Mit SAP-Produkten von d.velop zum digitalen Beschaffungs­prozess

Sie haben SAP im Einsatz? Damit haben Sie die perfekte Basis, um Ihren Beschaffungsprozess vollständig zu digitalisieren. Aber wieso sollten Sie das überhaupt tun?

Der Beschaffungsprozess besteht aus einem komplexen Prozess mit fünf Einzelschritten – von der Bestellanforderung (BANF) bis hin zur Bezahlung (Purchase to Pay). Die Abbildung zeigt den Prozess in seinen einzelnen Bestandteilen.

Sieht gar nicht so komplex aus? Bedenken Sie, dass die einzelnen Teilprozesse eingehende Dokumente wie beispielsweise Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen umfassen. Diese müssen bearbeitet und freigeben werden von unterschiedlichen Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen.

SAP bietet erste Lösungen für einige Teilschritte. Der Beschaffungsprozess wird allerdings nicht in seiner Gesamtheit betrachtet, einzelne Abläufe werden nicht zu einem durchgängigen Prozess verbunden. Medienbrüche sind vorprogrammiert.

Ist ein komplexer Prozess wie dieser nicht durchgehend abgebildet, kommt es zu Stolperfallen im Ablauf:

  • – Mangelnde Kontrolle bei Bestellprozessen kann im wilden Kaufverhalten (Maverick-Buying-Effekt) münden. Es wird schließlich an der Einkaufsabteilung vorbei eingekauft.
  • – Langes Warten auf Freigaben und damit einhergehende hohe Durchlaufzeiten führen zu Mahngebühren und Verlust von Skonti.
  • – Fehlende Transparenz im Prozess erhöht den Kontrollverlust und führt zu Fehlern beim Einhalten interner Richtlinien.
  • – Manuelle Bearbeitungen sorgen für hohen Arbeits- und Zeitaufwand bei den Mitarbeitern, was oftmals in Frustration mündet.

Diese Stolperfallen wirken sich letztlich nicht nur negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus, sondern auch auf den Gewinn des Unternehmens. Vorteile werden liegen gelassen. Vorteile, die sich Ihre Wettbewerber bereits sichern.

 

Vorteile eines digitalen Purchase to Pay-Prozesses auf einen Blick

  • Senkung der Prozesskosten. Elektronische Beschaffung senkt die Prozesskosten im Einkauf um durchschnittlich 30% (Studie des BME e.V.).
  • Skontoerträge mitnehmen und Mahngebühren vermeiden
  • Vollständige Transparenz in allen Bestellprozessen. Überblick über alle Bestellungen, Rechnungen, Waren und Bezahlungen.
  • Neue Freiräume schaffen. Routineaufgaben entfallen.
  • Senkung der Einstandspreise. Indem dem “Maverick-Buying” Einhalt geboten wird, sinken Einstandspreise um durchschnittlich 7% (Studie des BME e.V.).
  • Hohe Prozessautomatisierung. Durch direkte Vorerfassung im SAP-System entfällt das manuelle Übertragen der Daten.
  • Kein Zeitverlust. Zuständigkeiten und Vertreterregelungen sind klar definiert.
  • Revisionssichere Archivierung. Alle wichtigen Informationen, wie Anforderungen, Genehmigungen und Bestellungen werden rechtskonform automatisch archiviert.

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„Unsere internen Abläufe waren zäh und fehlerbehaftet. Mit d.velop sind unsere Prozesse rund um Purchase to Pay jetzt viel schneller und präziser.“

Bernd Raabe,
Messer Information Services GmbH

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  • Digitalisierung des Beschaffungsantrags
  • SAP Wareneingang im Überblick
  • Elektronische Rechnungsverarbeitung

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  • d.velop ist langjähriger SAP-Partner
  • Über 700 Kunden nutzen d.velop-Produkte im SAP-Umfeld
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Frederik Bosse, Senior Business Development Manager