Die Rechnungsverarbeitung in Unternehmen hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Statt auf Papier gedruckte Rechnungen zu versenden und empfangen, setzen immer mehr Unternehmen auf elektronische Rechnungen. Auch die E-Rechnungspflicht spielt hier eine sehr große Rolle und beschleunigt den Wandel. Seit einigen Jahren gilt diese bereits bei öffentlichen Aufträgen. Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) wurden elektronische Rechnungen seit dem 01.01.2025 ebenfalls zur Pflicht.
Was genau bedeutet E-Invoicing und was unterscheidet eine E-Invoice von einer herkömmlichen Rechnung? Welche Vorteile bringt es mit sich und wie fördert es die Nachhaltigkeit und Transparenz im Unternehmen? In diesem Blogartikel geben wir die Antworten auf diese Fragen und verschaffen einen Überblick über das Thema E-Invoicing.
Was ist E-Invoicing?
E-Invoicing Definition
E-Invoicing (Electronic Invoicing) ist der elektronische Austausch sowie der automatisierte Verarbeitungsprozess von E-Invoices (elektronischen Rechnungen). Ist ein Unternehmen in der Lage, seine Rechnungen automatisiert zu versenden, empfangen und zu verarbeiten, sprechen wir vom E-Invoicing.
Übrigens war Italien eines der ersten Länder, welches die elektronische Rechnungsstellung förderte und einführte. Mehr zum E-Invoicing in Italien.
Was ist eine E-Invoice?
Eine E-Invoice (z. Dt. E-Rechnung) beinhaltet ausschließlich elektronische Daten, was eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Das menschliche Auge kann diese Daten auf den ersten Blick nicht interpretieren. Die Übertragung der Rechnungsdaten erfolgt entweder direkt zwischen Sender und Empfänger oder über ein E-Invoicing-Netzwerk, wie zum Beispiel PEPPOL.
Unterschieden wird grundsätzlich zwischen debitorischen und kreditorischen E-Rechnungen. Bei den debitorischen Rechnungen, welche sich an die (Geschäfts-)Kunden des Unternehmens richten, gibt es spezielle Erweiterungen rechnungserzeugender Systeme. Diese stellen die Ausgangsrechnungen im E-Invoice-Format bereit. Eine kreditorische Rechnung läuft beispielweise vom Lieferanten aufgrund einer Warenbestellung ein. Handelt es sich dabei um ein elektronisches Format, muss eine entsprechende Software zur digitalen Verarbeitung von E-Invoices vorhanden sein.
Welche Vorteile bringt E-Invoicing mit sich?
Die Umstellung auf E-Invoicing stellt eine große Chance für Unternehmen dar. Sind die Prozesse einmal umstrukturiert, profitieren Unternehmen von einer oftmals erheblichen Fehlerreduktion, Zeit- und Kostenersparnis, besserer Transparenz und bessere Cashflow-Verwaltung, der einfachen Einhaltung von Compliance-Richtlinien sowie mehr Nachhaltigkeit:
Fehlerreduktion
Nach der Implementierung digitaler Prozesse im Rahmen einer digitalen Rechnungsverarbeitung, wird die Rechnungserfassung bei Rechnungen im Bildformat (z.B. PDF; eingescannte Papierrechnungen) mittels OCR-Technologie automatisiert vorgenommen und ist deutlich weniger fehlerbehaftet als eine manuelle Übertragung der Rechnungsdaten. Bei rein elektronischen Rechnungsformaten (E-Invoices), wie einer XRechnung ist die Fehlerquote nochmals deutlich geringer, da die Daten rein elektronisch übermittelt werden und hier bei der Auslesung keine Ungenauigkeiten oder Fehler auf Grund einer schlechten Bildqualität auftreten können.
Zeit- und Kostenersparnis
Mitarbeitende ersparen sich viel Zeit aufgrund der wegfallenden aufwendigen Prüfung und Erfassung von Rechnungen. Auch durch die geringere Fehlerquote fallen weniger Rückfragen an, die wiederrum Zeit sparen. Dies sorgt für enorme Kosteneinsparungen für das Unternehmen.
Transparenz
Die digitale Verarbeitung von Rechnungen sorgt für einen besseren Überblick über den Status der Rechnungen, da der gesamte Verarbeitungsprozess transparenter und nachverfolgbar wird. Rechnungen in digitaler beziehungsweise elektronischer Form sind so an einem Ort gebündelt auffindbar im Gegensatz zu Papierrechnungen.
Cashflow-Verwaltung
Die höhere Kontrolle über den Status von Rechnungen beschleunigt Zahlungszyklen, Unternehmen erhalten eine Echtzeit-Transparenz und können somit früher Zahlungsprobleme identifizieren.
Compliance
Elektronische Rechnungsstellung ermöglicht eine lückenlose und revisionssichere Dokumentation von Transaktionen. Alle Schritte im E-Invoicing-Prozess, von der Erstellung bis zur Archivierung, können nachverfolgt und überprüft werden. Dies erleichtert Audits und trägt zur Compliance mit Buchführungs- und Steuervorschriften bei.
Nachhaltigkeit
Die digitale Verarbeitung von Rechnungen vermeidet den Verbrauch von Papier. So trägt das Unternehmen einen maßgeblichen Beitrag zum Umweltschutz bei, da die Produktion, der Versand und die Entsorgung von Papier vermieden werden.
Der Gesetzgeber ist Vorreiter beim Thema E-Invoicing
Die EU-Richtlinie 2014/15/EU gibt vor, dass alle öffentlichen Auftraggeber in der EU in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen. Seit 2020 sind Lieferanten von öffentlichen Einrichtungen in Deutschland ebenfalls verpflichtet, E-Invoices zu übermitteln. Die E-Invoice ist damit im B2G-Sektor bereits seit einigen Jahren Pflicht. Die Richtlinie dient zudem der Vereinheitlichung der nationalen Rechnungsstandards, da die Syntax für die zu verwendenden XML-Formate vorgegeben wird. Dabei sieht die CEN-Norm EN 16931 für die elektronische Rechnung im Kern zwei XML-Formate vor:
- UN/CEFACT XML CII (Cross Industry Invoice)
- UBL ISO/IEC 19845 (aka UBL 2.1 Invoice) (Universal Business Language)
Im Rahmen der Initiative „VAT in den Digital Age“ (ViDA) der Europäischen Kommission wurde Ende 2022 ein neuer Richtlinienentwurf veröffentlicht, der unter anderem eine Ausweitung der E-Rechnungspflicht auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) vorsieht. Ein zentrales Ziel dieser Initiative ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug – hierfür bildet ein flächendeckendes E-Rechnungssystem die Grundlage. Die europäische Richtlinie wurde in Deutschland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes aufgegriffen. Gemäß der aktuellen Gesetzesentwürfe müssen Unternehmen jeder Größenordnung bereits seit dem 01.01.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, verarbeiten und archivieren. Mehr Informationen auch rund um die damit einhergehenden Übergangsfristen findest du hier.
Der digitale SAP Rechnungsworkflow nativ integriert
ZUGFeRD, X-Rechnung oder SCAN – was gehört zu E-Invoicing und was nicht?
Grundsätzlich wird bei einer Rechnung zwischen strukturierten, unstrukturierten und hybriden Dateiformaten unterschieden.
Unstrukturierte Daten
Bei einem PDF-, TIF-, JPEG-, Word-Format oder einem E-Mail-Text handelt es sich um unstrukturierte Daten. Wenn man zum Beispiel eine Rechnung als PDF-Datei erhält oder die Papierrechnung einscannt, handelt es sich dabei nicht um eine E-Invoice.
Hybride Rechnungsformate
Hybride Rechnungsformate bestehen aus einem visuell lesbaren Teil, wie einem PDF-Dokument und einem strukturierten Teil, welcher maschinell lesbar ist. Das Rechnungsformat ZUGFeRD beinhaltet diese Kombination und entspricht damit den Anforderungen einer E-Invoice. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format bietet die Möglichkeit, in Form von vier miteinander kompatiblen Varianten individuell einzustellen, welche Komponenten der Rechnung automatisiert verarbeitet und welche händisch bearbeitet werden sollen.
Strukturierte Daten
Eine sogenannte XRechnung beinhaltet ausschließlich Daten im XML-Format. Das sind strukturierte Daten, welche ohne XML-Kenntnisse nicht lesbar sind. Es handelt sich dabei um eine kryptische Maschinensprache, welche den Inhalt der Rechnung wieder gibt. Die XRechnung ist die klassische Form des E-Invoicings.
Rechnungsprüfung und -verarbeitung von E-Invoices für SAP
d.velop bietet unter anderem eine digitale Lösung für die Verarbeitung eingehender Rechnungen in SAP. Dabei ist es völlig egal, um welches Rechnungsformat es sich handelt. Egal ob Papierform über Scan, PDF oder auch rein elektronische Formate, die Rechnungen laufen gebündelt und digital in das System und können über ein Rechnungscockpit zentral eingesehen werden.
Ein Rechnungsworkflow für SAP bietet z.B. die Möglichkeit, den Datensatz einer E-Invoice auszulesen und den Inhalt des Dokuments für den Bearbeitenden sichtbar zu machen. Der Bearbeitende bekommt die Möglichkeit, durch ein zur Verfügung gestelltes Rechnungsdokument, welches aus dem Datensatz der E-Invoice erzeugt wird, die Rechnung zu prüfen und freizugeben.
d.velop invoices for SAP
Neben E-Invoices können viele weitere Rechnungsformate mit der Lösung von d.velop automatisch verarbeitet werden. Für eine transparente und effiziente Verarbeitung sind folgende Prozessschritte erforderlich:
(1) Es können Rechnungen in unterschiedlichen Formaten wie gescannte Papierrechnungen, PDF, E-Mail-Text, E-Invoices verarbeitet werden. Papierbelege werden via Stapelscan erfasst und E-Invoices werden z.B. automatisch aus einem E-Mail-Postfach via Importschnittstelle erfasst.
(2) Die Rechnungsdokumente werden an die Erkennungskomponente übergeben, welche die Daten automatisch aus den Rechnungen extrahiert. Bei PDF-Rechnungen oder anderen Bildformaten wandelt eine OCR-Software die Informationen des Bildes in Text um. Die ausgelesenen Daten werden dann mit den Kreditorenstammdaten abgeglichen. Anhand der Stammdaten kann die Rechnung direkt einem Lieferanten und auch dem verantwortlichen Mitarbeitenden zugeordnet werden. Zudem liest die Software die Positionen und Werte der Rechnung aus und nimmt, falls vorhanden,und einen sofortigen Abgleich mit den Bestelldaten vor. Auf Basis des erkannten Kreditors kann die künstliche Intelligenz (KI) auf Belegebene eigenständig Vorschläge für Sachkonto und Kostenstelle unterbreiten. Die Rechnungsverarbeitung ist ein stetiger Prozess, durch ständige Anpassung und Vervollständigung der Daten lernt die KI in Form eines Autotrainings immer weiter dazu und wird mit der Zeit immer intelligenter.
(3) Das Rechnungsdokument wird über die vorhandene ArchiveLink-Schnittstelle im Archiv abgelegt und mit dem Datensatz im Rechnungseingangsbuch verknüpft. Eine automatische Vorerfassung der Rechnung im SAP soll an dieser Stelle explizit nicht erfolgen.
(4) Im vierten Schritt befinden wir uns im Eingangsrechnungsbuch des SAP, welches eine tabellarische Übersicht alles übergebenen Rechnungen enthält. Mithilfe einer Selektionsmaske kann die Treffermenge entsprechend eingeschränkt werden (z.B. alle offenen Rechnungen mit eigener Beteiligung). In der Treffermenge werden diverse Kopf- und Workflowinformationen zu den Rechnungsbelegen angezeigt. Unter anderem werden der aktuelle Workflowschritt und die adressierten Benutzer aufgeführt. Die Zugriffsberechtigungen können in erster Linie nur anhand des Buchungskreises eingeschränkt werden. Es gibt hingegen die Möglichkeit über die Wahl zwischen verschiedenen bereitgestellten Transaktionen die Selektionsmöglichkeiten der Anwender weiter einzuschränken.
Automated Invoice Processing – Ein Must-have!
Aufgrund der bevorstehenden E-Rechnungspflicht sowie zahlreicher Vorteile, die für eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen sprechen, ist das Thema E-Invoicing kaum noch zu umgehen. Unternehmen, die sich frühzeitig mit diesem Thema befassen, positionieren sich für eine zukunftsorientierte und effiziente Verwaltung ihrer Prozesse.
Fragen zum E-Invoicing
E-Invoicing (Electronic Invoicing) ist der Prozess, bei dem Rechnungen elektronisch statt auf Papier erstellt, übermittelt und verarbeitet werden.
E-Invoices (oder E-Rechnungen) beinhalten elektronische Daten, die ausschließlich von Computern gelesen werden können. Das menschliche Auge kann die Daten nicht interpretieren.
E-Invoicing bietet zahlreiche Vorteile, vor allem eine schnellere Abwicklung
von Rechnungen, Kostenersparnis, Automatisierung, höhere Effizienz, Umweltfreundlichkeit, bessere Kontrolle, erhöhte Sicherheit und die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.
Ja, E-Invoicing ist sicherer als die papierbasierte Rechnungsstellung. Elektronische Rechnungen können verschlüsselt und digital signiert werden, um die Echtheit zu gewährleisten.