Dokumentenmanagement
mit SharePoint und Microsoft 365
- 360°-Überblick aller Informationen
- Integration in gewohnte Oberfläche
- Compliance-Anforderungen erfüllen
d.velop SharePoint Dokumentenmanagement
für Microsoft 365
Früher kamen Dokumente per Post im Unternehmen an. Dann wurden sie in die verschiedenen Bereiche verteilt. Und anschließend in Aktenordnern abgelegt. Heute läuft dies mit einem Dokumentenmanagement-System automatisiert und digitalisiert ab – vom Scannen bis zum Archivieren.
Schaffen Sie mit SharePoint-Lösungen ein stabiles und krisensicheres System für die digitale Dokumentenverwaltung. Mit Microsoft 365 haben Sie mit SharePoint die Basis Ihres DMS schon im Haus. d.velop documents for Microsoft 365 baut darauf auf und etabliert einfache und clevere Workflows nach Best-Practices. So nutzen Sie Ihren SharePoint als DMS.
Überblick
über alle Informationen
Zeitersparnis
durch schnelles Finden
Effizienz
bei der tägl. Arbeit
Kernnutzen Ihrer Microsoft SharePoint Dokumentenmanagement Strategie
- Nutzen Sie Ihre Microsoft 365 Plattform, um mit SharePoint Dokumentenmanagement innovative DMS-Funktionalitäten und digitale Akten (beispielsweise eine SharePoint-Personalakte) abzubilden. Haben Sie zu jeder Zeit, in jeder Applikation einen 360° Blick auf die Informationen Ihrer Kunden.
- Bringen Sie Transparenz und Standardisierung in Prozesse und Ablagestrukturen.
- Best Practices und Vorlagen aus erfolgreichen Projekten unterstützen Sie bei der Abbildung Ihrer Anwendungsfälle.
- Quick Actions: Konfigurierbarer Schnellzugriff auf sinnvolle SharePoint Funktionen und Workflows.
- Intuitive Navigation: Die benutzerfreundliche Navigation bietet dem Anwender eine 360° Sicht auf Informationen.
- User Votes: Feedback-Bereich zum Anfragen und Bewerten von neuen Features.
- Quick Search: Integrierte Schnellsuche um direkt auf weitere SharePoint-Inhalte zuzugreifen.
- Vorschau: Vorschau von SharePoint-Inhalten mit Editierfunktion im Browser für Office-Formate.
- Metadaten: Übersicht und automatisierte Vererbung von Metadaten.
TECE digitalisiert dokumentengebundene Prozesse mit SharePoint / Microsoft 365
Mit SharePoint / M365 von Microsoft profitieren wir von einer leistungsstarken Plattform für das Informationsmanagement. Mit der Erweiterung d.velop documents for Microsoft 365 verbinden wir diese Plattform mit SAP ERP und Salesforce, erreichen volle Transparenz über unsere Dokumente und Geschäftsprozesse und haben die rechtskonforme Ablage sichergestellt.
Reinhard Wiggers | Head of Processes and Systems TECE
Einblicke ins Dokumentenmanagement SharePoint und Microsoft 365
Nützliche Inhalte rund um Dokumentenmanagement in SharePoint
Effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint
Whitepaper
Ohne ERP und CRM läuft in den meisten Unternehmen nichts. Doch der Zugriff auf geschäftliche Daten und Dokumente ist durch Brüche gekennzeichnet. Erfahren Sie, wie Sie Ihr ERP, CRM, Teams und Outlook intelligent verbinden – für vollständig transparente Prozesse.
Effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365
Webinar
Erfahren Sie wie Sie Ihre bestehende Microsoft 365 Infrastruktur nutzen können, um auf Basis von Teams und SharePoint ein vollumfängliches Dokumentenmanagement im Unternehmen zu etablieren.
Archivierung mit SharePoint Online – GoBD konform
Whitepaper
Mit SharePoint Online können die Aufgaben eines Dokumenten Management Systems (DMS) abgebildet werden. Erfahren Sie, wie eine GoBD-konforme Archivierung mittels SharePoint Online durchgeführt wird. Und welche Voraussetzungen dabei eingehalten werden müssen.
Integrieren Sie
Microsoft 365 & SharePoint Online
in führende Applikationen
d.velop documents for Microsoft 365 integriert sich nahtlos in Ihre führenden Anwendungen. Dadurch erhöht sich die Nutzerakzeptanz deutlich, denn alle Nutzer arbeiten in Ihren vertrauten Programmen.
Und Sie haben zu jeder Zeit denselben Informationsstand!
Welche führende Anwendung ist für Sie relevant?
Integrieren Sie
Outlook & Office
Integrieren Sie
Dynamics 365
Integrieren Sie
SAP ERP
Integrieren Sie
Salesforce
Anwendungsfälle für Dokumentenmanagement mit Microsoft 365
Es gibt viele unterschiedliche Dokumente und Anwendungsfälle, die sortiert und effizient abgelegt werden sollen. Je nach Bedarf, werden bestimmte Zusatzfunktionen nötig. Darauf haben wir uns spezialisiert und entwickeln die Systeme anwendernah weiter. Informieren Sie sich über Ihren individuellen Anwendungsfall.
Vertragsmanagement
Verpassen Sie keine Fristen mehr. Beschleunigen Sie die Abläufe rund um die Verwaltung von Verträgen – von der Erstellung des Vertrags, über die Ablage, bis hin zur Wiedervorlage.
Rechnungsverarbeitung
Erzielen Sie dank des Kreditoren-Workflows schnellere Zykluszeiten und erhöhen Sie die Transparenz im gesamten Prozess – Integriert in Microsoft 365 und SharePoint Online.
Qualitätsmanagement
Das SharePoint Qualitätsmanagement bringt Transparenz und lückenlose Rückverfolgbarkeit in jeden einzelnen Prozessschritt.
Digitale Personalakte
Verwalten Sie sämtliche Personaldokumente: von den Bewerbungsunterlagen über das Vertragswerk, die Gehaltsabrechnungen bis hin zur Krankmeldung.
Bereit für eine Live-Demo der Software?
Dann los!
- Wählen Sie im Kalender einen Termin aus, der Ihnen zusagt.
- Schreiben Sie uns ein wenig über Ihre derzeitigen Herausforderungen in Ihren Prozessen.
- Gemeinsam leiten wir aus Ihrer Beschreibung ab, wie wir Sie bestmöglich unterstützen kann.
- In einem kurzfristig aufbauenden Termin sehen Sie sich die Lösung live am System an.
Sie möchten lieber per E-Mail mit uns kommunizieren? Kein Problem!
tim.vennhoff@d-velop.de
Die häufigsten Fragen zu SharePoint DMS mit d.velop documents for Microsoft 365
Microsoft bietet tolle Basisfunktionen für Dokumentenmanagement, wie z.B. Versionierung, oder die Möglichkeit Metainformationen an Dokumenten zu pflegen. Allerdings müssten diese Metainformationen manuell gepflegt werden. Wichtige Schnittstellen zu ERP-/CRM-Systemen, die Integration in Outlook oder die Möglichkeit mit virtuellen Akten zu arbeiten ist im Microsoft Standard nicht vorhanden. Genau hier kommt d.velop ins Spiel und erweitert Microsoft 365 zu einer vollständigen Plattform für Dokumentenmanagement.
Einen Überblick erhalten Sie in diesem Video.
Alle Dokumente liegen in Ihrem Microsoft 365 Tenant in SharePoint Dokumentbibliotheken. Sie haben zu jeder Zeit vollen Zugriff auf alle Dokumente.
d.velop for Microsoft 365 Produkte sind zu 100% in die Microsoft-Welt integriert. Bedeutet: Sie können alle Microsoft-Funktionen und zusätzlich die DMS Funktionen der d.velop AG nutzen: 
Somit ergeben sich Vorteile aus IT-Sicht, da das Know-How gebündelt werden kann und Plattformeffekte auf Basis der M365 Welt entstehen können. Aus Anwendersicht ergeben sich Vorteile, weil keine zusätzliche Lösung kennengelernt werden muss.
Ja. Die Erstellung eigener Aktenstrukturen kann mit etwas Übung selbst vorgenommen werden.
Einen ersten Einblick zu digitalen Akten geben wir Ihnen in diesem Video.
Ja, es können Nintex- oder Power Automate Workflows eingebunden und ausgeführt werden.
Es bestehen unterschiedliche Optionen, um einen Workflow zu starten:
1. Der Workflow wird manuell gestartet, wie im Bild unten zu sehen.
2. Der Workflow wird über Metainformationen automatisch gestartet. Beispiel: Wenn die Angebotssumme >= € 50.000, dann starte Freigabeworkflow.
Es bestehen zwei Möglichkeiten Metadaten zu ermitteln:
1. Dokumente werden via Drag & Drop (z.B. entweder in Outlook oder im Browser) auf eine Akte fallen gelassen.
Werden Dokumente via Drag & Drop fallen gelassen, werden Metainformationen anhand bestehender Akteninformationen ermittelt.
2. Dokumente werden durch unsere Klassifizierungssoftware automatisch ausgelesen.
Mit der Klassifizierungssoftware wird das gesamte Dokument vollständig via OCR ausgelesen und dann detailliert klassifiziert.
Details dazu erläutern wir Ihnen in diesem Video.
Das in obiger Grafik skizzierte Vorgehen ist in jedem ECM-/DMS-Systemerforderlich. Hintergrund ist, dass der individuelle Kundenprozess zu dokumentieren ist, um rechtssicher zu sein. Eine ausgiebige Dokumentation dazu kann in diesem Whitepaper nachgelesen werden.
Es bestehen zwei Möglichkeiten, um Dokumente mit externen Partnern zu teilen und zu bearbeiten:
1. Teilen einzelner Dokumente
2. Teilen von mehreren Dokumenten
In der ersten Variante könnte es sich z.B. um eine Ausarbeitung handeln, die gemeinsam mit einem externen Syndikus oder einem Kunden/Lieferanten erarbeitet wird.
In diesem Fall unterstützt die Teilen-Funktion, welche direkt aus der Akte heraus aufgerufen werden kann:
In Abhängigkeit der Einstellungen auf dem jeweiligen Kunden-System ist das Teilen an externe Personen außerhalb der Organisation aktiviert oder deaktiviert. Ggf. sind hier in der Administration Anpassungen vorzunehmen, um das externe Teilen zu ermöglichen.
Die zweite Variante kommt häufig dann ins Spiel, wenn es sich in dem aktuellen Vorgang um ein größeres Projekt handelt. Ein Beispiel wäre, wenn Unterauftragnehmern mehrere Dokumente aus einer Aktenstruktur zum Download oder zur Bearbeitung bereitgestellt werden sollen.
In diesem Fall wäre genauer zu besprechen, worauf es in Ihrem konkreten Fall ankommt. Die häufigste Variante ist, dass Dokumente gesammelt in einem geschützten SharePoint-Bereich zum Download oder zur Bearbeitung angeboten werden können.
Die Integration durch die d.velop in den SharePoint erfolgt aus technischer Sicht minimalinvasiv. Das bedeutet, dass Microsoft-Updates innerhalb der SharePoint Umgebung die Lauffähigkeit der d.velop Lösung zu keiner Zeit beeinflussen.
Detailliert ist im Bild unten zu sehen, dass eine kleine App im SharePoint App Store eingerichtet wird (markiert durch das grau hinterlegte „d.“ im linken Bereich). Diese App beinhaltet wenige Zeilen Code und dient im Wesentlichen dazu, weitere Programmlogik in Form von Azure Services nachzuladen (rechter Bereich auf der Grafik). Diese Azure Service werden durch d.velop für alle Kunden betrieben. Bei der Nutzung der Software fallen keine Consumption Gebühren an.
Unsere Experten weisen Sie im Rahmen der Einrichtung der Software ein. Darüber hinaus existieren Videotrainings, als auch geführte Kurse:
– Geführtes Training via d.velop Academy
– d.velop for Microsoft 365 Anwenderschulung
– d.velop for Microsoft 365 Administratorenschulung
Für unsere 3 Microsoft-Produkte (contracts, documents und invoices) gibt es eine Preisdegression. Sprechen Sie uns dazu gerne an.