Purchase to Pay-Prozess (P2P) – Warum er digital mehr Spaß macht!

Veröffentlicht 21.06.2021
Geschätzte Lesezeit 3 Min.

Annika Dölle Senior Growth Marketing Managerin d.velop

Purchase-to-Pay-Prozess

P2P-Prozess – vielleicht ist Ihnen diese Abkürzung bereits begegnet, vielleicht wissen Sie auch schon ganz genau, was sich hinter den drei Buchstaben verbirgt. Für alle Ahnungslosen: P2P steht in diesem Fall nicht etwa für Peer-to-Peer sondern für Purchase to Pay, oder auch Procure to Pay. Es handelt sich also um den Purchase to Pay-Prozess in Unternehmen.

Purchase to Pay-Prozess: Definition, Bedeutung und P2P-Prozess im Überblick

Was bedeutet Purchase to Pay

Der Purchase to Pay oder auch Procure to Pay-Prozess, auf Deutsch Einkauf bis Bezahlung-Prozess, ist ein Ablauf von Vorgängen, die im Unternehmen von der Beschaffung bis zum Bezahlen einer Rechnung abgewickelt werden. Er startet mit der Bedarfsmeldung, geht weiter über die Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferung und endet bei der Rechnungsverarbeitung.

Warum Purchase to Pay?

Der P2P Prozess betrifft mit dem Einkauf, dem Wareneingang/ Logistik und dem Finanz- und Rechnungswesen drei Unternehmensbereiche. Darüber hinaus betrifft der Prozess mehrstufige Hierarchieebenen innerhalb dieser Abteilungen. Daraus ergibt sich für den manuellen Prozess eine Vielzahl von einzelnen Vorgängen und Abstimmungsbedarf. So ist es nicht außergewöhnlich, dass am Gesamtprozess in der Regel viele verschiedene Personen und Abteilungen beteiligt sind.

Der P2P-Prozess im Überblick

Die Komplexität des Purchase to Pay-Prozesses wächst mit der Unternehmensgröße. Je größer das Unternehmen, desto mehr involvierte Personen, Abteilungen, Geschäftspartner und dementsprechend weitere Wege.

Die folgende Grafik veranschaulicht den Purchase to Pay-Prozess:

Bedeutung Purchase to pay
Purchase-to-Pay Prozess im Überblick

Häufige Fehler beim P2P-Prozess – darauf kommt es bei Purchase to Pay an

Sie werden es ahnen: Ein derart komplexer Prozess ist anfällig für Fehler. Stolperfallen bei einem nicht automatisierten Purchase to Pay-Prozess sind daher leider keine Seltenheit. Wird der Prozess vorrangig von Menschenhand abgewickelt, ist ein hoher Zeit- und Personalaufwand damit verbunden und der Raum für Fehler groß. Hier eine kleine Auswahl von Ärgernissen im Unternehmen:

  • Lange Durchlaufzeiten
  • Medienbrüche zwischen Beschaffungsantrag, Bestellung und Rechnung
  • Fehlende Transparenz
  • Mehrarbeit für Mitarbeiter
  • Verlust von Skonto
  • Mangelnde Übersicht bei der Liquiditätsplanung

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Wie lassen sich Stolperfallen im Purchase to Pay vermeiden?

Purchase to Pay: Lösungen zur Prozessoptimierung

Es gilt, den P2P-Prozess zu optimieren. Beim Stichwort Prozessoptimierung liegt ein weiterer Begriff nahe: Digitalisierung. Denn ein digitaler, (teil-)automatisierter Purchase to Pay-Prozess lässt sich effizient gestalten und minimiert die potenziellen Fehlerquellen. Eine Software-Lösung bietet während des gesamten P2P-Prozesses maximalen Überblick – auch über den jeweiligen Teil-Prozess.

Zentrale Fragen beim Purchase to Pay – Kennzahlen zur Prozessdigitalisierung

Eines ist klar:

Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.

Thorsten Dirks
Ehem. Bitkom-Präsident

Daher lautet die Devise: „So kompliziert wie nötig, so einfach wie möglich“. Unter diesem Gesichtspunkt sollte eine erste Analyse des P2P-Prozesses inklusive folgender Fragen erfolgen.

  • Welche Abteilungen und welche Mitarbeiter sind aktuell im P2P Prozess involviert?
  • Welche Fehler und Abstimmungsaufwände fallen in einer gewissen Regelmäßigkeit auf?
  • Wo entsteht am meisten Belastung und Arbeitsaufwand innerhalb des Prozesses?
  • Wird die Unternehmensliquidität aufgrund des Prozesses gefährdet?

Weitere spannende Beiträge zum Thema Purchase to Pay in SAP

Erfahren Sie mehr zu P2P in unserer Blogartikelreihe: Effizienz-Check, Erklärung von Maverick Buying, Betrachtung der einzelnen Teilprozesse des P2P-Prozesses (SAP Bestellanforderung, SAP Wareneingang, SAP Rechnungsprüfung, SAP Archivierung) und exklusive Einblicke in die Software.

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