Elektronische Rechnungen: Von ZUGFeRD bis XRechnung – Das sollten Sie über die Formate wissen!

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Keinen Überblick im Dschungel der Formate für elektronischen Rechnungen?

Elektronische Rechnungsformate gibt es viele. Begriffe wie ZUGFeRD, Factur X oder XRechnung hat vermutlich jeder schon einmal gehört – doch was wirklich dahintersteckt, bleibt häufig verborgen. Und warum muss bis 2020 eine Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung und elektronische Rechnungsannahme bei öffentlichen Aufträgen erfolgt sein?
Dieser Artikel soll Licht ins Dunkel bringen und aufklären, wo der Unterschied zwischen den Formaten liegt, wie elektronische Eingangsrechnungen nach aktueller Gesetzeslage und neuen Richtlinien versendet und empfangen werden müssen und auf welchem Wege sich das möglichst einfach lösen lässt.

Das ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung.

ZUGFeRD ist die Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und bezeichnet ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen. Mit diesem Format können strukturierte Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger ausgetauscht werden. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das aus einer visuellen Darstellung im PDF/A-3 Standard und einer maschinenlesbar codierten XML Datei besteht.

Die ZUGFeRD 2.0 ist im internationalen Kontext die „Factur-X“. So wurde diese beispielsweise in der Deutsch-französischen digitalen Agenda als gemeinsame Spezifikation zur Umsetzung der EU-Norm EN 16931-1:2017 entwickelt.
Der technologieneutrale, interoperable Standard XRechnung ist die deutsche Kernrechnungsanwendungsspezifikation der Richtlinie 2014/55/EU. Mit dieser Norm will die EU die öffentliche Verwaltung europaweit dazu verpflichten, ihre Rechnungen elektronisch zu verwalten und gleichzeitig die Vereinheitlichung der nationalen Rechnungsstandards vorantreiben. Bis spätestens November 2020 verpflichtet die Gesetzeslage auch in Deutschland zur Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung und -annahme.

Die aktuelle Gesetzeslage und deren Folgen

Die Gesetzeslage erfordert ergo die Umstellung auf die XRechnung (EU-Richtline 2014/55/EU). Aber wer ist davon jetzt effektiv betroffen und welche Umsetzungsfristen gilt es einzuhalten?

Wer ist betroffen?

Unter öffentliche Auftraggeber fallen nicht nur die klassischen Behörden auf der Ebene von Bund, Länder, Kommunen, sondern eine Reihe weiterer Unternehmen gehören ebenfalls dazu. Unternehmen die mehrheitlich in öffentlicher Hand sind können z.B.: Krankenhäuser und Sozialverbände, Energieversorger, Straßenbauunternehmen, Unternehmen der Entsorgungswirtschaft, Schulen und Universitäten, Schwimmbäder, Museen und kulturelle Einrichtungen sein. Die Reichweite des XRechnung Standards ist somit deutlich größer als zumeist angenommen. Alle Informationen hierzu haben wir bereits im Blogartikel XRechnung hält Einzug in Deutschland zusammengefasst.

Unternehmen, welche Rechnungen von mindestens 1.000 € an einen öffentlichen Auftraggeber stellen, sind ab November 2020 verpflichtet ihre Rechnungen elektronisch nach dem XRechnung Standard einzureichen. Die öffentlichen Auftraggeber sind verpflichtet diese nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) empfangen und verarbeiten zu können. Der Bund bietet für diesen Prozess ein Portal. Die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE).


Bis wann gilt es zu handeln?

Die ersten drei Fristen, die in der neuen Verordnung festgelegt sind, betreffen den Rechnungsempfang:

27.11.2018: Ab dann sind alle zentralen öffentlichen Auftraggeber (=oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes) zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet.

27.11.2019: Ein Jahr später müssen auch subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber u. Konzessionsgeber elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten.

17.04.2020: Dieser Termin gilt als Fristverschiebung, da die Veröffentlichung der EN 16931-1:2017 erst verspätet erfolgt ist. Die Frist gilt voraussichtlich für Länder und Kommunen in Deutschland.
Hinweis: Ab dem 17.04.2020 gilt die jeweilige Gesetzeslage des Bundeslandes. Nicht alle Bundesländer gewähren den Aufschub der zweiten Frist bis zu dem Datum. Wie der Stand der Planung innerhalb der einzelnen Bundesländer aussieht, wird hier sehr schön aufgezeichnet.

Die vierte Frist betrifft die Rechnungsstellung:

27.11.2020: Ab diesem Datum sind alle Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet.

So funktioniert die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE)

Für die Übertragung der elektronischen Rechnungen an den öffentlichen Auftraggeber bietet der Bund ein zentrales Portal. Zumindest für alle öffentlichen Auftraggeber auf Bundesebene: Die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), die unter xrechnung.bund.de abzurufen ist. Derzeit ist die Nutzung des Portals noch nicht verpflichtend. Zudem besteht für jedes Bundesland die Möglichkeit sich ein eigenes Portal aufzubauen, wobei anzunehmen ist, dass sich die Bundes- und Länderportale in Ihrer Funktionalität nicht sonderlich unterscheiden werden.

Abbildung 1 Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (Abgerufen unter: xrechnung.bund.de am: 26.06.2019)

Über eine zentrale Plattform soll es Unternehmen zukünftig ermöglicht werden, die elektronische Rechnungstellung bzw. E-Rechnungen insbesondere nach Maßgabe des XRechnung Standards an die Empfängersysteme der unmittelbaren Bundesverwaltung zu übermitteln. Heißt im Umkehrschluss, dass angeschlossene Bundesbehörden elektronische Rechnungen samt begleitender Unterlagen zum Beispiel als Web-Upload, E-Mail oder zukünftig via Webservice (PEPPOL) empfangen und in ihren (an die zentrale Plattform angeschlossenen) ERP-Systemen weiterbearbeiten können.

Zuordnung der elektronischen Rechnungen via Leitweg-ID

Damit die automatische Verarbeitung bzw. Weiterleitung der eRechnung zu den nachgelagerten Rechnungsfreigabesystemen der an einen zentralen Rechnungseingang angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglicht wird, ist ein eindeutiges Kriterium für die Adressierung der elektronischen Eingangsrechnung vom Rechnungssender über den zentralen Rechnungseingang des Bundes bis zum nachgelagerten Rechnungsfreigabeworkflow (ERP-System) notwendig: Die sogenannte Leitweg-ID.

Grafik zeigt Aufbau der Leitweg-ID

In einem offiziellen Schreiben der Ministerien hierzu, ordnet man die Leitweg-ID innerhalb des Beschaffungs-, Bestell- und Rechnungsprozesses wie folgt ein:

“Die Leitweg-ID wird bei der Beschaffung (unabhängig davon, ob ggf. zentral oder dezentral durchgeführt) der Bestellung beigefügt und damit dem Lieferanten mitgegeben. Dieser fügt bei der Rechnungsstellung der elektronischen Rechnung die Leitweg-ID bei. Über den zentralen Rechnungseingang (unabhängig, ob des Bundes, eines Bundeslandes oder einer Gemeinde) gelangt die elektronische Rechnung anhand der Leitweg-ID in das korrekte System der Verwaltungseinheit zurück und kann dort beglichen werden.

Für die Lieferanten des Bundes sowie einigen Länder ist die Angabe der Leitweg-ID in eRechnungen ergo verpflichtend.

Übertragungsweg der Leitweg-ID

Wege der elektronischen Rechnungen im Kontext der ZRE

Die folgende Abbildung zeigt, auf welche Art und Weise Rechnungsversender Ihre Rechnungen in die zentrale e-Rechnungs-Eingangsplattform (ZRE) einstellen können und wie der Rechnungsempfänger diese von dort “abholt” und anschließend verarbeiten kann. Die d.velop AG ist hier beispielhaft als Rechnungssteller genannt.

Grafik zu Ein- und Ausgangskanäle der zentralen eRechnungs-Eingangsplattform (ZRE)

Die ersten beiden Upload-Verfahren, die Weberfassung und der XML-Upload, sind für Rechnungssteller mit geringerem Rechnungsvolumen gedacht, die entweder keine eigene FiBu-Software haben, die elektronische Rechnungen erzeugen kann oder die eRechnungen zwar erzeugen, aber nicht versenden können. Entsprechend sind die Webanwendungs-Funktionen bzw. die Funktionen des Servicekontos der ZRE die, die fehlenden Funktionen einer FiBu-Software „ersetzen“ sollen.

Die drei anderen Verfahren (E-Mail, DE-Mail, Fachverfahren) stellen eine Art „Versand“ der Rechnungen an die ZRE dar, ohne hierfür die ZRE-Website aufrufen zu müssen.

Sobald die Rechnungen auf einem dieser Wege in die ZRE eingestellt worden sind, werden sie anhand der Leitweg-ID geprüft und korrekt an den Rechnungsempfänger adressiert und weitergeleitet.

So bereiten Sie Ihre System für das XRechnungsformat vor!

In den Nutzungsbedingungen der ZRE wird die Abholung der Rechnungen ausdrücklich vom Funktionsumfang der ZRE ausgeschlossen. Das bedeutet, es ist Aufgabe des Rechnungsempfängers, sich darum zu kümmern. Bei den Ausgangsrechnungen ist es wichtig, den ERP-/FiBu-System-Anbieter zu kontaktieren und abzuklären, welche Schritte nötig sind, um die Ausgangsrechnung gesetzeskonform zu erzeugen und zu übertragen, denn es gilt für den Rechnungsempfänger die Rechnungen bei sich im ERP-/FiBu-System weiter zu verarbeiten und anschließend revisionssicher zu archivieren.

Wie Sie diese Herausforderung lösen und und worauf Sie bei der Verarbeitung von Rechnungen im XRechnungs-Standard achten müssen, erklärt Pia von der Kall einfach und unkompliziert im Webinar „Elektronische Rechnungsformate – Gesetzeskonform mit X-Rechnung”. Einfach kostenlos registrieren und direkt reinschauen.

Elektronische Rechnungsformate - d.velop BlogLinks zum Nachlesen

EU-Richtline

E-Rech-G

E-Rech-VO

Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes

Leitweg-ID