DRK-Kreisverband Düsseldorf transformiert Abläufe mit digitaler Rechnungsverarbeitung von d.velop

ERV-Einführung optimiert Rechnungs-Workflow, entlastet Mitarbeiter:innen und spart Geld

Den DRK-Kreisverband Düsseldorf gibt es seit mehr als 100 Jahren in der NRW-Landeshauptstadt. Heute unterhält er etwa 50 Einrichtungen im ganzen Stadtgebiet und Kooperationen mit anderen Verbänden im Umkreis. Mit etwa 2900 ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeitenden ist der Ortsverband in nahezu allen Bereichen der Wohlfahrt und der Hilfsgesellschaft tätig. Dazu gehören zum Beispiel Einrichtungen, die sich in den Betätigungsfeldern Bildung, Familie, Geflüchtete, Kinder, Senioren:innen und Rettungsdienst engagieren.

Hilfsorganisation mit breitem Portfolio

Der DRK-Kreisverband Düsseldorf ist im Laufe der Jahre gewachsen. „Unsere Kunden sind ganz klassisch in der ambulanten und stationären Pflege“, zählt Till Nagelschmidt, Geschäftsführer der DRK-Rettungs- und Einsatzdienste Düsseldorf, auf. „Aber genauso sind wir in der Ausbildung tätig – wir haben eine eigene Berufsschule –, in der Altenpflege und im Rettungsdienst. Wir haben Mitarbeitende im Hausnotruf, betreiben eine eigene Leitstelle, unterhalten 15 Kindergärten.“

Manuelle Bearbeitung von mehr als 10.000 Rechnungen pro Jahr

Bis zum heutigen Tag ist das DRK in der Rheinmetropole an mehr als 50 Standorten vertreten. Noch vor einigen Jahren wurden sämtliche Rechnungen, und das sind jedes Jahr mehr als 10.000, manuell bearbeitet. Das bedeutete bislang: „Die Rechnungen kamen zunächst per Post zentral an einem Standort an, wurden gesichtet und per Hauspost an die jeweilige Abteilung an einem der 50 Standorte geschickt“, erläutert Till Nagelschmidt. Dort wurde die Rechnung bearbeitet, angewiesen und an die Finanzbuchhaltung zurückgeschickt.

Viele Probleme erforderten digitale ERV-Lösung

Das brachte Probleme mit sich: „Meist war dann schon eine Mahngebühr fällig“, blickt Nagelschmidt zurück. Hinzu kam: „Viele Papiere sind auf dem Weg verlorengegangen und konnten nicht rechtzeitig bearbeitet werden oder sie wurden falsch zugeordnet und mussten in die entsprechenden Bereiche weitergeleitet werden.“ Eine Lösung musste her.

Suche nach einem digitalen ERV-System

Till Nagelschmidt wurde in der Folge vom Vorstand damit beauftragt, nach einer geeigneten Lösung für eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung zu suchen. „Neben der klassischen Verarbeitung der Rechnung war uns besonders wichtig, dass es eine sachlich-rechnerische Prüfung gibt, die wir in einem Workflow darstellen können und dass all unsere internen Bereiche integrierbar sind“, erklärt er. „Wir wollten auf keinen Fall irgendetwas Manuelles mehr machen. Die Auftragnehmer sollten Rechnungen direkt an eine E-Mail-Adresse schicken können, sodass die Rechnungen direkt elektronisch verarbeitet würden.“

Sehr konkrete Anforderungen des DRK-Kreisverbands Düsseldorf an ein ERV-System

Das bedeutet: Das System sollte automatisch erkennen können, zu welchem Bereich die einzelnen Rechnungen gehörten und in welchen Workflow-Abschnitt sie gelangen müssen, damit die sachlich-rechnerische Zeichnung wie auch die Anweisung stattfinden können. Hinzu kam, dass Rechnungen je nach individuellen Budget-Freigaben in der Hierarchie Schritt für Schritt weiter nach oben gereicht werden konnten, bis sie schlussendlich in die Finanzbuchhaltung gelangten und im System abgelegt werden konnten.

Intuitive Arbeitsoberfläche und einfache Konfiguration

Also machte sich der DRK-Geschäftsführer auf die Suche nach einer ERV, die diese Voraussetzungen erfüllen konnte. Weger der Komplexität der Anforderungen beschloss er, eine Unternehmensberatung ins Boot zu holen, um den Markt zu sondieren. „Wir haben also eine richtige Ausschreibung gemacht, die Großen wurden angeschrieben, und am Ende blieben zwei übrig“, erklärt Nagelschmidt. „Ich habe mir zuvor alle Systeme auch im Praxistest bei Referenzkunden angeschaut, und am Ende fiel die Wahl auf d.velop, weil die Software über die intuitivste Arbeitsoberfläche verfügte und die Konfiguration nicht schwierig war.“

Enger Austausch zwischen DRK-Kreisverband Düsseldorf und d.velop

„Nach der Auftragsvergabe haben wir ein Projekt aufgesetzt“, beschreibt Till Nagelschmidt die ersten Schritte der Zusammenarbeit und lobt: „Es gab einen sehr engen Austausch mit d.velop auf der Projekt- und Geschäftsführungsebene, und das hat wirklich gut funktioniert.“ Er erklärt: „IT-Projekte sind ja häufig so ein Knackpunkt, wenn die Kommunikation nicht stimmt oder es unterschiedliche Ansichten darüber gibt, was verabredet und gemacht wurde“, führt er aus. „Das hat hier aber alles sehr gut funktioniert. Die Projektschritte wurden besprochen und von beiden Seiten eingehalten – die ganze Implementierung und auch die Aktivschaltung ist sehr geräuschlos gelaufen.“

Geringer Schulungsaufwand und große Akzeptanz des ERV-Systems

Große Gedanken habe er sich auch über das Thema Schulungen gemacht, berichtet Till Nagelschmidt. „Die Frage war, wie es uns gelingt alle mitzunehmen. Immerhin sollten 300 bis 400 Leute das System bedienen“, beschreibt er, „schließlich hatten die alle keine Papierzettel mehr auf dem Schreibtisch, sondern mussten das alles am Rechner machen.“ Aber auch das sei sehr geräuschlos abgelaufen. „Wir haben am Ende eine Power-Point-Präsentation zusammengestellt, eine Videokonferenz dazu abgehalten, und dann lief das System eigentlich.“ Kein riesiger Schulungsaufwand war vonnöten. Und das Beste: „Das System ist von allen super angenommen worden und ist sogar mobil auf dem Handy nutzbar.“

Gelungene Kooperation auch zwischen IT-Dienstleister und d.velop

Zwischen Projektzuschlag und Go-Live vergingen keine sechs Monate. Größere Knackpunkte habe es dabei nicht gegeben, weiß der DRK-Geschäftsführer. „Die Ausschreibung war schon sehr präzise, weil wir wussten, wie das Projekt umgesetzt werden sollte“, sagt er. „Damit hatte die d.velop natürlich schon Erfahrungen und konnte uns das genauso umsetzen, wie wir es uns vorgestellt haben.“ Sicherlich, einige Dinge mussten noch konfiguriert werden, „aber das war für d.velop ein Leichtes.“ In dem Zuge, so Nagelschmidt weiter, hätten auch der IT-Dienstleister, an den der DRK-Kreisverband Düsseldorf seine gesamte IT outgesourced hat, und die d.velop hervorragend zusammengearbeitet.

Geräuschlose Einführung der Eingangsrechnungsverarbeitung

Die Einführung der neuen Software ging derweil geräuschlos vonstatten. Klar habe es am Anfang auch Bedenken gegeben, denn: „Wir sind ja nicht ein Unternehmen, im dem alle nur Verwaltung machen, sondern wir machen ja ganz viele verschiedene Sachen, und da ist die IT-Affinität bei den Mitarbeitern sehr unterschiedlich.“ Till Nagelschmidt führt aus: „Trotz allem ist das alles ganz glatt gelaufen; mit der Power-Point-Schulungsunterlage und dem telefonischen Support hat es keine größeren Schwierigkeiten gegeben.“ Das habe von Anfang an gut funktioniert. Rund 350 Mitarbeiter:innen sind inzwischen, rund fünf Jahre nach der Einführung, in die Workflows integriert und haben Kontakt mit dem System.

Zeitersparnis, Fristeinhaltung und Entlastung der Mitarbeiter:innen

Und was hat sich seit Einführung der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung verbessert? „Das Thema Mahnungen kennen wir jetzt gar nicht mehr“, erläutert Till Nagelschmidt, „weil die gesamte Verarbeitung der Rechnungen in maximal drei bis vier Tagen passiert. Es gibt sogar Erinnerungs-Workflows, falls einzelne Mitarbeitende nicht da sind und etwas liegenbleibt.“ Früher habe das mitunter Wochen gedauert. Ebenfalls ein großer Vorteil ist die Arbeitsentlastung der Mitarbeiter:innen. Sie müssen seit der Einführung der ERV keine langweiligen und repetitiven Arbeiten mehr durchführen.

ERV der richtige Schritt, d.velop der richtige Partner

„Ich kann nur sagen, dass die ERV der richtige Schritt gewesen ist, und d.velop der richtige Partner“, resümiert Till Nagelschmidt. „Das läuft alles ganz problemlos, und wenn doch mal etwas sein sollte, steht d.velop wirklich schnell zur Verfügung und löst das Problem.“ IT-Systeme, nennt Nagelschmidt ein Beispiel, seien schließlich sehr komplex und da könne es schon mal passieren, dass ein Dienst stehenbleibe. „Da bin ich sehr zufrieden. Ich weiß, dass ja auch noch andere DRK-Verbände und sogar der Bundesverband das d.velop-Rechnungsbearbeitungssystem einsetzt, und ich persönlich kann das nur empfehlen.“

Keine Übertragungs- und Abschreibfehler mehr

Heute müsse niemand mehr Zettel ausfüllen, nennt Till Nagelschmidt einen weiteren Vorteil der ERV-Software und blickt zurück auf die Zeit vor Einführung der digitalen ERV: „Wenn eine Rechnung kam, hat man einen Anweisungsbeleg draufgemacht, den ausgefüllt, hat ihn mit dem Vorgesetzten unterschrieben, bevor das alles dann von der Finanzbuchhaltung abgeschrieben wurde. Das ist alles weg, nicht mehr erforderlich.“ Damit gehörten auch Übertragungs- und Abschreibfehler der Vergangenheit an. „Es passiert schon, dass mal die Kontonummer falsch geschrieben oder der Mandant falsch angelegt wurde“, nennt er Beispiele für gängige Fehler. „Das funktioniert heute alles digital und automatisch.“

Digitalisierung der Eingangspost beim DRK-Kreisverband Düsseldorf vorstellbar

Für die Zukunft sieht Till Nagelschmidt noch weitere Digitalisierungsprojekte mit d.velop. „Ich habe das Thema Digitalisierung der Eingangspost auch schon mal angefragt“, sagt er, „die man dann ebenfalls in einem Workflow zuordnen kann.“ Das sei eines der Projekte, die er sich sehr gut vorstellen können, „um sich dem papierlosen Büro anzunähern.“