Digitalisierung im Sozialwesen

Software von Menschen für Menschen

Fachlösungen für das Sozialwesen


Die Digitalisierung im Sozialwesen bietet viele Chancen. Neben der Möglichkeit Prozesse zu optimieren, die Souveränität der Klienten und Angehörigen zu steigern und Ressourcen zu sparen, bildet die Verfügbarkeit von Daten und Informationen die Basis für eine gelungene Digitalisierung. Mit Hilfe von passgenauen Software-Lösungen, wie einem Dokumentenmanagement für das Sozialwesen, können Sie die Digitalisierung in Ihrer Einrichtung vorantreiben. Speichern Sie beispielsweise alle relevanten Dokumente zu Ihren Klienten übersichtlich in einer digitalen Bewohner- und Klientenakte. So haben Sie zu jeder Zeit und an jedem Ort die wichtigsten Informationen verfügbar und können schnell reagieren. 

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Digitale Klienten- und Bewohnerakte

In der digitale Klienten- und Bewohnerakte speichern Sie alle Dokumente zu Ihren Bewohnern oder Klienten. Sie haben so stets alle Unterlagen übersichtlich zusammengefasst – jederzeit und an jedem Ort verfügbar.

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Qualitätsmanagement

Mit dem Qualitätsmanagement ist jeder einzelne Prozessschritt transparent und detailliert nachvollziehbar. Protokolle werden nachgehalten und versioniert. So ist es einfach Fristen automatisch einzuhalten und die Digitalisierung im Sozialwesen weiter voranzubringen.

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App für das Sozialwesen

Mit der App für das Sozialwesen können Sie Ihre Mitarbeiter, Klienten und Angehörige miteinander verbinden. Sie können Kommunikationshürden abbauen und verfügen über einen transparenten Informationskanal.

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Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte digitalisiert und automatisiert Ihre Personalprozesse und sorgt für mehr Transparenz. Dazu verwaltet die Akte sämtliche Personaldokumente und beschleunigt die HR-Prozesse.

Ein Auszug unserer Kunden

Die Evangelische Heimstiftung ist Referenzkunde der d.velop AG
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Die Zusammenarbeit war sehr kollegial und durch eine unkomplizierte Kommunikation geprägt. Ohne Übertreibung: das war außergewöhnlich! Ergänzt wurde dies durch eine hohe Fachlichkeit und eine hohe Zielerreichung. Sehr gute Arbeit.

Roland Hüber
Leiter Bereich IT
St. Elisabeth-Stiftung

So macht es die St. Elisabeth Stiftung


Wie die Digitalisierung im Sozialwesen konkret aussehen kann, sehen Sie an der Erfolgsgeschichte der St. Elisabeth Stiftung. Ein Dokumentenmanagement für das Sozialwesen einzuführen war dabei nur der Start. Der Einsatz der Eingangsrechnungsverarbeitung erleichtert beispielsweise die tägliche Arbeit der Stiftung. Die Durchlaufzeiten werden so verkürzt und die Transparenz während des kompletten Prozesses wurde erhöht.

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Die Herausforderung

Die St. Elisabeth-Stiftung ist als karitative Einrichtung ein stark dokumentenverarbeitendes Unternehmen. So werden unter anderem die gesamten Pflegedokumentationen und Aufzeichnungen über die pädagogische Entwicklung der betreuten Personen in den Datenbanken erfasst. Die Herausforderung dabei ist die starke räumliche Verteilung: in der Stiftungszentrale arbeiten 120 Mitarbeiter und es kommen weitere 1.580 hinzu, verteilt auf 20 Standorte zwischen Bodensee und Ulmer Raum. Das Ziel der St. Elisabeth Stiftung war es, ein einziges Qualitätsmanagement-System zu bestimmen, so dass eine systemtechnisch einheitliche Unterstützung gewährleistet werden kann. Und die Arbeitsabläufe vereinheitlicht und standardisiert werden. Dass hier ein Dokumentenmanagement für das Sozialwesen hilfreich für die dokumentenbasierenden Prozesse ist, lag auf der Hand.

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Eine einheitliche Plattform

„SharePoint hat unheimlich viele funktionale Möglichkeiten, speziell im Umfeld DMS/ECM. Damit muss man sich auch als Entscheider und nicht nur als Administrator auseinandersetzen. Wenn man diesen Mehrwert erkennt und sich zu Nutzen macht, kommt Dynamik ins Spiel. Der SharePoint-Ansatz war aufgrund unserer starken Standortverteilung mitentscheidend. Wir wollten künftig über eine einheitliche, zukunftsorientierte Plattform ohne Systemgrenzen kommunizieren und Daten verteilen. Zudem musste alles einfach bedienbar sein, denn die Mitarbeiter sollen sich auf ihre Betreuungs- und nicht auf die Bedienung komplizierter Softwareoberflächen konzentrieren. Daher war für uns auch eine selbsterklärende Weboberfläche enorm wichtig.“

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Qualitätsmanagement

Die St. Elisabeth-Stiftung hat nach dem Ausrollen der Software alle Qualitätsmanagement-Bestandsdokumente kategorisiert. Im Laufe der Jahre sammelten sich viele Dokumente mit ähnlichem Sachverhalt an. Diese Dokumente wurden nicht 1:1 übernommen, sondern sauber und geprüft eingecheckt. Eine Qualitätsmanagement-Koordinatorin sorgt dafür, dass die gesamten Aktivitäten zentral gesteuert werden. Heute sind es über die Geschäftsbereiche hinweg 2.361 Bestandsdokumente (originäre Dokumente, keine Versionen). Diese stehen dann in d.velop for Microsoft 365 in historisierten Versionen zur Verfügung. Das Ziel der St. Elisabeth-Stiftung ist eine Reduzierung dieser Dokumente auf ca. 600 bis 1.000 Dokumente.

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Die Nutzerakzeptanz

“Dadurch, dass alle Qualitätsmanagement-Beauftragten im Projekt involviert waren, war die Akzeptanz groß. Auch der Schulungsaufwand für die neue Lösung ist vergleichsweise gering.” Herr Hüber spricht auch nicht von Schulung, sondern von „Einweisung der Benutzer“, denn die Oberflächen sind selbsterklärend. Das Projekt ist zwischenzeitlich so weit fortgeschritten, dass die zu publizierenden Dokumente in Kürze den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden können. Dann wird der Mitarbeiter automatisch zu seinem Portal hingeführt. Von dort geht es – je nach zugewiesenen Rechten – in die einzelnen Anwendungen wie Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung und Qualitätsmanagement. So werden trotz der vielen Standorte die Mitarbeiter bzw. Dokumente zusammengeführt. Das ist für das tägliche Arbeiten eine große Hilfe.

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Das Ergebnis

Das Fazit von Herrn Hüber ist voll des Lobes: „Insgesamt wurde bei der Implementierung von d.velop for Microsoft 365 Qualitätsmanagement sehr zielstrebig gearbeitet. Wir hielten uns an die Vorgaben und stimmten die einzelnen Schritte ab. Weil wir gemeinsam strukturiert gearbeitet haben, kamen wir zu einem so hohen Realisierungsumfang. Es wurde genau das erreicht, was wir wollten. Das Ergebnis kann sich absolut sehen lassen.“

Das Qualitätsmanagement von d.velop sorgt für ein einheitliches Qualitätsmanagement über die gesamte Stiftung und alle Geschäftsbereiche hinweg.

Roland Hüber
Leiter Bereich IT
St. Elisabeth-Stiftung

Weitere Erfolgsgeschichten

Digitalisierung im Sozialwesen

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