SAP Bestellanforderung, SAP Wareneingang, SAP Rechnungsprüfung, SAP Archivierung) und exklusive Einblicke in die Software. Falls Sie keinen Artikel verpassen möchten, abonnieren Sie hier ganz einfach den Blog. Sie bestimmen, wie oft Sie von uns hören.

thorsten hübschen im interview mit d-velop blog