Effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint

Microsoft bietet tolle Basisfunktionen für Dokumentenmanagement, wie z.B. Versionierung, oder die Möglichkeit Metainformationen an Dokumenten zu pflegen. Allerdings müssten diese Metainformationen manuell gepflegt werden. Wichtige Schnittstellen zu ERP-/CRM-Systemen, die Integration in Outlook oder die Möglichkeit mit virtuellen Akten zu arbeiten ist im Microsoft Standard nicht vorhanden. Genau hier kommt d.velop ins Spiel und erweitert Microsoft 365 zu einer vollständigen Plattform für Dokumentenmanagement.

Einen Überblick erhalten Sie in diesem Video.

Alle Dokumente liegen in Ihrem Microsoft 365 Tenant in SharePoint Dokumentbibliotheken. Sie haben zu jeder Zeit vollen Zugriff auf alle Dokumente.

Ja. Die Erstellung eigener Aktenstrukturen kann mit etwas Übung selbst vorgenommen werden.

Einen ersten Einblick zu digitalen Akten geben wir Ihnen in diesem Video.

Ja, es können Nintex- oder Power Automate Workflows eingebunden und ausgeführt werden.
Es bestehen unterschiedliche Optionen, um einen Workflow zu starten:
1. Der Workflow wird manuell gestartet, wie im Bild unten zu sehen.
2. Der Workflow wird über Metainformationen automatisch gestartet. Beispiel: Wenn die Angebotssumme >= € 50.000, dann starte Freigabeworkflow.

Es bestehen zwei Möglichkeiten Metadaten zu ermitteln:

1. Dokumente werden via Drag & Drop (z.B. entweder in Outlook oder im Browser) auf eine Akte fallen gelassen.
Werden Dokumente via Drag & Drop fallen gelassen, werden Metainformationen anhand bestehender Akteninformationen ermittelt.

2. Dokumente werden durch unsere Klassifizierungssoftware automatisch ausgelesen.
Mit der Klassifizierungssoftware wird das gesamte Dokument vollständig via OCR ausgelesen und dann detailliert klassifiziert.

Details dazu erläutern wir Ihnen in diesem Video.

Es bestehen zwei Möglichkeiten, um Dokumente mit externen Partnern zu teilen und zu bearbeiten:

1.       Teilen einzelner Dokumente
2.       Teilen von mehreren Dokumenten

In der ersten Variante könnte es sich z.B. um eine Ausarbeitung handeln, die gemeinsam mit einem externen Syndikus oder einem Kunden/Lieferanten erarbeitet wird.
In diesem Fall unterstützt die Teilen-Funktion, welche direkt aus der Akte heraus aufgerufen werden kann:



In Abhängigkeit der Einstellungen auf dem jeweiligen Kunden-System ist das Teilen an externe Personen außerhalb der Organisation aktiviert oder deaktiviert. Ggf. sind hier in der Administration Anpassungen vorzunehmen, um das externe Teilen zu ermöglichen.
 
Die zweite Variante kommt häufig dann ins Spiel, wenn es sich in dem aktuellen Vorgang um ein größeres Projekt handelt. Ein Beispiel wäre, wenn Unterauftragnehmern mehrere Dokumente aus einer Aktenstruktur zum Download oder zur Bearbeitung bereitgestellt werden sollen.
In diesem Fall wäre genauer zu besprechen, worauf es in Ihrem konkreten Fall ankommt. Die häufigste Variante ist, dass Dokumente gesammelt in einem geschützten SharePoint-Bereich zum Download oder zur Bearbeitung angeboten werden können.

Die Integration durch die d.velop in den SharePoint erfolgt aus technischer Sicht minimalinvasiv. Das bedeutet, dass Microsoft-Updates innerhalb der SharePoint Umgebung die Lauffähigkeit der d.velop Lösung zu keiner Zeit beeinflussen.

Detailliert ist im Bild unten zu sehen, dass eine kleine App im SharePoint App Store eingerichtet wird (markiert durch das grau hinterlegte „d.“ im linken Bereich). Diese App beinhaltet wenige Zeilen Code und dient im Wesentlichen dazu, weitere Programmlogik in Form von Azure Services nachzuladen (rechter Bereich auf der Grafik). Diese Azure Service werden durch d.velop für alle Kunden betrieben. Bei der Nutzung der Software fallen keine Consumption Gebühren an.