E-Invoicing – Definition, Vorteile und Umsetzung

Im Bereich der Rechnungsstellung hat sich in den letzten Jahren viel verändert. Statt auf Papier gedruckte Rechnungen zu verschicken, setzen immer mehr Unternehmen auf elektronische Rechnungen – auch E-Invoicing genannt. Doch was genau bedeutet E-Invoicing und was unterscheidet es von einer herkömmlichen Rechnung? Welche Vorteile bringt es mit sich und wie fördert es die Nachhaltigkeit im Unternehmen?

In diesem Blogartikel geben wir die Antworten auf diese Fragen und verschaffen einen Überblick über das Thema E-Invoicing. Dabei beschäftigen wir uns auch damit, wie E-Invoices in SAP-Systemen verarbeitet werden und welche Vorteile dies mit sich bringt.

Was ist E-Invoicing?

Übrigens war Italien eines der ersten Länder, das die elektronische Rechnungsstellung förderte und einführte. Mehr zum E-Invoicing in Italien.

Was ist eine E-Invoice?

Eine E-Invoice (auch E-Rechnung genannt) beinhaltet ausschließlich elektronische Daten, die nur von einem Computer gelesen werden können. Das menschliche Auge kann aus den Daten nichts interpretieren. Die Übertragung der Rechnungsdaten erfolgt entweder direkt zwischen Sender und Empfänger oder über ein E-Invoicing-Netzwerk.

Unterschieden wird grundsätzlich in debitorische und kreditorische E-Rechnungen. Bei den debitorischen Rechnungen, welche sich an die Kunden des Unternehmens richten, gibt es spezielle Erweiterungen rechnungserzeugender Systeme. Diese stellen die Ausgangsrechnungen im E-Invoice-Format bereit.

Welche Vorteile bringt E-Invoicing mit sich?

Die Umstellung auf E-Invoicing birgt große Chance für Unternehmen. Ein wichtiger Vorteil ist die schnellere Abwicklung von Rechnungen, da sie digital verarbeitet werden können. Zudem werden Kosten für Druck, Porto, Kuverts und manuelle Bearbeitung eingespart.

Ein weiterer Vorteil von E-Invoicing ist die Automatisierung, wodurch die Fehleranfälligkeit reduziert und Zeit eingespart werden kann. Die Effizienz im Rechnungsprozess wird erhöht, da Rechnungen schneller bearbeitet werden können. Darüber hinaus ist die elektronische Rechnungsstellung umweltfreundlicher, da der Papierverbrauch reduziert wird und damit auch der ökologische Fußabdruck des Unternehmens.

E-Invoicing bietet auch eine bessere Kontrolle über Rechnungen und Zahlungen, da nicht mehr Papierrechnungen durchsucht werden müssen. Da elektronische Rechnungen verschlüsselt und digital signiert werden können, um ihre Echtheit zu gewährleisten, ist auch ein höheres Maß an Sicherheit gegeben. Nicht zuletzt werden auch gesetzliche Anforderungen durch E-Invoicing erfüllt.

E-Invoicing fördert Nachhaltigkeit im Unternehmen

Neben den organisatorischen und monetären Vorteilen birgt E-Invoicing einen weiteren Vorteil: Es fördert die Nachhaltigkeit des Unternehmens. Unternehmen spielen eine essenzielle Rolle im Klimaschutz. Deshalb überwachen und optimieren mehr und mehr Unternehmen ihre CO₂-Bilanz. Dabei spielen der Papieraufwand sowie die Transportwege von Rechnungen in Papierform eine wesentliche Rolle, den CO2- sowie Ressourcenverbrauch zu mindern. Natürlich sind die Kosten, die für das Papier und den Transport anfallen, alles andere als unerheblich. Eine Rechnung braucht bis zu 14 Tage, um zur Zahlung freigegeben werden zu können. Zudem wird sie dabei durchschnittlich von 5,25 Mitarbeitern bearbeitet.³ Nicht zuletzt die Covid-19 Pandemie bewirkte eine steigende Homeoffice-Quote, welche digitale Zugriffe auf Dokumente zwingend erfordert, um auch von außerhalb der Firmenlokalitäten bearbeitet werden zu können.

Diese Gründe erfordern eine Veränderung der bisherigen Rechnungsformate, um Kosten und Ressourcen zu sparen, die Bearbeitung effizienter zu gestalten und eine größere Transparenz zu schaffen.

Der Gesetzgeber ist Vorreiter beim Thema E-Invoicing

Die EU-Richtlinie 2014/15/EU gibt vor, dass alle öffentlichen Auftraggeber der EU in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen. Seit 2020 sind Lieferanten von öffentlichen Einrichtungen ebenfalls verpflichtet, E-Invoices übermitteln zu können. Die Richtlinie dient zudem der Vereinheitlichung der nationalen Rechnungsstandards, indem das XML-Format vorgegeben wird. Das strukturierte Datenformat ermöglicht es, Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. Dabei sieht die RNorm 16931 für die elektronische Rechnung zwei XML-Formate vor:

• UN/CEFACT XML CII (Cross Industry Invoice)
• UBL ISO/IEC 19845 (aka UBL 2.1 Invoice) (Universal Business Language)

ZUGFeRD, X-Rechnung oder SCAN – was gehört zu E-Invoicing und was nicht?

Grundsätzlich wird bei einer Rechnung zwischen strukturierten, unstrukturierten und hybriden Dateiformaten unterschieden.

Unstrukturierte Daten

Bei einem PDF-, TIF-, JPEG-, Word-Format oder einem E-Mail-Text handelt es sich um unstrukturierte Daten. Wenn man zum Beispiel eine Rechnung als PDF-Datei erhält oder die Rechnung auf dem Papier einscannt, handelt es sich nicht um eine E-Invoice.

Hybride Rechnungsformate

Hybride Rechnungsformate bestehen aus einem visuell lesbaren Teil, wie ein PDF, und einem strukturierten Teil, welcher maschinell lesbar ist. Das Rechnungsformat ZUGFeRD beinhaltet diese Kombination und entspricht damit den Anforderungen einer E-Invoice. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format bietet die Möglichkeit, in Form von vier miteinander kompatiblen Varianten individuell einzustellen, welche Komponenten der Rechnung automatisiert verarbeitet und welche händisch bearbeitet werden sollen.

Strukturierte Daten

Eine sogenannte XRechnung beinhaltet ausschließlich Daten im XML-Format. Das sind strukturierte Daten, welche ohne XML-Kenntnisse nicht lesbar sind. Es handelt sich dabei um eine kryptische Maschinensprache, welche den Inhalt der Rechnung wieder gibt. Die XRechnung ist die klassische Form des E-Invoicings.

Rechnungsprüfung und -verarbeitung von E-Invoices für SAP

Wie im vorherigen Abschnitt schon erwähnt, lassen sich die Datensätze von XRechnungen ganz automatisch von einem Computer auslesen. Das hört sich erstmal nach Zeit- und Arbeitsersparnis an, doch was ist, wenn die Rechnung doch mal vom menschlichen Auge gesichtet werden möchte? Viele kennen die Situation, dass ein besonderer Sachverhalt geprüft werden muss und man sich nicht unbedingt auf den Computer verlassen und den Inhalt einer Rechnung einfach einmal einsehen möchte. d.velop bietet diverse Lösungen für die Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb verschiedener ERP-Systeme an. In diesem Artikel beschäftigen wir uns jedoch ausschließlich mit SAP ERP:

Ein Rechnungsworkflow für SAP bietet die Möglichkeit, den Datensatz einer E-Invoice auszulesen und den Inhalt des Dokuments für den Bearbeiter sichtbar zu machen. Der Bearbeiter bekommt die Möglichkeit, durch ein zur Verfügung gestelltes Rechnungsdokument, welches aus dem Datensatz der E-Invoice erzeugt wird, die Rechnung zu prüfen und freizugeben.

d.velop invoices for SAP

Neben E-Invoices können viele weitere Rechnungsformate mit der Lösung von d.velop automatisch verarbeitet werden. Für eine transparente und effiziente Verarbeitung sind folgende Prozessschritte erforderlich:

(1) Rechnungen in unterschiedlichen Formaten wie gescannte Papierrechnungen, PDF, E-Mail-Text, E-Invoice und mehr können mit verarbeitet werden. Papierbelege werden via Stapelscan erfasst und E-Invoices werden automatisch aus einem E-Mail-Postfach via Importschnittstelle ausgelesen.

(2) Die ausgelesenen Rechnungsdokumente werden an den dokument reader invoice übergeben, welcher die Daten erkennen und identifizieren kann. Eine KI-basierte OCR-Software sorgt dabei für die automatische Erkennung und Erfassung der Rechnungsdaten und gleicht diese mit ihren Kreditorenstammdaten ab. Anhand vorhandener Stammdaten kann die Rechnung direkt einem Lieferanten und auch dem verantwortlichen Mitarbeiter zugeordnet werden. Zudem kann die Klassifizierungssoftware die Positionen und Werte der Rechnung lesen und einen sofortigen Abgleich mit den Bestelldaten vornehmen. Auf Basis des erkannten Kreditors kann die künstliche Intelligenz (KI) eigenständig Vorschläge für Sachkonto und Kostenstelle unterbreiten. Die Rechnungsverarbeitung ist ein stetiger Prozess, durch ständige Anpassung und Vervollständigung der Daten lernt die KI in Form eines Autotrainings immer weiter dazu und wird intelligenter.

(3) Das digitalisierte Rechnungsdokument wird über die vorhandene ArchiveLink-Schnittstelle im Archiv abgelegt und mit dem Datensatz im Rechnungseingangsbuch verknüpft. Eine automatische Vorerfassung der Rechnung im SAP soll an dieser Stelle explizit nicht erfolgen.

(4) Im vierten Schritt befinden wir uns im Eingangsrechnungsbuch des SAP, welches eine tabellarische Übersicht alles übergebenen Rechnungen enthält. Mithilfe einer Selektionsmaske kann die Treffermenge entsprechend eingeschränkt werden (z.B. alle offenen Rechnungen mit eigener Beteiligung). In der Treffermenge werden diverse Kopf- und Workflowinformationen zu den Rechnungsbelegen angezeigt. Unter anderem werden der aktuelle Workflowschritt und die adressierten Benutzer aufgeführt. Die Zugriffsberechtigungen können in erster Linie nur anhand des Buchungskreises eingeschränkt werden. Es gibt hingegen die Möglichkeit über die Wahl zwischen verschiedenen bereitgestellten Transaktionen die Selektionsmöglichkeiten der Anwender weiter einzuschränken.

Automated Invoice Processing – Ein Must-have!

Aufgrund des zunehmenden Einsatzes der E-Invoices sowie zahlreicher Gründe, die eine automatisierte Verarbeitung von verschiedenen Rechnungsformaten erfordern, ist das Thema E-Invoicing kaum noch zu umgehen. Gerne unterstützen wir SAP-Anwender mit einem Expertenteam, welches sich seit Jahren im SAP ERP Umfeld bewegt und bereits zahlreiche Kunden mit unseren d.velop Lösungen ein Stück weiter digitalisieren konnte.

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Fragen zum E-Invoicing