Digitales Dokumentenmanagement

Beleben Sie eingeschlafene Prozesse, beseitigen Sie Fehlerquellen und entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von lästigen Aufgaben. Das digitale Dokumentenmanagement wirkt beschleunigend und wachstumsfördernd, wenn Sie es richtig einsetzen. Und wir zeigen Ihnen wie.

Was ist digitales Dokumentenmanagement?


Das Dokumentenmanagement beschreibt die Erstellung, Bearbeitung, Ablage und Beseitigung von elektronischen Dokumenten. Im Gegensatz zur Verwaltung von papierbasierten Dokumenten beschleunigen und optimieren sich sämtliche Geschäftsprozesse im ganzen Unternehmen – unabhängig von Unternehmensgröße und Branche.

Eine unterstützende Software-Lösung schafft mehr Übersichtlichkeit und automatisiert ganze Prozessschritte. Dadurch lässt sich der gesamte Dokumenten-Lebenszyklus ganzheitlich digital und rechtssicher abbilden.

Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements

Im Gegensatz zur analogen Dokumentenverwaltung bietet digitales Dokumentenmanagement einen schnellen und gezielten Zugriff auf sämtliche unternehmensrelevante Informationen. Folgende Vorteile bietet Ihnen das digitale Dokumentenmanagement:

Effizientes Arbeiten

Dank digitaler Schriftgutverwaltung schaffen Sie mit nur wenigen Klicks eine optimierte Ordnerstruktur. Dies erleichtert die Suche nach spezifischen Dokumenten und sorgt insgesamt zu geringeren Durchlaufzeiten in Ihrer Organisation. Mitarbeiter sind deutlich schneller auskunftsfähig und erhalten einen Überblick über die Projektstatus – effizientes Arbeiten und ein Produktivitätsanstieg sind schnell merkbar.

Einsparpotentiale

Ob beim Transport, bei der Recherche, der Dokumentenverwaltung oder Administration – digitales Dokumentenmanagement birgt enorme Einsparpotentiale für Sie und Ihr Unternehmen. Sie senken Ihre Papierkosten und schaffen in Ihrer Organisation Platz an Stellen, an die Sie nicht einmal dachten. Dies betrifft auch die zeitliche Dimension: Wie viel Zeit verbringen Arbeitnehmer im Durchschnitt damit, Dokumente innerhalb Ihres Unternehmens von A nach B zu transportieren? Elektronisches Dokumentenmanagement reduziert Ihre Durchlaufzeiten und entlastet Ihre Mitarbeiter im täglichen Umgang mit großen Mengen an Dokumenten und Informationen.

Papierloses Büro

Leere Altpapier-Eimer, aufgeräumte Schreibtische und reduzierte Druckerkosten – das papierlose Büro ist ein Sinnbild für nachhaltiges und effizientes Arbeiten. Durch elektronisches Dokumentenmanagement entfällt die Notwendigkeit von Papier in Ihrem Unternehmen und sorgt insgesamt für Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen sowie für einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz. Es ist an der Zeit: Setzen Sie auf digitale Dokumentenverwaltung und entwickeln Sie Ihre Organisation in ein papierloses Büro.

Schwachstellen des Dokumentenmanagements und passende Lösungen


Die Umstellung von einer analogen Datenverwaltung zum digitalen Dokumentenmanagement ist ein wichtiger Schritt zur Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen. Doch auch das digitale Dokumentenmanagement weist einige Schwachstellen auf, die eine vollständige Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse verhindern:

Datensilos

Die Digitalisierung Ihrer Dokumente sorgt zwar für einen einfachen, jedoch nicht zwangsläufig zu einem effizienteren Zugriff. Oftmals haben unterschiedliche Abteilungen innerhalb eines Unternehmens unterschiedliche Anforderungen an Dateibenennungen und Ablagestrukturen. Dadurch entstehen sogenannte Datensilos innerhalb der Abteilungen. Bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit kommt es dann zu unterschiedlichen Dokumentenversionen mit unterschiedlichen Speicherorten. Die Folge: Status des Dokumentes und Speicherort der aktuellen Version sind unbekannt.

Die Lösung: Eine Dokumentenmanagement-Software bildet einen zentralen Zugriffspunkt über alle Abteilungen hinweg. Dokument liegen dann nur noch in einer Version für Berechtigte zugriffsbereit.

Manuelle Suche

Die Suche nach Dokumenten geht neben der Ordnerstruktur über den Dateinamen. Ist dieser unbekannt oder nicht nach einem vorgegebenen Schema aufgebaut, scheint das Finden unmöglich. Arbeiten Sie bereits mit einem einfachen Dokumentenmanagement-System, wie SharePoint Online, erweitert sich die Suche auch auf den Inhalt des Text-Dokumentes. Es fehlt jedoch die Suche nach bestimmten Eigenschaften, etwa einer Rechnung eines bestimmten Kunden innerhalb eines bestimmten Zeitraumes, sowie die Suchmöglichkeit nach Bild-Dokumenten.

Die Lösung: Moderne Dokumentenmanagement-Systeme haben eine intelligente Suche integriert, die Dokumenteninhalte und Bild-Dokumente auswertet. Jedes Dokument ist nur noch einen Klick entfernt.

Eingeschränkte Zusammenarbeit

Eine optimale Collaboration in Teams ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Auch wenn dank digitalem Dokumentenmanagement Dokumente innerhalb eines Teams gemeinsam bearbeitet werden können, ist diese Zusammenarbeit jedoch durchaus fehleranfällig – einerseits durch gestaffelte statt simultaner Bearbeitung, des Weiteren durch fehlende Informationen hinsichtlich Aufgabenstatus oder Bearbeitungsstatus.

Die Lösung: Ein DMS ermöglicht die einfache Steuerung der Zusammenarbeit. Versionierung macht Änderungen nachvollziehbar, Check- in und -out Prozesse gibt einem Workflow mehr Sicherheit und Kommentar- und Notizfunktionen schaffen einen transparenten Überblick über Entscheidungen und Status.

Compliance und Sicherheit

Über die klassische Ordnerstruktur lassen sich nicht alle rechtlichen Anforderungen an die digitale Dokumentenverwaltung gänzlich abbilden. Die größten Schwierigkeiten liegen in der Einhaltung der GoBD und der DSGVO.

Die Lösung: Intelligente Software-Lösungen bringen die Voraussetzungen für ein sicheres und konformes Dokumentenmanagement mit. Dadurch wird die richtige Handhabung von elektronischen Dokumenten zur Leichtigkeit.

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Die Umstellung auf ein Dokumentenmanagementsystem ist kompliziert? Schon die Begrifflichkeiten sind wie eine Fremdsprache? Und wo liegt überhaupt der Vorteil?

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Die wichtigsten Funktionen einer Software für digitales Dokumentenmanagement


Ein digitales Dokumentenmanagement weist ohne die richtige unterstützende Software einige Schwachstellen auf. Sehen Sie hierin neue Potenziale, wodurch Sie Ihre Prozesse noch einfacher und schlanker gestalten können. Damit Sie das Maximum an Produktivität aus Ihren Geschäftsprozessen heraus holen, sollten Sie bei der Wahl eines Dokumentenmanagement-Systems auf die richtigen Funktionen achten.

Schnelle Suche

Setzen Sie Datensilos ein Ende und durchsuchen Sie ab sofort dank digitalem Dokumentenmanagement mit nur einem Klick Ihre gesamte Unternehmenslandschaft. Durch die ergänzende OCR-Texterkennungs-Software sind sogar die Inhalte von Bild-Formaten, wie einer PDF, durchsuchbar. Außerdem bieten die Verschlagwortung und Klassifizierung von Dokumenten weitere Attribute, nach denen Sie zielgerichtet Dokumente filtern und finden.

Schluss mit voneinander isolierten Informationen und zeitraubender Suche – jetzt Unternehmenswissen in Sekundenschnelle verfügbar machen mit d.velop enterprise search.

Intelligente Ablage

Das System erkennt selbstständig wesentliche Merkmale eines Dokumentes und kann dieses automatisiert Klassifizieren. Anschließend legt es das Dokument in der zugehörigen digitalen Akte ab. In der Kundenakte liegen dann zentral alle wichtigen Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Vertragsunterlagen gebündelt vor. Dokumente können übrigens gleichzeitig in zwei Akten liegen, ohne physisch mehrfach vorzuliegen. So kann ein Dokument in der internen Projektakte bearbeitet werden, während es auch innerhalb der Kundenakte dem Kunden zugeordnet ist.

Alles an einem Ort

Von der einfachen E-Mail über den Lieferschein bis hin zur Rechnung – das digitale Dokumentenmanagement bildet in Kombination mit einer cloudbasierten Software-Lösung dank der nahtlosen Integration zahlreicher Drittsysteme die zentrale Drehscheibe Ihres Unternehmens. Alle relevanten Informationen sind künftig an einem zentralen Ort abrufbar und lassen sich von dort aus dank optimierter Ordnerstruktur schnell einsehen, bearbeiten und archivieren. So gewährleisten Sie Ihren Kunden stets eine erstklassige Auskunftsfähigkeit.

Ermöglichen Sie Ihren Arbeitnehmern darüber hinaus das immer stärker in den Fokus rückende Homeoffice sowie ein flexibles Remote Work ohne jeglichen Produktivitätsverlust. Bewahren Sie somit auch in unvorhersehbare Krisenzeiten Ihre Wettbewerbsfähigkeit!

Rechtekonzept mit digitalen Akten

Verabschieden Sie sich von abgeschlossenen Aktenschränken und nutzen Sie das individualisierbare Rechtekonzept mit digitalen Akten von d.velop. Dank des granularen Rechtekonzeptes innerhalb Ihrer Dokumentenmanagement-Software haben lediglich berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Dokumente. Dadurch ergibt sich für Sie auch die Möglichkeit, Kunden und externe Partner in Ihre Arbeitsumgebung einzubinden, ohne sensible Daten preiszugeben.

Revisionssichere Archivierung

Sie sind gerne auf der sicheren Seite? Das digitale Dokumentenmanagement allein reicht nicht aus, um den gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung von elektronischen Dokumenten zu entsprechen. Mit einem entsprechenden DMS erhalten Sie die jedoch die Voraussetzungen für ein gesetzeskonformes revisionssicheres Archivieren nach GoBD und DSGVO.

Kollaboratives Arbeiten

Nutzen Sie digitales Dokumentenmanagement als Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit. Zeitgleich Dokumente bearbeiten oder den Workflow über Check-in und Check-out Prozesse genau steuern: Viele Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems erleichtern die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sowie mit externen Partnern, Kunden und Lieferanten.

Individualisierbar dank Systemerweiterungen

Ein Dokumentenmanagement-System lässt sich an Ihr Unternehmen sowie an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Neben intelligenten Features wie OCR, Versionierung, Check-Out/Check-In und Word Embeddings besitzen Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihr DMS durch verschiedenste Add-Ons zu erweitern. Zu den wichtigsten Erweiterungen zählen die digitale Signatur sowie mobile Apps, die wichtige Bausteine für Ihr papierloses Büro darstellen.

Nice-to-have Add-Ons &
Features im Überblick

Für wen ist ein Dokumentenmanagement-System geeignet?


Ein DMS ist grundsätzlich für jedes Unternehmen geeignet, welches auf ein digitales Dokumentenmanagement umrüsten will. Dies schließt sämtliche Unternehmensformen inklusive Startups, KMUs, große Unternehmen und Konzerne ein. Und auch über jegliche Branchen hinweg von der Chemieindustrie über das Finanzwesen bis hin zum Maschinenbau findet ein DMS Einsatz und sorgt für optimierte Workflows.

Dokumentenmanagement – so profitieren Ihre Abteilungen

Innerhalb eines Unternehmens wirkt sich das digitale Dokumentenmanagement über nahezu alle Abteilungen hinweg positiv auf die Geschäftsprozesse aus. Hierzu zählen beispielsweise folgende Abteilungen:

Buchhaltung

Eine automatisierte Finanzprüfung, effiziente Eingangsrechnungsverarbeitung und die revisionssichere Ablage Ihrer Rechnungen sind nur einige der zahlreichen Vorteile, die Ihnen ein digitales Dokumentenmanagement für Ihre Buchhaltung bringt.

Vertrieb

Gestalten Sie Kundenanfragen, Auftragsabwicklungen und Bestellprozesse von nun an effizienter. Optimieren Sie Ihren Vertrieb mithilfe des digitalen Dokumentenmanagements – Ihr Vertriebsteam wird es Ihnen danken!

Personalwesen

Nutzen Sie insbesondere die digitale Personalakte, um sämtliche Informationen zu einem Bewerber oder Mitarbeiter an einem zentralen Ort zu bündeln. Onboarding, Urlaubsanträge, Bewerbermanagement – optimieren Sie Ihr Personalwesen!

Marketing

Von Whitepapern über Broschüren bis hin zu Präsentationen – dank digitalem Dokumentenmanagement können Sie all Ihre Marketingmaterialien jederzeit zentral organisieren und bereitstellen.

Einkauf

Vom einfachen Schriftwechsel über Preislisten und Angebote bis hin zu Lieferscheinen und Rechnungen – für Ihre Einkaufsabteilung wird das digitale Dokumentenmanagement schon bald unverzichtbar!

Rechtsabteilung

Bilden Sie dank Ihres DMS rechtliche Arbeitsläufe digital ab und bewahren Sie wichtige Dossiers revisionssicher und rechtskonform auf. Das digitale Dokumentenmanagement unterstützt Sie bei der Einhaltung sämtlicher Compliance-Vorschriften.

Dokumentenmanagement – Betriebsformen im Überblick

Workflow vs. Geschäftsprozess – mit Workflow Management Geschäftsprozesse optimieren

Die Begriffe „Workflow“ und „Geschäftsprozess“ werden oftmals irrtümlich als Synonyme verwendet. Dabei unterscheiden sich diese in einem wichtigen Aspekt. Während ein Geschäftsprozess grundsätzlich die genaue Abfolge von Arbeitsschritten hin zu einem bestimmten Ziel umfasst, beschreibt ein Workflow die einzelnen Arbeitsschritte mit einem wesentlich höheren Detaillierungsgrad in einer zeitlichen und personenbezogenen Reihenfolge. Im Gegensatz zum Geschäftsprozess unterstützt ein Workflow somit einen Mitarbeiter bei der Arbeitsfolge mit genauen Arbeitsanweisungen oder automatisiert sogar ganze Arbeitsschritte.

Ein digitales Dokumentenmanagement-System lässt Sie dank umfassendem Workflow Management in nur wenigen Schritten Workflows erstellen, die sich präzise auf Ihre individuellen Unternehmensanforderungen ausrichten. Dadurch werden Geschäftsprozesse digitalisiert, optimiert und sogar teilweise automatisiert.

Webinar: Digitales Dokumentenmanagement aus der Steckdose

Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit nur wenigen Klicks d.velop documents einrichten können und einen Kickstart in die Digitalisierung erlangen. Live-Einblicke in das System demonstrieren Ihnen grundlegende Funktionen und erklären, wie ein Dokumentenmanagement mit System zum Dreh- und Angelpunkt Ihres Daily Business wird.

Microsoft 365, SAP, Sage & Salesforce – Dokumentenmanagement auf Basis bestehender Systeme


Verschiedene Systeme – ein einziger Zugriffspunkt. Sie arbeiten gerne in Ihrer gewohnten System-Umgebung? Ein DMS ermöglicht Ihnen eine optimale Systemintegration Ihrer Software-Favoriten und gewährt einen einfachen Zugriff über einen einzigen Zugriffspunkt. Folgende Systeme lassen sich mithilfe eines DMS in Ihre Geschäftsprozesse integrieren.

Umsetzung der DSGVO mit digitalem Dokumentenmanagement-System


Seit Inkrafttreten der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nimmt der Datenschutz für Unternehmen eine zentrale Rolle ein. Digitales Dokumentenmanagement allein garantiert Ihnen nicht die Einhaltung der DSGVO. Erst durch die Implementierung von Zugriffsrechten, die Ihnen ein DMS ermöglicht, können Sie DSGVO konformes Arbeiten in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Mit digitalem Dokumentenmanagement den GoBD-Anforderungen gerecht werden


GoBD-konformes Dokumentenmanagement

Mit digitalem Dokumentenmanagement lassen sich Ihre Geschäftsdokumente grundsätzlich noch nicht GoBD-konform aufbewahren. Nur in Verbindung mit einem DMS wird ein GoBD-konformes Dokumentenmanagement ermöglicht. Insbesondere im Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten gelten strenge Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten, die mithilfe des DMS von d.velop einfach und problemlos erfüllt werden können.

Sie sind ein kleines Unternehmen oder Einzelhändler? Dann ist d.velop documents light die optimale DMS-Lösung, um Ihre Geschäftsdokumente zu jeder Zeit sicher und gesetzeskonform aufzubewahren.

Revisionssichere Archivierung

Rechtzeitiges Einpflegen Ihrer Daten in das DMS, Lesbarkeit und Unveränderbarkeit der Daten sowie die nachvollziehbare Dokumentation des elektronischen Archivierungsverfahrens zählen zu den Grundsätzen der revisionssicheren Archivierung. Die präzisen Anforderungen an die Revisionssicherheit sind in Kapitel 3 der GoBD festgelegt. Dies umfasst folgende Punkte:

  • Nachvollziehbarkeit / Nachprüfbarkeit (GoBD-Kapitel 3.1)
  • Vollständigkeit (GoBD-Kapitel 3.2.1)
  • Richtigkeit (GoBD-Kapitel 3.2.2)
  • Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnungen (GoBD-Kapitel 3.2.3)
  • Ordnung (GoBD-Kapitel 3.2.4)
  • Unveränderbarkeit (GoBD-Kapitel 3.2.5)

Selbsttest: Brauche ich ein digitales Dokumentenmanagement?


So viele Vorteile und dennoch sind Sie unsicher, ob Sie ein digitales Dokumentenmanagement insbesondere in Kombination mit einer Software benötigen? Dann machen Sie den Test und stellen Sie sich selbst die folgenden Fragen:

  • Ist schon einmal ein wichtiges Dokument verloren gegangen?
  • Betrachten Sie ein papierloses Büro als vorteilhaft?
  • Sehen Sie Bedarf darin, die Auskunftsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter zu verbessern?
  • Möchten Sie Ihre jährlichen Porto- und Druckkosten senken?
  • Halten Sie die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten für sinnvoll?
  • Kommt es vor, dass mehrere Versionen eines Dokumentes im Umlauf sind?
  • Sehen Sie Bedarf in der Optimierung Ihrer Workflows?
  • Haben Sie schon einmal länger als eine Minute nach einem Dokument gesucht?
  • Gibt es vertrauliche Dokumente, auf die nicht jeder Mitarbeiter zugreifen darf?
  • Möchten Sie wissen, wer zu welchem Zeitpunkt und wie lange an einem Dokument gearbeitet hat?
  • Möchten Sie Ihren Mitarbeitern Homeoffice ermöglichen?
  • Gelten für Ihr Unternehmen strenge Anforderungen nach GoBD und DSGVO?
  • Verpassen Sie Skontifristen, weil Ihr Rechnungsprozess zu langsam ist?
  • Erhalten Sie im Monat mehr als 50 Rechnungen?

Sie haben mindestens 8 der 14 Fragen mit „Ja“ beantwortet? Ihr Unternehmen hat noch einen niedrigen Digitalisierungsgrad und Sie haben ein hohes Optimierungspotenzial, das Sie ausschöpfen sollten.

Setzen Sie unstrukturierten Dateiordnern, analoger Schriftgutverwaltung und händischer Aktenablage ab sofort ein Ende! Vertrauen Sie auf ein Dokumentenmanagement mit System.

Die häufigsten Fragen zum digitalen Dokumentenmanagement

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement umfasst jegliche Interaktion mit digitalen Dokumenten im Unternehmen. Dies umfasst die Dokumentenverwaltung, -lenkung, -ablage und -beseitigung.

Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-System ist eine Software, die es Ihnen ermöglicht, die gesamte Verwaltung Ihrer Dokumente und Informationen zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Für wen ist ein Dokumentenmanagement-System geeignet?

Ein Dokumentenmanagement-System eignet sich für buchführungspflichtige KMUs, große Unternehmen, Konzerne sowie für Start-ups. Darüber hinaus findet es in fast jeder Brache Einsatz – von der Automobilindustrie über den Handel bis hin zum Sozialwesen.

Warum ein DMS-System in meinem Unternehmen einführen?

• Gesetzeskonforme, elektronische Archivierung nach GoBD und DSGVO
• Elektronische Dokumente in Sekundenschnelle finden
• Homeoffice und kollaborative Zusammenarbeit ermöglichen
• Kostenersparnis (Papier, Drucker, Durchlaufzeiten etc.)
• Intelligentes Rechtekonzept

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-System kann grundsätzlich in vier Schritten abgebildet werden:
1. Erfassung (Scannen)
2. Strukturieren und Ablegen in digitale Akten
3. Freigeben, Bearbeiten, Verwalten
4. Revisionssichere Archivierung

Ist ein Dokumentenmanagement-System revisions- & rechtssicher?

Ein Dokumentenmanagement-System ist nicht immer zwangsläufig revisions- und rechtssicher. Die Revisionssicherheit kann anhand des Gutachtens eines unabhängigen Wirtschaftsprüfers auf Basis der GoBD beurteilt werden. Darüber hinaus setzt Revisionssicherheit eine sachgerechte Anwendung des DMS voraus.

Noch Fragen? Wir helfen Ihnen gern.