Seit dem 27.11.2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber XRechnungen von Lieferanten annehmen können. Zudem sind alle Lieferanten verpflichtet XRechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber zu versenden. Geregelt ist das durch die Richtlinie 2014/55/EU dabei erfüllt die europäische Norm EN16931 diese Richtlinie und gibt das technische Rahmenwerk für die XRechnung vor. Was genau das für Sie und Ihre digitale Rechnungsverarbeitung in SAP bedeutet haben wir in diesem Artikel „XRechnung SAP – was Sie wissen sollten!“ für Sie zusammengefasst.
Was besagt die Richtlinie 2014/55/EU?
Durch die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet die EU die öffentliche Verwaltung europaweit dazu, ihre Rechnungen elektronisch zu verwalten. Zudem wird durch die Verordnung auch die Vereinheitlichung der nationalen Rechnungsstandards vorangetrieben. Konkret gibt die Richtlinie die Verwendung des XML-Formats für Rechnungen vor. Das strukturierte Datenformat ermöglicht es, Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. Dabei sieht die RNorm16931 für die elektronische Rechnung zwei XML-Formate vor:
- UN/CEFACT XML CII (Cross Industry Invoice)
- UBL ISO/IEC 19845 (aka UBL 2.1 Invoice) (Universal Business Language)
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein technologieneutraler und interoperabler Standard für elektronische Rechnungen. Mit dieser wird die europäische Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland umgesetzt. Deutschland hat einen besonderen Standard, da die Vorgaben zu elektronischen Rechnungen durch die EU und openPeppol (Pan-European Public Procurement OnLine) nicht jede nationale Besonderheit abdecken. So ergänzt die XRechnung die EU-Richtlinie um 21 spezifische Geschäftsregeln und wird auch so den nationalen Gesetzgebungen an die elektronische Rechnungsstellung gerecht. Beispielsweise ist in der EU-Norm kein Feld für Skontodaten hinterlegt, welches für den Rechnungsstandard in Deutschland aber Relevanz hat. Die XRechnung stellt also eine Spezifikation des Rechnungsstandards für Deutschland dar.
Elektronische Rechnungsformate – Gesetzeskonform mit XRechnung.
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Wie sicher ist das XRechnungsformat?
Mit der XRechnung gehen häufig auch Sicherheitsbedenken einher, denn eine XRechnung ist ein strukturierter Datensatz, welcher für den Menschen schwer lesbar ist. Um XRechnungen zu prüfen, gibt es Validierungsdienste als Services. Diese prüfen XRechnungen schnell und einfach auf Korrektheit. Zudem stellt die KoSIT verschiedene Software und Tools zur Verfügung, welche bei der der Erstellung und Übermittlung von XRechnungen unterstützen können. Sollten Sie die Konvertierung und Übertragung von XRechnungen an einen Dienstleister ausgelagert haben, so kümmert dieser sich in der Regel auch um die Validierung der Dokumente. Es gibt zudem Software oder vorgelagerte Prozesse (Stichwort: Rechnungsverarbeitung), die die Rechnungen prüfen, sodass die Rechnung alle gesetzlichen Auflagen und Anforderungen erfüllt. Zudem wird durch eine elektronische Rechnungsverarbeitung sichergestellt, dass Übertragungsfehler durch manuelle Eingabe vermieden werden.
Wie kann ich eine Rechnung im XML-Format lesen?
Wie eingangs beschrieben ist die XRechnung ein strukturierter Datensatz.
Um diese Rechnung lesbar zu machen, muss das XML-Format durch eine Software oder eine Oberfläche visualisiert werden. Beispielsweise besteht die Möglichkeit aus dem XML ein PDF zu generieren. Wie diese Visualisierung durch einen Prozess innerhalb Rechnungsverarbeitung von d.velop aussieht sehen Sie im folgenden Beispiel:
XRechnung in SAP erstellen und versenden – Geht das?
Viele Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern stehen vor der Herausforderung, wie die Erstellung oder Übertragung der XRechnungen erfolgt. Manuell über ein Portal, über einen externen Dienstleister oder direkt aus dem ERP? Bei einem kleinen Anteil an Rechnungen ist die manuelle Erstellung über ein Portal sicherlich möglich. Je mehr Rechnungen jedoch an öffentliche Auftraggeber gestellt werden, desto weniger Medienbrüche sind wünschenswert. Zur Einsparung von Ressourcen ist die Erstellung direkt aus einem ERP-System wie beispielsweise SAP sinnvoll. Um gesetzeskonform zu agieren, müssen die Ausgangsrechnungen aus dem SAP als XRechnung erzeugt werden und an den Kunden übertragen werden.
Für die Ausgangsrechnungsverarbeitung inkl. der Erstellung und dem Versand der XRechnung haben in die ERP-Hersteller meistens eigene Softwarelösungen im Einsatz. Bei dem ERP-Hersteller SAP wurde beispielsweise die SAP eigene Lösung SAP Document Compliance entwickelt. Die Lösung unterstützt die Kunden:innen dabei, die gesetzlichen Vorgaben im Zuge der digitalen Rechnungsstellung zu erfüllen. Die Lösung zieht sich alle relevanten Informationen aus Ihrem S/4HANA oder SAP ECC und konvertiert das SAP eDocument in das XRechnungsformat. Zudem werden die Informationen zur Antwort der Behörde (Annahme, Ablehnung) ebenfalls im SAP eDocument Cockpit angezeigt. Damit bietet SAP eine End-to-End-Lösung an. Darüber hinaus gilt es die Rechnungen im SAP revisionssicher und langzeitstabil zu archivieren.
Übertragung von SAP XRechnungen
Für die Übertragung der Rechnungen gibt es verschiedene Wege. Neben der manuellen Übertragung (beispielsweise per E-Mail) gibt es auch verschiedene Portale. So stellt der Bund beispielsweise ein zentrales Portal, die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) zur Verfügung. Bei einem hohen Aufkommen an XRechnungen stellt das ZRE grundsätzlich auch Zugänge zur Verfügung mit denen sich das ERP oder ein Dokumentenmanagement-System direkt an das ZRE anbinden kann und der Versand und die Abholung der ZRE automatisiert aus dem ZRE erfolgt.
XRechnungen in SAP empfangen – Was muss beachtet werden?
Wie der XRechnungs-Empfang über die ZRE erfolgt und auch die anschließende Verarbeitung aussehen kann, ist im folgenden Schaubild beispielhaft dargestellt. Für die Ausgangsrechnungen gibt es verschiedene Upload-Verfahren. Für Unternehmen mit einem niedrigen Rechnungsvolumen oder ohne FiBu-Software sind die beiden ersten Varianten von Bedeutung, denn hier bietet das Portal über ein Servicekonto die fehlenden Funktionen FiBu-Software an, die diese Funktionen „ersetzen“ sollen. Bei den restlichen Varianten erfolgt die Rechnungsstellung ohne Aufruf der ZRE-Webseite. Nach erfolgreicher Rechnungsstellung werden die Rechnungen anhand der Leitweg-ID geprüft und korrekt an den Rechnungsempfänger adressiert und weitergeleitet. Wie genau eine Leitweg ID aufgebaut ist und wie die Übertragung dieser funktioniert, kann im Artikel „XRechnung & Co. – Das sollten Sie über die Formate elektronischer Rechnungen wissen!“ nachgelesen werden.
Die Abholung der elektronischen Rechnungsstellungen wird in der ZRE ausdrücklich vom Funktionsumfang ausgeschlossen. Das bedeutet, es ist Aufgabe des Rechnungsempfängers, sich darum zu kümmern, denn es gilt für den Rechnungsempfänger die Rechnungen bei sich im ERP-/FiBu-System weiter zu verarbeiten und anschließend revisionssicher zu archivieren. Das XML-Format begünstigt dabei das Auslesen der Rechnungen, denn eingehende Rechnungen müssen nicht mehr mittels Texterkennung (OCR) ausgelesen und interpretiert werden, denn durch die XRechnung werden direkt Datensätze maschinenlesbar geliefert. Diese Datensätze lassen sich 1 zu 1 in Prozesse, wie beispielsweise den der Rechnungsverarbeitung, übernehmen und nutzen.
So bereiten Sie Ihr System für die XRechnung vor!
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Quelle: https://blogs.sap.com/2020/04/14/xrechnung-zugferd-und-peppol-alles-was-sie-uber-die-elektronische-rechnung-wissen-wollen-und-vielleicht-mehr/