Die manuelle und automatisierte Rechnungsverarbeitung im Vergleich – Eine Prozessanalyse

Mit einem Dokumentenmanagement haben Unternehmen die perfekte Basis um langfristig alle Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren und in weiten Teilen zu automatisieren. Es lassen sich sogenannte Workflows für verschiedene Bereiche implementieren. Hierbei empfiehlt es sich, mit den Prozessen zu starten, die am meisten schmerzen. Anders ausgedrückt: Die Prozesse die für die größten „Pains“ sorgen. Welche Prozesse das sind, lässt sich mit Hilfe eines Analyserasters leicht herausfinden. Die folgende Grafik bildet ein solches Analyseraster ab.

Bei vielen Unternehmen weist die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung das höchste Optimierungspotenzial auf. Wir haben daher die Punkte des Analyserasters für den Prozess der Rechnungsverarbeitung Schritt für Schritt für Sie ausgefüllt.

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Die manuelle Rechnungsverarbeitung in der Prozessanalyse

1. Bisheriger Ablauf im Unternehmen

Die Rechnung mit Bestellzug geht auf dem Postweg im Unternehmen ein. Sie landet im Idealfall direkt bei der Finanzabteilung und wird auf Vollständigkeit geprüft. Ist die Rechnung nicht vollständig, geht sie an den zuständigen Mitarbeiter in der Fachabteilung.

Er muss ausfindig gemacht werden und erhält die Rechnung. Dieser prüft dann die Rechnung. Gibt er sie frei, wird sie zurückgebracht zur Finanzabteilung und dort im ERP-System verbucht. Gibt er sie nicht frei, müssen Mitarbeiter der Finanzabteilung und Fachabteilung und evtl. weitere Abteilungen den Vorgang klären. Dies kann mitunter sehr lange dauern. Wie komplex der Prozess ist, zeigt die nachstehende Grafik

rechnungsverarbeitung-prozess-unternehmen

 

Für eine Rechnung ohne Bestellbezug sieht der Prozess sogar noch komplexer aus.

 

2. „Pains“ für die Mitarbeiter

Der komplexe manuelle Ablauf sorgt für verschiedenste Stolperfallen im Unternehmen. Diese können Ihre Mitarbeiter im täglichen Arbeiten behindern und so für Frustration sorgen. Eine Auswahl:

  1. Fällt ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder Urlaub aus, gerät der analoge Prozess ins Stocken
  2. Wenig Transparenz, wo die Rechnung aktuell im Unternehmen liegt
  3. Viele Kopien von Rechnungen fließen durch das Unternehmen
  4. Lange Suche nach Rechnungen
  5. Zeit für andere Aufgaben entfällt
  6. Frustration, da Zahlungsfristen nicht eingehalten werden können

 

3. „Pains“ für das Unternehmen 

Neben „Pains“ für die Mitarbeiter ergeben sich Nachteile für das Unternehmen. Auch diese werden in einer Prozessanalyse aufgelistet. Sie sehen für die Rechnungsverarbeitung wie folgt aus:

  1. Skonti verfallen, da Zahlungsfristen nicht eingehalten werden können
  2. Langsame Prozessgeschwindigkeit
  3. Fehlende Transparenz über Dokumente im Unternehmen
  4. Hohe Personalkosten für administratives Arbeiten
  5. Dubletten von Rechnungen im Unternehmen
  6. Hohe Fehleranfälligkeit des Prozesses aufgrund vieler manueller Tätigkeiten
  7. Medienbrüche liegen vor (z. B. Ausdrücke von E-Mail Rechnungen)
  8. Fehlende Transparenz

 

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung in der Prozessanalyse

Im zweiten Teil der Prozessanalyse wird ein möglicher automatisierter Prozess dargestellt. Wie läuft der Prozess ab und welche Vorteile und Optimierungspotenziale ergeben sich?

 

1. Automatisierter Ablauf im Unternehmen

Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung wird im allerersten Schritt die Rechnung eingescannt. Sie liegt damit digital vor. Die weiteren Prozessschritte sind ähnlich wie beim analogen Ablauf. Allerdings finden alle Schritte digital statt. Eine Rechnung muss nicht mehr in Papierform auf den Schreibtisch des zuständigen Mitarbeiters gelegt werden, sie wird im Dokumentenmanagementsystem zugestellt. Alle Bearbeitungsschritte wie Freigabe, Prüfung und Stempeln finden ebenfalls direkt im System statt. Beim digitalen Prozess sind zudem Urlaubsvertretungen und alle möglichen Abhängigkeiten und Wege im System definiert. Eine Rechnung kann so nicht über einen längeren Zeitraum liegen bleiben. Es kann ebenfalls über ein Cockpit im ERP-System beobachtet werden, bei wem die Rechnung aktuell liegt und in welchem Status sie sich befindet. Die Finanzabteilung erhält höchstmögliche Transparenz. Zudem kann die Rechnung gleich digital archiviert werden.

 

2. Vorteile Mitarbeiter

Bei einer automatisierten Rechnungsverarbeitung entfallen viele der zuvor analysierten Stolperfallen. Es ergeben sich Vorteile für Ihre Mitarbeiter:

  • Durch Einbindung eines Cockpits im ERP-System können die Mitarbeiter der Finanzabteilung jederzeit überblicken, wo Rechnungen im Unternehmen liegen.
  • Die Suche nach Rechnungen gehört der Vergangenheit an.
  • Zahlungsfristen können eingehalten werden.
  • Ungerechte Schuldzuweisungen, wer die Rechnung verbummelt haben könnte, entfallen.
  • Rechnungen liegen nur einmal im System vor – auch wenn sie per Mail und per Post eingehen.
  • Das Verhältnis zwischen Finanzabteilung und Fachabteilungen wird entspannter.
  • Das Aufregen über das fleißige Kopieren von Rechnungen hat ein Ende.

 

3. Vorteile Unternehmen 

Neben den Pains für die Mitarbeiter entfallen die Pains für das Unternehmen bei einer manuellen Rechnungsverarbeitung und es ergeben sich diverse Vorteile:

  • Der Prozess der Verarbeitung von Rechnungen benötigt nur noch 1/3 der Zeit, da sich Transport- und Liegezeiten durch die Automatisierung verringern.
  • Reduzierung von Vorgangskosten um bis zu 75%
  • Skontoerträge und zeitnaher Monatsabschluss
  • Integration in die vorhandenen ERP-/Fibu-Systeme
  • Vollständige Transparenz über den Rechnungsfluss im Unternehmen
  • Mitarbeiter können für andere Aufgaben eingesetzt werden
  • Geringe Fehlerquoten durch automatische Dublettenprüfung
  • Revisionssichere Archivierung und Aktenablage

 

Das Ergebnis: Die Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung lohnt sich!

Vergleicht man nun die manuelle mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung wundert man sich nicht, warum viele Unternehmen mit der Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung starten. Die Automatisierung des Prozesses sorgt für Entlastung der Mitarbeiter und spart nachweislich Kosten. Eine Studie bestätigt:

Wie Sie mit Projekt „Automatisierte Rechnungsverarbeitung“ starten und was Sie beherzigen sollten, erfahren Sie im Whitepaper.

thorsten hübschen im interview mit d-velop blog