P2P-Prozess – vielleicht bist du dieser Abkürzung bereits begegnet, vielleicht weißt du auch schon ganz genau, was sich hinter den drei Buchstaben verbirgt. Für alle Ahnungslosen: P2P steht in diesem Fall nicht etwa für Peer-to-Peer, sondern für Purchase to Pay, oder auch Procure to Pay. Es handelt sich also um den Purchase to Pay-Prozess (P2P Prozess) in Unternehmen.
Purchase to Pay-Prozess: Definition, Bedeutung und P2P-Prozess im Überblick
Was bedeutet Purchase to Pay (P2P)?
Der Purchase to Pay oder auch Procure to Pay-Prozess, auf Deutsch Einkauf bis Bezahlung-Prozess, ist ein Ablauf von Vorgängen, die im Unternehmen von der Beschaffung bis zum Bezahlen einer Rechnung abgewickelt werden. Er startet mit der Bedarfsmeldung, geht weiter über die Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferung und endet bei der Rechnungsverarbeitung.
Warum Purchase to Pay?
Der P2P Prozess betrifft mit dem Einkauf, dem Wareneingang/ Logistik und dem Finanz- und Rechnungswesen drei Unternehmensbereiche. Darüber hinaus betrifft der Prozess mehrstufige Hierarchieebenen innerhalb dieser Abteilungen. Daraus ergibt sich für den manuellen Prozess eine Vielzahl von einzelnen Vorgängen und Abstimmungsbedarf. So ist es nicht außergewöhnlich, dass am Gesamtprozess in der Regel viele verschiedene Personen und Abteilungen beteiligt sind.
Der P2P-Prozess im Überblick
Die Komplexität des Purchase to Pay-Prozesses wächst mit der Unternehmensgröße. Je größer das Unternehmen, desto mehr involvierte Personen, Abteilungen, Geschäftspartner und dementsprechend weitere Wege.
Die folgende Grafik veranschaulicht den Prozess:
Häufige Fehler beim P2P-Prozess – darauf kommt es bei Purchase to Pay an
Ein derart komplexer Prozess ist anfällig für Fehler. Stolperfallen bei einem nicht automatisierten Purchase to Pay-Prozess sind daher leider keine Seltenheit. Wird der Prozess vorrangig von Menschenhand abgewickelt, ist ein hoher Zeit- und Personalaufwand damit verbunden und der Raum für Fehler groß. Hier eine kleine Auswahl von Ärgernissen im Unternehmen:
- Lange Durchlaufzeiten
- Medienbrüche zwischen Beschaffungsantrag, Bestellung und Rechnung
- Fehlende Transparenz
- Mehrarbeit für Mitarbeiter
- Verlust von Skonto
- Mangelnde Übersicht bei der Liquiditätsplanung
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Wie lassen sich Stolperfallen im Purchase to Pay vermeiden?
P2P: Lösungen zur Prozessoptimierung
Es gilt, den P2P-Prozess zu optimieren. Beim Stichwort Prozessoptimierung liegt ein weiterer Begriff nahe: Digitalisierung. Denn ein digitaler, (teil-)automatisierter Purchase to Pay-Prozess lässt sich effizient gestalten und minimiert die potenziellen Fehlerquellen. Eine Software-Lösung bietet während des gesamten P2P-Prozesses maximalen Überblick – auch über den jeweiligen Teil-Prozess.
Zentrale Fragen beim P2 – Kennzahlen zur Prozessdigitalisierung
Eines ist klar:
Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.
Thorsten Dirks
Ehem. Bitkom-Präsident
Daher lautet die Devise: „So kompliziert wie nötig, so einfach wie möglich“. Unter diesem Gesichtspunkt sollte eine erste Analyse des P2P-Prozesses inklusive folgender Fragen erfolgen.
- Welche Abteilungen und welche Mitarbeiter sind aktuell im P2P Prozess involviert?
- Welche Fehler und Abstimmungsaufwände fallen in einer gewissen Regelmäßigkeit auf?
- Wo entsteht am meisten Belastung und Arbeitsaufwand innerhalb des Prozesses?
- Wird die Unternehmensliquidität aufgrund des Prozesses gefährdet?
Weitere spannende Beiträge zum Thema Purchase to Pay in SAP
Hier erfährst du alles Wichtige zum Thema Purchase to Pay in SAP. Erfahre mehr zu P2P in unserer Blogartikelreihe: Beschaffungsprozesse optimieren, Erklärung von Maverick Buying, Betrachtung der einzelnen Teilprozesse des P2P-Prozesses (SAP Bestellanforderung, SAP Wareneingang, SAP Rechnungsprüfung, SAP Archivierung) und exklusive Einblicke in die Software.
Alles über die Digitalisierung des gesamten P2P-Prozesses erfährst du im Whitepaper: „In 4 Schritten zum automatisierten Beschaffungsprozess in SAP„.
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Fragen zum Purchase to Pay (P2P)
Purchase to Pay (P2P) ist der Prozess im Einkaufsmanagement, der den gesamten Beschaffungsprozess von der Anfrage bis zur Zahlung umfasst.
Der Purchase to Pay Prozess ist der gesamte Prozess im Einkaufsmanagement, von der Anfrage bis zur Zahlung. Dieser Prozess umfasst die Identifizierung des Bedarfs, die Beschaffung, die Lieferung, die Rechnungsstellung sowie die Zahlung.
Zu den Vorteilen des P2P Prozess zählen eine höhere Effizienz, Reduzierung von Kosten, bessere Kontrolle und höhere Transparenz, Reduzierung von Fehlern und Risiken, schnellere Reaktionszeiten sowie eine höhere Kundenzufriedenheit.